酒店内部控制体系（PDF119页）

酒店内部控制培训1.酒店财务体系介绍2.酒店内部控制体系及权责分离制度介绍5.现金控制及管理6.收入管理及信贷控制7.人事及工资8.风险防范及合同管理9.修理基金及资本性支出第一部分第二部分第三部分第四部分课程安排3.采购管理及成本控制4.应付账款及支票管理1.酒店财务体系介绍收入客房餐饮电话服务洗衣健身中心商务中心停车场/交通运输场地出租其他费用支出销售成本工资员工福利费用经营用品行政管理费销售费用能源、维修及养护费用其他预算每月、每季预测损益表资产负债表现金流量表财务报表2.酒店内部控制体系介绍1.什么是酒店的内部控制？酒店内部控制是由酒店各级管理层及全体员工共同实施的、旨在实现酒店经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率及效果，促进酒店实现发展战略目标的进程。2.酒店内部控制体系介绍2.什么是权责分离制度？•区分权责分离与内部控制权责分离，就是任何一项经济业务的处理必须由两个或两个以上的部门或人员分别负责，使他们之间存在着相互牵制的关系，以预防工作中发生的错误弊端及可能发生的舞弊行为；内部控制不仅包括权责分离，还包括授权批准控制，对实物资产进行控制，通过凭证的记录进行会计控制及人事控制等。2.酒店内部控制体系介绍3.组织机构控制•什么是组织机构控制组织机构控制，是指对酒店组织机构设置的合理性和有效性所进行的控制；组织机构控制的内容，主要是根据分工负责的原则，正确合理的划分酒店内部各部门、各环节及有关人员的权限和责任。•组织机构控制的主要方法建立适当的责任制度。责任制度是以明确责任、检查和考核履行情况为主要内容的。其具体形式包括：部门责任制，即按照酒店各部门各自具备的职能来明确责任、考核责任的制度。岗位责任制，在酒店合理分工的基础上设置一个个工作岗位，进而按照岗位明确责任、考核责任的制度。4.酒店财务组织构架图2.酒店内部控制体系介绍2.酒店内部控制体系介绍5.权责分离的内容酒店财务中的权责分离某项经济业务的授权职务应与业务的执行职务分离；某项经济业务的执行职务应与业务的检查职务相分离；某项经济业务的执行职务应与业务的记录职务相分离；财产的保管职务应与财产的记录职务相分离；财产的保管职务应与财产帐实核对职务相分离；记录总帐职务与记录明细帐职务相分离；采购职务应与验收职务、付款职务相分离。2.酒店内部控制体系介绍1.酒店内部控制体系介绍6.企业内部控制的原则？重要控制原则全面性原则制衡原则适应原则成本效益原则政策与程序的建立绘制流程图控制点的设置内部控制评估体系1.酒店内部控制体系介绍内部控制评估体系评估体系内部控制自我评估与集团审计1.SelfAssessment2.Auditreport控制点的设置控制点根据重要性原则设置内部控制关键控制点ControlPoints绘制流程图流程控制图根据重要性原则绘制酒店各项财务活动流程图ProcessMap政策与程序的建立政策程序根据全面性原则建立完善的酒店政策与程序FinanceP&PBreakTime1.收入控制酒店对收入的控制，主要由收入审计实现酒店客房、餐饮、宴会、礼券等收入的正确性、合理性、及时性，监督、控制其中可能产生的财务风险：前一天收银关账前台每日审计宴会控制程序免费礼券控制流程销售礼券的兑现交易早报每日餐饮审计小经营部门每日审计销售礼券的出售日结与月结2.应收账款及信贷管理酒店为了扩大酒店销售，给予客人一定的“销赊”。信贷管理的主要目的是对“销赊”的对象进行评估分析，最后给出金额、期限等限制条件，以控制“销赊”可能带来的经济风险。应收账款管理的最终目标就是及时回收客人所欠的消费款，求得利润最大化：挂账申请信用卡付款海外旅行社佣金付款城市挂账交易储值卡管理托收程序信用卡交易信用卡退款国内旅行社佣金付款城市挂账付款预定未达处理流程信贷月结流程备用金盘点每日现金投款现金盘点和每日总出纳报表外币兑换备用金合同的签订备用金合同的终止投款信封的收取存入银行额现金报销流程3.现金控制现金的控制，除了对各营业点备用金的管理，确保每日现金收入准确、及时以外，还应做好对酒店内部报销及借支的管理：4.库存管理及成本控制酒店的库存在酒店采购、销售环节中起着重要的平衡作用，合理的库存管理可减少物资积压浪费以及对资金的占用：酒店营运物品采购收货及付款酒店营运物品维修与报废存货存储和使用标准菜单寄售-酒酒店营运物品预开业管理与交接酒店营运物品内部调拨酒店营运物品盘点存货盘点收货流程寄售-海鲜5.采购政策酒店采购政策的制定，除了确保为酒店提供质好价优的物资以外，还应建立一定的监督机制，确保采购价格的市场比价，规范采购流程：日常采购和市场调研紧急采购合同-技术，服务，设计为主的采购合同一般采购流程供应商选择和维护工程改造项目6.应付账款应付账款的主要职能是根据应付账龄及合同，在附件齐全，金额正确、审批完整的前提下，及时支付：应付账款付款应付账款流程付款方式7.薪资管理薪资管理指根据酒店及国家相关政策计算员工薪资，确保薪资发放及时正确，为人力成本分析提供准确数据：小费员工考勤薪资处理员工借款个人档案8.总账处理根据财务要求，对当月发生的经济事务确认入账并进行每月科目余额调节审查，确保费用、成本、收入等项目的准确性：月度关账流程调节流程9.财务信息技术的数据管理酒店对信息技术的数据管理主要目的是确保酒店信息安全，是酒店安全的重要组成部分：酒店IT治理定期审阅用户权限系统备份及恢复性测试事件管理流程无线安全及扫描系统平台安全管理系统用户账户管理用户账户密码修改系统变更管理系统事故管理网络安全及病毒防护远程访问管理10.综合管理：保险箱合同保险箱季度审计岗位自控每张发票是否附上已经核对采购订单和收货报告？所有差异原因是否调查及解释清楚？1.应付账款问题：风险：如按照有金额差异的单据付款，可能会造成财务损失在付款前，确保三单齐全，金额一致最佳操作：对于使用未决的账户，所有未决的项目是否有调查原因并尽快解决？1.应付账款问题：风险：如未能及时调查未决账户的原因，也许由于不及时的付款导致酒店供应的不顺畅，或不精确的现金流计划导致无计划的开支定期查阅未决账户及其原因，保证及时高效的付款最佳操作：在月底月结时，是否有详细的应付账款明细账，并且要和总账核对一致？1.应付账款问题：风险：确保应付账款数据真实。防止以支付款项仍存在应付账龄中月结时应准备详细的应付账款明细账，并与和总账核对一致最佳操作：作为月结的一部分，确保所有的支票有说明并抛入AP系统中？1.应付账款问题：风险：作为支票控制的一部分，并且保证酒店帐与银行帐的一致在支票登记本登记相应凭证号，或由专人检查支票入账情况并签字确认最佳操作：是否所有打印的、批准的、连续的支票登记记录已被存档并且整个使用记录被统计过？1.应付账款问题：风险：控制支票的使用，避免可能造成的财务损失，同时便于财务凭此准确控制银行余额准备支票使用登记本，使用记录与支票存根一一对应，并有独立人员审核签字。最佳操作：有发票处理权限的人是否不能有管理空白支票的权限？1.应付账款问题：风险：支票使用与空白支票管理的权限不做到职责分离，无法控制可能产生的财务腐败空白支票建议由财务总监保管，并建立空白支票登记本最佳操作：一旦支票已用完，支票号码是否已通过支票登记记录得到了监控？1.应付账款问题：风险：如支票库存未被管理，可能会影响付款进度建立支票使用登记本，有专人登记管理，及时补充空白支票最佳操作：每个支票登记记录的最后第一个号码是否和上一个支票登记记录的最后一个号码能够衔接上？1.应付账款问题：风险：支票使用如无连续性，可能意味着支票使用管理不善，可能导致资金被侵吞建立支票使用登记本，有专人登记管理。支票使用及登记要连续最佳操作：所有通过网上银行系统的支付是拥有正确的授权、记录及控制？1.应付账款问题：风险：没有相应管理的网上支付，可能会导致支付的不正确性，或者财务腐败的情况出现网上支付的明细要正确记录，并由有银行支付审批权限的人员进行审批核对，确保银行支付明细与申请单内容、金额一致最佳操作：网上银行交易系统是否分两个授权组别“A”及”B”？1.应付账款问题：风险：应有相应的规则保证付款的正确性关于电子转款，相关转款文件将由两个来自不同小组的人员签署。应及时通知银行印鉴变更情况。小组1通常是总经理和行政副经理,小组2,通常是财务总监或助理财务总监。最佳操作：销售奖金在付款前是否已得到市场销售总监、财务总监、总经理及区域市场销售总监的批准？1.应付账款问题：风险：有相应的审批流程，确保销售奖金发放的正确性销售奖金金额的确定有一定的审批流程最佳操作：回收应收账款（如现金和支票）、记录应收账款或入账的职责是否已分离？2.应收账款及信贷管理问题：风险：如没有相应的职责分离，会增加资金侵吞的风险为了减少应收帐发生欺诈行为的机会,应收帐款职员应该:i)无权处理现金业务。ii)无权处理总帐业务。iii)无权批准坏帐冲销、信贷申请以及应收帐减免。最佳操作：挂账账龄是否分类为当前，31-61天，61-90天，91-120天和超过120天？2.应收账款及信贷管理问题：风险：没有相关账龄的分析，不能很好控制应收账款，以及做必要的坏账计提应收余额应根据以上规则进行分类，计算日期从转入应收帐科目的那天开始最佳操作：是否所有的挂账申请都按照以下的权限授权审批（在D&B清单上的公司例外）？a.信贷经理-50000美元以下；b.酒店财务总监-50001-100000美元；c.总经理-超过100000美元；d.区域副总裁和区域财务总监-超过500000美元。2.应收账款及信贷管理问题：风险：做到风险逐级控制，如挂账金额巨大，需要更广的风险控制根据酒店及市场情况设置风险控制金额等级最佳操作：是否所有挂账申请都通过挂账申请表来得到批准（除非喜达屋特别客户）？2.应收账款及信贷管理问题：风险：经过挂账申请表批准的挂账申请可确保挂账对象的挂账权限及金额已被分析、审批，可减少应收帐无法收回的风险所有的挂账都要有批准的挂账申请表才可实现最佳操作：是否前台未结的账目被及时转入了后台应收帐（在退房或离店后的五个工作日内）？2.应收账款及信贷管理问题：风险：前台确认的应收账，不及时转入后台应收帐无法由专人负责作出账款的追讨，可能造成应收帐无法及时收回的损失前台确认的无法收回的账目，应及时转入后台应收帐，以便由应收人员跟进收款，或作出坏账计提的判断最佳操作：信贷会议记录是否有被财务总监和总经理签署？并被作为调节表的附件和被存档？2.应收账款及信贷管理问题：风险：任何信贷调整不应由信贷人员做出，而应是相关部门商讨分析的结果每月由财务总监及总经理签署信贷会议记录，并存档。每月的信贷调整与信贷会议内容一致最佳操作：月度信贷会议是否由总经理，酒店财务总监以及以下部门各一名代表组成：前台，预定部，销售部，宴会销售部和餐饮部（如果可行）？2.应收账款及信贷管理问题：风险：如果相关部门代表不出席信贷会议，则会增加不良信贷、增加收帐难度，从而导致增加坏帐的风险每月信贷会议出席人员齐全最佳操作：是否所有的信用卡退款仅限于有授权的员工操作，例如信贷经理或是指定的应收账款员工或是前厅经理（备注：前厅经理必须有区域财务总监的书面批准文件授权）？2.应收账款及信贷管理问题：风险：如果信用卡退款权限没有限制，那么信用卡退款欺诈的风险将会增大所有处理信用卡退款申请的员工都应独立于收银及信用卡退款入账的权限最佳操作：日常审阅信用卡退款处理与相应的原始借方交易凭证核对的，是否由独立于信用卡交易的员工进行？另外，日常审阅信用卡退款报表的员工是否没有权限操作信用卡退款入账？2.应收账款及信贷管理问题：风险：如退款流程的工作没有做到职责