会计电算化_莫绮霞PPT（PPT103页)

《会计电算化》讲义广州黄埔职业技术学校莫绮霞目录•第一章会计电算化概述•第二章系统管理及基础设置•第三章账务及报表处理系统•第四章工资管理系统•第五章固定资产管理系统•第六章购销存管理系统第一章会计电算化概述§1.1会计电算化的概念§1.2会计电算化岗位及其职责§1.3用友T3财务软件的安装§1.1会计电算化的概念会计电算化的定义：会计电算化是“电子计算机和现代网络通信技术在会计业务处理工作中应用”的简称。会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化是指以计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。会计核算软件的概念会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序，包括程序代码、存储数据以及有关技术文档。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验，可由会计主管兼任。软件操作负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。§1.2会计电算化岗位及其职责审核记账负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。电算审查负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员兼任。数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。§1.3用友T3财务软件的安装与卸载用友T3财务软件要求以SQLServer2000/2005作为后台数据库，在安装前需要按以下要求配置硬件、软件环境。用友T3要求的硬件和软件环境单机版CPU：PIII550MHz以上，内存：256MB以上，硬盘：10GB以上网络版服务器CPU：PIII800MHz以上，内存：512MB以上，硬盘：20GB以上客户端CPU：PIII550MHz以上，内存：256MB以上，硬盘：10GB以上操作系统Windows2000/XP/2003/Vista系统§1.3用友T3财务软件的安装1、安装数据库放入光盘→选择打开MSDE2000RelA文件夹→双击setup进行数据库安装2、安装软件打开光盘中→双击打开用友通标准版→双击setup进行软件安装→点下一步→点是→点下一步→更改安装路径（D盘、E盘、F盘等）→下一步→选择全部安装→下一步下一步→下一步→系统将自动安装→程序安装完成后，系统将提示重新启动电脑→点完成重启电脑→电脑重启后，系统将自动创建系统数据库→提示是否立即建立账套→点否→表示所有完成后则表示软件已安装成功第二章系统管理及基础设置§2.1设置操作员§2.2建立账套§2.3系统启用§2.4设置操作员权限§2.5数据备份§2.6数据引入（恢复）§2.7基础设置§2.1设置操作员双击系统管理→点系统→点注册→用户名为admin→确定→权限→操作员→增加→输入编码、姓名、口令等→点增加做下一个操作员。§2.2建立账套系统管理→系统→注册→用户名为admin→确定→账套→建立→输入账套号（001~998）→输入账套名称→选择会计启用期→点下一步→输入单位名称、单位简称等资料→下一步→选择行业性质（新会计制度或小企业会计制度）→选择账套主管→下一步→选择存货、客户、供应商是否分类打“√”（若有外币把外币核算打“√”）→完成→“可以创建账套了么？”→是→稍等片刻→出现分类编码方案时，设置相对应的编码方案→保存→退出→设置数据精度→确定输入账套信息输入单位信息选择核算类型选择基础信息创建账套确定编码信息确定数据精度系统启用§2.3系统启用系统管理→系统→注册→用户名为账套主管→确定→账套→启用→点击选择GL总账前面的□→选择启用日期（可选择任意年度与月份，但启用日期为通常为启用月的1日）→确定→“确实要启用当前系统吗？”→是→完成所有系统启用后→点退出。§2.4设置操作员权限1、普通操作员权限设置系统管理→系统→注册→用户名为admin→确定→权限→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点增加→在明细权限选择对话框中选择对应的权限即可→设置完成后点确定→以相同方式设置其他操作员的权限→所有操作员权限设置完成后退出§2.5数据备份1、建立文件夹打开我的电脑（双击）D（或E、F）盘，（右击）新建文件夹，把这个新建的文件夹，改名为如用友数据手工备份。（双击）打开用友数据手工备份，（右击）出现新建文件夹，把所新建的文件夹改名为当天的备份日期如2011-01-16后退出2、进行备份（双击）系统管理系→点击系统→点击注册→操作员输入admin登录→（按）确定→（点击）帐套→（点击）备份→选择需要备份的帐套→（按）确定→（出现）拷贝进程、压缩进程→（出现）选择备份目标（双击）D（或E、F）盘→（双击）用友数据手工备份→（双击）当次备份的日期→（按）确认→（提示）硬盘备份完毕→（按）确定。备份账套§2.6数据引入（恢复）（双击）系统管理系→点击系统→点击注册→操作员输入admin登录→（按）确定→（点击）帐套→（点击）引入→（出现）引入账套数据的对话框→选择该账套最后一次备份的数据→选择UF2kAct．Lst文件→点打开→当系统提示是否重新指定路径时点“否”→系统将自动恢复数据→提示“恢复完毕”时点确定即可•注：数据引入只有在系统损坏后、数据库损坏后、软件重装后、数据做错后而又不想修改时等等原因的时候才可做数据引入。在软件正常运行时，是不需要做这动作。恢复账套§2.7基础设置1、部门档案设置基础设置→机构设置→部门档案→增加→输入部门编码、名称等资料→保存→做下一个部门资料→所有做完后退出§2.7基础设置2、职员档案设置基础设置→机构设置→职员档案→增加→输入职员编码、名称→选择所属部门等资料→保存→做下一个职员档案→所有做完后退出2、往来单位①客户分类基础设置→往来单位→客户分类→增加→输入类别编码、类别名称→保存做下一个分类注：类别编码按编码规则编制，类别名称根据实际去分②客户档案基础设置→往来单位→客户档案→选中客户分类→点增加→输入客户编码、客户名称、客户简称→保存做下一条客户档案③供应商分类基础设置→往来单位→供应商分类→增加→输入类别编码、类别名称→保存做下一个分类注：类别编码按编码规则编制，类别名称根据实际去分④供应商档案基础设置→往来单位→供应商档案→选中客户分类→点增加→输入供应商编码、供应商名称、供应商简称→保存做下一条供应商档案注：A、供应商档案的编码可按分类去编，例：01001；也可按供应商的拼音去编；B、档案中其他信息可做可不做，根据实际去做3、财务①会计科目设置A、基础设置→财务→会计科目→选中需要增加明细科目的一级科目→点增加→输入科目编码、科目中文名称→确定→增加下一个明细科目→根据单位行业实际运用的科目设置B、所有科目设置完成后→点编辑→指定科目→将待选科目双击选到已选取科目中（现金与银行存款）→确定②凭证类别设置基础设置→财务→凭证类别→选择分类方式（通常选择“记账凭证”）→确定→退出③项目目录设置A、设置项目大类基础设置→财务→项目目录→增加→输入新项目大类名称→下一步→将项目级次定义为2-2-2-2→下一步→完成B、设置项目分类点项目分类定义→选择新增加的项目→输入分类编码、分类名称→确定→做下一个分类设置项目目录点项目目录→维护→增加→输入项目编码→项目名称→选择所属分类码→点增加做下一个目录④外币种类基础设置→财务→外币种类→左下角录入币符、币种→选择折算方式→选择固定汇率或浮动汇率→录入汇率→点增加4、收付结算①结算方式基础设置→收付结算→结算方式→增加→根据编码规则输入结算方式编码→输入结算方式名称→保存→做下一个结算方式②开户银行基础设置→收付结算→开户银行→增加→录入开户银行编码、开户银行名称、银行账号→保存→做下一银行第三章账务及报表处理系统§3.1期初余额录入§3.2总账系统日常操作§3.3期末自动结转§3.4账簿查询§3.5财务报表日常操作总账→设置→期初余额→根据系统启用月之前所有明细科目的余额录入一一对应录入→录完后点试算→结果平衡后点对账→对账正确后退出注：A、若某些科目有设置辅助核算，录入数据时，须双击该科目进入再根据各辅助项录入对应数据B、若系统启用期为年初（例：2011年1月），此时的期初余额为2010年12月底余额C、若系统启用期为年中（例：2011年6月），此时的期初余额为2011年5月底余额，须将2011年1月--5月的累计借方、累计贷方录入，而年初余额则根据录入的期初、借方、贷方自动反算§3.1期初余额录入输入期初余额§3.2总账系统日常操作1、进入用友通打开用友T3→输入操作员编号（例：001）→输入密码→选择账套→选择操作日期→确定。2、填制凭证点击总账系统→填制凭证→增加→修改凭证日期→输入附单据数→录入摘要、选择科目、输入金额→借贷平衡后→点增加做下一份凭证注：可支持多借多贷、一借多贷、多借一贷3、出纳签字本月所有凭证录入完成后，点左上角文件重新注册→操作员改为出纳的操作员进入用友T3→点击总账→凭证→出纳签字→选择月份→确定→确定→点菜单上的出纳→成批出纳签字→确定→退出4、审核凭证本月所有凭证录入完成后，点左上角文件重新注册→操作员改为有审核权限的操作员进入用友T3→点总账→点凭证→点审核凭证→选择月份→确定→确定→点菜单上的审核→成批审核凭证→（提示完成凭证的审核）点确定→退出5、记账以记账权限的操作员（或账套主管）进入用友T3→点总账系统→点记账→点全选→点下一步→点下一步→点记账（第一次记账时会提示期初试算平衡，点确定即可）→提示记账完毕后，点确定，完成记账工作6、转账生成（结转收入支出到本年利润）做结转损益的凭证之前，前面的凭证必须先审核、记账后，才能自动结转出凭证→点总账→点期末→点转账生成→选择期间损益结转→选择结转月份→选择类型（收入）→全选→点确定→出现凭证界面后→检查数据是否正确→保存→退出→做支出的结转7、完成本月总账工作后，需要做月末结账进入用友T3→点总账系统→点月末结账→下一步→对账→（出现每月工作报告）下一步→结账。§3.3期末自动结转1、自定义结转点总账→点期末→点转账定义→点自定义转账→点增加→转账序号：例如：0001→转账说明：例如：制造费用转生产成本→选择凭证类别→确定→选择科目编码：一定要设末级明细→例如：生产成本的末级明细→方向→借→金额公式→双击→点开放大镜→点取对方科目计算结果→点下一步→点完成→点增行→科目编码：例如：制造费用的末级明细→方向→贷→金额公式→双击→放大镜点开→借方发生额→点下一步→点完成→依次设置制造费用所的末级明细→保存→退出2、对应结转总账→期末→转账定义→对应结转→输入编号→选择凭证类别→输入摘要→选择转出科目编码（若该转出科目有辅助核算也需要选择）→增行→选择转入科目（若该转入科目有辅助核算也需要选择）→输入结转系数→保存→做下一个对应结转3、销售成本结转总账→期末→转账定义→销售成本结转→选择库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目→确定注：这三类科目的结构必须一致，且不能有辅助核算1、自定义结转月末转账→自定义结转→左上角选择结转月份→选择需要结转的记录→确定→出现凭证后检查数据是否正确→点保存→退出2、对应结转月末转账→对应结转→左上角