您好,欢迎访问三七文档
当前位置:首页 > 商业/管理/HR > 企业财务 > 428_财务报销及付款管理规范
编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第1页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件财务报销及付款管理规范编制单位财务中心签发人郭兆斌编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第2页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件深圳市绿景企业管理集团有限公司财务报销及付款管理规范第一章总则第一条目的为规范各项成本费用的申请、审批、付款、报销流程,加强计划管理和财务监督,提高资金使用效益,现根据2009年集团新组织架构及管理体系制订本规范。第二条适用范围本规范适用于绿景集团下属各中心、各项目部(凤凰山1号项目部参照本规范执行)。第二章借款支付管理第三条借款分类借款分为短期借款和备用金借款两类。短期借款指员工外地出差、业务招待、购买办公用品或固定资产、筹办营销策划活动等预先借支的款项。备用金借款是为经常发生专项小额费用支出的岗位设立,备用金借款人可在年初借支,报销付现后补充备用金,年底12月25日之前归还备用金借款。第四条需预先申请的借款员工因外地出差、购买办公用品或固定资产、筹办营销策划活动、车辆维修、参加培训等所需的短期借款必须预先进行《员工出差审批表》、《物品采购申请单》、营销策划方案呈批表、《汽车修理(保养)申请表》、《培训申请表》的审批。无审批文件的原则上不予以借支。第五条借款审批流程附有《员工出差审批表》、《物品采购申请单》、《汽车修理(保养)申请表》、《培训申请表》、营销策划方案呈批表的借款审批流程为:借款人填写《借款单》→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→出纳付款无预先申请附件的借款审批流程:借款人填写《借款单》→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款第六条员工在填写借款单时,必须注明还款日期,无还款日期的原则上不予以借支;确实不能事先确定还款日期的,必须有充分的理由。对于未按期归还借款或报销的,经财务中心催收后仍未还款或报销,财务中心有权从借款人工资中扣还借款。编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第3页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件第七条员工因岗位或职责发生变化而不再需要使用备用金或员工离职时,应退还备用金。第八条原则上不批准非工作原因借款,特殊情况需报董事长审批后方可借款。第三章费用报销管理第九条办公费报销(一)办公费指公司日常办公所需要的文具、打印耗材、纸张、档案装订资料、财务报销凭证、设计图纸打印、晒图、政府部门档案查询、邮寄等日常办公费用开支。(二)考核类办公用品费用报销时,行政人力中心必须附审批后的《物品采购申请单》以及采购物品发票和详细清单。非考核类办公费包括财务凭证打印纸张、专用档案装订材料、设计图纸打印费、晒图费、政府部门档案查询费、邮寄费等,由各使用中心/部(室)自行申请购买后凭相关票据报销。(三)办公费报销流程为:申请人填写报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。第十条业务费报销(一)业务费指员工招待公司客户发生的餐饮、娱乐、礼品等交际应酬费用。(二)业务费报销流程为:申请人填写报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。第十一条差旅费报销(一)差旅费是指员工离开工作单位所在城市执行公务,包括参加会议、短期培训、及外派员工因公回家庭所在地等所发生的机票费、车船费、住宿费等。(二)未经批准擅自改变出差路线、增加出差地点和延长出差时间的开支和超出报销标准、因私发生的开支,不予报销。(三)差旅费详细报销标准及管理规定按照集团已颁布的《出差管理规范》执行。(四)差旅费报销流程为:申请人填写差旅费报销单附《员工出差审批表》→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。第十二条私车公用交通费报销(一)私车公用交通费指经公司审批同意私车公用的员工,在市内(含特区内、特区外)进行公务活动时发生的交通费,包括汽油费、汽车修理费、停车费、过路过桥费、车辆保险费、养路费(燃油附加费)、年审费等。编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第4页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件(二)行政人力中心应在员工私车公用交通费申请批准或报销标准额度变动的当月,将有关审批文件原件报财务中心备案,无审批文件备案的,财务中心不予报销。(三)私车公用交通费报销流程为:申请人填写费用报销单→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款。(四)私车公用交通费报销以季度为周期,每季度的交通费,必须在每季末次月的10日到25日报销。报销票据须为汽油费、汽车修理费、停车费、过路过桥费、车辆保险费、养路费、年审费等票据;报销票据原则上为本年度票据,跨年度票据不予报销(次年一月报销上一年四季度的票据除外)。第十三条公务车辆费报销(一)公务车辆费指公司车辆发生的汽油费、汽车修理费、停车费、过路过桥费、车辆保险费、养路费(燃油附加费)、年审费等费用。(二)公务用车发生维修及保养费,须先填写《汽车修理(保养)申请表》进行申请,申请批准后方可进行修理、保养。(三)公务车辆费报销流程为:申请人填写费用报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。(四)公务车加油须使用省内通用充值油卡,充值油卡外的汽油票原则上不予报销;特殊情况需要充分理由和依据,公务车报销过路、过桥、停车费,票据背面须用车人签名确认。第十四条公共交通费报销(一)公共交通费指公司给予报销私车公用交通费以外的其他员工,在市内(含特区内、特区外)进行公务活动时发生的交通费。(二)员工报销公共交通费时,必须在车票背面注明外出的原因事项、起止地点,未注明清楚或票据过多的,财务中心有权要求其列表详细说明。(三)行政人力中心应在各部门公共交通费标准申请批准或报销标准额度变动的当月,将有关审批文件原件报财务中心备案,无审批文件备案的,财务中心不予报销。(四)公共交通报销流程为:申请人填写费用报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款。第十五条部门活动费报销(一)部门活动费是指集团各中心/部(室)按照集团制定发布的活动经费标准举行的部门联谊活动而发生的费用。编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第5页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件(二)部门活动费报销流程为:申请人填写费用报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。第十六条托收费用报销(一)托收费用是指由银行统一代扣代缴的电话费、水电费等银行托收费用。(二)托收费用应由各业务中心/部(室)先行申请,并在申请中确定托收费用承担主体及后续报销办理人员。托收费用的申请须经财务中心签署意见,不符合要求的托收申请,财务中心有权拒绝办理银行代扣手续。托收费用申请批准后,办理银行代扣手续。(三)财务中心将已从银行托收的费用发票转交银行托收申请中确定的报销人员,报销人在报销时需明确托收费用的承担部门或单位并对托收费用进行核实确认尽快完成报销手续。(四)托收费用报销流程:申请人填写报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁。第十七条培训费用报销(一)培训费用是指各中心(部)员工因工作需要,参加本专业领域内专业知识培训、专业证书的考取、后续教育以及集团行政人力中心统一组织的管理培训、人力拓展训练等培训活动所产生的费用。(二)培训费用申请部门必须填写《培训申请表》,申请表审批后方可进行培训,特殊情况不能事先审批的必须在培训后补办申请审批手续。(三)培训费用报销流程为:申请人填写报销单→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。第十八条其他费用报销(一)其他费用是指除以上费用外的审计费、评估费、诉讼费、会议费、会员费、绿化费等。(二)其他费用报销流程为:申请人填写报销单/合同付款审批表→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁→出纳付款/(冲帐)。有合同协议或者其他申请材料的需附有关文件。第十九条固定资产采购报销(一)固定资产是指使用寿命超过一个会计年度,为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的有形资产。(二)固定资产统一由行政人力中心采购并办理报销手续,办公设备、专用设备的购编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第6页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件买必须先由使用部门填制《物品领用申请表》/《呈批表》,按规定审批后由行政人力中心统一调配/采购。(三)固定资产采购报销流程:申请人填写报销单附《物品采购申请表》/《呈批表》→部门负责人→部门分管副总裁→财务复核→财务副总裁→总裁审批。第四章工程、采购、设计、营销类款项支付管理第二十条工程、采购、设计合同类付款(一)工程、采购、设计合同付款是指工程项目建设所签定的工程施工、监理、人防、设备买卖安装、装饰、消防、水电、绿化以及工程施工图设计、室内设计、景观设计等工程、采购、设计类合同付款。(二)支付工程款需附有①经审批的“合同付款审批表”;②监理公司工程进度确认单:确认工程进度及质量(针对在建项目);③成本管理中心出具的审核后的工程进度表;④工程发票;⑤工程结算单(对变更工程、结算付款时须提供);⑥已在明源软件中正确的录入了合同信息(首次付款时财务审核);⑦对方单位付款申请书。(三)支付设计款需附有①经审批的“合同付款审批表”;②设计发票;③已在明源软件中正确的录入了合同信息;支付境外设计合费时,还应提供境外设计单位的营业执照证书等相关材料,方便财务人员办理税务代缴业务及银行付汇业务。(四)支付设备材料采购款需附有①经审批的“合同付款审批表”;②对方开具的设备材料销售发票,③设备材料验收单或送货单等;④已在明源软件中正确的录入了合同信息。(五)样板房装修及饰品采购支付时,应按样板房房号分别列出所购物品清单,标明数量、单价、金额,附物品验收入库单、发票,注明存放地点、保管人等。(六)相关部门必须严格按照合同有关条款进行审核把关,不得超前、超额支付。否则,经办人和审批人应承担相应责任。第二十一条营销策划类付款(一)营销策划类费用是指促进项目宣传及销售所举行的品牌维护、媒介广告、宣传展览、策划咨询、销售代理以及购买营销场所办公物品等所发生的费用。(二)销售场所物品采购报销时须附物品采购申请单(如原件已使用,附复印件)、物品验收入库单、发票等。营销场所物品除广告宣传品外的其它可再次使用的物品,由营销中心与销售现场财务人员设置低值易耗品登记簿,双方根据入库单、出库单登记帐薄进行编号:GF-CWSJ-005版号:A/0财务报销及付款管理规范页码:第7页共8页深圳市绿景企业管理集团有限公司规范体系管理文件管理。(三)重大营销、公关活动,三万元以上单项制作、服务、包装业务结束后,应制作或由合作方制作《活动(或制作、服务)效果评估报告》并签署意见,作为付款验收的必要附件。(四)报刊广告费用支付,需附《刊登广告确认单》或报纸报样。《刊登广告确认单》应写明刊登广告的时间、报纸名称、付款金额以及经办人签字确认。(五)电视及广播电台广告费用支付时,需附合同及播放清单,播放后需提交经办人员确认的广告播放清单,播放清单要与合同一致。(六)营销类款项支付流程为:申请人填写《合同付款审批表》附发票等规定附件并已在明源成本软件中正确录入相关信息→部门负责人→协助部门→财务复核→部门分管副总裁→财务副总裁→总裁→出纳付款;营销场所办公物品等所发生的费用使用费用报销单。第五章付款及报销手续规定第二十二条报销、付款单的填写要求:经办人报销有关费用必须按规定格式填写全部内容,按报销流程审核,批准后送交出纳。填写时统一用黑色或蓝黑色钢(水)笔,金额小写合计前应有“¥”符号;大写金额应顶格填写,大写金额应按规范字填写。第二十三条报销单据的粘贴要求:报销单据必须用胶水粘贴附件,不
本文标题:428_财务报销及付款管理规范
链接地址:https://www.777doc.com/doc-1170597 .html