第09章 会计账簿

第九章会计账簿第一节会计账簿的意义与种类一、账簿的含义账簿是指以会计凭证为依据，序时、连续、系统、全面地记录和反映企业、机关、事业等单位经济活动全部过程的簿藉。其账页一旦标明会计科目，这个账页就成为用来记录该科目所核算内容的账户。二、账簿的作用(一)对凭证资料的系统总结(二)考核企业经营状况的重要依据(三)会计报表的主要来源三、账簿的种类(一)按账簿的用途分类（1）序时账簿序时账簿，也称日记账、流水账，是按经济业务完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。日记账又分为普通日记账和特种日记账。1、普通日记账将企业每天所发生的经济业务，不论其性质如何，按其先后顺序，编成会计分录记入账簿。2、特种日记账是按经济业务的性质单独设置的账簿。如库存现金日记账、银行存款日记账。特种日记账的设置根据业务特点和管理需要而定，特别是发生频繁、需严格控制的项目。（2）分类账簿分类账簿，是对全部经济业务按总分类账和明细分类账进行分类登记的账簿。1、总账2、明细账（3）备查账簿备查账簿，又称辅助账簿、补充登记簿，是对某些日记账和分类账等主要账簿中未能记载的会计事项或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。备查账簿的设置应视实际情况而定，并非一定要设，而且没有固定格式。如记录租入厂房、委托加工、应付票据备查簿、应收票据备查簿。备查账簿不是根据会计凭证登记的，它更注重使用文字来记录各项内容。(二)按账簿的外表形式分类（1）订本账订本账，是把具有一定格式的账页编号并订成固定本册的账簿。一本订本同一时间只能由一人记账，不便于会计人员分工协作记账，也不便于计算机打印记账，但特种日记账，如库存现金日记账、银行存款日记账、总账必须采用订本账。（2）活页账活页账，是把零散的账页装在账夹内，可以随时增添账页的账簿。活页账可以同一时间由若干会计人员分工记账，也便于计算机打印记账。一般明细账采用活页账。（3）卡片账卡片账，是将硬卡片作为账页，存放在卡片箱内保管的账簿。为了因经常抽取造成破损而采用硬卡片形式，可以跨年度使用。如固定资产明细账。第二节账簿的设置与登记一、账簿的设置要求与基本内容（一）账簿的设置要求每一个会计主体需要设哪些账户应由实际情况而定。但必须设日记账、总账、明细账。（二）账簿的基本内容（1）封面：账簿名称、记账单位名称（2）扉页：启用截止日期、页数册次、经管人员一览表和签章、会计主管签章，账户目录等（3）账页：账户名称（一级、二级或明细科目）、记账日期、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分户页次等二、日记账的格式与登记（一）普通日记账的格式与登记一般为两栏式日记账（或分录簿），即只设借方和贷方两个金额栏。每天还应根据记账中应借和应贷的账户名称和金额登记总账。普通日记账单位：元200×年凭证号数摘要对应账户金额过账月日借方贷方（一）特种日记账的格式与登记1、库存现金日记账由出纳人员根据现金收、付款凭证，银行存款付款凭证。每日终了应分别计算出库存现金收入和支出合计数并结出账面余额。日余额＝上日余额＋本日收入额－本日支出额结出日余额后，还应将账面余额与库存现金实有数相核对，检查每日库存现金收、支、存情况，做到日结日清。库存现金日记账可用三栏式（收付余或借贷余），也可用多栏式（即在收入和支出进一步设对方科目，亦即在收入栏内设应贷科目（借方为库存现金），在支出栏内设应借科目（贷方为库存现金））。库存现金日记账（三栏式）单位：元200×年凭证号数摘要对方账户收入付出结余月日库存现金日记账（多栏式）单位：元200×年凭证号数摘要收入(借方为库存现金)付出(贷方为库存现金)结余月日应贷科目1应贷科目2应借科目1应借科目22、银行存款日记账由出纳人员根据银行存款收、付款凭证，现金付款凭证。每日终了应分别计算出银行存款收入、支出合计数、余额，并定期与银行对账单对账。可用三栏式，也右用多栏式。同上。三、分类账簿的格式与登记（一）总账采用三栏式（借贷余）。总账可以按记账凭证逐笔登记，也可以将记账凭证汇总（汇总记账凭证、科目汇总表）进行登记,还可以根据多栏式日记账在月末进行汇总登记（见会计核算组织程序）。总之，其登记方法主要取决于所采用的会计核算组织程序。原材料总账单位：元200×年凭证摘要借方贷方借或贷余额月日种类号数51月初余额借12000016购入20000借14000010领用5000借135000……31本月发生额400004400031月末余额借116000（二）明细账明细账的格式是根据它所反映的经济业务的特点，以及实物管理的不同要求来设计的，明细账应根据原始凭证或汇总原始凭证登记，也可以根据记账凭证登记。其主要格式有三栏式、数量金额式、多栏式。1、三栏式明细账三栏式明细账，主要适用于只反映金额的经济业务，只提供价值指标。如应收账款、应付账款、其他应收款、应交税费、预付账款、应付利息等。其他应收款明细账单位：元200×年凭证摘要借方贷方借或贷余额月日种类号数51月初余额（上月结转）借4006报销差旅费350借5010报销差旅费50平031本月发生额及月末余额（本月合计）400平02、数量金额式明细账数量金额式明细账是在收入、支出、结存三栏内加设数量、单价等栏目，分别登记实物的数量和金额。所以，它适用于既需要反映金额，又需要反映数量的经济业务。如原材料、库存商品、自制半成品等科目的明细核算。原材料明细账二级科目：原材料及主要材料计量单位：元/千克材料名称：G材料最高储备：材料规格：量低储备：200×年摘要收入发出结存月日数量单价金额数量单价金额数量单价金额51月初余额500210006车间费用1002200400280010购入10002200014002280012车间领用5002100090021800……531本月发生额及月末余额400028000360027200900218003、多栏式明细账多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的要求，在某一总分类账项下，对属于同一级科目或二级科目设置若干栏目，用以在同一张账页上集中反映各有关明细项目的详细资料。分为借方多栏式、贷方多栏式、借贷方多栏式。只提供价值指标。主要适用于费用、成本、收入和利润等科目的明细核算。减少（结转）数用红字登记。生产成本明细账200×年凭证摘要成本项目月日种类号数直接材料直接人工制造费用合计61月初余额600034001600110001本月领用材料130001300030生产工人薪酬7400740030本月电费1250125030本月制造费用245024503030本月发生额14250740024502410030结转完工产品成本202501080040503510030月末余额0000账簿的使用过程包括：启用、登记、错账查找与更正、结账、对账、更换、保管第三节账簿的启用与错账更正一、账簿的启用与登记（一）账簿的启用新的会计年度开始，每个会计主体都应启用新的会计账簿。在启用新的账簿的时，应在账簿的有关位置记录以下信息：（1）设置账簿的封面和封底。除订本账不另设封面以外，各种活页账都应另设封面和封底，并登记单位名称、账簿名称、所属会计分录。（2）填写账簿启用及经管人员一览表。在启用新会计账簿时，应首先在扉页上印制的“账簿启用及交接表”中的启用说明：单位名称、账簿名称、账簿编号、起止日期、单位负债人、主管会计、审核人员、记账人员等，并加盖单位公章。在会计人员发生变更时，应办理交接手续并填写“账簿启用及交接表”中的交接说明。（3）填写账簿目录。总账应按照会计科目的编号顺序填写科目名称及启用页号。在启用活页式明细账时，应按照所属会计科目填写会计科目名称和页码，在年度结账后，撤去空白账页，填写使用页码。（4）粘贴印花税票。印花税票应粘贴在账簿的右上角，并且划线注销。在使用缴款书缴纳印花税时，应在右上角注明“印花税已缴”及缴款金额。（印花税票+划线注销或缴款书“印花税已缴”+缴款金额）（二）账簿的登记（1）账簿必须根据审核无误的会计凭证连续、系统地登记，不能错记、漏记和重记，并将会计凭证的序列号记入账簿，在记账时必须使用会计科目、子目、细目的全称，不得简化。（2）登记账簿时必须使用钢笔，用蓝黑或黑墨水登记，不能使用圆珠笔或铅笔，红墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用，以防篡改。（3）各种账簿必须按事先编定的页码登记，不能隔页、跳行，如果不慎发生类似情况，应在空页或空行处用红墨水划对角线的叉线，并注明此页或此行空白，而且要加盖印鉴，不得任意撕毁或抽或账页。（4）登记时或登记后如果发生差错，应根据错误的具体情况，按照更正错账的方法进行更正，不得括擦、挖补、涂改和用褪色药水更改字迹，应保持账簿和字迹清晰、整洁。（5）摘要栏的文字要简明扼要，并采用标准的简化字；金额栏的数字应采用阿拉拍数字，并且对齐位数，注意“0”不能省略或连写；数字和文字一般应书写在行距下方的1/2处，给更正错误留有余地，“9”“7”要穿行。（6）没有余额在“借或贷”栏写“平”，在余额栏在个位或角分位写“0”（7）每登满一页账页，应该在该页的最后一行加总本页发生额和余额，在摘要栏中注明“过次页”，并在下一页首行记入上页的发生额和余额，在摘要栏内注明“承前页”，以便对账和结账。（8）标明余额方向（9）做好记账标记二、错账的更正（一）错账查找方法查找错账的方法主要有两种：个别检查法和全面检查法1、个别检查法个别检查法是指针对错账的数字进行检查的方法。这种方法适用于检查方向记反、数字错位、数字颠倒等造成的记账错误。个别检查法又可分为差数法、倍数法和除9法：差数法，就是记账人员首先确定错账的差数，再根据错误去寻找错误的方法。这种方法对于发现漏记账目比较有效。倍除法（除2法），首先算出借方和贷方的差额，再根据差额的一半来寻找错误的方法。适用于会计账簿因计错借贷方而造成的方向错误。除9法，是先算出借方和贷方的差额，再除以9来查找错误的方法，适用于数字错位和数字颠倒。2、全面检查法全面检查法是对一定时期账目进行全面核对的检查方法。全面检查法又可分为顺差法和逆差法：顺差法，是按记账的顺序，从头到尾依次检查原始凭证——记账凭证——总账——明细账——会计科目余额表逆差法，是与记账顺序相反，也就是首先检查科目余额表中的数字是否正确，其次检查各账户的计算是否正确，再次核对各账簿与记账凭证是否相符，最后检查记账凭证与原始凭证是否相符。会计科目余额表——明细账——总账——记账凭证——原始凭证（二）错账更正方法对于记账凭证本身的错误（还没有登记账簿或账簿记录没有错误），不需要作具体更正，只需要将错误凭证撕掉然后再编一个正确的凭证即可；如果记账凭证没有错误但账簿记录有错误或记账凭证和账簿同时错误，则需要采用专门的方法进行更正。1、划线更正法划线更正法，就是将错误数字或文字全部划一条红线予以注销，并使原来字迹仍然清晰可见，然后在红线上方空白处，做出正确的记录，并由记账人员在更正处盖章。划线更正法适有于结账前或结账时发现账簿记录中文字或金额有错误，而记账凭让没有错误，即纯属文字或数字过账时的笔误及账簿数字计算错误等情况。2、红字更正法红字更正法（也叫赤字冲账法、红笔订正法），适用于以下两种错误的更正：（1）记账后发现记账凭证的科目或方向有误，但金额正确：应先用红字填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏中注明“更正××凭证的错误”，并据以红字金额登记入账，冲销原有错账记录，然后，再填制一张正确的记账凭证（在摘要栏中注明“更正××凭证的错误”），并据以用蓝字或黑字登记入账。适用于由于记账凭证出错导致。（2）记账后发现记账凭证的金额有误，但科目或方向正确，且所记金额大于应记的正确金额：将多记的金额用红字填制一张与原错误中科目、借贷方相同的记账凭证，其金额是错误金额与正确金额两者的差额，并登记入账，冲销多记的。【例】若借方漏记400000。则借方合计295000；贷方合计695000，双方差额为400000，即可根据400000这个数字去分录查找错账。【例】若借方80000记入贷方。则借方合计615000；贷方合计775000。双方差额为16000