会计档案管理方法

1会计档案整理方法讲义一、会计档案概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）二、会计档案的内容与归档范围1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；3、财务报告类：月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。★注：实行会计电算化的单位，打印出的纸质会计档案、有关的电子数据和相应软件资料也应归档。三、归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合2档案室移交统一保管。四、保管期限会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。各类会计档案的保管期限参照下表所列保管期限执行序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告永久包括文字分析3四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年五、会计档案分类通常情况下一个全宗中会计档案为一级类目（9或kj），不同单位的会计部门有不同的分类方法，一般常用的有以下两种：（一）年度——形式（名称）——保管期限分类法。即把一个单位形成的会计档案首先按年度分开，再把一个年度的会计档案按财务报告、账簿、凭证、其他材料四种形式分为四大类，在四大类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。这种分类方法简便易行，分类与保管统一，便于查找和利用，适用于单位预算会计、企业会计，是应用广泛的一种分类方法。（二）形式（名称）——年度——保管期限分类法。即把全部会计档案分成财务报告、账簿、凭证、其他材料四大类，在四大类内按年度排列，每一年度内按保管期限长短依次排列。这种分类方法实现了同一形式会计档案的集中排列，方便查找利用，适用于形成会计档案数量不多的基层小4型单位。六、会计档案整理1、会计凭证类：凭证一般按月整理，按凭证号顺序排列，凭证封面要写清楚凭证起止号和总张数。装订时要摘除凭证内的金属物（如钉书钉、大头针等），加上会计凭证封面和封底，在左上角“两孔一线”或左侧“三孔一线”线绳装订，再封粘装订线，并在封粘处骑缝加盖装订人印章，以示负责。2、会计财簿类：可以维护原来的账册分类。总账、明细账太薄的账册相近的科目可以合并，太厚的账册可以分开装订。现金日记账、银行日记账是订本式的一般不要拆开订，维护原状就行。订本式账簿中的空白帐页要保留，保持其原来面目，对有字的帐页依次编写页号。活页式或卡片式账簿应去掉帐夹，抽出空白页，应保留已设置会计科目但无业务发生的帐页，对已记帐的帐页依次编写页号。3、财务报告类：年度财务报告（包括年度会计报表、附表、附注及文字说明）要单独组卷，永久保管。月度、季度统计报表一年一卷。财务报表太少的，年报、月、季报合一组卷的，保管期限从长为永久。4、其他类：会计档案保管清册抄写好时作为查找目录和移交目录放在外面用，待保管期限满后与会计档案销毁清册一起装订成册归档，永久保存。会计移交清册由会计装订5在当年的会计档案内，可以和报表一起装订。报表和账册的整理要与其他档案一样编写页号，编页号，只编有文字的页面，正面编在右上角，背面编在左上角。抄写卷内目录，装订，写封面，填写卷内备考表。凭证不需要编写页号，也不用抄写卷内目录。排列编号会计档案的排列编号方法很多，常用的有：一是年度流水编号法，一年的会计档案按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，其中会计凭证按形成时间顺序排列、会计账簿案卷按保管期限长短结合账簿科目顺序排列、财务报告和其他类按保管期限长短排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。二是形式流水编号法，按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四种形式分开排列，各编一个流水号（案卷号），每年延续上一年度的案卷号分别编制四个案卷流水号。三、“年、限、类”的排列编号方法。这一方法就是以每一年度的会计档案为一单元。将每个案卷按不同保管期限，从永久到三年依次排列，然后将同一保管期限的案卷分类排列，最后以第一卷“永久”卷为1号，接下去是2号，按顺序编制目录号，这些号码也作为案卷号。这种方法适用于一般的企业、单位。用这种排列编号方法，不仅简便易行，便于案卷按期移交档案部门，而且较好地保持了会计档案的6历史和内容的联系，避免因到期案卷被销毁而出现排列号的中断或“无头”的现象。（较实用）四、永久卷大流水与定期卷“年、限、类”相结合的排列编号方法。这一方法就是将当年的“永久”卷中按时间先过去、后现在顺序排列，用大流水方法编号，即首卷为“1号”，以后各卷按顺序编下去。其余定期卷，仍以每一年度为一单元，按上述“年、限、类”方式排列编号。企业会计档案用9或KJ作为一级类号，归档号依次写类号、年度、案卷号，如9﹒2002-1,KJ2002-1,一年一个流水号。如采用形式流水编号法的，归档号应为9﹒01-1,KJ01-1。789D=20、30、40单位统一：mm比例：1：2图A3(d)会计档案盒脊格式10封面填写：第一行写立档单位全称；第二行写案卷标题，一般写作者、年度、报表、账册名称，如“厂一九九八年度现金日记账”卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注备考表说明：立卷人：立卷时间：年月日检查人：检查时间：年月日案卷目录案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注七、会计档案销毁按《会计档案管理办法》第十条执行。销毁审批表模式：经鉴定后，清出无保存价值的报表卷（册），帐簿卷（册），凭证卷（册）应予以销毁，请审批。鉴定领导小组负责人（签名）年月日主管负责人（签名）年月日11监销人（签名）年月日注意：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。