会计电算化讲义(3)日常账务处理的一般程序

2019/9/25FreeTemplatefrom第三章日常账务处理的一般程序◆主要内容:●凭证处理●记账●账簿管理会计电算化2019/9/25FreeTemplatefrom第一节日常账务处理概述电算化会计的日常账务处理是从填制会计凭证开始的，经过计算机系统对已输入凭证的处理，将有关数据自动记入各种账簿，包括以下内容：1、凭证处理：根据原始单据填制凭证，对错误的凭证进行修改和删除，对填制的凭证进行审核，并根据业务需要查询、汇总和打印已填制凭证。2、过账：将经过审核的记账凭证进行自动过账处理、形成日记账、明细账、总分类账等账簿文件。3、账簿输出：按照设置的输出条件查询和打印各种正式的日记账、明细账和总分类账。2019/9/25FreeTemplatefrom系统中，设置有多项内容帮助用户进行凭证的处理，包括凭证的输入、修改、查询、审核以及汇总等。2019/9/25FreeTemplatefrom一、凭证输入●在会计核算的实际工作中,输入记账凭证有两种方式:一是在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证,一般称之为前台处理方式;二是先手工编制记账凭证并审核无误后,再集中输入计算机系统,一般称之为后台处理方式。●凭证的填制与手工会计类似，从内容上可分为凭证头和凭证体两部分。凭证头包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附单据数等内容。凭证体则包括摘要、会计科目、辅助信息、方向和金额等内容。2019/9/25FreeTemplatefrom（一）凭证输入菜单描述为了在记账凭证录入窗口中快捷有效地录入记账凭证，系统在菜单和工具条中提供了许多操作功能。下面一一说明：2019/9/25FreeTemplatefrom、文件菜单系统在文件菜单中提供了“保存凭证”、“复原”、“审核”、“关闭”、“打印”、“打印预览”等功能。如下图：2019/9/25FreeTemplatefrom（1）保存凭证用于将已录入好的凭证存入磁盘。在保存之前，系统首先会对凭证的合法性进行检查，要检查凭证借贷是否平衡，科目代码是否存在等。2019/9/25FreeTemplatefrom（2）复原用于恢复本记账凭证修改之前的状态。执行此功能后，本次修改的内容无效。2019/9/25FreeTemplatefrom（3）审核执行凭证审核功能。要注意：审核人与制单人。而且该功能只有在更换操作员后，进入“会计分录序时簿”窗口，执行“审核”功能方见。2019/9/25FreeTemplatefrom(4)使用套打:该选项是根据用户的需要而设置,套打如何设计,参见“套打设计使用说明”。2019/9/25FreeTemplatefrom（5）打印将本次录入的记账凭证按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。2019/9/25FreeTemplatefrom（6）打印预览将记账凭证按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。2019/9/25FreeTemplatefrom（7）打印设置设置记账凭证的打印样式。2019/9/25FreeTemplatefrom（8）关闭关闭正在输入的记账凭证窗口，结束凭证输入，返回“会计之家”2019/9/25FreeTemplatefrom、编辑菜单•在编辑菜单中可以执行“插入分录”、“删除分录”、“拷贝分录”、“粘贴分录”、“收据”、“通知单”、“启用科目预警”、“保持模式凭证”、“调入模式凭证”和“保存为模式凭证”等操作。2019/9/25FreeTemplatefrom（1）插入分录、删除分录（1）插入分录；在当前行的前面插入一条空白的记录，此时可以录入一条新的会计分录。（2）删除分录；删除当前光标所在的一条记录2019/9/25FreeTemplatefrom（2）拷贝、粘贴分录在录入记账凭证多条会计分录时，如果有一条或多条分录摘要及会计科目相同，可以将光标移至要拷贝的分录和要粘贴的地方，再先后点击编辑菜单中“拷贝分录”和“粘贴分录”即可，这样用户只需修改金额等不同数据，可以提高操作效率。2019/9/25FreeTemplatefrom（3）收据、通知单集团公司与下属分公司一般是通过内部往来通知单来进行业务费用和资金的结算，这就是有必要在制作凭证的同时将内部往来通知单一并制出。金蝶软件就可以根据分录自动生成收据和通知单。2019/9/25FreeTemplatefrom（4）启用科目预警如果事先在工具菜单“科目预警设置”功能中进行了预警条件的设置，则在凭证输入或凭证修改时，如果录入或修改的分录与凭证相关条件有冲突时，系统即报警提示。2019/9/25FreeTemplatefrom（5）保持模式凭证对当前凭证所启用的模式保持不娈，不做修改。2019/9/25FreeTemplatefrom（6）调入模式凭证在凭证录入时，可以随时打开“编辑”菜单，选择“调入模式凭证”功能，此时系统显示模式凭证管理窗口，用户可选择调用其中的模式凭证。2019/9/25FreeTemplatefrom（7）保持为模式凭证该功能可以将当前凭证保持为模式凭证，供以后输入相同或类似凭证时调用，以加快凭证录入速度。2019/9/25FreeTemplatefrom、查看菜单查看菜单中用户可以执行“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下一张凭证”、“最后一张凭证”、“格式变换”、“获取”、“科目余额”功能等。2019/9/25FreeTemplatefrom（1）记录移动利用菜单中的“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下一张凭证”、“最后一张凭证”功能选项来选择当前所要处理的记账凭证。2019/9/25FreeTemplatefrom（2）格式变换系统提供了两种记账凭证格式，即一般格式和外币格式，系统默认为一般格式。在一般格式中不显示外币及汇率数据，如果要查看凭证中的外币汇率及原币数额，可以转换成外币格式。2019/9/25FreeTemplatefrom（3）获取获取是凭证录入中十分有用的一种功能，它能根据光标所在位置自动选择用户需要获取的数据内容，可以获取摘要、科目、核算项目、货币代码等，以加快凭证输入速度。2019/9/25FreeTemplatefrom（4）科目余额当输入科目后，直接按“Ctrl+B”或点击此菜单选项，可查该项科目的发生额和即时余额等信息。2019/9/25FreeTemplatefrom（二）凭证输入1、涉及银行业务的记账凭证的输入2、涉及辅助核算项目业务的记账凭证输入3、涉及数量金额核算的记账凭证输入4、涉及外币核算业务的记账凭证输入2019/9/25FreeTemplatefrom系统按填制凭证的顺序自动给出,可修改输入摘要设置凭证字、凭证号及附单据数量输入科目及核算项目输入借方或贷方金额如果录入的科目是银行存款，并且已经设置为银行对账，则需设置结算方式和结算号凭证输入2019/9/25FreeTemplatefrom、涉及银行业务的记账凭证的输入2019/9/25FreeTemplatefrom、涉及辅助核算项目业务的记账凭证输入2019/9/25FreeTemplatefrom、涉及数量金额核算的记账凭证输入2019/9/25FreeTemplatefrom、涉及外币核算业务的记账凭证输入2019/9/25FreeTemplatefrom、模式凭证的定义和调用在日常会计账务处理中，有大量的核算业务是重复发生的，主如果能够把经常使用的会计凭证类型保存下来，会大大减轻以后凭证填制的工作量。模式凭证类似于模板，用户把它们作为模板保存下来，在使用时只需稍加修改就可以满足制作要求。2019/9/25FreeTemplatefrom模式凭证的调用（1）打开【编辑】按纽点击【调入模式凭证】或Ctrl+S2019/9/25FreeTemplatefrom、常用摘要的保存与调用在日常工作中，可以将常用的凭证摘要保存起来，以便在使用时随时调用，这样，同样可以加快凭证输入的速度，减轻工作量。2019/9/25FreeTemplatefrom、常用摘要的保存与调用在【记账凭证】对话框中，将光标定位于【摘要】栏，按键或单击【获取】按钮F71232019/9/25FreeTemplatefrom二、凭证修改（一）未经审核的凭证修改在输入的会计凭证尚未被审核前，凭证的修改可以直接由操作员自行完成，如果有多个操作员，并且在操作权限设置时，在【总账】的其他模块中，未选择【不能修改其他用户凭证】选项，那么还可以对他人填制的错误凭证进行修改，经他人修改后的凭证系统会自动更换制单人的姓名。2019/9/25FreeTemplatefrom（二）已经审核但未记账的凭证修改已经通过审核但尚未记账的错误凭证，不能直接由操作员完成修改。在程序上必须先由审核员对错误凭证取消审核，然后再由操作员按上述“未经审核的凭证修改”的方法，在【记账凭证】窗口修改内容。2019/9/25FreeTemplatefrom（三）已记账的凭证修改如果发现已记账的凭证有错误，不允许直接修改原凭证内容，这一类凭证的修改应遵照《企业会计制度》中会计差错更正的有关规定，通过重新填制新的凭证来修正原有错误。2019/9/25FreeTemplatefrom三、凭证删除在金蝶2000中，设置有删除凭证的功能，用于作废或删除不再需要的凭证。但凭证只有在未审核的情况下才能被删除，已审核的凭证，只能选取消审核，然后才能作废该凭证。2019/9/25FreeTemplatefrom四、凭证的审核凭证的审核是指由具有审核权限的操作员对制单人填制的凭证从业务内容的真实性、会计分录的合理性和数据的准确性