付款循环

第十一章采购与付款循环本章结构第一节采购与付款循环概述第二节采购与付款循环内部控制及控制测试第三节采购与付款循环的实质性程序课前自学的思考题1.采购与付款循环主要涉及哪些业务？2.为了保证被审计单位所记录的采购都已收到或已接受劳务，被审计单位应设置那些关键内部控制措施，审计人员一般应进行那些内部控制测试？3.为了保证已发生的采购业务均已入账，被审计单位应设置那些关键内部控制措施，审计人员一般应进行那些内部控制测试？案例：采购与付款业务内部控制案例分析甲公司仓库9月5日填制一张未连续编号的请购单，报公司主管采购工作的副总经理批准后，交采购部。采购部据此填制连续编号的订货单，与一家老供应商谈判确定品质、价格、到货时间和地点后，签订了采购合同。货物运达后，仓库根据订货单的内容，验收了货物，并填制了一式多联的未连续编号的验收单，一联交采购部编制付款凭单，付款凭单经采购部经理批准后，交会计部。会计部根据只附有验收单的付款凭单登记有关账簿，结算采购款。要求：试分析上述业务处理中不符合内部控制要求的地方。一、交易与账户余额简介采购与付款循环主要有两类交易即采购交易与付款交易。采购交易包括采购原材料与商品、固定资产、无形资产等。付款交易则是支付与采购相关的款项的业务。受该循环影响的账户主要是资产负债表账户，包括应付账款、预付账款、应付票据、固定资产、累计折旧、固定资产减值准备、工程物资、在建工程、固定资产清理、无形资产和累计摊销等账户。从广义上讲，受该循环影响的还包括有关外购存货（如原材料等）账户，鉴于原材料等与生产循环的关系紧密，出于各章分工的考虑，将原材料等的审计放在生产循环的审计中一并讨论。第一节采购与付款循环概述——采购与付款循环涉及的主要账户应付账款固定资产累计折旧预付账款固定资产减值准备工程物资在建工程固定资产清理应付票据一、主要业务活动及其单证1.请购：请购单由仓储或其它部门（非存货类）提出由提出部门的负责人签字认可不用顺序编号，原因？应包括：品名、数量、请购部门、需要日期一式两联，存根和采购部门特别请购：资本支出、租赁2.订购：订购单由采购部门制作顺序编号四联：存根，验收，请购部门，会计应包括：品名、数量、价格、供应商、到货日期、采购人员供应商选择：质量、价格、及时供货3.验收：验收单验收部门制作顺序编号四联：存根、采购、请购、会计应包括：品名、数量、品质、到货时间、验收人员有订购单的才能验收4.保管及储存：入库单或签收单不顺序编号三联：存根、验收、会计包括：品名、数量、品质、保管人员、存放地点5.编制应付款凭单销售部门或应付凭单部门事先编号两联：存根、会计附件（支持性凭证）：订购单、验收单、卖方发票、入库单或签收单授权批准制度：实际付款时6.确认记录负债：会计部门以应付凭单为依据7.付款：编制付款凭证，附件因结算方式的不同而变化在应付凭单和附件上加盖注销戳由独立人员签发支票付款的授权批准制度结算凭证的安全控制8.记录现金或银行存款的支出依据付款凭证日记账9.对账：客户对账单总帐和明细帐三、采购与付款循环中的主要业务活动采购与付款循环由一系列的业务活动构成，其主要业务活动如图13-1所示：请购商品和劳务编制订购单验收商品储存已验收的商品存货编制付款凭单确认与记录负债付款记录现金、银行存款支出采购与付款业务循环审计风险购货与付款业务中常见的重大错报风险1.盲目采购或购建，造成资金积压与低效使用；2.收受回扣、中饱私囊等贪污舞弊行为造成资金损失3.混淆采购成本和资本性支出的界限；4.保管不善，变质报废；5.固定资产与周转材料核算混淆；6.固定资产闲置不处理，造成报废损耗；7.多提或少提折旧与减值准备，虚列维修费用支出。第二节采购与付款循环的内部控制（一）采购业务内部控制要点请购商品和劳务编制订购单验收商品储存已验收的商品存货编制付款凭单确认与记录负债（二）采购与付款业务控制测试1.内部控制的了解与初步评价注册会计师主要采用询问、观察、检查等方法，来了解购货与付款业务循环的主要内部控制，注册会计师在充分了解被审计主体在该循环的内部控制以后，注册会计师在购货与付款循环内部控制了解之后，应对内部控制进行初步评价，并初步估计其控制风险水平，以确定购货与付款循环内部控制是否可以依赖。如果可以依赖，且实施控制测试的成本低于因此而减少的实质性程序所需的成本，则应当进行控制测试。反之注册会计师就应该直接实施实质性程序，不再进行控制测试。采购与付款业务控制测试2.内部控制的控制测试和进一步评价注册会计师主要实施以下程序对购货与付款循环内部进行控制测试：（1）检查采购与付款业务的业务凭证（2）检查采购与付款业务的账务处理（3）实地观察或询问物资的保管情况（4）检查账簿的核对采购与付款业务控制测试购货业务控制测试注册会计师对购货业务控制测试时，一般选择大额的和不寻常的项目进行抽样测试。在审计实务中，注册会计师会依据教材上给出的购货业务控制测试一览表上所载明的事项对被审计主体在购货业务中的内部控制进行测试。二、固定资产的内部控制和控制测试（一）固定资产的内部控制1.预算制度，有无预算，预算是否被严格执行，有无未列入预算的特殊事项2.授权审批制度：预算的制定、执行均需经批准，固定资产的取得和处置也均需批准3.簿记记录制度：明细分类账、分类登记卡4.职责分工制度：取得、记录、保管、使用、维修、处置5.资本性支出和收益性支出的区分制度：范围和金额6.处置制度：申请报批，包括对外投资、报废、出售7.定期盘点制度：盘盈、盘亏的会计处理8.维护保养制度：日常维护和定期保养，保险（二）固定资产控制测试注册会计师可通过审阅固定资产内部控制的有关文件、询问有关人员及实地观察等方法了解固定资产内部控制情况；并采用文字描述、内部控制调查表或流程图等方法记录下来，形成审计工作底稿。在此基础上，对被审计单位固定资产的内部控制进行初步评价，以决定是否进行控制测试及控制测试的时间、性质和范围。控制测试重点:预算测试：与实际是否相符资本性支出和收益性支出的划分测试：是否符合标准记录测试：完善与否现有资产的控制现状：内部控制的评价：注册会计师对固定资产内部控制进行控制测试后，对被审计单位固定资产内部控制设计和执行情况有了更准确的了解，应对固定资产内部控制的健全性、有效性进行进一步评价，并重新估计控制风险水平，以修订固定资产实质性程序计划。评价重点：1.内部控制执行情况在多大程度上确保被审计单位会计记录的可靠性和正确性；2.内部控制制度的有效执行，能在多大程度上保护固定资产的完整性。第三节购货与付款循环的实质性程序购货交易类别的测试应针对与采购交易有关的审计目标来设计，主要包括以下内容：1.测试所记录的购货交易确实发生2.测试已发生的购货业务都已记录3.测试所记录的购货业务估价正确4.测试购货业务按正确的日期记录5.测试购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总控制目标控制程序常用控制测试控制目标1：所记录的购货都是已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益。（存在或发生）。为达到这一目标，企业的关键控制程序有：（1）请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在应付凭单后。（检查应付凭单后是否附有单据）（2）购货按准确的级别批准。（检查购货的核准标志）（3）注销凭证以防止重复使用。（检查凭证的注销标志）（4）对卖方发票、验收单、订货单作内部核查。（检查相关凭证上的内部核查标志）控制目标2：已发生的购货业务均已记录（完整性）为达到这一目标，关键控制程序应包括：订货单、验收单、卖方发票均经事先编号经已登记入帐。（检查订货单、验收单、卖方发票连续编号的完整性）控制目标3：所记录的购货业务估价准确。（估价或分摊）支持这一目标的控制程序包括：计算和金额的内部核查。（检查内部检查的标志）采购价格和折扣的批准。（检查有关凭证上的审核批准标记）控制目标4：购货业务的分类正确（分类）支持这一目标的控制程序包括：采用适当的会计科目表。（检查工作手册和会计科目表是否适当）内部复核和核实。（检查有关凭证上内部复核的标记）控制目标5：购货业务的按正确的日期记录（及时性）常见控制程序包括：要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务（检查工作手册并观察有无未记录的卖方存在）内部核查。（检查有关凭证上内部核查的标记）控制目标6：购货业务被正确的记入应付账款和存货等明细帐中，并被正确汇总（过帐和汇总）与这一目标相联系的内部控制程序有：应付账款明细帐内容的内部核查（检查内部核查的标记）总之，控制程序包括：适当的职责分离：请购、采购、仓储、会计、应付凭单等部门正确的授权审批：采购行为、价格、折扣等充分的凭证和记录：各种单证、账簿凭证的事先编号：请购单、订购单、卖方发票按月寄出对账单：内部核查：付款的实质性程序1.付款2.记录现金、银行存款支出（二）应付账款审计一、应付账款的审计目标确定应付账款的发生和偿还的记录是否完整确定应付账款的期末余额是否正确确定应付账款的披露是否适当二、实质性审计程序获取或编制应付账款明细表，复核加计正确，与报表数、总账数和明细账合计数核对相符根据被审计单位实际情况，对应付账款进行分析性复核函证应付账款查找未入账的应付账款检查应付账款是否存在借方余额函证：真实性应付账款真实性审计不是应付账款审计的主要目标，而且这一审查通常可以根据应付账款账面记录与相应的采购发票等外来凭证进行核对，予以查实。所以，应付账款一般不需要进行函证。但是，审计人员如果怀疑应付账款的真实性，如应付账款长期挂账，或怀疑应付账款被部分隐瞒，如应付账款发生额很大，但年末余额很小或者为负数，则应对这些应付账款进行函证，而且应当采用肯定式函证，以确保能够获得证实应付账款真实性和入账完整性的证据。结合预付账款的明细余额，查明是否有应付账款和预付账款同时挂账的项目结合其他应付款的明细余额，查明有无不属于应付账款的其他应付款检查应付账款长期挂账的原因，做出记录，注意其是否可能发生呆账收益查明应付账款在资产负债表上的披露是否恰当。案例：应付账款审计审计人员对某企业2004年度会计报表进行审计时发现了下列情况：1.资产负债表中应付账款项目金额为110万元，预付账款项目金额为48万元。2.应付账款明细账中期末为借方余额的5户，合计金额18万元，期末为贷方余额的83户，合计金额128万元。3.预付账款明细账中期末为借方余额的12户，合计金额56万元，期末为贷方余额的3户，合计金额8万元。4.有5户应付账款明细账的情况如下：户名借方发生额贷方发生额期末余额发生时间金额发生时间发生金额借方贷方ABCDE04.4.2004.8.3004.12.30400006000020000002.10.1003.8.2004.7.504.8.1504.11.20300005000035000205000700002500030000100005000700005.应付账款——H期末借方余额为2004年12月20日以银行存款预付给安装工程承包单位的承包款100000元；应付账款——K期末借方余额35000元为2004年3月10日预付给K单位的货款，所购物资于2004年9月10日收到并验收入库，企业以“借：物资采购、应交税金，贷：预付账款35000元”入账。6.检查2004年度开出的验收单，发现12月31日开出的验收从N单位购入的甲材料60吨，估计金额60000元的验收单，因为未收到卖方发票和运杂费账单而在账薄上未入账。7.预付账款——Y2万元，账龄已有两年半，经查Y公司已转入破产清算。要求：1.审查该企业应付账款核算中存在的问题，编制有关调整分录。2.如果从ABCDE五户明细账中选择函证账户，你认为应当选择那些账户进行函证？为什么？。3.如果有函证项目未收到回函，审计人员应当如何进行审计？分析：存在问题主要有：（1）报表中应付账款和预付账款项目的