详解鑫联金融仓储业务内控流程

1鑫联金融仓储股份有限公司业务内控流程2客户市场营销部业务管理部审批通过N组织制定监管方案Y信息工程部监管保卫部业务管理部参加项目评审会审批意见N市场营销部银行审批通过NYY市场营销部三方、双方、租赁财务会计部业务管理部信息工程部监管保卫部业务管理部银行业务管理部授信到期有无风险市场营销部市场营销部业务管理部业务管理部实施应急监控现场撤离交接信息工程部监管保卫部银行银行客户NY方案送交银行监控设备安装安排监管人员进驻盘点客户发放贷款市场营销部监管保卫部定期监管报告确定监管物知会撤销监管启动应急预案反馈银行现场情况配合进行控货知会银行已撤销监管（初审）银行银行项目勘察法务审核合同资料回复安装情况发送库存报表开具监管物清单反馈监控信息监管物进出账目终止监管通知书通知加强监管3鑫联金融仓储股份有限公司业务内控管理流程一、异地监管项目操作总流程：1、市场营销部客户经理接到银行通知，业务管理部、市场营销部、监管保卫部指派经办人员实地勘察企业情况；2、客户经理配合银行信贷人员介绍动产融资监管基本流程；3、业务管理部确定监管物品种,根据现场情况确定是否需要安装远程监控设备。4、客户经理就日后操作中需要企业配合的问题与企业和银行进行沟通，并沟通收费问题；5、客户经理索取企业基本资料、监管物相关权属等证明；6、（1）客户经理将前期资料收集完整后提交业务管理部初审；若初审未通过客户经理根据初审意见重新整理资料提交审核。资料未齐参加上会的需客户经理提供书面情况说明，并提交总经理审核批准。(2)客户经理提交法务审核出质人相关资料和证明；6、监管保卫部配合业务管理部制定监管方案，业务管理部经办人员携初审意见和监管方案参加公司项目评审会。7、客户经理制作三方、双方、租赁合同，填写合同审批表，提交法务审核；8、客户经理与企业签订三方、双方、租赁合同；9、客户经理通知财务部开具发票，向企业预收监管费；10、(1)财务部通知业务管理部监管费已到账；若收费时间需要置后到开仓以后的需填写《收费置后申请》交总经理批复。(2)监管保卫部派驻监管人员进行现场盘点，确认监管办公及食宿情况，(3)监管保卫部确定监控设备安装位置，并反馈信息工程部，通知信息工程部安装监控设备。(4)客户经理向业务管理部出具企业易燃、易爆产品及银行要求购买的保险单据，同时对于购买保险的企业要注意保险的日期、保险标的、保险金额等；11、信息工程部将监控设备安装进度及调试结果报告监管保卫部；监管保卫部向业务管理部提交现场监管物盘点数据、《人员入驻确认函》、《监管物进、出仓确认单》，财务部通知业务管理部监管费到账情况或客户经理提供（《收费置后申请》）；412、业务管理部审核各项提交文件后开具《监管物清单》给银行，并将远程视频账号报送银行；13、业务管理部收到银行的书面后，书面通知监管保卫部按监管方案开展日常监管工作；14、业务管理部接收到银行《监管物最低要求通知书》、《监管物价格调整/确认通知书》后通知监管保卫部调整现场控货；15、监管保卫部向业务管理部提交每周监管报告及报表，业务管理部根据监管物价值变化情况、现场货物流转情况、企业生产经营情况，定期编写监管报告报送银行；16、企业授信到期，归还银行本息，银行发送《终止监管通知书》给业务管理部，业务管理部经办人员审核内容，并电话联系银行客户经理核实，回传确认函给银行，同时通知监管保卫部和信息工程部终止监管；监管保卫部通知现场人员与企业做好撤离交接，信息工程部联系电信人员拆卸相关监控设备。监管结束二、异地输出监管业务监管管理流程：1、监管保卫部安排监管人员进驻现场，同时信息工程部协助电信人员完成远程视频设备的安装和调试工作。2、现场监管员全面盘点监管物，制作库存表、货位图、货位表上报，并填写监管物进出仓确认单与企业签章确认监管物已作为质押物交由我司占有监管。3、业务管理部经办人员根据库存报表制作监管物清单，并提交银行确认。4、业务管理部通知监管保卫部按监管方案实施现场监管。5、现场监管人员建立完善的台账报表和值班制度，并每日详细跟踪监管物进出数量及企业生产经营状况，填写日报表和月度总结，上报监管保卫部。6、监管保卫部定期向业务管理部提交周、月度监管情况。7、业务管理部根据监管保卫部提交的报告，会同监管物市场风险信息、每月稽查报告制作监管报告定期向银行出具。8、日常监管保卫部每月对监管点按监管方案巡查2次，业务管理部不定期对监管点随机抽查不少于1次，现场驻场监管人员驻点监管时间最长不得超过6个月必须调换。三、开具监管物清单流程：1、初次操作企业51.1、开单前，必须查看合同审批表，查看该企业是否已签订相关合同并得到审批。1.2、向法务专员申请提取三方协议、双方协议、租赁协议等资料查看。1.3、通过查看三方协议，提取相关单据及其附件、提货、换货回执、核价单等单据的格式和样本，确认开单和提货的三方预留印章和签字；1.4、通过查看双方协议，了解企业的最高授信额度；1.5、通过查看租赁协议，了解仓库的详细地址，这个地址将表明在有关的单据（例如仓单、监管物清单等）上。1.6、与监管保卫部联系，了解仓库及监管物的具体情况。1.7、与银行信贷员联系，说明监管物的情况，确认监管物开单的具体数量或价值。若以价值开单，必须收到银行传过来的核价单。2、变更监管标的2.1、与信贷员或企业负责人沟通，取得需要开单的具体数额（量）。2.2、收到监管保卫部的最新库存表并电话确认，与现场监管员沟通企业日常进出情况，判断调整监管物标的数量是否合理。2.3、开具监管物清单，并向行政部申请盖章，先传真后原件的方式发送给银行（原则上开单不能开满，预留10％左右的库存量，以保证企业的正常周转）。四、监管项目终止流程：1、客户经理接到银行通知，企业提前偿还贷款或授信到期偿还贷款。2、客户经理通知业务管理部项目终止时间。3、业务管理部与银行核实项目终止操作情况，银行签发终止监管通知书，通知监管保卫部和信息工程部撤仓计划安排。4、监管保卫部安排现场人员与企业做撤离交接，带回相关书面资料。信息工程部安排人员对监控设备进行拆卸。5、撤仓工作结束。五、业务管理部管理人员管理规范及要求：5.1、业务管理部审查人员管理规范及要求5.1.1、新考察项目必须由业务管理部业务审查人员对市场营销部提供的出质企业主体资格资料、货权凭证（包括但不限于购销合同及增值税发票、进货单、发货单）、6质量保证文件（质量保证书或商检证明）等文件进行全面审查，将审核结果汇总上报业务管理部总经理审批签字，携带项目监管方案组织安排项目评审会，详细记录评审会委员意见，督促市场营销部业务人员根据项目评审意见作出补充更改，同时将完善后的监管方案报送银行。5.1.2、衔接监管保卫部落实现场考察，跟进项目执行情况，对监管保卫部现场监管工作进行稽查，发现日常监管过程中的问题，落实企业方谁负责与我司监管人员日常工作交接，复核日常监管物进出仓凭证等资料与约定有效的签名或其他印章是否一致。根据报表和相关单据复核现场实物的真实性和准确定，并填写稽查报告，将项目问题及整改意见汇总上报业务管理部总经理。5.1.3、监管方案的制定业务管理部审查人员要起主导作用，对方案中监管的模式要认真推敲，多方面、多角度考虑各种风险因素，计量的基础是否可靠，盘点的方法是否科学，质押量接近底线控制风险的措施是否有效，企业经营出现了问题我们得到信息的途径是否畅通等等，同时衔接监管保卫部和信息工程部对监管方案落实的具体工作是否按照既定时间节点完成。5.1.4、业务管理人员对日常监管工作进行监督指导，对所有的监管仓库月巡仓至少1次，且每次至少抽盘质押物品种总数的30%和对总货位数30%的货位进行账实核查，重点对监管难度较大的监管仓库进行跟踪。同时与企业核心人员进行面对面的沟通、交流，评估企业经营风险，对企业进行分类评级。5.1.5、业务管理人员要求巡查期间与所有合作的企业高层沟通洽谈，增加互信和了解，了解企业经营状况和发展计划。5.1.6、公司不定期派巡仓小组人员赴有关仓库检查，检查各仓库的监管质量。5.1.7、对于合作企业的有仓库搬迁的情况，搬仓前由管理部以书面的形式汇报给银行，重新签订租赁合同，在手续履行完毕后，银行书面通知我方搬仓，搬仓才开始实施。搬仓完毕后须置换旧的仓单和质物清单。5.2、价格监控及综合管理规范及流程5.2.1、价格监控及综合管理人员制作仓单、质物清单及办理出库手续时需与当天的质押物进出库报表或初次盘点表对应，并监管保卫部人员进行核实，待确定具体详细信息后填写相关仓单、质押物清单，并将单据交由业务管理部主管审核，同时向行政部申请加盖公司印章。75.2.2、价格监控及综合管理人员必须定期对监管保卫部递交的异地监管仓库周报、月报告等进行审查，分析企业进出库数据是否异常，库存种类结构是否发生变化，及时与监管保卫部核实进出异常的原因，并反馈给部门主管，安排业务管理人员对异常情况企业重点现场巡查。5.2.3、对于已在监管中的企业，每次申请增加质押量超过原有质押量限额的30％时，业务管理人员必须到现场进行核库，将反馈结果核实后方可进行开单；企业单笔提货量超过质押量的50％的，业务管理人员也必须到现场进行核库，将反馈结果核实后方可对提货通知书回执予以确认。5.3工作交接管理5.3.1因事假/病假把工作事宜移交本职工作(1)提前请假假前把手上工作注意事宜，明天工作计划充分告知岗位代理人；(2)当天电话请假电告岗位代理人今天工作计划，业务须注意的地方；完假后上班的第一个工作日，应将岗位代理人代理的工作重核一遍，并做好相关记录；岗位代理人：在请假人完假后上班的第一个工作日，应将代理工作过程中碰到的特殊或未办理完毕的事宜告知请假人。5.3.2移交部分或全部业务内容交接规则：(1)时间保证：视工作内容的不同而定；(2)交接初期应先将业务大概内容告知接收人，内容包括：所负责的银行、企业、联系方式、开具单据的主要类型，工作流程等；(3)接收人已知悉大概的工作内容后，应开始着手单个客户交接工作，详解每个客户在操作上应注意的问题；(4)在交接期间，接收人每一项工作以交接人安排为准，且在对外事宜上要充分咨询交接人；(5)在交接期间，交接人应审核接收人开具的每一份单据，直至交接期结束；(6)在交接后期，即在接收人开具的单据已连续一周无误，并在对外沟通上无用语或表达不当时，应开始通知相关银行、客户、公司相关人员，知会他们业务办理人员的8变更；六、现场监管人员管理制度及要求：6.1、现场监管员工作流程：6.1.1、初盘流程：接受初盘指令——在规定的时间内到达监管地点——与我公司客户经理及被监管对象相关人员共同查验监管物数/质量，确认监管对象提供的存放场地条件是否符合我司规定要求，并制作货位对应表以便跟踪货物进出——被监管单位制作提供仓库平面图（并加盖公章）——等待公司下达监管通知书；6.1.2、监管流程：接到监管通知书进入监管流程——制作货位对应表(附件1)——制定值班制度、值班安排表、盘点制度、盘点计划（附件2）——按照公司规定对监管物进行监管（在各种表格单据上签字并报告监管保卫部）——按照监管方案对监管物进行监管查验（监管物数质量及存放环境），并将监管查验情况按时报告监管保卫部——按照监管保卫部指令要求对现场监管物动态变化情况及时报告——接受监管保卫部解除监管任务指令——与我方指定人员及监管物所有方相关人员共同对监管物解除封存，同时查验质量、核对数量，在相关单据上签字——报告监管保卫部——与我公司工程技术人员一起拆除监控设备——返回公司，向本部提交该项任务现场监管报告，任务结束。6.2、现场操作要求6.2.1、入库盘点6.2.1.1首先明确监管货物的范围。监管的货物必须要在仓库平面图指定区域.监管的货物必须是协议约定的产地、品种、规格、品质（如银行特殊约定事项定期置换或者保质期限）要有保证，外包装完好，标识明确。取平均重量的监管物要求至少5天调整一次平均重量，钢材类的监管物要求监管员自己进行理论计算，与监管物的标签相比较，以我司监管员理算为准。6.2.1.2明确监管货物的权属。要求企业