财务与管理的基本认识

1一、會計、財務與管理的基本認識會計資訊是財務作業的基礎，但兩者的工作內容卻完全不同，反而與企業管理作業相似，企業管理者惟有參與會計與財務制度建立，才能完成一套高效率的「財務導向管理系統」。某公司的會計課長離職了，為了改善該公司的會計作業品質，董事長決定提高主管層級，徵求財務經理一人。徵才廣告刊出以後，應徵函件甚多，董事長親會面談，發現某一位具有上市公司財務課長背景的人士，對於管理制度有很好的建議，於是高薪聘用。新任財務經理上任以後，對該公司會計作業品質指責甚多，但卻無力改善，日常工作也與部屬溝通不良，甚至被資深會計人員譏為外行冒充內行。董事長覺得很奇怪，在大公司擔任財務主會的人，怎麼可能是個會計外行呢?因此特地請我去了解一下。我與這位新任經理談了一下以後，發現他的過去經驗中，幾乎沒有做過會計工作，難怪會發生很多問題。‧財務與會計大不同，卻與管理相似對多數企業主管來說，財務與會計兩者，似乎是差不多的工作，這個觀念在中小企業也許是正確的，因為在中小企業中，會計人員往往兼任了財務工作，財務主管也是由會計人員一步一步升上來的。但在本質上，財務與會計兩者只是相關而非相同的工作，前者是資訊的處理，後者為資訊的應用，在大企業中，通常分得很清楚，所以財務主管對會計工作不一定是非常內行的。這位財務經理正好是這種狀況，所以要他解決會計問題，確實是有點勉強。因此我建議該公司在財務部內，訓練一位資深會計人員擔任會計課長，處理會計問題，財務經理則專心財務問題與改善。後來該財務經理也不負所望，解決了公司內的很多積弊，如低價銷貨、收賬不良、存貨太多等問題，使企業的經營體質獲得很好的改善。從以上的案例中，讀者當會了解，會計與財務是有很大的不同，反而財務與管理卻是相當接近的，當財務工作做好了，多數管理的目標幾乎也完成了。企業經營者可以不懂會計，不了解財務，甚至對管理一知半解，但只要能掌握這三者的範疇與相互關係，企業的經營就可以執簡馭繁了。‧會計工作是管理資訊的可靠統計什麼是會計工作呢?會計工作本質上是一種企業經營管理資訊的處理過程，它類似一種統計工作，只是手法更為嚴謹而已。一個好的會計主管，必須是有能力全程規劃2並執行會計作業的人，會計的全程作業涵蓋甚廣，企業中階以上主管應有所認識，才能相互配合。首先，會計主管要建立適當且完整的會計制度。所謂會計制度，指的是企業的各種企業活動（如銷貨、進貨、收賬、支付費用等）的作業流程、所使用的表單格式、產出報表的內容，以及每個作業的管制重點。這個制度的畫面規範，通常也稱之為會計作業準則，一個好的會計制度，是要用最簡單的作業流程，掌握企業內重要活動的過程，避免發生弊端。其次是會計資訊的收集。會計資訊所依賴的是各種表單，會計人員稱這些表單為憑證，會計憑證包含外來憑證，對外憑證及內部憑證三類，基本上內部憑證才是會計作業的主要憑證，因為它可以自由記載很多內部管理資訊，供管理審核之用，而外來憑證及對外憑證，通常只供佐證之用。當會計人員收集到所需憑證之後，當然要審核這些憑證的正確性與合法性。會計人員通常至少要核對各種單據間的一致性，以及核准人的適當性，再針對不同的作業事項規定，作特殊審核。一旦發現異常，即應向相關人員查詢或向主管報告，藉著這一個流程，一個企業的內部控制便可以落實。在確認了會計憑證的正確性及合法性之後，會計人員便應將這些憑證轉換成會計特有的記錄方式，這個記錄在台灣通常稱為會計傳票，它同時記載了一筆交易所涉及的增減兩方面，如進貨交易，一方面存貨多了，另一方面應付賬款也增加了。這種平衡記錄方式，會計人員稱之為借貸分錄，是一種較精確的資訊記錄方式。為方便會計傳票查閱，會計人員在記錄完會計傳票之後，還會將這個記錄依時間順序，記錄在賬簿上，這個賬簿習慣上稱之為日記賬，古老的說法是流水賬，會計學上的正式名稱為分錄簿。為了統計上的需要，照時間順序記錄的日記賬，還須依會計科目重新整理，這種重新抄綠的過程，會計人員稱之為過賬，其結果就是分類賬。有了分類賬，不僅查閱方便多了，而且也可以將每個科目的異動狀況及最後結果顯示得很清楚。在每一個月初，會計人員必須將上個月的會計資料作一次總整理，編製一份財務報表供財務人員分析經營狀況，這種整理工作，會計上稱之為結賬。在結賬前，會計人員必須先確定日常會計作業沒有發生計算或抄寫上的錯誤，方法是把所有會計科目的總數分別依借貸性質予以合計，如借貸雙方合計金額完全相同，大致就可以確定數字的處理過程中沒有錯誤，這種作業稱之為試算，在早年電腦不普遍的時代，試算不平簡直是會計人員的夢魘。試算平衡之後，會計人員還必須將一些沒有憑證的會計事項，主動記到賬裡，如折舊、提撥年終獎金準備等，這些事項稱之為調整分錄。事實上，調整分錄的彈性是3很大的，常是企業經營者調整損益的空間。在全部的會計資訊處理完了以後，會計人員就可以編製財務報表了。財務報表的主表包括損益表及資產負債表，前者說明企業賺了多少錢，後者說明企業擁有多少資產與負債。為了查核財務報表實質的正確性，會計人員還會編製各種明細表，來說明主表的內容。至於一份財務報表中應附上多少明細表，常常要由財務人員來決定。以上的工作，原則上都是會計人員的責任，簡單的說，就是編製一份可供查核的財務報表。而這些財務報表中，有多少經營管理上的缺失，如何採取適當的行動，則是財務人員的責任了。‧財務工作是會計資訊之分析與應用財務人員接到財務報表之後，首先會與預算核對，看看企業的經營狀況與預算有何差距，再查閱明細表找出發生這些差距的主要原因，向有關管理人員提出報告。財務人員為了完成責任，也有一系列的作業程序，這個程序，便是財務作業的內容。我們知道，任何數字如果沒有比較的對象，通常是沒有意思的，財務報表的比較對象，一般都是預算，所以編製預算便是財務人員的重大責任。企業的預算有很多種，各有其管理功能：損益預算：格式上和損益表是完全一樣的，通常在每個年度編製次年十二個月的預算，編製的原則是本年度的實際數字，加上營業政策所發生的影響數，所以是一個預期可以達成的營業目標。財務預算：這是資產負債的預算，通常是與營業收入的比率來表現，用以評估各種資產負債是否在合適的狀況下。投資預算：增加固定資產的時候，都應該先編製投資預算，以便籌措資金來源，並防止資金濫用。資金預算：是現金(銀行存款)的預算，通常只編製三個月，主要的目的在於催收賬款及作資金調度。在預算完成之後，財務人員就要開始作預算控制，預算控制的方法，通常就是日常管理報表與預算的配合，財務人員每週評估一次預算達成的狀況，並提出必要的建議，以期預算之達成，由於日常管理的資訊只能作重點性的管理，資訊的處理過程也不夠嚴謹，所以財務人員還應每月根據財務報表，作一次全面的檢討，這種檢討也應配合預算來進行，把重大差異列舉出來，交由相關部門提出改善對策，如果確認差異的原因是預算編列不實，則也應修改預算。4在這些檢討之後，財務人員也需要作一些因應的措施，使企業可以在合理的財務條件下運作，例如在資金不足時，設法以較低的成本取得資金;資金太多時．作一些財務操作．讓多餘資金得到較多收益:應收賬款太多時．對逾期賬款採取催收作業等。當然,出納性的管理也是財務人員的基本責任，使企業及早避免發生資金缺口。由以上的說明當可知道，財務人員的日常作業，是預算的編製及日常的管理、財務報表分析及改善，財務操作及資金調度等工作。這些工作與管理作業程序（計劃－＞控制－＞對策－＞行動）在本質上是一樣的，只是財務人員的作業是全面性的、金額化的、制度性的作業方式，是一種較有效率的管理制度，而企業如以財務作業作為管理的主軸，即是所謂的「財務導向的管理」。5【認識篇】二、認識會計科目，看懂財務報表會計科目只是管理資訊的統計分類，管理人員可以依照管理上的需要增設會計科目。有一個會計人員流傳的笑話:某公司財務情況不是很好，到了年底，該發年經獎金時，會計提出一個金額，讓老闆去籌錢。老闆指著資產負債表說:「我們賬上不是有很多年終獎金準備嗎，為什麼不拿出來發年終獎金呢?」令會計哭笑不得。其實「年終獎金準備」，是一個負債的會計科目．表示企業約欠員工多少年終獎金的金額，要發年終獎金，必須要看「銀行存款」中有多少錢才行。這位老闆不懂會計科目，才會鬧這個笑話。‧會計科目是管理資訊的統計分類會計科目對一般不懂會計的管理人員，常會有莫測高深的感覺，因此不僅不願去看財務報表，更不敢對會計科目的訂定有何意見。其實會計科目只不過是一個企業經營資科的統計分類而已，所以如果懂得會計科目的性質及結構系統，每一個管理人員不但能看得懂財務報表，而且還能設計會計科目，使會計資科成為很好的管理資訊。會計科目是會計人員作記錄的基礎，在結構上共分五大類：即(1)資產(2)負債(3)資本(4)收益(5)費用(成本)。茲分別說明如下:一、資產：指企業所擁有的一切有價資源，其中又可分為流動資產、固定資產、其他資產等三小類。流動資產指現金及企業希望變成現金的資產。例如銀行存款、應收賬款、存貨等。固定資產是指企業不希望出售，而是長期使用的資產，如土地、房屋、機器等。其他資產是指無形資產、未分攤費用、保證金等。二、負債：是指企業的債務，其中又可分流動負債、長期負債及其他負債。流動負債是指一年以下的負債，長期負債是指一年以上的負債，而其他負債是指非財務性目的所發生的負債，如存入保證金、代收款及各項損失準備等。三、資本：又名股東權益，是企業中屬於股東的部分，所以等於資產與負債之差。資本可分股本及盈餘兩類，股本是股東所投資的部分，盈餘是企業所賺得的部分。四、收益：是指企業的出售產品或提供服務所發生的收入，可分營業收入及營業外收入兩小類，營業收入是企業預定營業範圍內的收入，而營業外收入是指預定營業範圍外的收入，如非金融業的利息收入等。6五、費用：是指因收益而發生的支出，其中又分四小類：即直接成本、銷售費用、管理費用、營業外費用。所謂直接成本是該項支出可直接歸屬於某項營業收入者，如銷貨成本、材料成本等。而銷售費用是指為達成營業的目的而發生的支出，但無法直接歸屬於某項營業收入者，如廣告費、營業人員薪資等。管理費用是指維持企業運作所必須支付的費用，如管理人員薪資、租金支出等。營業外費用是指財務費用及投資損失等非屬達成營業收入而必要的支出。以上所謂的收入及支出，並非僅限於現金及銀行存款的收支，在會計上是泛指債權及債務的發生都屬之，即所謂「權責發生基礎」。‧會計科目間的恆等關係上述五大類的會計科目，最後都會出現在財務報表上。資產、負債、資本三類構成資產負債表，表達企業經營的結果，故稱為實賬戶。收益與費用構成損益表，表達企業理管的狀況，最後變成企業損益，故又稱之為虛賬戶。其關係如下：收益-費用=損益資產=負債+股本+損益故管理人員可以經由會計科目的訂定，掌握所需的資訊，並可由上面的公式查證損益的真實性。會計科目是指在財務報表上會出現的統計分類，一般都有習慣上的設定（但管理人員也可以依管理上的需要增加一些自己設定的科目），多數的會計科目，管理人員皆可望文知意，但有小部分的會計科目，需要特別解釋:一、備抵呆賬：這個科目是為了防止應收賬款及應收票據中，可能有部份呆賬，但在目前卻無法確認，故先估計一個呆賬數字，列在損益表中視為損失，並將備抵呆賬科目列在資產負債表的應收賬款下面，為應收賬款（票據）的抵消科目，將來真正發生呆賬時，將應收賬款與備抵呆賬同時減少，對資本（損益）不發生影響。所以備抵呆賬越多，表示企業的資本越實在。二、累計折舊：這個科目是為了表達固定資產因使用而折價的部分，折舊的金額通常按該資產之使用年限而分別訂定，但由於只是一個估計的金額，所以只在資產負債表中的資產下面表達應抵扣的金額，再將來資產報廢時，將資產與累計折舊同時減少，也不會影響股東的權益。三、遞延性費用：某些費用如果金額大，而且其支出的效用也超過一個會計期間時，這些費用就以遞延xx費用（如遞延廣告費）科目作為資產入賬，以後按期攤銷，這7類資產的金額越大，企業大來的負擔也會越大。四、各種準備：所謂準備是指企業之未來之支出，故是一種不確定的負債，例如退休金準備，土地增值稅準備等，提撥這些準備的目的是告知管理人員，