关于基层工会档案管理的论文

关于基层工会档案管理的论文基层工会档案是各级机关、企事业单位档案的一个重要组成部分。基层工会档案工作是对工会组织发展历史轨迹的体现，也是对工会组织自身形象和价值观追求的重要反映，对进一步促进工会工作的发展具有十分重要的借鉴和参考价值。当前，随着经济的发展和新科学技术的不断应用，我国社会的现代化水平不断提高，基层工会中的传统档案管理方法已不能满足工作的实际需要，因此，工会档案管理工作必须实现现代化、以适应工会事业和信息化社会的发展。基层工会档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化问题，涉及档案干部队伍素质的现代化以及档案工作的标准化等诸多问题。可以说，基层工会档案管理的现代化关系到整个工会档案工作的方方面面，其基本内容包括以下几方面：（一）基层工会档案工作管理技术手段的现代化档案管理工作的实质是文献信息的处理开发工作。要建立一个现代化的基层工会档案文献信息处理系统，关键要解决档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索与利用服务等的现代化，所以电子计算机技术、缩微复制及其他声像技术的运用尤为重要。1、电子计算机技术的运用。电子计算机技术的运用对整个社会产生了巨大影响。档案工作运用电子计算机技术可以说是一次重大的技术革命。计算机技术在基层工会档案管理工作中具有十分广泛的用途，其前景十分诱人。2、缩微复制技术的运用。在档案工作中运用缩微复制技术主要是解决档案实体的保管和贮存问题。随着缩微技术的发展，其存贮密度越来越大，而且规格统一，记录档案原文准确，检索方便，且价格比较便宜。3、激光光盘技术的`运用。激光光盘系统是比缩微复制技术更加先进的现代化存贮手段，比计算机磁盘的存贮量也大得多。每张5英寸光盘可存贮2万页a4纸文件。通过激光束读、写的档案信息，存贮在光盘中，不仅便于保存，而且可以与计算机联网，实现高速检索。4、静电复印技术的运用。静电复印技术是电摄影方法的一种。将光敏半导体附着在适当的基体上制成感光版，经过充电曝光，在感光版表面形成电荷潜影，再经过显影定影取得复印副本。其特点是操作简便，应用范围广，图像耐久性强，在基层工会档案工作中的运用相当普遍。5、声像技术的运用。录音、录像、摄影等技术，在基层工会档案工作现代化进程中也占有一定的地位，具有独特的作用。（二）基层工会档案工作组织管理现代化档案工作从本质上看是一项管理工作，不仅要管理档案，也要管理档案机构。档案管理人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理，才能达到档案工作的目标。1、加强管理思想的现代化。档案管理人员，尤其是组织领导者应根据社会发展和基层工会档案工作的实践，从指导思想上认识档案管理现代化的重要意义，抛弃传统管理中不科学、不合理的因素，代之以科学的组织管理思想。2、注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果，改变单纯以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。3、强化组织机制，提高组织管理效率。应根据基层工会档案工作实际，按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程等进行有效管理，通过必要的措施和手段保证组织机构的效率，充分发挥档案的社会效益和经济效益。（三）基层工会档案干部队伍的知识化在基层工会档案工作现代化进程中，现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用。就目前的状况来看，在基层档案工作技术装备上实现全面的现代化仍是比较困难的，而且即使装备现代化了，以目前工会档案干部队伍的知识素质也不能充分发挥其作用。国内一些档案部门的现代化装备没有充分发挥作用，甚至被闲置起来，其关键是人员素质问题。所以，建设一支具有较高知识素质的档案干部队伍是基层档案工作现代化的根本保证，否则，现代化将无从谈起。（一）档案管理现代化意识淡薄档案管理现代的首要内容是管理思想的现代化。由于工会的工作性质，很多领导认为工会的工作就是慰问、发放福利以及举办文体活动，和单位的发展以及效益的提升没有太大关系，所以对工会档案管理工作没有充足的认识，在工作中经常会出现资料收集不全以及保管不善的问题使得一些现有工会资料没有实现其真正的利用价值。多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上，由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题缺乏深入研究和具体解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。（二）档案管理人员业务素质亟待提高档案管理现代化的主要内容和核心就是计算机技术的应用。这就要求基层档案工作人员不仅具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。但是，当前，很多基层工会干部变动频繁，加上大部分档案管理人员身兼数职，不能将全部精力投入到档案工作。一些工会组织的档案管理人员没有经过专业知识培训，基本业务水平和能力低，很多时候只是在档案管理工作中应付；有的甚至没有配备专职负责档案管理的干部，致使工会工作的信息资料白白流失。上述这些将成为制约基层工会档案管理现代化的瓶颈问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才是当前工会档案管理工作的当务之急。（三）档案管理工作不规范这主要表现在：第一，档案管理相关制度不完善，没有对资料进行妥善保管。很多基层工会对档案的收集、归档、保管以及借阅等方面建立完善的制度，档案管理人员缺少相应的责任心，资料收集不健全，没有及时进行整理，有些工会组织档案保管条件比较差，时间久了档案资料就找不到了，资料丢弃现象十分严重。第二，执行制度不严格，组卷混乱现象严重。有些档案管理人员并没有按照相关要求对文件进行归纳，大部分案卷缺少卷内目录，组卷混乱现象比较严重，没有进行简单的分类，甚至把各种资料混在了一起。上述现象不仅影响了工会组织的形象，也制约了工会档案管理现代化的发展。（四）档案管理基础设施薄弱由于经济条件的限制，部分工会档案部门不能在档案管理现代化方面投入足够的资金，使得在档案管理软硬件配备和基础设施上，大多采取因陋就简、因地制宜的原则。很多工会因为办公条以及经费的限制，没有建立专门的档案室，而是和工会办公室在一起，办公、阅档、保管为一室。这样不仅不能正常办公，还会对档案管理造成影响。（一）更新观念，增强档案管理现代化意识在实现基层工会档案管理现代化的进程中，首先要提高领导干部的现代化认识，他们掌握着地区或单位档案工作现代化的命运和前途。其次基层工会档案管理人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代同步的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤、积极而稳妥地开展基层工会档案现代化建设。（二）加强基层工会档案人员的培养，提高业务能力要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好基层工会档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人力资源开发推动工会档案管理现代化进程。首先要提高工会档案人员的基础素质，树立标准意识。其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高工会档案管理人员的业务素质，以满足基层工会档案管理现代化发展的需要。（三）加强工会档案管理制度建设，实现档案管理的制度化、规范化与科学化工会档案管理制度是工会档案管理现代化的制度保证。第一，建立健全工会档案管理相关规章制度，主要包括：制定归档范围、归档时间、归档实施等办法；制定档案资料保管期限和借阅等方面的规章制度；制定各级工会档案资料收集、管理细则和呈报要求；制定工会档案管理人员岗位职责；制定档案管理人员基本素质能力要求等。第二，对工会档案工作的相关程序进行严格管理，，确保档案收集、汇总和归档工作的顺利开展，同时还要定期对这一工作做好检查、指导和督促，一旦发现问题就要及时解决，是制度真正成为工会档案管理现代化建设的制度保证。第三，建立工会档案管理工作的相关考核机制，实行动态管理，推动工会档案管理工作实现制度化、规范化与科学化。（四）加快软硬件设施建设，实现技术和装备的现代化这是实现基层工会档案管理现代化的物质基础和保障。要加强工会档案管理的现代化建设，首先就要加强软硬件建设，尤其是基础设施建设，加大资金投入的力度，及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录仪、互联网设备等现代化办公设备，提高计算机、网络技术的应用程度，充分发挥现代科技、缩微技术在工会档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。其次，要建设和完善局域网，特别是单位内网，使各项工作都实现网络化，这将大大加快工会档案管理的规范化和信息化，实现档案资源、服务对象与需求的扩大化。总之，基层工会档案管理现代化是一项复杂的系统工程，对工会工作的开展有着极为重要的作用，需要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使工会档案管理工作形成一个科学、规范、合理的现代化管理体系，真正实现工会档案管理的智能化、自动化，提高工会档案管理的整体水平，推动工会档案工作的持续发展，使之更好地为经济社会建设服务。参考文献：[1]王云庆、现代档案管理学[m]、青岛：青岛出版社，2013、54—59[2]曹麦宁、浅谈高校工会档案管理的现代化和信息化[j]、杨凌职业技术学院学报、2010，9（2）[3]叶冬花、浅谈基层工会档案管理的现代化和信息化[j]、低碳世界、2014（9）[4]王莉、浅谈档案管理现代化[j]、图书与档案、2014（11）