物资分公司财务工作指南

1物资分公司财务工作指南第一部分规章制度物资分公司财务工作应在遵守国家法律法规的前提下，贯彻执行集团公司、华电国际和物资公司的相关规章制度，并参照所在电厂正在执行的制度制定本单位的管理制度。主要包括资金管理办法、费用报销管理办法、资产管理办法、预算管理办法、会计档案管理办法、银行票据和财务印鉴管理办法等。第二部分会计核算物资分公司的会计业务主要包括现金和银行存款的收付业务、应收账款和销售业务、其他应收款业务、存货业务、应付账款和采购业务、其他应付款业务、税金的计提和缴纳、内部往来业务、上级拨入资金核算、费用报销业务等一.应收账款和销售业务主要包括物资分公司向电厂或其他单位销售商品、向电厂收取物资代保管费等。分公司财务应根据业务人员提供的出库单据开具发票。手工处理销售业务，一般包括确认销售收入、销售成本和应收账2款。财务人员应根据业务提供的出库（领料）单据向电厂开具增值税发票，同时结转销售成本。主要会计处理包括：确认销售收入，借：应收账款，贷：主营业务收入-商品销售，贷：应交税金-应交增值税-销项税；确认销售成本，借：主营业务成本-商品销售，贷：库存商品；收回应收账款，借：银行存款，贷：应收账款；结转销售收入，借：主营业务收入，贷：本年利润；结转销售成本，借：本年利润，贷：主营业务成本。1.商品销售业务，使用FAM的单位可以通过FAM与开票系统的接口实现自动开票。根据核算办法的规定，该类业务会计处理如下：借：应收账款贷：主营业务收入-商品销售-***应交税费-应交增值税-销项税使用FAM的单位，应收发票业务可以从库存模块自动导入，会计人员须运行：HDPI_P042_应收接口表数据导入（上线单位创建销售发票）和接口-自动开票程序导入数据。对导入的数据，财务人员应认真与出库单进行核对，确认无误后再通过税控机开票。从应收发票模块打印相关的凭证，将开出发票的存根联作为凭证的附件。2销售成本的确认应用FAM系统，主营业务成本的确认不需要财务人员完成，业务人员办理出库手续后会自动生成相关会计分录：3借：主营业务成本贷：库存商品但是，财务人员应在会计期末结账前运行相关程序，将库存模块数据导入总账系统。3向电厂收取物资代保管费，财务人员应根据收取的金额向电厂开“服务业发票”，项目为仓储服务，使用FAM系统的，应手工在应收发票模块录入发票。该类业务处理要求如下：借：主营业务收入-提供劳务贷：应收账款4应收收款业务当月对电厂销售形成的应收账款应及时办理收款结算。收到电厂的货款，应：借：银行存款贷：应收账款使用FAM处理业务，在应收收款模块，登记收款业务并核销应收发票，其会计分录为：借：银行存款贷：预收账款-未核销借：预收账款-未核销贷：应收账款5收入、成本等会计账款的期末结转见结账部分。注意：物资分公司主要是对电厂提供服务，一般不对外。如有对外销售，应及4时收回应收账款，注意坏账风险。与电厂形成的应收账款，一般要求当月办理结算，应收账款期末不留余额。与电厂结算，一般应取得货币资金，不用汇票办理结算，如确实需要，应落实背书转让方或办理买方付息贴现业务，方可接收。对电厂销售，一般应在当月的25日左右停止出库领料，以确保不出现应收账款期末余额或形成未开票销售。月末结帐前，应与电厂核对应收账款余额和当年结算现金流。应注意学习《华电国际电力股份有限公司资产管理办法》第20条的相关规定。二.应付账款和采购业务分公司根据电厂需求计划办理采购业务，一部分由分公司自己寻找供应商完成，一部分由物资公司总部配送。传统手工记账模式中，业务人员在货物验收入库后将采购手续、入库手续交分公司财务办理记账。财务人员根据相关资料进行会计核算，借：库存商品贷：应付账款（或直接付款“银行存款”）。1使用FAM处理采购业务，主要涉及采购模块、库存模块和应付模块。具体业务环节包括接收、入库，发票录入和付款等。业务人员通过采购模块办理接收手续，通过库存模块办理入库手续。通过采购模块，业务人员接收材料，会计分录为：借：在途材料，贷：应计负债；通过库存模块，将接收的材料办理入库手续，会计分录为：借：库存商品，贷：在途材料。财务人员应定期将采购、库存模块的会计信息导入总账模块，一般可以在月末结帐前导入。2业务人员应办理结算审签单、入库单等单证及供应商发票一起5交财务。财务人员应审核发票、结算单、入库单后在应付发票模块录入发票，录入发票后会计凭证将自动生成。借：应计负债贷：应付账款应交税金—应交增值税-进项税-17%（等）注意，取得的发票可能是17%的进项税，也有可能是13%，或者是小规模纳税人的3%。但是财务人员应尽量要求业务人员取得17%的发票，不要小规模纳税人发票。否则，按3%购进，然后按17%销售会产生不必要的损失。通常情况下，我们取得的发票金额可能与结算单不一致，不一致的情况包括材料金额不一致或进项税额不一致。进项税额不一致的，我们应对税额在分配时调整一致。材料金额不一致的，应将差额借记或贷记“主营业务成本”（注意输入内往段值）。存货计价按照先进先出法。存货采购计划的编制、平衡、调节及变动，采购定货合同的签订，市场采购及委托加工等执行公司有关物资、燃料、合同等专业管理的规定。存货的验收依据：采购计划、合同、发货凭证、装箱单及出厂的技术资料等；根据《华电国际电力股份有限公司资产管理办法》第21条的相关规定；结算时应注意“财务部门根据物资部门签发的验收单、发票、运单等原始凭证，按照公司《会计核算办法》的规定付款结算”对采购合同金额较大的货物，要按合同金额的一定比例留取质保金，待全部验收合格后进行清算。所属单位应每个月底由存货管理部门组织抽查盘点，抽查品种不少于30%。每年6月底和年终由存货管理部门、财务部门和审计部门共同对库存进行盘点清查，并就清查的盘亏、盘盈分不同情况予以处理。三、货币资金业务1.现金业务现金业务主要包括提取现金、支付现金和缴存现金业务。提取现金，出纳人员应填写现金支票向银行提取现金，FAM账6务处理通过总账录入日记账，借：现金贷：银行存款。支付现金应按照相关规定处理，不得违规使用现金。物资分公司使用现金的业务主要是职工借备用金和支付职工报销费用。会计处理在“备用金和预付款业务”、费用报销业务中介绍。收取的现金应缴存银行，业务处理可在缴存银行取得回单后，在FAM总账模块录入日记账，借：银行存款，贷：现金。2.银行存款业务银行存款业务主要包括完成销售向电厂收取货款、向供货商支付货款、缴纳税款、支付报销费用，银行存款计息等。向电厂销售商品收取货款，一般应通过银行结算货款，收取支票、办理电汇等。请注意，除非有明确的供应商接收，一般不得收取“银行承兑汇票”。会计分录为：借：银行存款，贷，应收账款。FAM处理收取货款应通过应收收款模块。向供应商支付货款，使用FAM应通过应付付款模块处理。会计分录为：借：应付账款，贷：银行存款。缴纳税款，可根据完税凭证通过FAM总账模块录入日记账分录，借：应交税费--***，贷：银行存款支付报销费用，一般应先将取得的发票录入应付发票模块，再通过应付付款办理支付。银行一般于季度末的21日计息，收到银行计息的回单，账务处理为，借：银行存款，贷：财务费用-利息收入。FAM可以通过总账模块录入日记账。7货币资金业务的主要注意事项应当参考公司资产管理办法第23条和第24条，公司资金管理办法第13条和第14条。主要注意事项包括：库存现金要控制在限额内，多余部分要及时缴存银行；财务主管应定期对库存现金进行稽核；出纳应与相应的记账岗位分开，不得兼任；银行存款应定期对账，未达账项要及时清理，财务主管要认真审核对账单和调节表；支票应和财务印鉴分别存放，不签发空头支票；开设银行账户须经上级批准。四.预付账款的会计核算物资分公司的预付账款主要是围绕采购业务发生的必须预先支付的货款。预付账款应按照公司资产管理办法和资金管理办法的规定办理。可以参考公司资产管理办法第25条和资金管理办法第15条，主要注意事项包括：预付账款必须凭有效的经济合同，坚决杜绝无合同付款；要有严格的批准程序；严格按合同规定支付预付款，如合同没有规定预付款比例，设备预付款不得超过合同金额的30%；材料及其他预付款不得超过合同金额的20%。要定期对挂账的预付账款进行清理，要求业务经办人员适时取得供应商发票或收回预付款，防止呆坏账的发生。经办人要及时办理结算，设备预付款在设备到货后15日内清算，材料及其他预付款在1个月内清算。未按规定清理预付账款的，不得办理下一次预付账款。FAM系统处理预付账款主要包括“预付款发票”录入、“预付款付款”和预付款的核销三个环节。财务人员应根据经批准的“预付账款凭单”和相关合同在应付发票模块录入预付款，其会计分录为：借：预付账款，贷：应付账款-材料款。8录入预付款发票后，通过应付付款模块录入付款，其会计分录为：借：应付账款-材料款，贷：银行存款。取得供应商发票后，应在录入发票的同时，核销预付款。其会计分录为借：应付账款，贷：预付账款。五.其他应收款的核算除备用金外，分公司一般不得发生其他应收款业务。职工因工出差或办理业务经批准可以办理备用金借款。其会计处理与预付账款处理方式相同，录入预付款发票时，借：备用金，贷：其他应付款-应付职工；付款时，借：其他应付款-应付职工，贷：现金（银行存款）；报销时，借：其他应付款-应付职工。贷：备用金。主要注意事项包括：借支备用金，必须经批准借支备用金必须符合现金支出的相关规定必须及时清理、核销备用金，挂账不得超过三个月，年末不得留有余额。六.存货业务存货主要涉及存货的计价，存货采购、存货验收、库存管理、出库销售和存货的报废处置。相关规定可以参阅公司资产管理办法第26条。FAM对存货业务的处理主要涉及采购模块的接收，库存模块的入库、出库（组织间转移），销售退回、退货至供应商，向总账传送日记账等。以上业务，除向总账传送日记账外，不需要财务人员做任何操作。9七.其他应付款业务其他应付款业务包含内容较多，涉及分公司的主要包括，扣取质保金、代扣税项、投标保证金、履约保证金、印花税等。FAM系统中，其他应付款业务应通过应付模块挂账或付款。一种情况是收取的其他应付款项，如收取投标保证金，；一种是提取的其他应付款项，如计提印花税；一种是扣取的其他应付款项，如从供应商发票中扣取的质保金等。收取其他应付款，其会计分录为：借：银行存款，贷：其他应付款-***；提取的其他应付款，其会计分录为：借：销售费用--****，贷：其他应付款-***；扣取的其他应付款，分两步完成，第一步在应付发票模块录入其他应付款发票，会计分录为：借：应收应付中转，贷：其他应付款-***；第二步，对供应商发票虚拟付款，在应付付款模块录入付款，会计分录为：借：应付账款-材料款，贷：应收应付中转。八.应付职工薪酬涉及物资分公司的应付职工薪酬包括工资、福利费、社会保险（基本养老保险、基本医疗保险、补充医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、年金、其他保险）、住房公积金、工会经费、职工教育经费、住房补贴、残疾人就业保障金、劳动保护费等。1工资物资分公司的工资发放参照所在电厂标准，工资奖金等发放表10需要经所在电厂和物资公司本部盖章确认。财务人员应根据经确认的发放表进行会计处理。发放时，借：应付职工薪酬—工资-发放，贷：银行存款等。从职工个人工资中扣交的社保费用（基本养老保险，补充养老保险、基本医疗保险、补充医疗保险、失业保险）、住房公积金、代扣的个人所得税等，应计入相应科目的贷方。如果涉及其他应收款、其他应付款等，应贷记“应收应付中转”，然后在应付发票模块作相关处理。工资中按月发放的住房补贴，应直接借记“销售费用－住房补贴”。月末，应根据应付职工薪酬-工资科目余额计提工资，借：销售费用—工资，贷：应付职工薪酬—工资-计提。２福利费按照新会计准则的要求，福利费在１４％的标准上据实扣除，不再按照工资总额计提。注意，１４％的福利费包含基本医疗保险和补充医疗保险。福利费的其他开支，应执行财政部财企[2009]242号的开支办法，在规定的范围