新手会计必知-会计电算化总论

新手会计必知-会计电算化总论第一章概论本章结构※第一节会计电算化的概念※第二节国内外会计电算化综述※第三节会计软件的开发方法和开发工具※第四节会计电算化信息系统组成与数据处理流程•会计电算化是融会计学、计算机技术和管理信息系统为一体的边缘学科。•1954年美国通用电器公司的工资核算系统开创会计数据处理的新纪元，引起了革命性变革•1981年8月，在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下，由中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用计算机问题讨论会”，在会上首次提出了“会计电算化”的概念。会计电算化的概念第一节•目前，对会计电算化还没有严格的定义，其名称也不统一。•其基本内涵是将计算机技术应用到会计工作中，属于管理信息系统的一部分。但绝不仅仅是取代手工，而是实现会计信息处理质的飞跃，会对会计理论和实物产生很大影响。•信息系统理论、计算机技术以及会计理论和方法是会计电算化的理论基础和支柱。会计电算化的概念第一节数据：数据是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，是对客观事物属性的描述。它即可以是定量描述客观事物的数字，也可以是定性描述客观事物的字母、文字或其他符号。会计数据：会计数据则是用以描述会计事项，反映会计业务发生和完成情况，作为会计加工处理对象的数据，主要包括生产经营过程中产生的引起会计要素增减变动的原始数据，进入会计信息系统中的各种原始凭证则是会计数据的载体。一、会计数据•信息：信息是经过加工、处理的数据，是对数据的综合和解释，是数据加工的“产品”。•会计信息：是经过记录、计算、分类、汇总的会计数据。按一定的规则收集原始凭证，经处理而形成的各种账簿和报表则是会计信息。•会计数据和会计信息并无严格界限，在会计处理过程中，经过加工处理的会计信息，往往又成为后续处理的数据，会计数据和信息的这种交替过程，存在于会计处理的各个环节之中。如在制证环节，原始凭证是会计数据，加工后的记账凭证则是会计信息；然而，在记账环节，记账凭证又是会计数据，总账和明细账是会计信息；同样，在报表和计划编制环节，总账和明细账又成为会计报表和财务计划等综合会计信息的会计数据。二、会计信息•1、数据来源广，信息处理量大•2、数据关系复杂•3、综合性强•4、规范性要求严格•5、准确性要求高•6、可追溯性及可验证性强•7、周期性重复，及时性要求高•8、会计信息层次多三、会计信息处理的特点所谓系统是由相互作用、相互联系的若干组成部分构成的，具有特定目标的统一体或有机整体。作为一个系统，必须满足以下条件：1、由两个或两个以上的组成部分构成；2、各要素之间是相互联系、相互作用的；3、各要素之间的联系和作用能产生整体功能。四、系统的概念•1、整体性：系统是诸要素的有机组合，而不是简单相加。系统具有其整体属性、整体功能和整体运行规律。这种整体性是系统各要素之间相互联系、相互作用、协同动作的结果。•2、相关性：系统各要素之间、各子系统之间、系统与环境之间都是相互联系、相互作用、相互依存、相互制约的。系统中每个要素和子系统都依赖于其他要素和子系统而存在，整个系统则依赖于环境而存在。•3、层次性：系统可逐级分解细化，形成多级子系统。层次越低所完成的功能越具体，结构越简单；层次越高所完成的功能越多种多样，结构越复杂。•4、动态性：系统均有其生命周期，有一个从孕育、形成、完善、成熟到改进或消亡的过程。•5、目的性：任何系统都是为达到一定的目标而建立的。系统的目标是确定系统功能结构的依据。•6、环境适应性：任何系统都存在于特定的环境之中，为适应不断变化的外部环境，必须不断地调整和改进系统的目标和功能系统的特征•信息系统是指以信息为处理对象的系统，其主要任务是进行信息的收集、传输、存贮、加工，并在必要时向用户提供信息。•每个信息系统都有自己的目标，它决定了该系统将接受什么数据，如何加工以便将这些数据转化为信息。信息系统主要有管理信息系统(MIS)，决策支持系统(DSS)等。五、信息系统信息•会计信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、存贮、传输和加工会计数据，输出会计信息的信息系统。•会计的各项活动都与数据和信息有关。•会计信息系统基本目标是核算和反映会计主体经济活动的全部过程。它所定量描述的资金运动过程，与生产经营活动有明显的同步性和一致性。所以会计信息系统的首要目标是正确、及时、完整、全面地记录和反映会计主体经济活动的客观情况，如各种资产的增减变动情况，负债的取得和清偿情况，营业收入和成本费用的发生，利润的形成和分配情况等。•充分利用这些会计信息进行分析和预测，为各级管理人员和投资者、债权人等提供决策支持。六、会计信息系统以计算机为主要信息处理手段的会计信息系统，通常称为电算化会计信息系统。它是一个人机系统，由会计人员、计算机硬件、计算机软件以及系统运行规范等要素组成。•１、会计人员。会计人员是电算化会计信息系统的主体。包括从事会计业务处理的会计人员和从事系统开发、组织和维护的系统设计人员和系统管理员等。•2、计算机硬件。指进行会计数据输入、处理、存贮、传输和输出的各种电子设备。•3、计算机软件。计算机软件包括系统软件和会计软件。系统软件包括操作系统、数据库管理系统等；会计软件是专门用于会计数据处理的应用软件。•4、系统运行规范。指保证电算化会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序。七、电算化会计信息系统1、共同点•（1）系统目标基本相同。•（2）遵守相同的会计规范及各项政策制度。•（3）遵守相同的会计理论和会计方法。•（4）信息系统的基本功能相同。2、差别•（1）运算工具不同。•（2）信息载体不同。其优点是数据处理迅速、方便；其缺点是删除或被纂改后不留痕迹。•（3）会计信息的表示方法不同。大量的会计信息要加以代码化。八、电算化会计信息系统与手工会计处理系统的异同•（4）信息处理方式不同。手工处理由许多人分工协作共同完成记账、算账、编表，通过证、账、表核对保证数据的正确性。而电算化则由计算机集中完成全部的会计处理。原来的分类、登记、计算转变为输入、审核、处理、查询、打印等计算机操作。这使得会计人员有更多的精力从事对财务活动的分析和控制。•（5）内部控制制度和控制方法不同。手工方式最主要的措施是通过人员之间的职责分离实现相互牵制，完成各种检查，核对和审核。在电算化系统中，某些职责分离，相互牵制的控制措施失去效用，加之磁介质数据能被不留痕迹地进行修改和删除。为系统的安全可靠，必须结合电算化系统的特点，建立更为严格的内部控制制度。八、电算化会计信息系统与手工会计处理系统的异同•（6）信息输出的内容和方式不同。电算化系统所能提供的会计信息无论在数量上还是在质量上都远远优于手工。•（7）会计档案的保管形式不同。•（8）系统运行环境要求不同。结论:计算机的应用对传统的会计方法、会计理论都将发生巨大的影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。会计电算化促进着会计工作的规范化、标准化、通用化和现代化。八、电算化会计信息系统与手工会计处理系统的异同一、美国会计电算化的特点：•1.专用会计软件和通用会计软件同时并存，相互补充。大型企业和特殊行业一般都用专用会计软件；而中、小型企业一般用通用会计软件。•2.会计软件市场竞争激烈。•3.会计软件的开放性不断增强。•4.各种会计软件的功能日趋接近。•5.会计软件规范引起重视。•6.以通用电子表格软件作为会计软件使用。国内外会计电算化综述第二节•日本的会计电算化起步较早，发展也较快。主要有如下特点：•1、日本的会计专用计算机。专门用于会计数据处理的计算机系统。简单的专用机就是在一般微机的基础上，将专用的操作系统和会计软件固化在机器内而成；较复杂的专用机则是在主机的基础上配置专用的键盘、大型显示器、账票打印机及专用会计软件而成。•2、日本的专用会计软件。日本的大公司技术力量雄厚，计算机设备先进，有足够的开发会计软件的能力，致使日本各大公司通常都自己开发本公司的会计软件，其特点是：（1）系统性强、网络化程度高。（2）数据输入方法先进。•3、日本的会计软件规范性较强。二、日本会计电算化的特点国外的会计软件大都经历了十几年甚至几十年的发展。软件在研制思想上注重审计线索和高度集成性等方面都表现得很完善。•1．国外会计软件重视软件的内部控制功能•2．国外会计软件适应现代审计的需求•3．国外会计软件集成化程度高三、国外会计软件的特点我国会计电算化起步于七十年代，可分为三个阶段：1、试验探索阶段（1983年以前）•（1）处理内容量大，简单重复的单项会计业务；•（2）以手工处理为主，计算机处理为辅；•（3）仅限于极少数企业单位；•（4）会计人员参与系统开发少，操作使用计算机的能力很差，复合型人才奇缺；•（5）从软硬件平台看，硬件设备是中小型计算机；而软件方面，没有中文操作系统，程序设计语言以COBOL等为主。2、自发无序发展阶段（1983-1987年）•（1）从处理内容看，从单项核算扩展到大部分会计核算业务并逐渐形成较完善的电算化会计信息系统，在系统内实现数据共享；•（2）应用企业迅速增加；•（3）复合型人才大量出现，部分高校和研究机构开始招收会计电算化方向的研究生；•（4）从软硬件平台看，硬件设备以微机为主，软件方面使用了汉字操作系统，程序设计语言以数据库语言DBASEⅡ、Ⅲ为主；•（5）软件的研制以应用单位开发为主，各级行业主管部门积极组织研制适合本行业特点的通用会计软件。四、我国会计电算化的发展历程及现状存在的主要问题•各单位自行组织开发，低水平重复开发现象严重。•定点开发的专用软件多，通用性强、适用范围广的会计软件少。•盲目购置设备，重视硬件投资，忽视软件开发投资，设备利用率低下。四、我国会计电算化的发展历程及现状3、有序发展阶段（1988年至今）•1989年，财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定》，1990年，财政部又颁布了《关于会计核算软件评审的补充规定》。这一阶段会计电算化工作的突出特点是：•（1）多用户系统、网络系统；•（2）由会计核算电算化向财务管理电算化发展；•（3）出现商品化、通用化会计软件；•（4）涌现出专门从事会计软件开发、研制、推广、销售的软件公司；•（5）支撑环境不断提高，新型数据库Oracle、SQLServer、Sybase、FoxPro等，也被越来越多的单位所采用。•（6）会计电算化工作引起各级主管部门的广泛重视。四、我国会计电算化的发展历程及现状我国会计电算化工作尽管发展很快，但仍存在不少问题，主要表现在：（1）会计电算化还没有完全普及，还有部分企业仍停留在手工操作水平上；•（2）会计软件处理的内容仍以核算为主，财务分析、财务管理、财务预测、决策的软件较少，且质量不高，实用性较差，会计电算化深度还很有限，计算机主要限于代替手工记账、算账，将计算机用于辅助财会人员进行管理和决策，对会计信息进行深层次的分析利用不多；•（3）人才仍然缺乏。•（4）发展尚不平衡，大型企业与中小型企业、沿海企业与内地企业、中央企业与地方企业、金融企业、工业企业与其他行业之间，在应用水平、深度和广度上都存在十分明显的差距。四、我国会计电算化的发展历程及现状1、会计软件由核算型向管理型发展•1996年4月，中国会计学会召开会计电算化研讨会，首次提出会计软件应当由“核算型”向“管理型”发展，即由会计信息系统向财务决策支持系统方向发展。从某种意义上讲，管理就是决策，决策贯穿于整个管理过程。2、会计软件由封闭型向开放式网络型发展•随着网络技术的发展，以及会计软件不断发展，会计软件逐渐演变为网络财务软件。网络财务软件是以全面会计核算和企业级财务管理为基础。五、我国会计电算化的未来发展目前，计算机网络正在改变着企业的业务形态和运营方式，也必然会影响和改变财务管理模式以及财会工作方式。网络财务软件包括电算化会计信息系统和财务决策支持系统两部分，其主要功能如下:•（1）网络核算：网络财务软件的核心动力是网络核算，推动了财务管理从桌面走向网络；•（2）协同业务：网上采购、网上销售、网上服务等工作；•（3）远程处理