非营利机构的财务管理

1非營利機構的財務管理財團法人羅慧夫顱顏基金會執行長王金英98’10.壹、前言在台灣，自1987政府解嚴以來，非營利機構就如雨後春筍般的蓬勃發展，依據內政部民國83年中華民國台閩地區人民團體各級活動概況調查報告，社團法人等社會團體有12389個，其中社會服務慈善團體有2589個佔20.90%；又依據85年基金會展覽資料，基金會有1511個。這些數據顯示台灣社會對非營利服務的需求正日益增加。而依美國經驗，非營利機構提供了醫療保健、教育文化、人道服務－救助窮人、幫助弱勢族群….等國稅署明定501(C3)公共慈善組織種類的服務，對美國社會的發展，佔有舉足輕重的地位。由於非營利機構所提供的服務並非政府部門或營利機構所能取代的，非營利機構所提供的服務滿足了個人成長，促進自我實現，是社區生活的重要部份，解決了「公共」問題；也是實現「公民社會」的必要因素（Salamon1992）。因此非營利機構不能停留在只有「愛心」即可存在，即可經營，而是要去思考是否能夠永續經營。因此「財務管理」是機構存亡的要素，非營利機構就不得不正視「財務管理」的重要性了。1997年的亞洲金融風暴，很多企業因未做好財務管理、財務規劃，因而倒閉了！同樣地，非營利機構如果沒有做好財務管理，也可能面臨相同的危機。「財務管理」非常重要，財務經理人對機構的目標、政策、財物健全更是扮演舉足輕重的角色。財務經理的責任包含(1)設計組織大小及成長率，(2)有效規劃基金母金的發展，(3)儘量降低成本，控制風險，(4)管理工作資本，例如現今、存貨、應收帳款，(5)募款，(6)管控財務計畫和預算(Shim&Siegel,FinancialManagement)。因此，非營利機構要能夠永續經營，不得不慎選財務經理人。本章節主要闡述財務資料、財務管理、計畫與預算等財務活動的內涵，希2望藉此能幫助非營利機構的管理者，經營者能對財務管理有一概略性的瞭解，進而做好財務規劃，實現機構使命，善盡社會責任。貳、財務管理的功能「非營利機構不是沒有錢做事，其實是沒有做好財務管理」（TomasWolf），「非營利機構也是要有盈餘」（DavidWYoung）。其實從非營利機構的財政活動即可檢視該機構的運作情形，以下是財務管理的功能（Themission：Financialandstrategicsetting）的運作：一、使命：從非營利機構的收入、支出項目即可瞭解該機構是否合乎使命，若不合乎使命，依美國的稅法，將取消501(C3)的免稅資格。二、倫理：亦即機構執行人員以報公帳從事個人利益的情形。例如坊間有些假藉宗教斂財的案例，常是將善款以個人名義置產等。三、方案管理：財務管理的功能並不只是提供經費贊助方案執行，同時也可以透過成本分析、監控預算….等幫助方案執行更有效率，節省成本等。四、行銷策略：行銷計劃和財務係有密不可分的關係。行銷計劃的產品選擇、價格訂定、產品成本….皆需要透過財務管理。五、募款計劃：財務報表若具公信力，將激發捐款人更認同更願意捐款，同時透過「投資管理」，可以使基金的母金更增加收入，開闢財源。六、董事會的運作：非營利機構的董事必須對機構的財務狀況負責任，同時透過財務報表也可以檢視是否有「內部交易」，或「利益輸送」的情形。七、危機管理：非營利機構也可能發生一些危機，例如發不出薪水，無法負擔員工退休金，或案主、志工發生意外….等，因此財務管理亦必須有風險分擔觀念，以處理危機。從以上財務管理的功能，即可瞭解其重要性，非營利機構的董事、經營者、領導人、管理者皆必須瞭解機構的財務狀況，並做好財務規劃。參、營利／非營利機構的財務管理3基本上營利機構和非營利機構財務管理的目標有很大的不同，以下表說明之：營利機構的目標非營利機構的目標1.持有最多的股份2.利益極大化3.最大邊際效益4.行為目標5.社會責任1.穩定2.使命責任3.行為目標4.社會責任資料來源：Shim&Siegel,FinancialManagement由上表的比較，明顯顯示營利和非營利機構財務管理目標的先後順序有很大的差異。營利機構由於必須對股東負責任，因此以立即、短期的利益為優先，而且當危機發生時，營利機構會盡其所能的保有資產，為了保有資產，會以解僱員工為優先處理策略。相對於營利機構，非利機構的目標係以使命、服務為根本考量，因此著重穩定及長期發展。當危機發生時，非萬不得已，不會隨便解僱員工，也會比較傾向保留現金保持機構的持續運作，而不是選擇保有資產。（Shim&Siegel,FinancialManagement）此外，非營利機構必須保有危機意識亦即可能與其他營利或非營利機構產生競爭，因此，做好良好的財務管理與規劃，保有財務的優勢，當機構財務穩定，服務才能夠擴展，機構才能夠永續發展。肆、非營利機構財務活動的內涵包含三個層次，如下圖所示4資料來源：ManagementCenterBudgetingcashflowFundDiversityP1.1.目標目標2.2.設定標的設定標的3.3.環境評估環境評估4.4.預算計劃預算計劃5.5.預算修正預算修正6.6.直接和間直接和間接成本接成本計劃與預算計劃與預算1.1.目標目標2.2.設定標的設定標的3.3.環境評估環境評估4.4.預算計劃預算計劃5.5.預算修正預算修正6.6.直接和間直接和間接成本接成本計劃與預算計劃與預算1.1.寫支票寫支票2.2.存款存款3.3.銀行協調銀行協調4.4.簿記：總帳簿記：總帳、分類帳、分類帳5.Billing5.Billing公告公告6.6.檔案檔案財務資料財務資料1.1.財務分析財務分析2.2.現金流量現金流量3.3.成本分析成本分析4.4.投資管理投資管理5.5.成本分佈成本分佈6.6.費用控制費用控制7.7.財務問題財務問題預測預測財務管理財務管理報告報告1.1.資產負債表資產負債表2.2.收入報告收入報告3.3.報稅及其報稅及其他報告他報告4.4.捐款人報捐款人報告告1.1.追蹤實際追蹤實際預算預算2.2.各期財務各期財務比較比較監督監督1.1.寫支票寫支票2.2.存款存款3.3.銀行協調銀行協調4.4.簿記：總帳簿記：總帳、分類帳、分類帳5.Billing5.Billing公告公告6.6.檔案檔案財務資料財務資料1.1.寫支票寫支票2.2.存款存款3.3.銀行協調銀行協調4.4.簿記：總帳簿記：總帳、分類帳、分類帳5.Billing5.Billing公告公告6.6.檔案檔案財務資料財務資料1.1.寫支票寫支票2.2.存款存款3.3.銀行協調銀行協調4.4.簿記：總帳簿記：總帳、分類帳、分類帳5.Billing5.Billing公告公告6.6.檔案檔案財務資料財務資料1.1.財務分析財務分析2.2.現金流量現金流量3.3.成本分析成本分析4.4.投資管理投資管理5.5.成本分佈成本分佈6.6.費用控制費用控制7.7.財務問題財務問題預測預測財務管理財務管理報告報告1.1.資產負債表資產負債表2.2.收入報告收入報告3.3.報稅及其報稅及其他報告他報告4.4.捐款人報捐款人報告告1.1.財務分析財務分析2.2.現金流量現金流量3.3.成本分析成本分析4.4.投資管理投資管理5.5.成本分佈成本分佈6.6.費用控制費用控制7.7.財務問題財務問題預測預測財務管理財務管理1.1.財務分析財務分析2.2.現金流量現金流量3.3.成本分析成本分析4.4.投資管理投資管理5.5.成本分佈成本分佈6.6.費用控制費用控制7.7.財務問題財務問題預測預測財務管理財務管理報告報告1.1.資產負債表資產負債表2.2.收入報告收入報告3.3.報稅及其報稅及其他報告他報告4.4.捐款人報捐款人報告告報告報告1.1.資產負債表資產負債表2.2.收入報告收入報告3.3.報稅及其報稅及其他報告他報告4.4.捐款人報捐款人報告告1.1.追蹤實際追蹤實際預算預算2.2.各期財務各期財務比較比較監督監督1.1.追蹤實際追蹤實際預算預算2.2.各期財務各期財務比較比較監督監督1.1.追蹤實際追蹤實際預算預算2.2.各期財務各期財務比較比較監督監督5一、會計系統非營利機構常常誤認為會計即是財務管理，從上圖三個重疊的圈即可瞭解：會計係記錄過去所發生的歷史，財務管理卻是從財務資料、財務報告去預測因應可能發生的未來。會計活動係財務管理活動的一部份，即是上圖所示包含「財務資料」和「報告」。會計分財務會計和管理會計；財務會計係對外的年度報告，而管理會計則是對內的期中報告。以下陳述設計－會計系統的三個要素：（一）決定會計格式：是屬於現金帳或實際帳，所謂現金帳即是依現金的事實記帳，而實際帳是依據實際發生的事實而記帳，實際帳會有應收或應付帳款等科目。（二）頻率、科目、複雜度、電腦化程度：明確定義科目，並分成總帳和分類帳，坊間有許多會計的套裝軟體，考量科目的複雜度、記帳頻率，可選擇適合自己機構使用的套裝軟體。（三）內部控制（會計程序）：會計系統的流程：交易→科目→檔案文件（提供証據）→總帳及分類帳→財務報表。內部控制的目的是為了保護資產避免濫用或利益輸送等不法行為。內部控制包含三個基本原則：(A)責任分散(B)層層負責、責任分明(C)管理工貝(文書)書面化、格式化，亦即機構必須明文規定授權的範圍，明確說明各個層級的權力與責任。可是在講求監控之餘，也必須同時顧慮效率。一般科層制的機構最常被垢病的即是一份文件必須蓋幾十個章，公文往返長達幾個月，嚴重影響效率，因此如何兼顧效率與監控，雖是兩難，卻是管理者必須思考的。內部控制也非常講究証據，每筆帳皆必須有單據佐証，可是有些捐款人可能以郵寄現金捐款，這時候就必須有二個人以上共同拆開現金信封，將吃帳風險減至最低。二、報告財務報表的定義：提供機構在特定時間的圖像（picture）。財務報表包含資6產負債表、收入報告、報稅報告及捐款人報告等。資產負債表則是呈現機構財務位置的狀態。資產涵蓋動產、不動產。而現金、銀行乙存、甲存、定存，郵局帳戶、短期投資、應收帳款等皆屬於動產。不動產則包括設備、土地、房屋等。不動產須注意折舊攤提問題：例如購置電腦以四萬元購置，設定使用年限四年，剩餘價值一萬，則每年必須折舊攤提7500元。而負債的部份則須注意短期負債（CurrentLiabilities）:在短期期限內必須還清的負債，以及長期負債：例如向銀行長期貸款等。收支報表是呈現機構活動的狀況，一般非營利機構的收入科目，大概包括政府補助或委託、大眾捐款、義賣、服務收費、利息、投資收益、處分不動產….等。從收入科目可以瞭解收入的來源係屬於「好錢」（goodmoney）或「壞錢」（badmoney）〔備註：好錢係符合機構使命所募得的錢，壞錢即是違反使命所得到的錢。〕，從支出科目可以暸解費用的使用狀況是否緊扣著機構的使命與目標，例如機構目標係補助案主生活費，如果將經費挪用發放獎學金，即是不符合目標。同時也可以瞭解人事行政公關費用，募款成本是否佔太高比率等。非營利機構的財務管理必須順合稅法，同時也要瞭解稅法對非營利機構的優惠，我國的稅法對慈善事業的獎勵有十一種稅目是減稅優惠的：一是慈善事業機構本身全部免稅，包括土地稅、房屋稅、汽車牌照稅、或受贈之救濟品免爭關稅、娛樂稅。標信或義賣之貨物與舉辦之義演，其收入除支付標信、義賣或義演之必要費用外，全部供該事業目的事業之用者，免徵營業稅。另外一種是捐贈者之減稅優惠，如營利事業捐其全年營利收入10%以內，個人全年所得則是20%以內均可扣除。若企業或個人要捐土地，可以減免土地增值稅，另外還有遺產及贈予稅也可以減免（張盛和財政部賦稅署副長82.1.18募款策略研討會）。三、財務管理（一）成本分析會計很重要的觀念是成本，非營利機構所提供的服務，經常被認為是難以量化，難以計算成本。因此要做好成本分析，必須先決定計量方法，以下是四種服務計量單位的方法。7A.案主數量：計算所服務的案主數量B.服務事件：計算工作員所提供的服務事件可能包括：諮商治療、家訪、兒童遊戲治療、電話諮詢、轉介….等。C.服務成果數：服務完成的結案數量：例如從接案到安置的個案數量。D.以案主所