财务软件使用手册

通用财务·9·第二章通用财务管理系统通用财务管理系统软件是一套集成了帐务、报表、工资、固定资产等系统于一体的财务管理系统。系统具有操作简单、功能实用强大、界面清新易懂、所见即所得的特点。现有世纪七版、世纪八版、世纪九版、MP4版、会计宝贝共五个版本。会计宝贝首创自编数据库，不需安装。程序精悍灵巧，除了可以装在U盘移动使用外，还能支持局域网、远程网共享，功能齐全结构严谨，集十余年财务软件开发经验之大成，是革命性的新产品。以下是各个版本的功能比较：功能世纪七版世纪八版/MP4版世纪九版会计宝贝凭证种类一种（记帐凭证）四种（记帐凭证、收款凭证、付款凭证、转帐凭证）四种四种总帐有有有有现金日记帐有有有有银行存款日记帐有有有有数量金额明细帐有有有有外币金额明细帐有有有有三栏式明细帐有有有有多栏式明细帐有有有有项目、部门、员工多栏帐无无无有科目余额表无有有有试算平衡表有有有有资产负债表有有有有损益表有有有有现金流量表（代码法）无有有有出纳无无有有工资有有有有固定资产有有有有三栏帐按科目连续打印无有有有·10·通用财务功能世纪七版世纪八版/MP4版世纪九版会计宝贝三栏帐连续打印指定到几级科目无无无有套打支票、设计打印各种票据无无无有帐套模板无有有有修改帐套名称、单位名称无有有有修改开帐期间、凭证种类无有有有套打凭证无有有有凭证模板无无有有自动外币凭证无无无有凭证输入时，快查科目数据无无有有快查科目代码无无无有凭证导入与导出无无有有凭证、帐薄自由设计无无无有帐簿输出至Excel无无有有一键导出帐薄、报表无无无有定义会计期间包含的月份数无无无有装在U盘无有（MP4）无有局域网络共享无无有有远程网络共享无无无有一．系统初始化1.1帐套管理启动本系统后，第一个出现的为“帐套管理”对话框。运用该对话框上的功能按钮，实现打开帐套、新建帐套、备份帐套与删除帐套等管理操作。1.1.1打开帐套打开一个已经存在的帐套。首先，在左边的列表框中，用鼠标选择一个帐套名称，再按右边的“打开帐套”功能按钮，系统出现操作员身份确认对话框，通用财务·11·输入用户名与密码，然后按“确定”按钮。帐套打开后，系统初始化相关内容，然后出现系统主界面，界面的左边显示八个主模块：期初、凭证、帐薄、报表、工资、固定资产、期末、系统维护及其他，单击其中的某一模块，在窗口右边显示其相关功能（简称功能窗口）。1.1.2新建帐套建立一个新的帐套，新建的帐套数量本系统没有限制。第一步：输入帐套名称、用户单位名称，选择开帐日期。凭证种类选择（世纪八版以上版本）：一种（记帐凭证）或三种（收款、付款、转帐凭证）。如果要从其它帐套导入，选择“导入帐套”按钮。第二步：输入记帐本位币符号与名称，选择各级科目的长度)。会计科目的级数最多可达6级，但代码的总长度不超过15个字符。第三步：输入系统管理员的名称与密码（提醒：记住密码），如果在“会计科目按新财务制度（2007年执行）预设”处打勾，新帐套的会计科目将自动按新会计制度设置。如果以上三步均完成，选择“创建帐套”按钮。导入帐套：选择一个已存在的帐套，输入该帐套的管理员名称与密码，然后选择“创建帐套”按钮。1.1.3帐套备份与恢复帐套数据要及时备份，避免由于病毒、硬盘损坏等原因造成数据丢失。备份有两种方法：点击备份帐套按扭，系统弹出帐套备份与恢复窗口（如图2-1所示）。在左边选择一个帐套，在右边选择驱动器与目录，然后按“数据备份”按钮即可。帐套恢复：在右边选择存在备份文件的驱动器与目录，然后按“数据恢复”按钮。启用系统自动备份：在左边选择一个帐套，然后点击“启用系统自动备份”按扭，弹出自动备份窗口，您根据自己的需要选择一个日期的备份，点击启用备份即可。注意：系统自动产生该帐套最近5个不同日期有效操作的备份，如果该帐套被删除，则自动备份也一并被删除。因此，删除帐套前一定要留几个有效备份，否则后果不堪设想。·12·通用财务图2-1帐套备份与恢复MP4版安装在U盘或MP4里后会自动生成“FinData”文件夹，内装有帐套的数据文件“帐套名.wxh”和自动备份文件夹“backup”，用户做备份时可直接复制“FinData”文件夹，帐套的数据文件必须存放在“FinData”文件夹里，不可以随意更改文件夹的名称。1.1.4删除帐套删除已经存在的帐套。在左边的帐套列表框中，用鼠标选择一个帐套名，按右边的“删除帐套”按钮（注：只有该帐套的系统管理员才能删除该帐套）。删除帐套后，与该帐套相关的日志、自动备份等，也一并被删除。因此，在确认删除帐套前，一定要慎重，为了保险起见，最好留几套手工备份。1.2会计科目系统科目在旧会计制度的基础上加入了2007年1月1日开始实行的新会计制度，用户在新建帐套的时候可以自行选择。会计科目是对会计具体核算内容的分类，它是帐务处理的重要基础。第一次使用本系统时，一定要设置好会计科目。一般情况下，系统在使用前，应将科目设置完毕，使用过程中最好少作修改。通用财务·13·在单击期初的“会计科目”后，系统出现如图2-2所示的科目设置对话框。该对话框左边，列出了已经存在的科目，通过右边的功能按钮，可以进行增加科目、修改科目、删除科目、导出科目等工作。图2-2会计科目设置对话框1.2.1增加同级科目单击会计科目对话框右边的“增加同级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，如图2-3所示。在该对话框内，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核算项目，选择帐簿格式。图2-3科目定义对话框·14·通用财务在辅助核算项目选择中，有结算、商品、往来单位、外币、项目、部门、员工、现金流量（世纪八版以上版本）八个复选框。如果是银行存款等科目，需要录入结算方式与结算号的，选择“结算”；如果是原材料、产成品等需要核算数量的科目，选择“商品”（商品汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；如果是需要核算外币的科目，选择“外币”（外币金额明细帐要体现出来必须选择该项）；对于应收、应付等需要对往来单位进行核算的，选择“往来单位”（往来帐汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对项目进行核算的，选择“项目”（项目汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对部门进行核算的，选择“部门”（部门汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对员工进行核算的，选择“员工”（员工汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对现金流量进行核算的，选择“现金流量”（现金流量表要体现出来必须选择该项）。这些辅助核算项目的具体内容在凭证录入时输入。对于帐簿格式，系统默认的有几种，如总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、数量金额明细帐、外币金额明细帐等，这些格式不需要指定。只有多栏式明细帐，需要在科目定义中设置。对多栏帐的约定为：该科目下须设有多个明细科目，每一个明细科目作为多栏帐的某一栏（具体内容参看帐簿章节）。1.2.2增加下级科目单击会计科目对话框右边的“增加下级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核算项目，选择帐簿格式，确定后，所定义科目作为选定科目的下级科目加入科目表中。1.2.3修改在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边的“修改”按钮，系统出现科目定义对话框，修改相关内容。通用财务·15·1.2.4删除在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边的“删除”按钮，系统出现提示信息，确认是否删除，如果确认，系统将删除该科目。如果要删除一个多级科目，删除必须从最下级科目开始。对于系统已经使用的科目，不允许删除。要想删除已经使用的会计科目，首先必须删除使用过该科目的凭证，然后清空垃圾箱即可。1.2.5导出导出会计科目。该项功能是专门供通用进销存获取通用财务会计科目用的。具体方法为：将会计科目以一个文件的形式导出至硬盘或软盘上，再打开通用进销存软件，导入这个会计科目文件。1.3辅助核算项目设置1.3.1外币用来定义外币代码、名称、汇率。外币设置窗口中，左上角有三个功能按钮：增加、删除、关闭。如果要增加外币，单击左上角“增加”按钮，输入外币代码、外币名称、汇率，然后点击“确定”。注：外币汇率只能精确到小数点后面一位。如果要删除外币，单击左上角“删除”按钮。如果外币在某一会计科目的辅助核算项目中被具体选定，并且该会计科目在凭证中使用过，则该外币不能被删除。要想删除已经使用过的外币，首先必须删除使用过该外币的凭证，然后清空垃圾箱即可。1.3.2结算方式是指在与往来单位进行经济业务时发生的现金收付、支票收付等方式。定义这些方式后，在录入凭证时，直接选取使用，不必重复录入。1.3.3部门设置用来设置部门。它的左上角有三个功能按钮：增加、删除、关闭。·16·通用财务1.3.4员工设置用来设置员工。左上角有一排功能按钮，依次为：增加、修改、删除、筛选、排序、预览员工卡、打印员工卡、预览员工表、打印员工表、关闭等。筛选：为了查找某些符合条件的内容，需要设置一定的条件，将符合条件的内容过滤出来。点击筛选按钮后，出现如图2-4所示的筛选条件输入对话框。设置条件时，先在左边字段列表中选择一个字段，选择一种条件关系，选择条件值，再按“与”或“或”按钮，所选条件即加入右边的条件列表中。如图1-5中的条件为：员工编号是“001”或姓名是“李白石”。在按确定按钮后，员工编号是001的员工与姓名是李白石的员工就被筛选出来了（祥看系统的条件设置帮助说明）。排序：为了查询的方便，往往要对员工按一定的要求进行排序。单击左上角的“排序”按钮，左上角出现排序选择方式，本系统提供了员工编号、姓名、性别、部门、职务与学历共六种排序条件，选择其中一种。如果按降序排列，选择“降序”复选框，然后按“确定”按钮。如果不选择“降序”复选框，则默认为升序。图2-4条件设置对话框1.3.5往来单位设置用来设置往来单位。左上角有一排功能按钮，依次为：增加、修改、删除、过滤、排序、预览、打印、关闭。通用财务·17·1.3.6商品设置用来设置库存商品。左上角有一排功能按钮，依次为：增加、修改、删除、筛选、排序、预览、打印、关闭。1.3.7项目设置用来设置项目。有些情况下，需要对项目进行核算，以反映单位的收支情况，如果没有要求对项目进行核算，可以不进行该项设置。1.3.8选用打印模式在系统主界面上，通过文件菜单可以选择打印输出模式：彩色输出或黑白输出。若“彩色打印”菜单前面打“√”，输出为彩色模式，否则为黑白模式。注意：黑白打印机如果选彩色打印模式，输出的表格将没有内容。1.4期初数1.4.1科目期初数据用来设置科目的期初数据。录入窗口如图2-5所示，左上角有一排功能按钮，依次为：数据平衡性检查、存盘、预览、打印、剪切、复制、粘贴与关闭。图2-5科目期初数据·18·通用财务在录入数据前，要将科目定义完毕，借贷方向要准确。只有明细科目才允许录入数据，借方累计为本年借方累计额，贷方累计为本年贷方累计额。对于有外币或数量核算要求的科目，要录入外币与数量辅助帐。数据录入完毕后，首先要检查一下数据的平衡性，按左上角的“数据平衡性检查”按钮，若平衡，出现“期初数据平衡”的提示。否则，出现“期初数据不平衡”的提示。如果确保数据录入完毕，且已平衡后，按左上角的“存盘”按钮，系统再一次对数据的平衡性进行检查，若发现不平衡，重新检查输入数据，直到平衡后再存盘。1.4.2期初未达帐用来设置单位与银行的期初未达帐。单位期初未达帐窗口左上角有一排功能按钮，依次为：单位与银行未达帐切换、增加、修改、删除、筛选、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页与关闭。要录入单位期初未达帐，点击左上角的增加按钮，系统出现录入对话框，在该对话框内，录入银行已达、单位未达的帐，然后按“确定”按钮。要修改单位期初未达帐，单击左上角的“修改”功能按钮，或在“单位期初未达帐”表中双击某一项，系统出现修改对话框，显示所选中的未达帐内容，修改后，按“确定”按钮。要删除未达帐，首先用鼠标选择要删除的未达帐，单击左上角的“删除”按钮。要设置打印机、选择打印页等，单击左上角的“打印设置”按钮。要打印未达帐，单击左上角的“打印”按钮。要切换