第1章 Excel财务管理应用基础

第1章Excel财务管理应用基础高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础图表处理基础高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础数组公式及其应用＊数组公式的应用＊使用数组公式的规则＊常量数组的使用＊数组扩展＊二维数组高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础常用函数及其应用＊自动求和函数＊SUM函数＊AVERAGE/AVERAGEA函数＊COUNT/COUNTA/COUNTBLANK函数＊AND/NOT/OR/TRUE/FALSE函数＊IF函数＊COUNTIF函数＊SUMIF函数高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础Excel的核心就是公式和函数，对公式与函数的了解和掌握越深，运用Excel分析处理数据就越熟练。Excel提供了丰富的环境来创建复杂的公式，在公式中再运用相关的运算符，结合Excel提供的函数，就可以把Excel编程功能强大的数据分析工具。Excel中的公式是以等号（或“+”）开始，由常数、函数、单元格引用或运算符组成的。Excel把公式计算结果显示在相应的单元格中，在公式中可以使用的运算符有算术运算符、比较运算符、字符连接运算符（&）。在Excel中除使用简单的公式外，还可以使用数组公式，对两组或两组以上的数据（两个或两个以上的单元格区域）同时进行计算。在数据公式中使用的数据称为数组参数，数组参数可以是一个数据区域，也可以是数组常量（经过特殊组织的常量表）。高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础数组公式的应用建立数组公式进行批量数据的处理：若希望数组公式返回一个结果，则先选中保存计算结果的单元格。若希望数组公式返回多个结果，则选择需要保存数组公式计算结果的单元格区域。输入公式的内容。按下Ctrl+Shift+Enter组合键。【注意】任何时候输入公式后按下Ctrl+Shift+Enter键，都可把输入的公式视为一个数组公式。若第3步只按下Enter（回车）键，则输入的就只是一个简单的公式，Excel将选中单元格区域的第1个单元格位置（选中区域的左上角单元格）显示一个计算结果。高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础使用数组公式的规则输入数组公式时，应该先选择用来保存计算结果的单元格或区域。如果计算公式将产生多个计算结果，必须选择一个与完成计算时所用区域大小和形状都相同的区域。数组公式输入完成之后，按下Ctrl+Shift+Enter组合键，即可在公式编辑栏中看见公式的两边加上了花括号，表示该公式是一个Excel数组公式。花括号是由Excel自动加上去的，如果用户自己加上去，Excel将把这个输入视为一个文本。在数组公式所涉及的区域中，不能编辑、清除或移动单个单元格，也不能插入或删除其中的任何一个单元格（即数组公式所涉及的单元格区域只能作为一个整体进行操作）。如只能把整个区域同时删除、清除，而不能只删除或清除其中的一个单元格。要编辑或清除数组，需要选择整个数组并激活编辑栏（也可单击数组公式所包括的任一单元格，这时数组公式应该出现在编辑栏中，它的两边有花括号，单击编辑栏中的数组公式，两边的花括号将消失）之后，在编辑栏中修改数组公式或删除数组公式，操作完成之后，按下Ctrl+Shift+Enter组合键即可。要把数组公式移动到另一个地方，则需要先选中整个数组公式所包括的范围，再把整个区域拖放到目标位置；也可以通过【编辑】菜单中的【剪切】和【粘贴】命令项进行。【注意】对于输入数组公式或函数的范围，其大小及外形应与作为输入数据的范围大小和外形相同。若存放结果的范围太小，则看不到所有的运算结果；范围太大，又可能会出现错误信息：#N/A。在使用数组公式时，不能复制、删除、剪切或修改数组公式的某一部分，而只能把数组公式所包括的单元格范围当成一个整体来进行编辑、修改。高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用公式及函数应用基础常用函数及其应用Excel中内置了大量的内置函数，允许用户完成各种特定的操作。函数就是一些预定义的公式，使用一些称为参数的特定数值按照特定顺序或结构进行计算。这些函数涉及到许多工作领域，如财务、工程、统计、数据库、数学等。此外，用户还可以利用VBA编写自定义函数，以满足特定的需要。函数处理数据的方式与公式处理数据的方式是相同的，大多数情况下，函数的计算结果是数值，但也可以返回文本、逻辑值、数组或工作表的信息等。如表1-1所示即为Excel提供的函数类别。高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础图表类型与创建图表的编辑、修改及格式化动态图表的建立高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础＊图表类型＊图表的创建图表类型与创建高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础＊修改图表布局＊修改图表类型＊更改图表显示位置＊调整图表的大小＊设置图表区格式＊为图表添加或删除数据系列＊为图表添加趋势线＊图表坐标轴的属性设置＊数据系列格式的设置＊修饰图表标题、绘图区以及图表区＊显示或删除图例图表的编辑、修改及格式化高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础（1）面积图面积图主要用于显示不同数据系列之间的对比关系，同时也可显示各数据系列与整体的比例关系，尤其强调随时间而产生的变化幅度。（2）柱形图柱形图也叫直方图，柱形图用于表示不同项目之间的比较效果，也可说明一段时间内的数据变化。通过水平分类、垂直值，柱形图可以强调说明一段时间内的变化情况。（3）条形图条形图显示了各个项目之间的比较情况，纵轴表示分类，横轴表示值。主要强调了各个值之间的比较，并不太关注时间因素。（4）折线图折线图强调了数据的发展趋势，与面积图不同的是，面积图可以表示各数据系列的综合，而线形图则只能表示数据随时间而产生的变化情况。（5）饼图饼图主要强调总体与分体的关系，表示出了各部分与总体的百分比。（6）圆环图圆环图显示了部分与整体的关系。与饼图不同的是，饼图是可以表示一个数据系列，而圆环图则可以包含多个数据系列，其中的每一个环都代表一个数据系列。图表类型高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础（7）气泡图气泡图的数据表及大小反映了第三个变量的大小。气泡图的数据应包括三行或三列，将X值放在一行或一列中，并在相邻的行或列中输入对应的Y值，第三行或列数据就表示气泡的大小。（8）雷达图雷达图经常用于多个数据系列之间总和值的比较，能够显示独立的数据系列之间，以及单个数据系列与整体之间的关系。在雷达图中，每个分类都有自己的数值轴，每个数值轴都从中心向外辐射。同一数据系列的数值之间用折线相连，连接数据点的折线定义了该数据系列所覆盖的区域。（9）股价图股价图主要用于证券交易分析。（10）曲面图曲面图主要显示了图表面的最高点和最低点，当需要在两组数据间查找最优组合时，曲面图是最好的选择。（11）气泡图气泡图是特殊类型的XY散点图，和XY散点图一样，气泡图中的两个轴都是竖直轴，没有分类轴，气泡图分别有气泡图和三维气泡图两种子类型。（12）圆锥图、圆柱图和棱锥图圆锥图、圆柱图和棱锥图所使用的场合和所表示的意思与柱形图和条形图相近，但比其更具有生动的效果。图表类型高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础修改图表布局选择工具栏上的【设计】→【快速布局】→【布局6】命令项，即可对图表的显示方式进行重新设置，如图1-32所示。图1-32以百分比显示高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础修改图表类型在图表区中右击并选择【更改图表类型】命令项，即可打开【更改图表类型】对话框，如图1-33所示。选择需要的图表类型之后，单击【确定】按钮，即可成功修改图表类型。图1-33【更改图表类型】对话框高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础更改图表显示位置在图表区中右击并选择【移动图表】命令项，即可打开【移动图表】对话框，如图1-34所示。这里点选“新工作表”单选按钮并根据需要输入名称之后，单击【确定】按钮，即可将图表移动到新的工作表中。图1-34【移动图表】对话框高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础设置图表区格式选中图表区域，再单击工具栏上的【格式】按钮，即可展开【格式】菜单项，用户在此可以对图表区的格式进行设置。如：单击【快速样式】按钮并选择合适的色块，即可改变图表填充色，如图1-36所示。图1-36设置图表填充色高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用图表处理基础动态图表的建立在企业的经营活动中，往往需要为每个部门建立大量相似的图表，如果在一张工作表上建立太多的图表，既费时也使得图表显得凌乱不堪。因此可以建立动态图表来解决这个问题，当需要了解某个部门的销售情况时，只需将鼠标移到工作表中该部门的单元格上，即可立即显示出该部门的销售图表。高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用TheEnd高效办公“职”通车――Excel在财务管理中的应用