会计凭证-填制和审核会计凭证(ppt 60)

会计凭证本章要点1、会计凭证的概念及其作用；2、原始凭证的概念及其内容；3、记账凭证概念及其内容；4、会计凭证的传递与保管。第一节会计凭证的意义和种类一、会计凭证的概念会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、据以登记会计账簿的一种具有法律效力的书面证明文件。填制和审核会计凭证，是会计核算的起点和基础，也是对经济业务进行日常监督，保证会计信息正确、合理、合法的重要环节，是会计核算的一种专门方法。为了如实地反映会计主体经济业务的发生情况，明确各项经济业务经办人的经济责任，在经济业务发生时，必须取得和填制有关的会计凭证。所有的会计凭证都要由会计部门审核，只有经过审核无误的会计凭证才能作为经济业务已经发生或完成的证明和登记会计账簿的依据。二、会计凭证的作用认真填制和严格审核会计凭证，对于完成会计工作的任务，具有十分重要的意义。概括起来，主要有以下几点：（一）填制和审核会计凭证，可以如实记录经济业务的实际完成情况，从而保证会计核算的正确性。（二）填制和审核会计凭证，可以监督经济业务的合法性、合理性，充分发挥会计监督的作用。（三）填制和审核会计凭证，可以加强对经济业务的监督检查。三、会计凭证的种类由于经济业务多种多样，使得会计凭证从具体格式到填制的内容都不一样，并且，不同的会计主体，由于其经济业务的性质和管理上的要求不同，会计凭证的形式上也有所差异。但可以将其按照一定的标准进行归类。会计凭证按照填制程序和用途进行分类，可分为原始凭证和记账凭证两大类。（一）原始凭证原始凭证是指在经济业务发生时取得或填制的用以记录经济业务发生或完成情况，明确经济责任的原始书面证明，是编制记账凭证的依据。原始凭证是伴随着经济业务的发生而出现的，是进行会计核算的原始资料和依据。因此，原始凭证必须能够证明经济业务已经发生或完成。如采购材料的“发货票”，就能证明材料采购业务已经发生；银行存款的付款凭证如“转帐支票”，就能证明付款业务已经发生并完成。另外，如“收料单”、“领料单”、“收据”、“借据”等，均可作为会计核算的原始凭证。不能证明经济业务已经发生或完成的“貌似”原始凭证的书面资料如“经济合同”、“材料请购单”等，均不能作为会计核算的原始凭证。原始凭证又可以按不同标准进一步划分为不同类别。1、按来源不同，原始凭证可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是指经济业务发生时，从其它单位或个人取得的原始凭证。如购买材料从外单位取得的“发货票”，从运输部门取得的“运货单”，银行转来的“收款通知单”、“付款通知单”等。自制原始凭证是指本单位内部经办业务的部门和人员，在办理经济业务时自行填制的原始凭证。如材料验收入库时的“收料单”、材料领用出库时的“领料单”、销售产品时开出的“发货票”等。2、按填制次数不同，原始凭证可分为一次凭证和累计凭证。一次凭证是指在经济业务发生时一次填制完成，用以记录一项或若干项同类经济业务的原始凭证。如上述外来原始凭证都是一次凭证。一次原始凭证能反映一笔业务的内容，使用方便灵活，但数量较多。累计凭证是指在一定时期内连续多次记载若干项不断重复发生的相同经济业务，并于期末将其累计数作为记账依据的原始凭证。这种情况多见于实行材料定额控制，或材料消耗包干，为了控制材料的用量而设计的“限额领料单”。在这种领料单上，注明材料的领用限额，每次领用都要登记领用的数量，并结出结余的限额。从而起到提醒用料单位注意耗用数量的控制，节约用料的目的。3．按记录经济业务数量的多少，原始凭证可分为单项原始凭证和汇总原始凭证。单项原始凭证是指只记录一项经济业务的原始凭证。如外来原始凭证和销货时的“发货票”、“借款单”等自制原始凭证。汇总原始凭证是指根据一定期间许多经济业务的原始凭证汇总编制的原始凭证。如“收料汇总表”、“发料汇总表”、“工资结算汇总表”等。(二)记账凭证记账凭证是指根据审核无误后的原始凭证或原始凭证汇总表填制的，用来确定会计分录并直接作为记账依据的会计凭证。换言之，在实际会计工作中，编制会计分录是通过记账凭证来实现的。记账凭证可以进一步分类如下：1．按照经济业务与货币资金收付的关系，记账凭证可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。收款凭证是指专门用来记载现金、银行存款收入业务的记账凭证。具体可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。付款凭证是指专门用来记载现金、银行存款付出业务的记账凭证。具体可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。转账凭证是指记录与现金、银行存款收、付无关的经济业务（转账业务）的记账凭证。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证，称为专用记账凭证。有些经济业务比较简单或收付款业务不多的单位，可以使用一种通用格式的记账凭证。这种记账凭证可用于反映收付款业务，又可用于反映转账业务，其格式与转账凭证相似，称为通用记账凭证。2、按照填制方式不同，记账凭证可分为单式记账凭证和复式记账凭证。单式记账凭证是指把一项经济业务所涉及的借贷双方会计科目填列在不同的记账凭证中，每张凭证只填列一方会计科目的记账凭证。复式记账凭证是指把一项经济业务所涉及的借贷双方会计科目集中填列在一张记账凭证中，该记账凭证即为复式记账凭证。上述收款凭证、付款凭证、转账凭证均为复式记账凭证。单式记账凭证和复式记账凭证在实际应用中各有其优缺点。单式记账凭证内容单一，便于按科目汇总，有利于记账工作的分工，但填制的工作量相对较大，而且在一张凭证上不能完整地反映经济业务的全貌，不便于分析考核，出现差错，也不便于查找；复式记账凭证具有在一张凭证上反映经济业务全貌的优点，便于审核，减少填制凭证的工作量，但不便于记账凭证的汇总和记账工作的分工。3、按汇总方式不同，记账凭证可分为分类汇总记账凭证和综合汇总记账凭证。分类汇总记账凭证是指分别对收款凭证、付款凭证和转账凭证定期进行汇总的记账凭证，分别称为汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证。综合汇总记账凭证是指定期对全部记账凭证按照相同会计科目汇总的记账凭证，称为科目汇总表或记账凭证汇总表。分类汇总记账凭证和综合汇总记账凭证在实际应用中各有其优缺点。由于分类汇总记账凭证是根据记账凭证按照科目对应关系进行归类、汇总编制的，因而便于了解有关科目之间的相互关系；而综合汇总记账凭证不分对应科目进行汇总，不能反映各科目的对应关系，不便于对经济业务进行分析和检查。第二节原始凭证的填制和审核一、原始凭证的基本内容原始凭证是用来记录经济业务发生或完成情况的，而经济业务又是多种多样的，因此，用来反映经济业务具体内容的原始凭证也是多种多样的。例如：发货票记载的是材料购买的品种、数量、单价、金额；而借款单则反映借款事由、金额、有关领导的审批等内容。但是，不论什么原始凭证，都要遵循如实反映经济业务发生的原貌（发生的时间、内容、数量、金额等方面）、明确经办人员责任等原则，所以，在原始凭证的格式上，就有其共同的基本内容。原始凭证所包括的基本内容，同常称为凭证要素。它包括以下基本内容：1、原始凭证的名称；2、填制凭证的日期和凭证编号；3、填制单位的名称或填制人姓名；4、接受凭证单位名称；5、经济业务的内容；6、经济业务的数量、单价和金额；7、经办人员的签名或盖章。有些原始凭证，不仅要满足会计工作的需要，还应满足其它管理工作的需要。因此，在有些凭证上，除上述基本内容外，还应增加一些补充项目。例如，要注明与该笔经济业务有关的合同号码、结算方式、币别、汇率等。二、原始凭证的填制要求原始凭证是具有法律效力的原始证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证能够正确地、及时地、清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制，必须符合下列基本要求：1.填制必须及时。应在经济业务发生时及时填制，不得拖延。2.内容必须真实可靠。对经济业务发生情况应如实地进行记录，不得弄虚作假。3.记录必须完整清晰。原始凭证中有关项目必须逐项填写齐全，不得遗漏。各项目要填写清晰，特别是文字说明应字迹工整，简单明了。另外，原始凭证须用蓝色或黑色墨水书写。一式几联的原始凭证可用蓝、黑色圆珠笔复写（凭证本身具备复写纸功能的除外），但各联字迹必须清晰，易于辨认。4.数字必须准确无误。（1）数字书写规范。阿拉伯数字应单个书写，不得连笔，金额大写用汉字应规范。(2)阿拉伯数字前应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留空白；以元为单位的阿拉伯数字应填写到角、分，无角、分的，角位和分位可分别填写“0”或符号“—”，有角无分的，分位应书写“0”，此时不能用符号“—”；大写金额数字到元或角为止的，应在其后书写“整”字，如到分为止的，后面可不写“整”字；阿拉伯数字之间有“0”时，汉字大写金额要对应书写“零”字;阿拉伯金额数字之间连续有几个“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或阿拉伯金额数字之间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。（3）数字计算应正确，大小写金额应相符。5.责任必须明确。经办业务的单位和个人，一定要认真填写、审查原始凭证，确认无误后，要在原始凭证上指定位置签名或盖章，以便明确责任。6.填错必须按规定更正。对填错的原始凭证，必须按规定的方法进行更正，不得随意涂改、刮擦、挖补。按规定可采用划线更正法，即在错误的文字、数字居中位置划一红线以示注销，然后在文字、数字上方空白处书写正确的文字、数字并加盖经手人印章，以明确责任。但提交银行的各种结算凭证的大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。作废凭证应妥善保管，不得撕毁。三、原始凭证的填制方法由于各种原始凭证的内容和格式千差万别，其具体填制方法也不完全相同。一般来讲，自制原始凭证，一部分是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制的，如根据实际领用的材料名称和数量填制领料单等；另一部分自制原始凭证是根据账簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制的。例如，月末计算产品成本时，根据“制造费用”账户本月借方发生额，填制“制造费用分配表”，将本月发生的制造费用，按照一定的分配标准，摊配到有关产品成本中去。另外，自制的汇总原始凭证是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总填列。外来原始凭证是由其它单位或个人填制的。按照原始凭证的填制要求，现分别举例说明一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证的填制方法。一次凭证手续简单，在经济业务发生时，一次即可填制完成。现以“增值税专用发票”、“收料单”为例进行说明。企业单位销售商品时，（1）须填制一式数联，如为增值税一般纳税人，发货票即为“增值税专用发票”，一般一式四联，那么就须复写。（2）应填明开票日期，购货单位名称、地址，出售商品或劳务名称，商品或劳务的数量、单价、金额、增值税率、税额，销货单位名称等内容。具体格式及填制见表3-1。对于购入材料入库业务，仓库保管员或其它收料人应根据发货票随货联及实际收到的材料等填写“收料单”原始凭证。在收料单中应填明收到材料的品种、规格、数量、单价、金额等，并签名盖章。具体格式及填制见表3-2。收料单一般一式三联，一联仓库留存、一联交财会部门据以记账、一联由供应部门保留。累计凭证是相对于一次凭证而言的，它要求在一张凭证连续、累计登记一定时期内经济业务的累计发生情况。同时，可简化核算手续，减少凭证数量。如工业企业常用的“限额领料单”即是反映一定时期内（一般为一个月）连续领用同一种材料的原始凭证，并且对领用材料的数量规定有最高限额，一定时期内领用数量不得超过该限额。其目的在于控制材料、降低成本。“限额领料单”的具体格式及填制见表3-3。表中的领料限额由生产计划部门和供应部门根据生产情况和材料供应情况具体制定，一般根据当期产品计划产量和材料消耗定额计算。“限额领料单”一式数联（一般一式三联），其中一联交仓库据以发料。每次领料时，应在单中填明请领数量，由领料单位负责人签章后，向材料仓库领料。仓库发料后，应将实发数量和发料后的限额结余填入限额领料单中，并由领料和发料双方签章。月末时计算出实际领用数量和金额。汇总原始凭证又称原始凭证汇总表，是