财务会计人员开票技巧（DOC49页）

第1页共49页财务会计人员开票技巧一、背景一个公司至少需要一个财务或会计或出纳人员，能把公司所有的往来账目，以及与工商税务的关系处理好。供应商的款项，客户的款项，材料或人员的工资等，一笔笔管理起来，小至一张收据，大至公司的营业报表，是会计人员要掌握的技能。这里，着重介绍会计人员办公时，最常用到的开票技巧。掌握了这个开票技巧，事半功倍。我们一边讲解理论，再一边通过思达票据通开票打印软件的开票实践操作，从理论到实践再到理论升华，相信大家认真学习后能掌握这些技巧。二、业务术语工作中用到的术语介绍下，方便平时的理解和应用。金额：开票收入或支出的款项，默认为人民币。小写金额前一般要加羊角符号：￥大写金额：把金额转换成大写，即可以读出来的方式记录金额。中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹（壹）、贰（贰）、叁、肆（肆）、伍（伍）、陆（陆）、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万（万）、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。大写金额前面，有时需要加一个限制标识，即圆圈加叉符号：单号：是为每份票据进行唯一性的号码设定。当需要查找时，可以通过编号进行历史档案搜索，从中找到当时开过的票据。编号前面可以根据需要加字母标识，编号中间可以根据需要加上日期，编号最后几位是递增的序号，按顺序增加。客户单位：是指客户方，名称可能是供应商，客户名称，客户，对方单位等，相对于我方单位。收款事由：即收款的用途，可能也叫项目名称，收款说明，描述。同理，付款事由也是一样的，只是收入或支出的区别。开票人：是指当前开票操作的人员，一般默认为登录软件的人员。收款人：是指跟资金发生关系的我方人员。会计，出纳，经办人，负责人：根据公司的业务情况，相应的职责对应人员。商品：是开票中涉及到的货物，名称可能是商品名称，货物名称，劳务名称，商品规格等。普通票据：是指用空白的纸张打印出来的票据，打印的时候，同时会打印票据的格式，如公司抬头，格子或线条等。第2页共49页套打票据：也叫机打票据，是指在印制好的纸张上面进行打印，类似手工开票，只要打印需要的文字，背景格子或公司名称是现成的。三联单：是一种打印纸，只要在第一张上打印，底下二联或三联会自动复印出来。这种打印纸需要用针式打印机。目前的票据打印机95%以上都是针式打印机。印章：是开票时识别公司名称的印章，目前除了手工印章外，还有电子印章。电子印章是一张图片，可以把图片放到打印设计格式中，打印出来的将会有印章了。为了能够打印红色的印章，需要使用彩色打印机。二维码：是一种图片方式表达文字的编码。软件里面可以生成二维码，方便识别开票的防伪功能。另外，可以手工生成一张二维码图片，可以起到宣传推广公司的作用。条码：条码是一串用图片方式表达文字的编码，类似于二维码，条码可以用来表达唯一的单号，也可以用来表达商品的编号，具有一定范围内的唯一性。收据：是一个收款凭证，不包含明细的收据格式基本上由客户名称，收款事由，金额组成。外加单号，日期，收款人或备注组成。其中金额需要有大写和小写。纸张一般是一式两份或三份，第一联存根，第二联客户联，第三联记账联。目前使用电脑票据开票，可以只打印一联，重要的打印两联。含明细收据：是开收据中，金额不是手工直接输入，而是通过多个商品记录组成自动合计出来的金额，里面有商品明细，每条商品明细包括商品名称，规格型号，单位，数量，单价，金额。最后合计出总金额。发票：是公司内部使用报销的一种凭证，或公司与客户之间记账的一种专用格式，也可以是工商税务相关的记税凭证。这种根据需要，可以作为费用支出，在缴纳税收前扣除，也可能需要作为计税的凭证，具体根据公司业务及税务的规定。软件提供税务格式的设计，发票的生成打印及管理，让公司开出的发票凭证正规化，替代早期手写的格式。行业收据：是指专用的格式收据，如物业收据，学校学生缴费收据，房租水电费收据等。快递单：是给客户发快递时，客户的名称地址电话使用电脑进行打印，而不用手工去写。银行支票：银行支票上的文字通过电脑打印，由于银行支票需要按它的规范进行写，如日期，金额都是特别的格式，用软件去打印会准确有效率得多。数据导入：是指把开票的数据通过EXCEL记录好，然后多条数据一起导入到系统中，而省去一张张单据的录入操作，主要起到提高效率的作用。批量打印：是指对录入好的多条单据一起打印，而不用一条条地打印出来。也是起到提高效率的作用。纵向打印：是指一种打印机纸张的放置方式，把纸张按照常规的放置方法。横向打印：是指一种打印机纸张的放置方式，把纸张旋转90度放置方法。三、开票流程根据不同类似的票据，选择相应的格式，先下载安装并打开软件。1、打开软件第3页共49页百度搜索：思达票据通开票打印软件。软件下载，安装好后，打开桌面上的快捷方式，进入登录页面：默认是单机版数据库，管理员，密码为空。点击登录即可。2、选择模板增加格式在“我的票据”一栏，点击“打开收据模板”。可以看到左侧的模板分类及右侧的模板内容。点击右侧需要的模板，再点击“添加”按钮，即可把模板复制到“我的票据”中来。第4页共49页下面举例的是复制“销售单”模板。3、开单管理点击销售单，进入销售单管理窗口，这里可以看到以前开过的销售单列表，方便查询每一天或某段时间开过的销售单据，可以按客户名称，日期等条件进行查询。在左边，是一排的功能按钮，可以增加新的销售单，修改旧的销售单，删除旧的销售单，还可以从EXCEL里面导入进来，或导出到EXCEL表格中去，可以批量打印，另外右侧的表格可以设置哪些字段需要显示，哪些不显示。总之，这是一个完全可以定义的管理表格。第5页共49页这个只要使用一下就会了解，我们重点介绍的是下面增加新的销售单的格式设计。4、开单录入现在你点击“增加”按钮，进来了，看到的销售单录入界面如下：这是我们设计的模板销售单录入页面。5、打印效果再点击打印，可以看到打印页面如下：第6页共49页录入的模板和打印的模板是有关联，但又不是完全一样的。录入的是方便输入客户资料，销售的商品，而打印的是纸张，字体，打印格式。它们之间有关系的是录入的数据要打印出来，模板格式是固定的，数据是动态的。四、模板格式1、收据格式收条：第7页共49页定制收款收据收据一第8页共49页收据二付款凭证第9页共49页发货收据学校收费机打贴图机打第10页共49页借款单现金收单第11页共49页收费单退费单第12页共49页代驾小票清单专用收费收据第13页共49页2、发票某公司发票上海市商业零售统一发票浙江省统一收款收据第14页共49页辽宁专用收据建筑业统一发票第15页共49页上海国税机打发票第16页共49页各地增值税专业发票通用国税机打发票江苏国税通用机打发票第17页共49页3、进销存发货单入库单第18页共49页送货单物资送货单第19页共49页订货单采购单第20页共49页销售单苹果店销售单第21页共49页购货发货单4、行业收据物业收据第22页共49页物业管理水电费专用收据第23页共49页通信店销售单银行支票房产收据第24页共49页黄金保证单医疗费用收据第25页共49页5、财务管理财务收款财务付款第26页共49页6、快递单顺丰快递申通快递第27页共49页其它快递单格式类似，可以自定义打印位置。五、下拉数据及参数来源下面介绍界面录入数据是怎么操作的：1、客户参数在客户名称右边输入窗口，点击下拉，可以看到以前录入过的名称，直接选择简化每次手工输入。第28页共49页如果客户比较多，在输入框双击，如下图，可以选择或查找：2、客户管理如果想要设置自己所要的客户列表，请点击：这里可以增加自己所要的客户单位名称，单位名称列可以自己增加，如电话，地址之类，如图：第29页共49页把需要的列打勾即可。上面介绍的是如何快速输入客户名称，以及客户单位名称的管理。3、商品参数我们回到销售单，在表格上双击，可以选择商品，如图示：第30页共49页4、商品管理商品列表的来源，一方面是每次输入过的商品会自动记忆并保存起来，另一方面，也可以通过商品资料管理：第31页共49页同样的，可以点击这里的设置列，设置商品属性。点击增加，可以手工输入商品，输入完成后点击保存即可。也可以从EXCEL表格批量导入进来，一次性地导入，减少工作量。第32页共49页商品的分类是点击分类定义的，如图所示：第33页共49页5、录入操作商品的信息管理和录入暂时介绍到这，我们回到销售单。双击选择的商品，商品就自动录入进去了。当然，可以修改里面的规格，数量，单价等字段，金额是会自动通过公式：数量*单价计算出来，不用手工输入金额。底下的合计金额大写和小写也不用手工输入或计算，是自动算出来的。如果需要的表格格子太少，可以右键点击表格：第34页共49页这里可以增加，删除格子，格子里面的数据也能上移或下移。另外表格的字段列也可以自定义，把需要的打勾，不需要的不显示。另外，右边小面板窗口，几个按钮也有这样的功能，增加行，删除行，上移，下移，列定义，商品选择。上方的数字是表示默认几行，4表示新增一个销售单默认输入4行。具体数字也可以手工修改。第35页共49页如果你有现有的销售单，在EXCEL表格弄好了，可以从EXCEL对应几行几列复制一下（前提是每个列要对应）。然后到这里的第一个格子上粘贴一下，就进来了。这里可以行选择，列选择，表格框选择的。跟EXCEL一样的操作。底下有已付款，未付款。输入已付款，未付款就等于总金额减去已付款。再底下是选择收货人和复核人。右上方的是单号，每个销售单的单号是唯一的。单号会自动生成，不用手工去输入。输入好后，看一下确认没错，就可以点击打印了。第36页共49页如果不打印就点击保存。要打印再点击左上角的打印机按钮，就能打印出来到打印机的打印纸上了。六、界面设计1、设计入口点击左下角的设计，可以看到：第37页共49页顾名思义，界面设计，就是设计录入界面的。打印设计，就是设计打印格式的。2、标签设计点击界面设计，如图示：上面有标签，编辑，列表。标签就是固定的文字，这些文字大小，位置，内容都可以编辑修改。位置的话可以用鼠标随便拖动，拖到适当位置就可以。3、编辑框设计编辑，就是各个录入的编辑框，第38页共49页可以设置这些编辑框是否要显示出来，可以把需要显示出来的打勾。另外这些编辑框的内容会打印出来，于是就要跟打印设计里面的对应的。4、商品列表设计点击列表，可以设置列表是不是要显示，需要哪些字段，这样是管理列表的。通过这样的设计，就可以把录入界面做成自己想要的格式。第39页共49页5、背景贴图如果想直接把录入界面上贴一张印刷好的票据图片背景，然后在上面填内容。可以点击：这样就可以加载需要的图片，具体可以参考我们其它的收据模板。这里就不重点讲了。6、参数配置刚才介绍了录入界面是怎么设计的。下面讲录入界面的一些参数，如下拉的客户，商品怎么管理。特别是，销售单销售了商品后，要自动修改商品库里面库存，即出库或销售了几件商品，库存就应该少掉几件。点击参数配置，这里就有几种，如图示。编号规则是对右上角那个自动生成的唯一编号产生的规则，可以根据公司需要修改里面的生成规则。第40页共49页点击业务参数，如图：第41页共49页在商品参数中，价格使用的是售价，库存是要减少。其它的选项如新客户要不要自动保存到客户表，新商品要不要保存到商品表。这里下拉参数：客户单位第42页共49页它的来源来自客户单位表，就是基本资料里的客户信息。如果客户单位是固定的，可以直接选择全局参数列表。如果这个销售单的客户要跟其它采购单或销售单分开，可以放在专用参数中。这样，就可以设置每个下拉参数的生成方式，为您录入或管理提供方便。七、打印设计1、设计入口下面，介绍打印设计。第43页共49页2、设计界面我们看到这个打印报表界面，3、页面设置先介绍一下，我们打印纸纸张大小怎么设置，点击左上角的文件菜单，页面设置，第44页共49页这里就可以设置纸张大小，上边距，左边距，有些公司用的是连续进纸方式，那么，可以点击：第45页共