采购内控

齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例一、案例简介二、假药案采购环节风险剖析三、采购业务面临的其他风险齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例一、案例简介齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例1.2.3.4.2006年4月，广东省中山医院因使用了齐齐哈尔第二制药有限公司生产的“亮菌甲素注射液导致多名患者肾功能衰竭，其中11人死亡。引起了国务院、国家食品药品监督管理局和广东省委、省政府领导的高度关注和重。2006年7月19日国务院总理温家宝主持召开国务院常务会议，严肃处理齐齐哈尔第二制药有限公司制售假药案相关责任人。股权转让给“北京东盛园投资公司后又将部分股权和实际经营权都出让给私人2005年7月进行股份制改造成立于1968年由黑龙集团控股，属于国有齐齐哈尔第二制药有限公司的背景不法商人销售假药冒用辅料齐齐哈尔第二制药厂采购环节失控质量检验人员违规操作发生齐齐哈尔第二制药厂假药事件的原因齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例齐二药假药案过程12低价买进违规验收3低价中标江苏省泰兴市王桂平齐齐哈尔第二制药有限公司采购员纽忠仁以中国地质矿业总公司泰兴化工总厂的名义既未向泰兴化工总厂索取资质证明也没有到厂查看以低价买进假冒药用丙二醇伪造药品生产许可证等证件将工业用的丙二醇假冒药用级的丙二醇销售给齐齐哈尔第二制药有限公司低价购进齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例未将检测图谱与“药用标准丙二醇图谱”进行对比鉴别发现检验样品“相对密度值”与标准严重不符的情况下，将其改为正常值，签发合格证违规验收齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例2006年，广东省实行新一轮药品集中招标采购齐二药生产的亮菌甲素因投标价格最低而中标由齐二药制造出的假药“亮菌甲素注射液”顺利进入了市场11名患者出现急性肾功能衰竭并死亡广州中山三院和广东龙川县中医院使用此假药低价中标齐齐哈尔第二制药有限公司假药案例5、业务人员素质总体偏低，内控意识薄弱2、确定无资质的供应商3、付款流程不符合规定4、材料验收环节流于形式1、未进行不相容职务相分离控制二、假药案采购环节风险剖析采购人员资质验证确定供应商询价没有采购经理、主管和采购人员构成的采购团队没有任何的监控和制衡机制1、未进行不相容职务相分离控制仅凭互联网上的供应信息和几次电话沟通就确定了供应商没有对供应商的资质、生产流程以及设备等进行实地考察没有供应商提供的样品进行检测2、确定无资质的供应商2005年9月19日2006年2月14日供货方开具的发票日期2005年9月19日齐二药付款日期2005年9月21日出具伪造的丙二醇质检报告日期供货方发货日期3、付款流程不符合规定1、付款的依据既不是发票也不是验收单据。2、付款日期与发货日期相同且先于验收日期，即没有通过验收便付款，这样就根本没有对所购材料的质量风险有防范作用。3、付款流程不符合规定江苏美奇精细化工有限公司供货方发票开具单位付款对象与发票开具单位不一致更是违反了基本的货币资金控制原则。3、付款流程不符合规定齐二药作为一个通过了“良好作业规范（GMP）”认证的企业，理应有着良好的作业规范，但在其材料检验过程中，将所购材料进行“无对照物”的检验，仅在其形式上完成了检验，关键的质量控制活动未能实施，致使质量控制是实效。4、材料验收环节流于形式采购员钮忠仁说自己根本看不懂化验资料负责采购关键环节的人员缺乏专业知识，对内部控制的基本要求也不了解。验药的化验室主任陈桂芬学历是初中一年级，并自称“没有受过什么（化学）培训”5、业务人员素质总体偏低，内控意识薄弱1、编制需求计划和采购计划环节的主要风险2、请购环节的主要风险3、确定采购价格的主要风险4、管理供应过程的主要风险5、会计控制的主要风险三、采购业务还可能面临的风险可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象发生需求或采购计划不合理不按实际需求安排采购或随意超计划采购与企业生产经营计划不协调1、编制需求计划和采购计划环节的主要风险请购未经适当审批或超越授权审批缺乏采购申请制度可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营2、请购环节的主要风险采购定价机制不科学引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。采购定价方式选择不当缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控3、确定采购价格的主要风险可能导致采购物资损失或无法保证供应忽视运输过程保险风险缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪运输方式选择不合理4、管理供应过程的主要风险可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损缺乏有效的采购会计系统控制未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致5、会计控制的主要风险•合理保证企业资产安全，特别是货币资金安全，通过严格审核每一笔付款事项，避免付错款或重复付款，确保资金安全。•保证采购与生产、销售的要求同步，确保采购到的货物的质量，满足企业正常的生产要求，提高经营效率和效果。•及时与准确地提供采购与付款业务的会计信息，改善仓存管理，提高采购效率，确保维持合理的库存物资占用的资金，加快资金周转，提高资金使用效率。•取得企业应享有的购货折扣与折让，维护企业权益不受侵犯。•促进企业实现发展战略。控制目标控制措施岗位分工与授权审批控制采购程序控制管理供应过程验收与保管控制请购和审批控制付款控制①采购申请与审批分离；②采购申请与采购执行分离；③询价与确定供应商分离；④采购合同的订立与谈判分离；⑤货物的采购、保管职务与账务记录分离；岗位分工与授权审批控制⑥采购合同的订立与谈判分离；⑦货物的采购职务与验收职务分离；⑧询价与确定供应商分离；⑨付款审核职务与付款执行职务分离。岗位分工与授权审批控制企业应该建立完善的授权审批体系，按采购物料的性质和金额大小两个维度确定审批权限，从而实现企业各个层面对采购业务的综合控制实现较好的管理效果。小批量小金额采购主管处大宗和重要的物资总经理、分管副经理等审批审批岗位分工与授权审批控制企业在授权审批的过程中应1）采购与付款业务审批人应当根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不允许超越权限的审批。岗位分工与授权审批控制2）经办人应当在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。未经审批的采购与付款业务不得办理岗位分工与授权审批控制3）对于审批人超越授权范围审批的采购业务，经办人员应当拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。4）对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。岗位分工与授权审批控制（一）一般要求1）采购需求审核制度企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求、标准和到货时间等。有条件的企业应当设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购要求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。请购和审批控制2）采购申请制度企业应该建立采购申请制度，依据购置商品或服务类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责及相应的请购程序。请购和审批控制3）建立采购预算管理制度企业应当建立预算管理制度，在全面预算管理的要求下，对于超预算和预算外采购，应该履行预算调整程序。请购和审批控制4）采购请购审批制度企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限。限额以下的采购限额以上的采购无需审批总经理审批必须请购和审批控制（二）具体要求1）计划内请购与审批流程对于已列入材料采购计划内的项目，由生产部门填写采购申请单，经主管签字后，交采购员审核是否在计划内，再经计划部门审核材料需求的合理性和恰当性，由项目经理审核后，交给采购员。请购和审批控制2）计划外请购与审批流程:对于未列入材料采购计划的项目，以及超计划数量的采购项目，由生产部门提出申请提出计划外申请报告(须说明理由)并填写采购申请单，主管签字，经计划部审核计划外采购需求的合理性和恰当性，由项目经理审批，公司经营管理部审核批准，交给采购员。请购和审批控制开始采购申请单计划内提出采购申请是否审核审批经审批的采购程序审核安排采购结束审批经审批的采购申请单生产部门采购员计划部项目经理经营管理部请购和审批控制3)检查库存环节请购前应先检查原物料是否有下列情形：①目前存量是否达请购点；②请购之前原物料品名、规格、厂牌等是否有库存品或替代品可替代。请购和审批控制采购程序控制供应商的选择采购数量的确定采购价格的确定采购订单的控制1.2.择优确定供应商•公平、公正和竞争的原则•与供应商签订质量保证协议经济订货量模型假设企业能够及时补充存货，能集中到货，不允许缺货，需求量稳定，并能预测，企业现金充足，所需存货市场供充足等Q=单位存货年储存成本每次订货成本年需要量**2（四）采购的全过程管理•实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性管理过程控制验收与保管控制1.2.3.4.设立独立的验收部门或指定专人负责验收工作，保持验收人员的独立性。制定验收人员经济责任追究制度。制定明确的采购验收标准,出具质量检验报告后方可入库。验收人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的要求等核对一致。验收人员编制验收单保管员开具材料入库单财务材料采购员保管员自己保留采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜验收不合格合格验收与保管控制无采购合同物资大额采购合同物资超采购预算的采购物资损毁的物资验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理验收与保管控制验收异常的情况：验收与保管控制保管控制123保持保管人员的独立性保管人员根据验收货物清单查验货后将货物安排入库定期清点和整理货物，发现有货物损坏、变形、变质，丢失等情况应及时向有关部门进行处理4制作领料单，提货时要有主管部门签字的请购单并要求其在领料单上签字卖方发票检验仓储部门验收已审批申请单订单验收单财务部核对编制付款凭证记账签发登记银行日记账准备支票银行对账单稽核审核应付账款明细账应付账款总账付款控制控制点控制人控制措施核对会计1、将发票与订单、验收单、申请单等进行比较审核财务主管1、在会计核对的基础上，二次审核发票和订单、验收单、请购单。2、审核编制的付款凭证是否准确。签发财务主管1、支票的签发有付款凭单等依据。2、在卖方发票上加盖“款已付讫”，防止重复开支票。稽核出纳1、定期核对银行对账单和银行存款日记账。付款控制企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款等往来款项。货款结算环节，注意不相容岗位职责分离应当加强预付账款和定金的管理付款控制123付款控制涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查。预付账款的期限占用款项的合理性发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。综合分析付款控制应用实例——“上海通用”的采购内部控制公司简介上海通用成立于1997年6月12日，是一家中美合资企业，由上海汽车工业(集团)总公司、通用汽车公司各出资50％组建而成。上海通用每年都有上百亿的采购支出，成立7年多来．采购支出已达上千亿，但至今未发生一起经济违法案件．其采购与付款内部控制取得巨大成效。上海通用取得巨大成效的秘诀是什么成功的原因一、建立了科学合理的分权制衡制度二、建立了全面完善的采购与付款的内部控制，并得到有效执行三、建立了严格的请购与审批控制四、建立了完善的采购与验收环节的管理制度五、建立了严格的付款控制六、实施了有效的监督一、建立了科学合理的分权制衡结构上海通用建立了“科学分权、有限授权、权随岗定”的权利运作结构，把“集中的权力分散化，隐蔽的权力公开化”．并把权力的行使与岗位职责联系在一起。这样做使公司内没有特殊的人员．也没有特殊的权力．在采购环节没有一个人”说了算”，使想行贿的人找不到”关键人”。有限授权权随岗定科学分权权利的运作结构二．建立了全面完善的采购与付款的内部控制，并得到有效执行完善的内部控制制度：上海通用制定了包括((SGM采购部门员工对外业务活动行为规定