常用经济文书

1第五章常用经济文书第一节意向书一、意向书的概念、特点和作用意向书是对某个合作项目或某笔交易共同感趣的中外双方经过初步接触和洽谈后，表示愿意进一步合作、谈判所签署的文件。在对外经济活动中，意向书往往显示了合作双方的诚意和意愿，同时也对双方的合作起着积极的促进作用。意向书有如下几个特点：一是表示双方有合作的意愿。只有双方对某个合作项目或某笔交易具有共同的兴趣，而且通过初步接触和洽谈后，双方都有进一步合作、谈判的诚意，才会签订书面意向。二是内容比较原则。由于合作双方只是初步接触，对其合作项目的具体细节尚未来得及进行周密的思考和详尽的了解，所以意向书只能是对合作的主要事项表示双方基本一致的、比较原则的初步想法，缺乏具体的、实质性的内容。虽然如此，共同签署一个书面的意向，对双方合作的进程还是有一定的必要性的。三是不具备法律效力，意向书仅仅只是表示双方共同希望或拟将进行的某一行为，尤其在涉外经济贸易中，意向书的内容没有明确的要约和承诺，只能视为要约的邀请。因此，尽管双方在该文件上签了字，也仍不受法律的约束。值得注意的是，一些大陆法系国家认为，意向书对当事人也具有约束力。在与这类国家签意向书时，中文应有明确的说明，避免误解和被动。意向书对合作的双方，具有一定的作用。首先，意向书具有邀约性，有助于合作双方进一步作实质性的接触和谈判。这种邀约性可使任何一方主动邀请或被邀到对方进行了解和考察，以便进行更密切和深入的谈判。其次，意向书具有道义上的约束力。一般来说，在今后的谈判中，任何一方的立场不应与意向书中所明示的立场相去太远，同时，在对方拒绝之前，订立了意向书的任何一方不得就同一个项目与其他方进行谈判。再者，意向书是项目合作的最初蓝本。无论从内容上还是形式上，意向书与往后的项目建议书、可行性研究报告和合同等，都有着息相关的承继联系。二、意向书的结构和内容意向书一般由标题、前言、主体和结尾等部分组成。1．标题。意向书的标题一般由合作内容、经济合作方式或项目名称、文种组成。如“关于共同开发空气净化机的意向书”、“加盟××连锁店意向书”、“合资经营××厂意向书”等，使人对合作项目及内容一目了然。也可以直接写为“意向书”。2．前言。前言即正文的开头部分。一般写明合作双方在何时、何地就什么2项目进行洽谈。为了行文简洁，往往将协议双方分别用括号注明“简称甲方”、简称乙方”。结束语常用“现将有关意向归纳如下”或“……达成意向如下”引出主体正文。3．主体。主体是意向书的中心内容，主要将双方商谈、认可的事项和意愿以分条的方式表述出来。由于意向书只是一种意愿的表达，因此，主体的内容条文没有严格的程序要求，一般是将共同关注的条文放在前面。一般来说，其内容主要包括：（1）合作项目的范围。合作项目的范围包括生产经营的主要产品类别，交易货物的主要品种、规格等。（2）投资总额及双方出资数额。如与外商合作，投资额的货币单位要求统一。可用双方任何一方国家的货币单位，也可用双方认可的第三国货币单位。双方匡算了投资总额后，还应写明双方出资的数额和各方所占投资总额的比例。（3）合作企业的名称与地址。名称与地址均写全称。选定地址的，应写明详细地址；尚未选定的，应注明大致区域。（4）产品的销售方式。产品内销和外销的比例以及双方各自负责的销售比例。（5）设备、原材料的来源等。（6）合作的期限。（7）进一步洽谈的打算。4．结尾。即签署部分，应署明甲乙双方单位的名称、双方代表的职务、姓名以及签署时的年月日。三、意向书的写作要求1．充分表达双方的意愿。意向书是在双方经过初步洽谈、接触的基础上拟定的。双方每次的洽谈和接触都会有备忘录或会谈纪要，只有认真地了解这些文件，归纳双方的表示，才能够写出充分表达双方意愿的意向书来。2．态度认真负责。意向书不是一个具有法律效力的文件，但它是双方愿意合作的第一个文件，也是进行谈判、实施合作的依据。这就要求在签订意向书时，态度必须认真负责、严肃对待，既不能粗心大意、轻率签订，也不宜不加斟酌、随意承诺。例文：合资成立××医疗机械有限公司的意向书2005年×月×日至×月×日，上海××医疗仪器厂厂长×××先生、副厂长×××先生（以下称甲方）与德国××有限责任公司总裁×××先生（以下称乙方），进行了多次洽谈，达成合作意向如下：一、合营公司正式名称为“××医疗机械有限公司”。主要生产泌尿外科、耳鼻喉科、妇科、胸腹外科等各种医用硬管内窥镜。3二、“××医疗机械有限公司”的投资总额为6500万元人民币。双方投资比例初步定为：甲方投资3575万元人民币，占投资总额55%；乙方投资2925万元人民币（以当天外汇牌价折合为人民币），占投资总额45%。利润按投资比例分成。三、主要设备由乙方按照双方商定的品牌、型号、价格由乙方在国外生产厂家联系购买。四、乙方提供生产、检验技术，并负责产品在欧洲市场的销售。五、××医疗机械有限公司设在甲方原厂所在地。厂房的改建、扩建工程由甲方负责。六、合营期限暂定为20年。七、甲方应在2005年×月×日前制定项目建议书，并负责在2005年×月×日前上报有关部门立项，争取在2006年×月前正式投产。甲方：上海××医疗仪器厂乙方：德国××责任有限公司厂长：×××总裁：×××（签章）（签章）2005年×月×日2005年×月×日第二节项目建议书一、项目建议书的概念和作用项目建议书是指在拟合作的项目通过调查研究，初步分析得出肯定的结果后，对实施该项目所具备的条件、项目的发展前景及经济效益进行概略论证的文件。项目建议书国外称为投资机会研究，它是在签订意向书后，在调查研究、收集资料、初步分析投资效果的基础上。项目投资者向其计划主管部门提出的拟投资项目的正式书面建议，其目的是为了获得批准立项。项目建议书的作用主要表面在以下三个方面：1．作为立项报告的依据。立项是投资项目申办程序中的十分重要的一个环节，而编制项目建议书则是立项的一个重要内容。因此，项目建议书是投资者向其计划主管单位提出的需要进行项目可行性研究的建议，以供项目审批机关是否予以批准立项时的参考。2．提高项目选择的可靠性。可靠性表现在两个方面。一方面项目建议书的4编制过程，是将项目的设想规划变成概略规划的过程。项目申办单位经过这一过程，获得了该项目可行性和必要性的有关资料。另一方面，项目审批机关也要根据国家经济发展和行业、地区的规划，结合本地资源、建设布局等条件对项目建议书进行综合评议、审核。这两个方面的结合无疑提高了项目选择的可靠性。3．作为下阶段工作的依据。项目建议书是进行各项准备工作和筹措资金的原始依据。当项目建议书经上级批准后，它也是投资双方共同编制可行性研究报告的参照文件。二、项目建议书的主要内容项目建议书一般由项目的申请单位编制完成，目的是为了获得批准立项。它的内容一方面应充分地反映出立项的必要性和可能性，另一方面，它又不同于可行性研究报告，只需对拟建项目作粗略而概括的论证，对投资估算的精确度允许在±30%%范围内。项目建议书主要包括四个方面的基本内容。（一）投资双方的基本情况介绍1．拟办项目的名称、地址。2．投资该项目的单位名称、地址、主管单位名称；项目负责人的姓名、职务。3．双方合作的必要性和可能性，包括技术和技术力量，产品品质和竞争力；国内外市场的供求、销售方式，利用国外资金以及对发展本行业、发展思经济所起的积极作用等。（二）合作项目的主要内容1．拟办项目的内容。主要介绍经营范围、产品的选择、发展方向和生产规模及计划。2．销售渠道和国内外市场分析。3．主要原材料和配套件供应。4．合作项目的地点、周围环境及环境保护、基础设施、市政配套以及交通运输条件。5．合作方式和合作年限。（三）投资及经济效益估算1．投资总额估算、注册成本、各方出资比例和出资方式；投资方式和资金来源（即是否以土地、厂房、机器设备作价投资；投资资金是自筹还是贷款等）。2．资金筹措、合作项目贷款的可行性。3．职工（包括管理人员、科技人员）人数估算和来源。4．外汇平衡估算及平衡办法。5．投资回收率、回收时间及合作各方经济效益的估算。（四）需要解决的问题这一部分应如实地将项目尚存在的一些困难或需要有关部门协助解决的问题以及如何解决的建议、打算写清楚，便于上级部门掌握、协调。5三、项目建议书的格式和结构（一）一般格式项目建议书作为一份正式的书面文件，除了内容有所规定外，格式上也有一定的要求。1．首页。项目建议书首页的内容包括标题和投资举办单位的基本情况。依次是：（1）标题，即项目名称。标题的字体可稍大一点，以示突出。（2）合作单位名称。（3）双方单位项目负责人姓名、职务。（4）双方主办单位地址、电话。（5）双方单位上级主管名称。（6）呈报日期。2．目录。目录单独放在第二页，依内容顺序按序码统一列出。作用是让审阅者对项目建议书的主要内容先有一个总的印象。（二）主体结构项目建议书的主体结构一般包括三个方面：标题、正文、结尾。1．标题。标题采用公文标题的写法，一般包括合作单位名称、合作经营项目、文书名称等三个方面的内容，如：“武汉××厂和北京××公司合作经营××汽车配件厂的项目建议书”。2．正文。正文应按项目建议书内容的顺序分条列项来表述。必须运用可靠的事实和数据充分地说明项目设立的必要性和可能性。3．结尾。结尾签署编制单位和日期。如有附件，应在结尾处写明附件的名称及份数。四、项目建议书的写作要求1．熟悉业务，占有资料。项目建议书是呈送上级审批的综合性经济报告，这就要求编制者比较熟悉该项目的业务，广泛收集合作双方的有关资料，掌握双方每次会谈纪要、备忘录和意向书的内容精神以及本单位所具备的相应条件和经济状况。否则，很难编制出具有一定科学性的项目建议书。2．注重事实，理由充分。项目建议书的中心内容是论证项目设立的必要性和可能性。这种论证过程不同于一般的经济活动分析，不需要大量的严密的理论性的论述，而是通过确凿可靠的事实、充分有据的理由予以概括说明。比如，可以从本单位的经营现状、投资方的技术、资金优势、项目（产品）的发展前景、合作后的经济效益等方面陈述筹办合作企业的必要性和可能性，力求事实准确、理由充分。3．内容完整，简洁明晰。项目建议书条项繁多，内容复杂，在编制时要拟定提纲，逐一将条项的小标题列举出来，不要遗漏，保证内容的完整性。内容的完整性还要求做到主次分明，条理清楚。如前所述，项目建议书的内容前后分为四大部分，有较固定的表述顺序。随意颠倒、相互穿插都会破坏其内容的逻辑性和完整性。在注重内容完整的同时，还应力求文字简洁明晰。如在介绍双方企业的资金、设备、生产能力和概述合营项目的发展前景时，可列举一些具体的数据，这样，6既行文简洁又一目了然。至于那些概念模糊、含意空泛的词语如“该公司业绩非凡”、“设备先进”、“经营管理有方”、“产品过硬”、“发展前景良好”等应予摒弃。例文：关于申请成立湖北××置业公司的项目建议书一、中外双方简介（一）中方简介1．原单位名称：湖北省××房地产开发公司隶属主管局湖北省××公司所有制性质：全民地址：武汉市汉口××路××号电话：×××电传：×××现有职工××人专业技术人员××人固定资产××万元占地面积××××m2建筑面积××m22.原单位名称：深圳××实业有限公司所有制性质：全民地址：深圳××大楼七楼电话：×××电传：×××现有职工××人专业技术人员××人固定资产××万元设备：××台套占地面积××××m2建筑面积××m2上年度生产经营情况：产值××万元利润××万元税收××万元创汇××（二）外方简介企业名称香港××有限公司英文名称×××注册国家或地区：中国香港法定地址：香港××道××号××商业大厦八楼法定代表姓名：×××职务：董事长国籍：中国香港7电话：×××电传：×××企业规模、资产、信誉概况：企业有良好的资信情况，在香港××银行开户，往来情况正常。在海南有独资、休整合资企业四家。二、申报项目的理由及利用外资方式1．理由利用外资开发房地产业，是加速城市建设及旧城改造的一条有效途径。从城建发展较快省市看，外资的引入不仅可以缓解建设资金不足的矛盾，而且可以在合资合作的过程中，借鉴、学习、掌握外资商家的经营管理