金碟KIS财务软件教程--账套管理

欢迎使用金蝶KIS专业版V12.0帮助系统本帮助系统适用于KIS专业版V12.0。一，账套管理账套管理工具账套管理系统为系统管理员维护和管理金蝶KIS账套提供了一个方便的操作平台，它是围绕着金蝶KIS账套来进行组织的。账套在整个金蝶KIS系统中是非常重要的，它是存放各种数据的载体，各种财务数据、业务数据、一些辅助信息等都存放在账套中。账套本身就是一个数据库文件。如何进入账套管理系统？1、选择〖程序〗→〖金蝶KIS专业版〗→〖工具〗→〖账套管理〗，２、在“账套管理登录”界面中输入用户名（系统默认用户名为Admin）和密码（初始密码默认为空），就可以登录到系统。账套管理的登录密码是可以修改的，修改的方法是：1、进入系统后，选择〖系统〗→〖修改密码〗；2、在弹出的“更改密码”界面中，输入旧密码（此时系统默认为空）、新密码和确认密码；3、然后单击【确定】。登录密码就修改成功了；4、下次登录账套管理时，就必须以用户Admin和修改后的密码进行登录了。温馨提醒：在进入系统之后，建议用户立即修改账套管理的密码，以确保系统的安全性。2.数据库管理账套在系统中是非常重要的，它是存放各种数据的载体，各种财务数据、业务数据都存放在账套中。账套本身其实就是一个数据库文件。一个账套主要包含以下信息：数据项说明必填项（是/否）账套号账套在系统中的编号。用于标识账套具体属于哪个组织机构。是账套名账套的名称。是账套描述描述账套的信息否数据库文件路径账套保存的路径。该路径是指数据服务器上的路径，由选择的数据库服务器决定。是公司名称公司的名称否地址公司的地址否电话公司的电话否这些信息都是新建账套时必不可少的内容。（1），新建账套1、选择〖操作〗→〖新建账套〗。2、在“新建账套”界面，输入必要的各种账套信息，建议：a首先输入账套号、账套名。b选择数据库的文件路径。3、所有信息都输入正确之后，单击【确定】，系统就会开始自动进行账套的创建过程了。4、在〖操作〗菜单下，系统提供了“注册账套”的功能。当数据库账套在SQL服务中有注册时，可以直接注册到账套管理中。温馨提醒：只有在账套管理中已经存在的账套，连接到该客户端才可以访问2），删除账套账套删除：是指删除不再需要的账套。具体操作是：1、首先选择一个账套。2、然后选择〖操作〗→〖删除账套〗。3、系统会给出一个是否确定删除的提示，单击【是】。4、然后系统会给出是否要备份账套的提示，如果要备份，就选择【是】，否则就选择【否】，该账套就被删除了。温馨提醒：在删除之前，系统会做一些检测账套信息的工作：1.检测当前账套是否正在使用。在账套真正删除前，系统会检测当前账套是否正在使用，如果检测到当前账套正在使用，则不会删除当前账套，并会给出相应的提示。备份账套为了保证账套数据的安全性，需要定期对账套进行备份。一旦原有的账套毁坏，则可以通过账套恢复功能将以前的账套备份文件恢复成一个新账套进行使用。备份账套操作：该功能可以将账套文件备份成一个新的金蝶KIS账套。具体操作是：首先进入“账套管理”界面，选择需要备份的账套。如果用户需要手动备份账套：1、选择菜单〖操作〗→〖手动备份账套〗，打开“账套备份”界面，选择需要备份的路径。2、在文件名处输入备份账套的名称3、设置好后，点击“确定”即可开始备份账套。如果用户需要自动备份账套：1、选择菜单〖操作〗→〖自动备份账套〗，打开“自动备份账套”界面，选择需要备份的路径。2、备份方案设置中的两个选项说明如下：发生于每天：这是一个时间参数，说明自动备份发生在什么时间，采用24小时制。系统默认为凌晨2点，天数控制为3位。例如设置为3天，则从设置时刻算起，以后每过3天的凌晨2点就会自动备份一次。删除早于此时间的文件：设定一个过期期限，如7天或30天，程序会自动帮助删除这些文件，天数控制为3位。勾选才起效，不勾不起效。3、设置好后，点击“确定”即可开始备份账套。注意：当方案保存后，只有重启加密服务器自动备份设置才能生效。恢复账套恢复账套操作：该功能可以将备份的账套文件恢复成一个新的金蝶KIS账套。具体操作是：1、选择菜单〖操作〗→〖恢复账套〗，打开“恢复账套”界面。2、选择需要恢复的账套。3、在账套号和账套名处输入拟新建账套的账套编号和名称，编号和名称不允许同系统中已有账套的名称或者编号重复。4、设置好后，点击“确定”即可开始恢复账套。注意：如果是自动备份的账套，由于是压缩文件，所以格式不同，在恢复时会有一个自解压过程。升级账套账套管理中的升级账套提供从KIS专业版Ｖ８.X以及Ｖ9.X版本的直接升级，其他版本的升级可以通过KIS专业版V9.1系统工具中的KIS专业版升级工具实现升级。下面我们介绍V8.X版本的升级操作。其他版本的升级可以参照系统工具中的升级工具说明。具体操作步骤是：1、先选择一个账套。2、然后选择〖操作〗→〖升级账套〗。3、在打开的“数据有效性检查”界面，单击【检查】，执行数据有效性检查，如果检查后无误，系统会自动进行账套的升级过程。4、如果不想进行数据有效性检查，直接单击【忽略】，系统就会自动进行账套的升级过程。收缩账套这个功能是考虑到账套在使用一段时间后，由于膨胀迅速造成的账套文件过大，影响软件的使用性能而研发的。软件在新建账套时，数据库的故障还原类型被设置为“完全”，没有设置为“自动关闭”和“自动收缩”，通过这项功能，可以实现收缩账套，用户在网络用户数量较多的情况下，可以不定期对账套进行此维护。查看账套控制不同用户所能看到的账套，即用户只能看到自己权限范围内的账套。具体操作步骤如下：1、选择〖开始〗→〖程序〗→〖金蝶KIS专业版〗→〖工具〗→〖账套管理〗。2、选择菜单栏〖操作〗→〖查看账套〗，界面如下图所示；3、“查看账套”界面分为两部分，左侧为用户列表，列示了对应服务器下所有账套的用户。可以单击单选，也可以利用CTRL键一次选择多个用户授予相同账套查看权限。右侧的账套列表把所有账套列出来。选定用户后可以勾选需要其查看的账套赋予查看权限。4、选择完毕后单击〖保存〗并退出。系统提示保存成功。用户重新登录时，输入用户名，系统自动显示赋予了用户查看权限的账套名称。5、新建账套和升级账套以及恢复账套都保持所有操作员拥有所有账套的查看权限，即保持不使用此功能的用户不需要额外操作就能保持9.0版本的操作习惯。6、新建用户也默认有权查看所有账套。执行命令执行命令是给系统管理员提供一个执行操作数据SQL的工具，其操作数据库的语法请参考相关数据库的SQL参考书籍。属性设置修改账套属性：账套新建后，允许用户修改账套名称。账套名称可以不同于用户的单位名称，它是用来区分单位内部不同的账套。具体操作是：1、选择一个账套。2、选择〖操作〗→〖属性设置〗。3、在弹出的账套属性界面中，修改账套的名称。4、单击【确定】，系统就会保存所作的修改。结转到新账套KIS专业版产品允许跨年连续使用同一个账套，有些企业习惯于每年结转一个账套并封存，来年重新启用新账套，同时如果企业业务量较大，账套往往膨胀较快，基于以上两种需求考虑，故而提供结转到新账套功能，实现年终以及数据库过大时结转新账套功能。结转到新账套的必要条件：1、当前业务期间必须大于财务期间，结转到新账套后，财务期间为当前财务期间的下一期间。由于新账套将会结转到当前财务期间的下一个期间，并成为新账套的财务系统启用期间，财务系统需要重新结束初始化，但业务系统则不需要重新结束初始化，比较完整地保持了一致性，因此要求当前业务系统事先结转到当前财务期间之后。2、当前财务期间的总账系统中一些必要的操作：1.固定资产已经全部计提完折旧。2.当期损益都已经结转。3.当期已经完成了调汇。4.所有凭证都已经过账。3、结转成功后，财务系统需要重新结束初始化。操作方法：1、在账套管理界面选中需要结转的账套，单击工具菜单中的结转到新账套，出现如下图结转到新账套界面。2、正确填写目标账套号和目标账套名（即新生成的账套），以及目标账套文件存放路径。3、单击结转按纽完成新账套结转。注意：请注意结转过程中的提示，如果未能成功结转，请先确保能够满足结转条件。账套注册管理如果由于软件系统损坏或卸载软件前没有按常规要求对账套进行备份等原因，而造成只保留SQLserver中存的在数据实体的情况下，用户可以通过注册功能将有效的数据实体恢复成金蝶软件产品可以识别账套文件，注册到账套管理列表中；同时，如果客户不想显示该账套信息，可以通过反注册功能将其从账套管理列表中注销。具体操作如下：选择菜单〖操作〗→〖账套注册管理〗，打开“账套注册管理”界面。账套注册管理包含标准界面（图1）和高级界面（图2）两个应用界面。在标准界面中单击〖高级〗可以打开高级界面，打开高级界面后〖高级〗自动切换为〖简化〗，次时在高级界面中单击〖简化〗可以关闭高级界面。标准界面中包含〖注册〗、〖退出〗、〖高级〗功能。高级功能前面已做过阐述，退出功能就是推出账套注册管理功能。这里只着重介绍注册功能注册功能具体操作如下：i.在打开的“账套注册管理”标准界面中，系统会将当前SQLSERVER服务器上所有在账套管理中无对应记录的数据实体显示在“可用于注册的数据库实体”列表中，在此处单击选中一个需要注册数据库实体，该实体名称就显示在“账套号”里，“账套号”不可修改。ii.依次根据实际情况录入账套名称、账套描述、公司名称，其中账套名称必须录入。iii.单击〖注册〗系统开始注册账套，注册成功后系统会给出“账套注册成功”的提示。此时退出“账套注册管理”界面后在账套管理列表中就可以看到注册成功的账套。高级界面中着重介绍〖反注册〗功能。反注册功能具体操作如下：在打开的“账套注册管理”高级界面中，系统会将当前账套管理列表中所有在账套记录显示在“已注册的账套”列表中，在此处单击选中一个需要注销的账套。单击〖反注册〗按钮，系统开始注销账套信息，注销成功后，被注销的账套的数据实体就会出现在“可用于注册的数据库实体”列表中。此时退出“账套注册管理”界面后在账套管理列表中被注销账套就会消失。帐套管理知识点升级账套和结转新账套的区别升级账套和结转新账套都是针对8.x系列的升级工具，那什么情况下使用升级账套，什么情况下使用结转新账套，我们这里就做个说明，要从应收应付说起，由于新版本中增加了应收应付模块，所以如果老客户升级时希望通过应收应付对收付款进行管理，那么就需要将原有账套通过结转新账套升级，升级后的账套保留业务的部分单据，财务只保留期初余额，不保留所有凭证，具体升级细节可参照结转新账套的说明。如果老客户升级后不需要使用应收应付模块对收付款进行管理，或者希望在原有账套上继续处理业务，那么就可以通过升级账套直接将原有账套所有数据均继承并升级到新账套中，需要强调的是所有源账套数据均升级到新账套中，无缝升级，但唯一的遗憾是，这种情况下的升级，新账套无法使用应收应付模块，如果想使用应收应付模块，就必须通过结转新账套处理，用户可以在以后期间使用结转新账套，比如年初。收缩账套和结转新账套我们常常会收到用户的反馈，专业版在使用一段时间后由于业务数据量非常大，系统因为安全性而记录很多过程和日志，造成账套膨胀过快，进而影响到系统性能，因此我们提供一个收缩账套的功能，可以将膨胀过快的账套收缩体积，收缩后的账套日志文件大小不超过300M。用户可以定期根据账套的膨胀情况作收缩处理，当然，我们还提供一个新功能叫结转新账套，用户可以在年初时把账套结转到一个新的账套中，如果您的业务数据量很大造成账套文件膨胀过快，也许结转新账套会快速帮助你提高系统性能。将现有同版本的账套做结转新账套后，新账套会继承部分源账套的数据，如果源账套不使用应收应付模块，继承的内容有：所有未完毕的业务单据和财务期末余额，如果源账套中使用应收应付模块，那么未完毕的非现购、非现销发票均作为期初应收、应付数据继承到新账套中，其他内容同上。不过结转新账套因为是部分继承源账套的数据，因此新账套的部分数据会缺乏连贯性，比如无法查看部分单据的凭证，跨期操作时前后的单据处理可能存在衔接问题等等