集团公司银行票据财务印章及网银管理办法

集团公司银行票据、财务印章及网银管理办法第一章总则第一条为规范各公司银行票据、财务印章和网银管理，加强对财务事项的监控力度，健全财务内部控制制度，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称银行票据是指公司办理日常结算中使用的现金支票、转账支票、电汇凭证、银行汇票和本票申请书、信用证开立申请书、保函、银行存单等银行统一印制用以银行结算的票据。第三条本办法所称财务印章是指企业法人章、财务专用章、发票专用章和财务部门统一刻制的用于货币资金结算等的其他印章。第四条本办法所称网银是指公司通过互联网使用银行核心业务服务，办理查询、对账、转账等各种非现金交易。第五条银行票据、财务印章及网银的管理，按照不相容职务相互分离的原则执行。第六条本办法所称财务经理包括下属公司指定的财务负责人，即财务经理人员未到位的，由指定的财务负责人履行相关职责。第七条本办法适用于集团公司本部、下属各分公司、全资子公司、控股子公司。第二章收到银行或信用类票据的管理第八条公司收取款项原则上由业务单位直接汇入公司指定账户，特殊情况下经书面申请，报集团财务管理部批准可收取业务单位开具的信用证、保函、商业承兑汇票等票据，书面申请时应说明采用收取银行票据方式的原因、落实专人经办并入账、风险控制的措施等。第九条经办人应仔细核对银行票据，填写是否完整准确、有无涂改痕迹、是否在有效期内、印鉴是否清晰等，并于收到银行票据两个工作日内办理入账手续。第十条对于收到银行票据办理银行拒付的，财务部门应在第一时间内将情况上报所在公司财务经理和集团财务管理部经理，以便及时采取措施。第十一条存单的管理。公司资金以定期、协议或通知存款形式存放的，相关存款凭证应指定由出纳保管。出纳应做好备查登记，所在单位财务经理应监督并定期盘点。未经集团公司批准，存单只能到期转存，不得用于质押、转让、担保或直接用于支付等。第三章开具银行或信用类票据的管理第十二条开具的银行或信用类票据实行分类管理1.严管类：指商业承兑汇票类申请书、保函、信用证开立申请书等。严管类银行或信用类票据由集团财务管理部负责管理，一事一议，报集团审批，未经审批不得购买与使用。2.管控类：指银行承兑汇票类申请书、银行本票类申请书、全国汇票申请书、华东三省一市承兑汇票申请书、现金支票、转账支票、电汇凭证。管控类银行票据由下属公司负责管理。由下属单位审批后购买与使用，集团财务管理部不定期对使用情况进行抽查。第十三条严管类票据开具业务需要存入保证金的，应由所在单位申请，报集团审批、履行所有审批手续后方可实施。保证金存款主要有银行票据保证金、信用证保证金、按揭保证金、履约保函保证金等，一般应在“其他货币资金”科目中核算。第十四条银行票据的购买根据业务需要从银行购买银行票据，须由专人负责购买，其他任何人员不得私自向银行购买。第十五条银行票据的保管购买后应将银行票据交由出纳负责保管。银行票据必须存放于指定的保险柜中，严禁将银行票据存放在其他地方，以防止银行票据的遗失和被盗用。第十六条银行票据的领用银行票据原则上只能由出纳人员按照业务范围领用，并按规定办理领用及交接手续，其他任何人员不得领用。银行存款账户结清办理注销时，若银行规定必须将全部剩余空白银行票据交回银行的请按规定办理；若不需要交回的，保管人员应在所在单位负责人监督下，将剩余票据剪角并加盖作废章，附在相应银行票据管理台账后，装订存档。第十七条银行票据的使用1.银行票据应按顺序使用，不得跳号。2.严格控制现金支付，超过1000元（含）以上的开支，原则上不允许支付现金。开具现金支票应审批，出纳应在申请时填写当前现金余额、申请支取现金额度的理由，经财务经理审批后开具现金支票。财务经理应对现金收、付、存情况不定期检查。3.超过现金支付范围的开支，一般情况下使用转账（含网银转账）、电汇方式，有特殊原因的根据分类管理的规定审批后使用。4.出纳人员填开银行票据，应严格按照支付程序，对符合付款的项目填开内容必须填写完整，并核对收款单位、金额、收款人账户信息、用途等，在票据上加盖法人章，在付款审批单上加盖“银行转讫章”交财务经理审核；所在单位财务经理审核后在票据上加盖财务专用章并在付款审批单及发票上签署“已付”以示此单已完成付款，避免重复汇款。5.因填写错误或其他原因造成银行票据作废的，应及时将该银行票据与原票头粘贴在一起并加盖“作废”章，妥善保管不得擅自销毁。6.银行票据的银行预留印鉴必须随用随盖，不得预先在空白银行票据上盖章，不准开具印鉴不全、与银行预留印鉴不符的银行票据，不得开具空头票据和远期票据。7.银行票据保管人员一旦发现银行票据丢失或被盗，必须立即报告所在单位财务经理，向集团财务管理部和分管财务领导报告。同时积极查找，及时办理挂失、止付手续，情节严重的应向公安机关报案。第十八条严禁携带银行票据外出采购，特殊情况需携带外出的，必须报经所在单位财务经理、单位负责人审批同意。第十九条严禁将银行票据出借或转让其他单位或个人使用，严禁将银行票据作抵押；不得随意复印银行票据、拍摄银行票据。向外出具转账凭据时，只可出具回单复印件或影像。第二十条各单位必须分别不同票据建立《银行票据管理台账》，详细记录购入、使用、作废、结存的银行票据数量、号码，台账包括纸质台账和电子台账，纸质台账须经办人及复核人签字确认。第四章财务印章管理第二十一条财务印章的刻制、启用及变更、注销。1.财务印章由所在公司财务部根据工作需要提出刻制申请，经所在单位负责人、集团财务管理部经理、分管财务领导审批后办理刻章事宜。任何人不得擅自刻制财务印章。2.财务印章的规格和式样须符合有关法律法规等相关规定，刻制完成后将《财务印章留样启用单》（详见附件1）交集团财务管理部，集团财务管理部建立《集团公司财务印章情况台账》进行登记，并将留样启用单按序附至台账后。3.印章受损或因其他原因需更换时，应提前做好准备工作，确保及时更换银行预留印鉴等相关工作。4.办理银行业务的预留印鉴原则上为财务专用章及法人或单位负责人章，其他情形必须报集团公司审批。5.因业务要求需要变更、注销印章、更换受损印章时，应做好新旧印章的交接手续，填写《财务印章停用/更换单》（详见附件2），旧印章统一由集团公司办公室档案室封存并负责保管。6.集团公司办公室档案管理员应及时登记《财务印章封存保管台账》，并妥善保管印章，实施定期盘点。7.同一印章停用/更换单、交接单应附在相应章的留样启用单后，所在单位及集团公司将相关状况登记至《集团公司财务印章情况台账》。第二十二条财务印章的保管1.财务印章应由专人保管。财务专用章由财务经理保管，法人或单位负责人章由出纳保管，发票专用章由财务经理或者负责涉税业务的会计保管，不得由出纳保管。其他印章根据实际情况专人保管。2.财务印章保管人每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章妥善保管，不得随意存放；次日上班后，应首先检查所保管印章，若发现意外情况应立即报告。上班期间使用后应及时放回保险柜或抽屉，并确保上锁。3.因业务需要需携带财务印章外出使用，应报所在单位财务经理同意，并填写《财务印章外出使用审批单》（详见附件3），未经批准不得携章外出。预留银行印鉴的所有印章外带，需报财务经理同意并由两人分开保管。4.严格执行保管人交接制度。财务印章保管人临时或永久更换时，须办理印章交接手续，由保管人的直接领导或其指定人员监交，并填写《财务印章交接单》（详见附件4）。临时保管指印章保管责任人因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人（印章保管人员的直属上司）应指定他人代管印章，印章保管人向代管人移交印章，并交待用印注意事项。印章保管人正常上班后，代管人向印章保管人移交回印章。永久更换指因人事调整，原专管人员应将专管的印章及相关资料一并交接给承接人员，并做好交接工作。5.公司暂停/停止经营，使用单位应当停用财务印章，在停用当日将停用印章上缴至集团公司办公室封存，并按规定办理相关手续，同时向集团公司财务管理部备案。业务恢复时，使用单位重新启用财务印章，在启用当日从集团公司办公室取回财务印章，并按规定办理相关手续，同时向集团公司财务管理部备案。废旧的财务印章应及时送交集团公司办公室封存，并按规定办理相关手续。第二十三条公司账号对应的银行印鉴卡应妥善保管于保险箱内。第二十四条财务印章的使用1.财务印章使用应基于发生的真实、合法、手续完备的业务，财务印章使用人在使用印章前，应先审核所盖资料是否合规，票据开具是否规范。如果不符合法规和规范，应拒绝盖章。2.加盖财务印章时，应按要求加盖在规定位置，并确保加盖的印章清晰规范。3.财务印章应按照规定的业务范围使用：（1）财务专用章为公司办理财务业务专用印章，主要用于现金、银行收付业务（预留银行印鉴、银行票据签发等），以及其他与财务相关的业务（如税务、工商部门备案等）。（2）法人章为公司在银行预留印鉴之一，用于支票的签发等银行业务，不得用作其他用途。（3）发票专用章为公司按税务机关规定刻制的印章，用于公司开具的发票、收据等票据。第二十五条除财务部外的其他部门因需使用财务印章的，填写《财务印章使用审批表》，必须由部门负责人、财务经理、分管领导审批后方可加盖用章，且保管人员必须严格监控印章的使用过程。严禁外借财务印章。第二十六条财务印章保管人员不得在空白单据、空白区域或重要事项填写不全的单据、表格及文书等上加盖财务印章。第二十七条财务印章如有丢失、毁损、被盗、误用等情况，印章保管人应立即书面逐级上报详细情况，并迅速采取应急措施防范风险。第五章网银管理第二十八条网银功能开通。因开展业务需要开通银行账户网络查询、支付功能，由所在公司财务部提出书面申请，说明申请开通的原因、网银操作人员分工、单笔限额、累计限额、安全控险措施等，履行所在单位审批程序后方可开通网银业务。第二十九条网银账户密码及U盾保管及使用规定1.各级操作员、授权人的银行U盾应视作财务印章进行管理，原则上每个银行应有两个以上的不同操作级别的网银操作工具，必须分开保管。网银操作U盾由所在公司出纳保管；银行审核U盾由财务经理保管。2.无论日常临时工作交接还是岗位轮换，操作工具应视同财务印章管理，办好交接手续并填制《网银工具交接单》（详见附件5），同时必须做好密码的修改。3.操作员和审核员保管好U盾及密码，严禁转给他人使用或者让他人代替操作，暂时离开电脑或者业务办理完成后，要及时退出操作系统。每天下班前，应将网银操作工具妥善保管，不得随意存放。4.应做到不相容岗位分离。遇到特殊情况时，操作员或审核员因事出差或者请假时，应向直接上级领导办理交接事宜，严禁同一人对网上支付业务进行操作和审核。第三十条网银操作规程1.财务部利用网银办理资金支付业务，一律须按公司资金审批程序规定，由经办人办妥付款申请审批手续后，方可转交财务部出纳进行办理。2.出纳审核付款申请无误后，网上填制付款单据；财务经理按照付款申请内容逐笔审核，确认无误后发出审核及付款指令进行划款；付款完成后，出纳在付款申请单上加盖“付讫”章。3.对于应由银行出具的网银单据，必须以开户银行出具并加盖银行业务印章的原始单据作为记账凭证。第三十一条银行U盾一旦失效或者遗失，要及时到银行挂失并办理新的U盾。网银密码应定期进行变更。第六章监督检查第三十二条集团财务管理部负责对集团下属各单位的银行票据、财务印章及网银日常管理工作开展制度化、常态化指导监督，法务审计部负责不定期对集团下属各单位开展专项督查。第三十三条银行票据、财务印章及网银使用、管理单位和部门违反本办法，给公司造成损失或负面影响的行为，由所在单位承担主体责任，并将视情节轻重，对相关单位和部门及责任人进行处罚。第三十四条银行票据、财务印章及网银使用、管理单位和部门违反本办法，情节严重构成犯罪的，公司有权依法将责任人移送司法机关处理。第七章附则第三十五条本制度自颁布之日起实施，以往规定与本办法不一致的，以本办法为准。第三十六条本制度由集团财务管理部负责解释，未尽事宜，按照中国的有关法律、法规执行，若有条例与上级制度冲突，遵照最新规定执行。附件1：财务印章留样启用单印章名称：________