系统信息系统会计信息系统

1第一部分会计信息系统介绍第一章系统、信息系统和会计信息系统第一节系统及其特点一、什么是系统我们在日常生活中可以接触到很多的系统，如人体的消化系统、建筑物内的供热系统、自然界中的银河系等等，都是系统。这些或是人造或是自然形成的系统的外在表现有着非常大的差异，但也有其共性。正是基于对这些表现各不相同的系统的共性的总结，人们形成了有关系统的知识。什么是系统呢？对这个概念的描述一般是这样的：“为了完成一个或一些特定的目标，两个或两个以上的相互关联的元素或部分组织起来，这就形成了系统。”二、系统的特点从上面有关系统的描述性定义中，可以知道系统具有这样的一些特点：（一）各个元素或部分组织在一起是为了完成一个或一些特定的目标的，这是系统之所以存在的目的。（二）各个元素或部分是相互关联的。没有关系的元素或部分是不构成一个系统的。（三）系统是由两个或两个以上的元素或部分组成的。只有一个元素或部分的，不成为一个系统。（四）系统的划分是相对的。可以将一个系统放在一个更大的范围来看，则它变成这个更大的系统的一个元素或部分；也可以着眼于一个系统内部的元素或部分，则这个元素或部分可能也符合系统的概念。所以，同一个系统，可以说其是一个系统，也可以说是一个子系统。三、系统的分类对系统的分类可以有多个角度。这里给出了几种。（一）按照系统和外界环境的关系分类按照系统和外界环境的关系，可以将系统分为封闭式系统（ClosedSystems）、半封闭式系统（Semi-closedSystems）和开放式系统（OpenSystems）。1、封闭式系统封闭式系统和外界环境没有关系，系统既不受外界的影响，也不对外界产生影响。如图1-1所示。2图1-1封闭式系统在现实生活中，很难找到一个纯粹的封闭式系统。有一些情况可以近似地将其看作是封闭式系统，如一个正在考试的考场、一个在隔离环境下进行的化学试验等。2、半封闭式系统半封闭式系统和外界环境之间有着比较有限的联系，环境主要是对系统的输入和输出环节产生影响。如图1-2所示。图1-2半封闭式系统同样，要想找到一个实际的半封闭式系统也是比较困难的。有一些系统在短期内可以将它看作半封闭式系统，例如，企业在短期内的运作主要是从外界接收输入（如原材料），然后加工成输出，发送到外界（如产成品）。在短期内，外界环境并不会对企业内部产生影响。3、开放式系统开放式系统和外界环境之间存在着复杂的联系。外界环境既对系统提供支持，有给予系统的运作以一定的约束。如图1-3所示。图1-3开放式系统系统外界环境系统外界环境输出输入系统外界环境输出输入3（二）按照系统的确定程度分类按照系统运行的确定程度，可以将系统分为确定性系统（DeterministicSystems）和随机性系统（ProbabilisticSystems）。1、确定性系统确定性系统的运行过程和结果是确定的，可以预计的。例如，机器设备、计划好的旅程等。2、随机性系统随机性系统的运行过程和结果并不能够完全确定，只能够以一定的把握程度进行估计。例如，一项投资项目并不能保证一定是盈利的，并不能够保证盈利的水平是确定的。第二节信息及其质量要求一、信息和数据（一）定义信息和数据这两个名词在现实生活中经常使用到，在很多人看来这是同一个意思。但事实上，这是两个概念。1、数据数据是指记录下来的事实。将发生的实际情况通过文字、数字、图、声音等方式记录下来，人们通过数据并不能够做出什么决策。例如，会计工作中的会计凭证。在经济业务发生时，都要填制适当的凭证。会计凭证就是用来记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。2、信息信息是指经过加工的数据，可以据此进行决策。信息是对数据的进一步处理，使得数据转化为可以帮助人们进行决策的信息。例如，会计工作中的会计报表。会计报表是企业对反映在各种账簿中的会计事项的资料进行汇总整理成一个完整的报告体系，用以反映其资产、负债和所有者权益情况及一定期间的经营成果和现金流动情况。会计报表就为报表使用者提供了能使他们做出合理的投资、贷款、经营管理和其他经营决策有用的会计信息资料。（二）信息和数据之间的关系1、信息和数据是两个不同的概念从定义中可以看出，信息和数据是两个不同的概念。数据所记录的仅仅是事实，是未经加工处理的，对其接收者来说并没有什么直接的提示或帮助。必须将数据经过加工以后对信息接收者来说具有较为直接的提示和帮助，能够帮助接收者决策，采取某些行动，这才称为信息。2、信息和数据有着密切的联系4信息和数据又有着密切的联系的。信息来源于数据；对数据的进一步加工可以产生信息。可以用图1-4来表示。图1-4数据和信息的联系图1-4中，将数据转化为信息的工作称为数据处理。数据处理方法可以采用手工的方法，也可以采用计算机等方法。例如，会计人员通过手工做账的方法或者操作计算机进行账务处理。会计工作中的账务处理程序就是指记账和产生会计信息的步骤和方法。3、实际的使用情况还需要指出的是，信息定义中所提到的“对决策者有用”，这要视具体情况而定。同样的一个数字，对于一些决策者是有用的，而对于另一些决策者是没有用的；或者，在某一个时候是有用的，而在另一些时候可能又变得没有用处了。例如，某个生产车间的生产情况对于车间管理人员是有用的，因为他们直接管理和负责该车间的事务；但对于企业的高级管理人员来说，他们更多关注的是整个企业总体的生产情况，某个生产车间的生产情况就是数据了。同样这些生产情况，在当前可能是有用的，在以后一段较长时间以后，可能就变得毫无价值了。这些因素就决定了在实际使用“信息”和“数据”这两个概念时，我们并不可能、也不需要时时关注二者的差异。二、信息的质量要求及其注意点（一）信息的质量要求为了能够对信息的接收者有用，能够帮助信息接收者降低对情况的不确定性或者提高他们对情况的了解程度，信息应具有以下一些质量要求。1、完整性信息的完整性指要能够获取和决策相关的尽可能多的、全面的情况。例如，在选择供货商时，需要全面了解市场上各个供货商的情况，对他们提供的商品和服务有全面的了解，“货比三家”，才能够有效地进行决策。2、相关性相关性是指与决策有关，具有改变决策的能力。相关信息则是指与正在处理中的事项具有某种关联的信息。收集到的信息应该能够帮助决策者对问题的了解，降低不确定性。例如，在对某个客户进行信用审核中，需要收集对该客户的赊销历史记录和其财务状况。因为这些信息能够帮助决策者有效地评价该客户的信用情况，所以，这些信息具有相关性。相反，该客户的机构设置情况，就和本次决策无关。数据信息数据处理53、可靠性所谓可靠性，是指确保信息能免于错误及偏差，并能忠实反映它想要反映的现象或状况。信息必须是真实的。目前在会计工作中引起广泛注意的有关会计信息失真问题，就是指会计信息不能够真实地反映客观情况。这种不真实有些是技术上的原因，误记、算错的情况，例如企业的存货是49件，误记为94件；不真实还可能是由于违法违规操作引起的。根据这些失真的信息，决策者无法做出决策，或者做出了错误的决定。信息还必须是可核的，由具有相近背景的不同人员分别采用同一种方法对同一事项进行处理，要能够得到相同的结果；信息还必须具有中立性，不能有偏见。4、及时性决策者在进行决策的过程中，需要及时地得到信息。信息的及时性包括信息的产生要及时，信息的传递也要及时。例如，在客户信用审核中，如果迟迟不能收集到客户的赊销记录和财务状况，或者收集了以后没能够及时传递到决策者手工，那么这些信息就是不及时的，对决策也就没有什么用处。5、可理解性信息必须能够让信息的接收者可以理解。可理解性需要从信息的发送方和接收方两个角度来分析。从信息的发送方来说。在表达信息的时候，大多数情况下需要用到语言，需要使用自然语言，也需要使用专业的、技术性的语言，例如，会计方面的术语、计算机方面的术语等。在语言的运用上，要力求让决策者明了。如果信息中包含太多的代码或缩写，而决策者对此又不熟悉的话，则可理解性大大降低。我们也可以采用语言之外的其他形式来增加信息的可理解性，如利用表格、图形、声音等，能够更为直观地传递信息。在信息的展示中，对于重点的、例外的情况，可以采用加黑等方法突出显示，并进行详细解释。这其实体现了重要性原则。对于信息的接收方，也就是决策者来说，决策者也必须加强学习，提高在专业领域的理解力，例如，企业的高层管理者需要学习一些基础的会计知识，能够理解会计的基本术语。接收方也需要在事先和发送方进行沟通，表达出自己的要求，方便发送方按照接收方的要求“量体裁衣”。6、成本小于效益信息的产生需要成本。例如，需要会计人员进行账务处理工作才能获得会计报表信息，信息质量要求愈高，所需要花费的成本愈高。信息也是有效益的，能够帮助决策者进行判断。如果信息的成本大于效益，那么从经济上来说，就不需要这个信息。从理论角度来说，这是很容易理解的事情。但需要指出的是，在很多情况下，有很多无形的成本和效益，这些是无法计算清楚的。而且，采用什么样的方法来进行成本和效益的比较，也是一个需要注意的问题。有关这个问题，在本书的第九章第五节中会有详细的介绍。7、可比性信息的可比性是要保证信息的使用者可以将两个信息进行比较，从而发现它们的异同之处。例如，在会计工作中，可以对会计报表进行比率计算，并可以将两个公司的比率进行比较和评价。但如果一个公司采用的是先进先出法进行存货的计价，另一个公司采用的是后进先出法进行存货的计价，则这两个公司的报表6就不能简单地进行直接比较。所以，在会计工作中，制定了会计准则、会计制度，这在很大程度上提高了会计信息的可比性。8、一致性信息的一致性是指对同一个对象在不同时候获得的信息可以进行比较。例如，在会计工作中采用的趋势分析法，就是根据一个企业两期或者连续数期的会计报表，将报表中的相同指标进行对比分析，确定其增减变动方向、数额和幅度，以反映企业的财务状况和经营成果的变动趋势，并对企业发展前景做出正确的推断。（二）需要注意的问题在信息的各个质量要求之间存在着冲突。例如，在进行销售决策时，如果能够得到全面的信息当然好，但这就意味着需要花费更大量的时间、精力，这必然会降低及时性，贻误战机，也会增加信息的成本。再例如，在会计工作中一味追求准确性是不现实的。这是因为，会计工作本身具有一定的艺术性，对会计事项的处理只能规定一些相对合理的方法，但不能保证绝对的真实；另外，在一些时候并不需要很准确，如在管理会计中有关于外购和自制零部件的决策问题，在这个时候，我们并不强调关于外购成本的估算和自制成本的估算的精确，只要求能够大致准确即可。这就是说，我们在判断具体信息的质量时，是有所侧重的，要根据决策的具体需要着重对信息的某方面的要求。例如，一个市场部管理人员需要及时了解新的广告策略的市场效果，他可以很快地收集一些地区的销售情况从而有一个大致的了解。在这个情形中，他更看重的是信息的及时性，而不是全面性和准确性。第三节信息系统一、企业的结构大多数人把企业的结构看作是由一个四层的三角形构成。如图1-5所示。图1-5对企业结构的认识战略管理运作管理战术管理非管理人员7在图1-5中，最顶层是战略管理层，它负责对企业整体的指挥和领导；第二层是战术管理层，它按照战略管理制定的目标和战略进行具体策略的制定；第三层是运作管理层，这一层的任务是对日常运作的管理和指导，以及对目标和战略的实施；最后一层是由非管理人员组成，他们是一些实际从事企业日常活动的人，如订购处理、生产零部件等。二、各个结构层次的信息需求（一）各个结构层次面临的决策在图1-5中，各个结构层次都面临着决策问题。对于底层的人员，他们在工作中要解决一些问题，这些问题往往是结构化的。对于高层的人员，他们在工作中可能更多地面临一些非结构化的问题。1、结构化的问题所谓结构化的问题，是指问题可以客观地加以解决，解决方法是清楚的，最后可以得到一个正确的答案。例如，决定一个产品的最低售价，这就是一个结构化的问题。因为产品的最低售价就应该等于产品的边际成本，这是确定的，可以客观知道的。2、非结构化的问题所谓非结构化的问题，是指问题的解决需要