会计电算化管理

第三章会计电算化管理第一部分会计电算化基本知识3.1.建立会计电算化的组织与制定计划会计信息系统的实施是一项系统的过程，涉及单位内部的各处方面，需要较多的人力、物力和财力，必须由单位领导或总会计师亲自作为决策者和领导者，并负责和指挥会计电算化工作。单位的财务会计部门承担会计电算化的具体组织和实施工作。在会计信息系统的具体实施过程中，必须制定一个详细的实施计划，结在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个要作有计划、按步骤地进行，有利于合理安排人、财、物，有利于会计电算化工作的实施与检查。3.1.1配备计算机硬件和系统软件（一）硬件工作方式的选择（二）硬件性能指标的要求（三）操作系统的配置3.1.2培训会计电算化人员会计电算化工作是一项高技术工作，其不仅需要会计、计算机专门人才，也需要既懂会计以懂计算机技术的双向式人才。会计电算化人才问题是发展会计电算化的重要问题，长期以来一直是制约会计电算化发展的关键因素。因此，培养既掌握计算机知识又精通会计业务的复合型人才，已受到政府、学校和社会的重视。一、从培养会计电算化人才层次上，可划分为初级人才、中级人才和高级人才三种。（一）初级人才的培养培养初级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计电算化应用人才的需要。初级人才的培养工作可以在中等专业学校进行，也可以在社会专门机构进行。通过学习掌握计算机和会计的基本概念，掌握会计软件和相应硬件的使用和操作，了解会计电算化工作的基础过程，财政部已于1995年4月拟定了《会计电算化初级培训大纲》，各级财政部门组织了培训工作，对在职财会人员、财会主管进行了培训，大大提高了财会人员的文化素质和业务素质，使会计电算化工作的健康发展得到了保证。（一）中级人才的培训培养中级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计信息系统的管理人员、维护人员，以及大中专院校的师资的需要。中级人才的培养工作可以在高等学校进行，也可以在社会专门机构进行。通过学习掌握计算机和会计专业基本知识，了解会计信息系统和企业管理信息系统的开发过程，掌握会计信息系统管理和维护技术。（二）高级人才的培养培养高级人才的目的是造就高级会计电算化技术人才和管理人才，以满足会计软件的开发、研制、会计电算化的高层管理和学校教师队伍的需要。因此，高级人才的培养应该在高等学校进行，通过研究生课程的学习与社会实践，掌握计算机专业、会计专业、会计信息系统和企业管理信息系统开发方法等多学科的知识。高级人才的培养需要经过较长时期的培养与教育，短期培训不易完成。二、从会计电算化人才培训形式上，可划分为以下四种：（一）财政部门组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。初级培训主要学习电子计算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、账务、报表处理的一般方法，以及通用会计核算软件的使用方法。中级、高级培训目前还没有开展。（二）由各大中专院校财经类专业开设的《会计电算化》课程，培养的对象是在校财经类专业的学生，培养层次主要以初级会计电算化人才为主，个别高等院校也同时开设了中级会计电算化课程，培养具有中级水平的会计电算化人才。（三）软件公司提供的针对购买会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般对软件使用单位的会计人员免费进行1—2名的培训。因为这种培训目的是为了让操作人员在单位能独立使用会计软件，所以根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。这类培训内容侧重于会计软件的操作使用。会计软件公司希望会计人员通过培训，能够独立进行会计软件的操作，胜任会计电算化岗位的工作，相应地减少商品化会计软件公司售后服务量。（四）单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织会计电算化培训。有条件的大型企业常常采用这种培训形式，通过统一组织培训来解决会计软件实施中存在的关键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之间协作等问题。这种培训可以弥补前几种培训的不足之处，有针对性地结合会计电算化岗位职责进行。3.1.3建立会计电算化管理制度现行的财务、会计制度主要以手工核算为基础，实施会计电算化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了大量的手工管理习惯和方法，对单位管理的方法、程序、核算体系都产生了巨大影响。因此，以制定实施计划，配置好计算机软件、系统软件和会计软件后，下一步工作就是建立岗位责任制。一、建立会计电算化岗位责任制的意义会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的会计岗位。《会计电算化工作规范》中指出：实行会计电算化的单位要“建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查：建立、健全会计电算化岗位责任制，一方面可以加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面，可以提高会计电算化工作效率，充分发挥会计电算化信息系统的作用。二、会计岗位的划分(掌握）《会计基础工作规范》中指出：“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位”。“开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其它工作岗位相结合。“会计电算化工作开展后，会计岗位可分为以下两类：（一）基本会计岗位基本会计岗位包括会计主管、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往来结算、总账报表，稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本要求与《会计基础工作规范》的相关规定一致。（二）会计电算化岗位会计电算化岗位一般包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，会计电算化可设立如下岗位：1、系统管理员（电算主管）他负责计算机及会计软件系统的正常运行协调工作，要求具备会计和计算机知识，可由会计主管兼任。2、系统操作员。负责输入原始凭证和记账凭证等会计数据，启动计算机处理会计数据；输出会计数据（包括打印输出记账凭证、账簿、报表），要求具备会计知识及上机操作知识；如果基本会计岗位的会计人员都上机操作，系统操作员可除出纳岗位以外的其他各岗位会计人员兼任。3、凭证审核员。负责对原始凭证和记账凭证进行审核，以保证凭证的合法性，正确性和完整性。凭证审核员由具有会计师以上职称的财会人员或主管会计担任较好。4、系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用中、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。此岗在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。5、系统审查员。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗可由会计稽核人员担任。采用大型、小型小计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。6、系统数据分析员。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。7、会计档案资料保管员。负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，以及软盘、数据及资料的安全保密工作。8、系统软件开发员。由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。基本会计岗位和会计电算化岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。《会计基础工作规范》中指出，“开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。”“会计工作岗位，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人。”中小单位实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如输入操作与审核记账不应是同一个人，可由会计主管兼任电算主管、审核记账、电算审查岗位，可以聘任兼职电算维护人员3.1.4操作管理制度和硬件软件维护制度Ⅰ操作管理制度会计电算化系统操作管理制度，包括操作权限和操作规程的管理以及会计业务处理程序三个部分。（一）操作权限管理(掌握）1、系统管理员、数据录入员、数据审核员、系统操作员，可以上机分别运行本人权限控制范围内的功能，其它人中不得上机操作。2、所有人员都要经过专业培训并取得相应培训合格证书，经授权为责任在岗人员方可上机操作。系统开发人员、软硬件维护员、档案保管员、不在现岗人员、与系统无关人员不得上机操作使用系统。3、为保证系统安全可靠运行，防止发生计算机舞弊等不良现象，应由会计部门负责人授权并经系统管理员具体操作，为所有上机人员分别设置操作权限和相应的口令密码。系统管理员口令密码由系统管理员设置并通知本人后，可自己随便修改。所有上机人员的口令密码不得泄露、遗忘或告诉别人。4、操作员的增删及其操作权限管理，只能由系统管理员进行。机内自动记录的操作登记表，只能由系统管理员和审计人员查询和打印输出。系统管理员还负责系统的日常运行管理监督，进行系统重要数据维护，负责系统安全保密工作，负责提出软硬件维护申请并进行维护后的验收等工作。5、系统操作员和数据录入员最好分别设置，这样可相互制约和进行数据正确性控制。操作员和数据录入员负责数据录入、核对和修改、数据查询、备份和恢复、打印账表等工作。操作员必须严格执行凭证输入和修改数据，如民现凭证错误，不得自行修改凭证，应退回待会计员修改后再重新录入。若错误凭证已登记入账，则只能由会计员采用编制冲销凭证的方法来更正错账。6、数据审核员负责系统所有录入数据的正确性、一致性检查，负责系统所有打印输出账表的审核、装订和分发工作。数据审核员不能由操作员兼任，操作员输入的所有凭证和数据，必须由审核员复核签字后才能生效，并登记入账。7、硬件维护员负责设备的安装调试、日常检查保养及故障排除工作。他应该随时检查和保养所有计算机和其他硬件设备，发现硬件故障应及时报告系统管理员，经批准后启动备用设备使系统继续正常运行，然后才能对替换下来的设备实施维护。8、软件维护员负责会计程序的维护，发现故障或需进行功能扩充性维护时，应报请系统管理员和会计负责人批准，将原有系统程序和数据做好备份后，才能实施维护。维护时应在另外的机器上进行，不应影响系统政党运行。维护后的系统要经调试、试运行和验收，才能实际使用。（二）操作员上机操作规程操作员上机操作规程主要是指系统运行操作中应注意和遵守的规定，它是保证系统正确、安全运行，尽量减少差错，防止出现计算机舞弊现象的有效措施。1、禁止非指定人员进入机房及操作使用计算机。2、严格按操作规程使用硬件3、为每一个操作人员设置密码口令，口令不对严禁使用软件，不得串用口令，应定期更换操作员的口令。4、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，防止操作人员越权使用软件的有关功能，要特别注意会计电算化下的内部控制重点就是控制系统内部人员非法越权和串通作敝，在已发现的计算机犯罪案例中的相当一部分，就是系统内部人员所为。5、严格按会计业务处理流程及软件的操作功能操作使用软件。6、未经审核会计数据不得输入计算机。7、已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核不得登记机内账簿。8、工作结束或操作人员离开机房前，应退出会计软件的运行，以防止别人乘机使用。9、根据本单位实际情况对各类操作人员上机操作做必要的记载，并由专人保存必要的上机操作记录，上机记录包括操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。10、应坚持日常和定期的各项数据备份。正式备份的会计数据，应由指定人中用专用保存柜妥善保存。各种备份的数据均要标明类型、日期及备份人等有关标识。11、要定期检查计算机病毒，防止计算机病毒的感染和传入。最好安装防病毒卡等外部措施，以避免计算机病毒进入的危险。12、应该避免使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的软件，不允许在财务系统计算机上玩游戏、看影碟。13、发现系统软件、硬件出现故障，不得擅自处理，应