廉洁有效财务管理指南

廉潔有效財務管理指南23附錄一《建築物管理條例》(第344章)摘錄第20條：基金的設立(1)法團須設立並維持一項常用基金—(a)以支付法團根據本條例或公契(如有的話)規定行使權力或執行職責的費用；及(b)以支付建築物作為一個整體所應付的地稅、保險費、各種稅項及其他支出(包括與保養及修理有關的支出)。(2)法團可設立並維持一項備用基金—(a)以供用作任何屬未有預計或緊急性質的開支；及(b)以便在根據第(1)款設立的基金不足以支付第(1)款所指明的各類支出時，用作付款。(3)法團須開立和維持一個有利息的戶口，而只將該戶口用於建築物管理方面。(4)除第(5)及(6)款另有規定外，法團須將其就建築物的管理而收得的一切款項，不延誤地存入根據第(3)款而開立和維持的戶口。(5)除第(6)款另有規定外，管理委員會的司庫，可從法團就建築物的管理而收得的款項中，保留一筆合理款額或將該款額存入往來戶口，以應付小額雜項開支，但該款額不得超過管理委員會不時藉決議釐定之數。(6)根據第(5)款保留的合理款項，或按照該款存入往來戶口的該筆款項，以及處理法團所收得款項的任何其他安排，均須受管理委員會藉決議批准的該等條件所規限。24廉潔有效財務管理指南(7)本條中對任何戶口的提述，即為對符合以下說明的戶口的提述—(a)在一家《銀行業條例》(第155章)第2條所指的銀行開立的；及(b)以有關法團名義開立的。第20A條：供應品、貨品及服務(1)法團在根據公契(如有的話)或本條例行使權力或執行職務上所需的供應品、貨品或服務，其取得須符合與上述取得有關的工作守則所指明的標準及準則。(2)除第(2A)款另有規定外，第(1)款所提述的任何供應品、貨品或服務，如其價值超過或相當可能超過—(a)$200,000或主管當局於憲報刊登公告指明用以取代前者的款額；或(b)相等於法團每年預算的20%或主管當局於憲報刊登公告指明用以取代前者的百分率的款額，(兩者以其較小者為準)即須以招標承投方式取得。(2A)在以下情況下，第(2)款並不適用於任何若非因本款便須由法團以招標承投方式取得的供應品、貨品或服務(在本款中提述為“有關供應品、貨品或服務”)—(a)有關供應品、貨品或服務與某供應商當其時提供予法團的某供應品、貨品或服務屬同一種類；及(b)法團藉在法團業主大會上通過的業主決議，決定須按該決議指明的條款及條件向該供應商取得有關供應品、貨品或服務，而非以招標承投方式取得。(2B)如任何供應品、貨品或服務根據第(2)(b)款須以招標承投方式取得，為此而提交的投標書是否獲採納，須取決於在法團業主大會上通過的業主決議。廉潔有效財務管理指南25(3)(由2007年第5號第16條廢除)(4)法團所管有的與供應品、貨品或服務的取得有關的一切招標文件、合約文本、帳目及發票以及任何其他文件，均須由法團保存一段由法團決定但不少於6年的期間。(5)為取得任何供應品、貨品或服務而訂立的合約並不僅因不符合第(1)款而屬無效。(6)凡任何供應品、貨品或服務根據第(2)款須以招標承投方式取得，如為取得該等供應品、貨品或服務而訂立的合約不符合第(2)或(2B)款—(a)在不抵觸法團根據(b)段通過的任何決議或法庭根據第(7)款作出的任何命令的情況下，該合約並不僅因不符合第(2)或(2B)款而屬無效；(b)在不抵觸法庭根據第(7)款作出的任何命令的情況下，法團可因(並只可因)該合約不符合第(2)或(2B)款而藉在法團業主大會上通過的業主決議廢止該合約。(7)在與為取得第(2)或(2B)款適用的任何供應品、貨品或服務而訂立的合約有關的法律程序中，法庭可在考慮有關個案的整體情況(包括但不限於以下因素)後，就合約各方的權利及法律責任作出法庭認為適當的命令(包括該合約是否屬無效或可使無效)或指示—(a)該等供應品、貨品或服務是否以招標承投方式取得；(b)有沒有召開法團業主大會考慮取得該等供應品、貨品或服務一事；(c)有沒有遵守第(1)款提述的工作守則；(d)該合約是否從另一本應為取得價值較高的供應品、貨品或服務而訂立的合約中分拆出來，而分拆的唯一目的是規避遵守第(2)或(2B)款的規定；(e)該等供應品、貨品或服務是否急需；26廉潔有效財務管理指南(f)與該等供應品、貨品或服務有關的任何活動或工程的進度；(g)業主有沒有從該合約中得到利益；(h)業主有沒有因該合約而招致任何經濟損失，及損失程度；(i)根據該合約提供供應品、貨品或服務的供應商是否以真誠行事；(j)根據該合約提供供應品、貨品或服務的供應商有沒有從該合約中得到利益；及(k)根據該合約提供供應品、貨品或服務的供應商有沒有因該合約而招致任何經濟損失，及損失程度。(8)為施行第(7)款，如法庭作出命令，指有關合約可由有關法團決定為無效，則法庭亦須命令按法庭認為適當的方式召開和舉行法團業主大會，以決定是否廢止該合約。(9)為免生疑問，除第29A條另有規定外，任何人在第(2)款或(如適用的話)第(2B)款不獲遵守的情況下，為取得任何供應品、貨品或服務而訂立合約，可能須就該合約引致的任何申索負上個人法律責任。第21條：基金的繳款(1)除第(4)款另有規定外，管理委員會須釐定業主就某段期間須向根據第20條設立並維持的基金繳付的款額─(a)如該段期間為法團註冊日期後第一段期間，則不得超過15個月；及(1A)除第(3)款另有規定外，管理委員會在根據第(1)款釐定第一個款額後再根據該款釐定的任何款額(“其後的款額”(subsequentamount))，均不得超過相當於根據該款釐定的前一款額的150%之數，除非該其後的款額由法團藉業主大會通過的決議批准。(b)如屬任何其他情況，該段期間不得超過12個月，而期間長短則由管理委員會訂定。廉潔有效財務管理指南27(2)除第14(1)條及本條第(3)款另有規定外，管理委員會不得增加按照第(1)款釐定的款額。(3)在根據第20條設立並維持的基金不足以支付法團就遵從以下各項而須付的費用時，管理委員會可增加業主所需繳付的款額—(a)審裁處的命令；或(b)與公用部分有關而由公職人員或公共機構根據任何條例送達法團的通知、命令或其他文件。(4)對於根據第(1)款行將釐定的款額，管理委員會為此等釐定而作的預算的擬備，以及就此等預算的任何文件而作的副本的提供，附表5均具效力。(5)如本條(須解釋為包括附表5)與公契或任何其他協議的條款有不一致之處，即以本條為準。第27條：法團帳目(1)除第(3)款另有規定外，管理委員會須備存恰當的帳簿或帳項紀錄及其他財務紀錄，並在法團註冊日期起計最遲15個月內及其後每12個月擬備財務報表，該報表—(a)須由以下的人簽署—(i)管理委員會主席；及(ii)管理委員會秘書或司庫；(b)(如第(1A)款適用的話)須根據第(1A)款審計；及(c)須連同根據第(1A)款作出的會計師報告(如有的話)，在按照附表3第1(1)段召開的法團業主周年大會上提交法團省覽。(1AA)第(1)款提述的財務報表須包括—(a)收支表，而該表須真實而中肯地反映該法團在該表所關乎的期間內的財務往來；及28廉潔有效財務管理指南(b)資產負債表，而該表須真實而中肯地反映該法團在收支表的結算日期當日的財務狀況。(1A)除非法團是就不多於50個單位的建築物而成立的，否則為某期間擬備的第(1)款所提述的財務報表，須由法團聘請並藉業主大會通過的決議所批准的會計師審計，該會計師須作出報告，說明他認為該財務報表是否妥為擬備，以真實而中肯地反映該法團在收支表所關乎的期間內的財務往來及該法團在收支表的結算日期當日的財務狀況，而他可附加他認為適當的附帶聲明(如有的話)。(1B)在第(1A)款中，“單位”(flats)並非指車房、停車場或汽車間。(2)管理委員會須准許主管當局、獲授權人員、租客代表、業主、已登記承按人或獲業主、已登記承按人就此以書面授權的人在任何合理時間內查閱帳簿。(3)如有違反第(1)款的規定，管理委員會的每一委員均屬犯罪，一經定罪，可處第5級罰款，除非其證明—(a)犯罪未獲其同意或默許，且(b)在該情況下已盡其應盡的努力，以防止罪行的發生。(4)對於恰當帳簿或帳項紀錄或其他紀錄的備存(包括此等帳目及紀錄的保存)，此等帳目及紀錄所提述的文件的查閱，收支概算表的擬備，以及任何有關此等帳目及概要的文件的副本的提供，附表6均具效力。(5)如本條(須解釋為包括附表6)與公契或任何其他協議的條款有不一致之處，即以本條為準。廉潔有效財務管理指南29附表5：每年預算[第21及第42條]1.管理委員會根據第21(1)條釐定的款額，須以管理委員會就管理委員會根據該款指明的期間而擬備的預算為基準。2.第1段所提述的預算，須列明管理委員會認為會是應付第20(1)條所指明類別的各項付款合理所需的款項，又如根據第20(2)條設置一項備用基金，則須列明管理委員會認為會是應付該款所指明類別的各項付款合理所需的款項。3.如管理委員會認為，預算所列出的任何款項不足以應付擬用該款項支付的建議開支，則可就該預算擬備修訂預算。4.如租客代表、業主、已登記承按人或任何由業主或已登記承按人就此而以書面妥為授權的人，以書面要求法團向他提供本附表所提述的任何預算的副本，則司庫在收取管理委員會所釐定的合理的複印費後，須將副本提供給該人。5.如主管當局或獲授權人員要求，則司庫須將第4段所提述的副本提供給主管當局或獲授權人員，而不收取任何費用。附表6：帳目[第27及第42條及附表11]1.根據第27(1)條備存的帳簿、帳項紀錄及其他紀錄所提述的一切單據、發票、憑單、收據及其他文件，管理委員會須保存一段由管理委員會決定的期間，但不少於6年。30廉潔有效財務管理指南1A.管理委員會須—(a)在不少於5%的業主要求下，准許該等業主或該等業主委任的任何人在任何合理時間查閱第1段提述的任何單據、發票、憑單、收據或其他文件；及(b)准許獲法庭授權的任何人在任何合理時間查閱第1段提述的任何單據、發票、憑單、收據或其他文件。1B.為施行第1A(b)段，業主可向法庭申請命令，授權該業主或申請書上指名的任何其他人查閱第1段提述的任何單據、發票、憑單、收據或其他文件。1C.法庭只可在信納以下各項的情況下作出第1B段所指的命令—(a)有關申請是真誠作出的；及(b)所申請的查閱，是為了恰當的目的。2.在每一段連續3個月的期間後的1個月內，或管理委員會選擇的較短期間後的1個月內，司庫須就該期間擬備法團的收支概算表，在建築物的顯眼處展示該概算表的副本，並致使該副本保持如此展示至少連續7天。3.如租客代表、業主、已登記承按人或任何由業主或已登記承按人就此而以書面妥為授權的人，以書面要求法團向他提供－(a)根據第27條擬備的財務報表及(如適用的話)會計師報告；或(b)根據第2段擬備的法團的收支概算表，則司庫在收取管理委員會所釐定的合理的複印費後，須將副本提供給該人。4.如主管當局或獲授權人員要求，則司庫須將第3段所提述的副本提供給主管當局或獲授權人員，而不收取任何費用。廉潔有效財務管理指南31附錄二《防止賄賂條例》(第201章)摘錄第9條：代理人的貪污交易(1)任何代理人無合法權限或合理辯解，索取或接受任何利益，作為他作出以下行為的誘因或報酬，或由於他作出以下行為而索取或接受任何利益，即屬犯罪—(a)作出或不作出，或曾經作出或不作出任何與其主事人的事務或業務有關的作為；或(b)在與其主事人的事務或業務有關的事上對任何人予以或不予，或曾經予以或不予優待或虧待。(2)任何人無合法權限或合理辯解，向任何代理人提供任何利益，作為該代理人作出以下行為的誘因或報酬，或由於該代理人作出以下行為而向他提供任何利益，即屬犯罪—(a)作出或不作出，或曾經作出或不作出任何與其主事人的事務或業務有關的作為；或(b)在與其主事人的事務或業務有關的事上對任何人予以或不予，或曾經予以或不予優待或虧待。(3)任何代理人意圖欺騙其主事人而使用如下所述的任何收據、帳目或其他文件－(a)對其主事人有利害關係；及(b)在要項上載有虛假、錯誤或欠妥的陳述；及(c)該代理人明知