会展财务管理

第五章会展企业财务管理一、会展企业财务管理的概念会展企业财务管理就是会展企业遵循客观经济规律，根据国家计划和政策，通过对会展企业资金的筹集，运用和分配的管理，从而利用货币价值形式对会展企业的经营活动进行综合性的管理。二、会展企业财务工作的主要特点1、收入信息量大，对收入审计，核算方面的管理比较复杂收入包括摊位费、会务费、报名费、赞助费、代办费等，内容多，弹性大，如果不加以审计控制，很容易出差错。案例：典型的收入科目广告收入优惠销售收入捐款展览会或博览会展台租金收入以货代款的礼品（按市场实际成交价值计算）捐款和合同收入投资利息收入商业销售收入注册费收入大型活动票房收入赞助费经销商佣金收入（酒店支付）2、业务范围已超出纯会计业务财务部包括会计部、成本控制部和采购部，具体工作还有收银、收入审计、总出纳等岗位。业务范围不单单停留在会计业务上，而有更多的管理内涵。3、会展企业成本控制复杂会展企业“商品”的特殊性，使成本控制的复杂程度提高会展企业的商品说到底就是服务，而服务具有无形性的特点，因此成本控制非常复杂。三、会展企业财务管理的内容会展企业财务管理的内容一般包括：筹资管理，投资管理，营业收入和利润管理，成本费用管理，财务预算，财务分析等内容。筹资管理。会展企业为了保证正常经营或扩大经营的需要，必须具备一定数量的资金。会展企业要考虑从多种渠道，用多种方式来筹集资金，并且要考虑资金的期限使用长短，附加条款和使用成本的大小等。投资管理。会展企业筹集的资金要尽快用于经营，任何决策都有一定的风险性，因此必须做可行性分析，对于新的投资项目，必须作更加深入细致的分析和研究。营运资金管理。一般指流动资产减流动负债的余额。即饭店存于银行的现金，投资于易售有价证券，占用于应收帐款与应收票据和存货储备等项流动资产的总额，减去在经营过程中发生的流动负债（应付帐款和应付票据等）。营运资金直接影响到企业营运效率，因此非常重要。成本费用管理。也就是对资金耗费的管理。降低成本费用是提高会展企业利润的根本途径。财务预算管理。预算管理使企业管理从事后控制走向事先控制，并且是协调会展企业各部门活动的总纲领。财务分析评价。提高经济效益是一切经济工作的出发点和归宿点，财务评价是经济工作不可缺少的部分。任何一个会展企业管理人员都应该懂得会展财务分析与评价方法。四、会展企业预算管理1、会展企业预算的概念所谓预算，就是用数字、特别是用财务数字的形式来描述企业未来的活动计划。而预算控制则是根据预算规定的收入和支出标准来检查和监督各个部门的生产经营活动。2、会展企业预算内容（1）收入预算：主要内容是销售预算。在销售预测的基础上编制的，即通过分析会展企业过去的销售状况、目前和未来的市场需求特点及发展趋势，比较竞争对手和本企业的经营实力，确定会展企业在未来时期内为了实现目标利润必须达到的销售水平。案例：音乐节预算收入–票务收入•常规预订票款50000•学生预订票款25000•常规门票收入100000•学生门票收入50000•团体收入25000小计250000–市场营销•赞助费50000•广告费25000•商品30000小计105000–投资•利息收入3000小计3000–捐赠•赠款10000•个人礼品0•公司礼品25000小计35000收入合计393000费用–日常管理费•现场办公家具租赁费500•现场用品500•现场租赁费10000•现场电话费1500小计12500–印刷费•设计费1000•印刷费5000小计6000–娱乐费•智力费50000•交通和住宿费5000•音响5000•灯光照明5000小计65000–交通费和停车费•职员交通费500•停车场租赁费3000小计3500–保险费•取消险1000•主办人责任险500•一般综合责任险2000•焰火施放险1000小计4500–预测费用合计91500–预测收入合计393000–总收益301500–固定间接费用比例150000–净收益151500案例：典型会展项目预算收入（美元）100注册101先报名优惠折扣的注册费100000102常规注册费50000103现场注册费入25000104配偶/合伙人10000104大型活动组织15000小计200000200市场营销201赞助费10000202广告费15000203商品10000小计35000300投资301利息收入1000小计1000400捐赠401赠款5000402个人礼品0403公司礼品0小计5000500展览会501200个展台1500美元30000050250个台面500美元25000小计325000收入合计566000费用（美元）600日常管理费（固定费用）601现场办公家具租赁费1500602现场用品500603现场租赁费30000604现场电话费1500小计33500700印刷费（固定费用）701设计费2000702印刷费10000小计12000800邮资（固定费用）801出席通知1000802宣传手册5000803杂费500小计6500900娱乐费（固定费用）901智力费5000902交通和住宿费500903音响0904灯光照明0小计55001000交通费和停车费（固定费用）1001职员交通费15001002职员住宿费1500小计30001100保险费（固定费用）1101取消险30001102主办人责任险01103一般综合责任险2000小计50001200会议演讲者（可变费用）1201荣誉费100001202交通费30001203住宿费10001204免费注册30001205每日费用1000小计180001300视听设备（可变费用）1301设备租赁费（全体会议）250001302劳务费（全体会议）100001303设备租赁费（分组会议）20001304劳务费（分组会议）10001305预录调试费5000小计430001400展览会（可变费用）1401管子和装饰布100001402过道地毯200001403标志5000小计35000预测收入合计566000预测费用合计161500总收益404500固定间接费用比例199000净收益205500（2）支出预算一般包括直接材料预算；直接人工预算；附加费用预算内容。支出包括两个主要类型，即固定支出和不定支出。不论参展人数多少，固定支出都是一样的，包括：场地设施费；讲演者酬金，旅费和支出；市场费；行政费；视听费；路标，鲜花和其他用来制造气氛的项目；运输费；保险费；审计费；贷款利息或透支。不定支出因与会人数而浮动，并包括：餐饮；住宿；娱乐；会议装备（如文件夹，徽章等）；文件费（如材料邮寄，注册）。（3）现金预算对现金的流入流出进行预测。（4）资金支出预算这是一种长期的具有投资性质的预算，包括：更新改造生产设施，如场馆；研究开发支出，如新产品研究费；人事培训与发展支出；市场发展支出，如宣传促销费用。（5）资产负债预算编制预计的资产负债表。3、会展企业预算工作程序（1）预算计划会议。包括以下内容：审视当年的经营情况；分析整个经营条件；分析目前的经营形势；分析价格；计算总的销售额。（2）部门预算计划。包括：营业收入、成本费用、利润等。（3）总经理的预算报告。包括：宏观条件、竞争、经营建议、特别项目、人事、设施、价格、资本改进、现金流。WHOWHATWHEN总经理、总监、部门经理企业预算计划会议10月1-31日部门经理部门预算计划准备11月上旬财务部门部门预算计划综合11月中旬总经理、财务总监总经理预算报告的准备12月董事会、职代会审定和批准总经理的预算报告12月企业年度预算管理计划时间表4、会展企业预算的作用（1）经营活动具有可比价性。因为会展企业通过本期的或者是各期的会展活动预算可以进行横向的或者是纵向的比较。（2）为协调和控制企业活动提供了依据。预算编制与执行预算相联系，就可以使得会展企业的工作开展有了依据，控制也有了依据，特别注意的是，由于预算是财务标准，因此就为会展企业的各项活动确立了财务标准。（3）数字形式的标准，方便绩效衡量，客观可靠。由于预算是数字化的标准，可以量化、比较、考核和衡量，从而有了一定的操作性。（4）为纠正偏差奠定基础。有数字、有比较、有定量，自然为以后的校正偏差打下了基础。5、预算管理的局限性对不能用数量衡量的企业文化、企业形象的指标重视不够；编制预算过多依赖上期，从而忽视本期的实际需要；外部环境的不断变化有时会使得预算不合时宜；预算对部门产生制约作用会值得管理者过于谨小慎微。五、会展企业成本管理会展企业成本是指会展企业在一定时期内的业务经营过程中所发生的各种支出的总和。（一）会展企业成本的类型1、按成本与产品关系分直接成本，即直接计入某一部门或项目的成本，如购买某一产品的进价，原材料成本；间接成本，即不能直接计入某一部门或项目，需要分摊的项目，如电话费、办公费用比例数额。2、按成本与接待业务量关系分固定成本，即成本总额不随业务量的增减而变动的成本，如固定资产折旧；变动成本，即总额随业务量的变化而成正比例变化的成本，如各类消耗品。固定和可变费用出席人数200400食品：每人25美元500010000可变费用酒水：每人15美元30006000可变费用租金20002000固定费用娱乐费用10001000固定费用费用合计11000190003、按照成本构成分营业成本，指会展企业各部门经营中所发生的直接成本；包括商品进价、洗涤和其他成本。营业费用，指会展企业营业部门在经营中所发生大各项费用；运输费，装卸费，包装费，保管费，保险费，燃料费，水电费，展览费，广告宣传费，邮电费，差旅费，洗涤费，清洁卫生费，低值易耗品摊销，物料消耗，经营人员工资（含奖金，津贴和补贴），职工福利费，工作餐费，服装费及其他。管理费用，指会展企业为组织和管理经营活动而发生的费用以及由企业负担的费用；公司费（管理部门人员工资，职工福利费，工作餐费，服装费，办公费，会议费，差旅费，物料消耗及其他行政费用），工会费，职工教育费，劳动保险费（退休人员费用等），待业保险费，劳动保护费，董事会费，外事费，租赁费，咨询费，审计费，诉讼费，排污费，绿化费，土地使用费，土地损失补偿费，技术转让费，研究开发费，税金，燃料费，水电费，折旧费，修理费，无形资产摊销，低值易耗品摊销，开办费摊销，交际应酬费，坏帐损失，存货盘亏和毁损，上级管理费以及其他。财务费用，指会展企业经营期间发生的利息净支出，汇兑净损失，金融机构手续费，加息及筹资发生的其他费用。（二）会展企业成本控制1、全过程成本控制。即从计划预算──采购──领用消耗──报告分析等整个一个过程进行系统分析，而不是偏重于某一个环节。2、全员成本管理。会展企业成本控制仅仅依靠财会人员是不够的，还必须靠全体员工积极参与。最熟悉会展企业经营程序中的一切物料消耗及费用开支情况，也最有控制成本办法的，控制效果最好的就是员工。全员成本管理要做好以下几方面工作：树立成本意识，知晓最小投入获得最大产出与保证质量的关系；提高员工素质，既要有较高的业务素质，又要有较高的思想素质，才能使得成本控制有个基础；落实岗位责任，例如定额管理，通过制度强化会展企业的成本控制效果。应付帐款的一般规矩1、最终合同签署后，立即付50%定金，活动结束后，立即付另外50%。（有时要求活动前提交全额支票作为担保物）2、最终合同签署后，立即付10%定金，活动结束后的净10天或者30天内结清余款。3、首先预付少量合同价款，然后用赊账的方式偿还余款。六、会展企业财务报表分析财务报表（即会计报表）是反映财务状况和经营成果的总结性书面材料。具体包括：1、反映财务状况报表主要报表有资产负债表、现金流量表。资产负债表是反映企业在某一时间节点资金状况的财务报表。见案例中的资产负债表。2、反映收益形成及分配情况的报表主要报表有：损益表、利润分配表、营业收支明细表等。损益表反映了企业经营的最终财力成果，即反应会展企业在一段时间内的利润情况。见案例中的损益表。3、内部报表企业根据需要制作的报表，如营业费用明细表、管理费用明细表、财务费用明细表、营业外收支明细表。会展企业财