应收款及应付款管理

应收款及应付款管理天津用友财务软件技术公司客户服务中心培训部一、两种不同的核算模式1、应收应付系统核算适合于采购、销售业务和应收、付款核算与管理业务比较繁多的用户。2、总账系统核算适合于采购、销售业务与应收、应付款管理业务不十分复杂，或现销、付现业务较多的客户。与其他系统的接口应付应收财务分析销售总账应用准备期初数据的准备当您初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当您进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，您可以进行期初余额的调整。启用总账时的设置客户、供应商往来选择应收应付核算系统初始化过程一、选择应收、应付账款的核销方式系统提供三种应收付款的核销方式，即按余额、按单据、按存货三种方式。各种方式的含义如下：按余额核销系统将您选定的单据按单据的到期日从前向后排序，然后从时间最早的单据开始核销，依次类推。按单据核销系统将满足条件的未结算单据全部列出，由您选择要结算的单据，根据您所选择的单据进行核销。按存货核销系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由您选择要结算的存货，根据您所选择的存货进行核销。账套选项设置控制科目的依据控制科目在本系统指所有带有客户往来辅助核算的科目。本系统为您提供三种设置控制科目的依据。即按客户分类、按客户、按地区分类三种依据。•按客户分类设置客户分类指根据一定的属性将的往来客户分为若干大类，例如您可以将您的客户根据时间分为长期客户、中期客户和短期客户；。•按客户设置您可以针对不同的客户在每一种客户下设置不同的应收科目和预收科目。这种设置适合特殊客户的需要。•按地区分类设置您可以针对不同的地区分类设置不同的应收科目和预收科目。。设置存货销售科目的依据按存货分类设置存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类，例如，您可以将存货分为原材料、燃料及动力、在存货及产成品等大类。您可以针对这些存货分类设置不同的科目。按存货设置如果您的存货种类不多，您可以直接针对不同的存货设置不同的科目。明细到客户当您将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是您在总帐系统中能够查看到每一个客户的详细信息。明细到单据当您将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是您在总帐系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情况。汇总制单当您将多个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简总帐中的数据，您在总帐系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。设置制单的方式设置坏帐处理方式如果选择备抵法，还应该选择具体的方法，系统提供了三种备抵的方法，即：应收余额百分比法，销售余额百分比法，帐龄分析法三种方法。如果您选择了直接转销法，可以直接在下拉框中选择该方法即可。提醒:在帐套使用过程中，如果当年已经计提过坏帐准备，则此参数不可以修改，只能下一年度修改。设置计算汇兑损益的方式外币余额结清时计算即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据。月末计算即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据。设置预收款的核销方式按单据核销根据您所选择的单据，对预收款一笔一笔地进行核销。按余额核销按预收款收到的日期从前往后进行核销。提醒:选择不同的核销方式，将影响到帐龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销能够进行更精确的帐龄分析。在帐套使用过程中您可以修改该参数。设置是否显示现金折扣如果您为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策，您可以选择显示现金折扣,系统会在“单据结算”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并为您计算可享受的折扣。如果您选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。设置录入发票是否显示提示信息如果您选择了显示提示信息，则在您录入发票时，系统会显示该客户的信用额度余额，以及最后的交易情况。如果您想提高录入的速度，在录入发票时，您可以选择不提示任何信息。一、基本科目设置基本科目是您在核算应收款项时经常用到的科目，您可以在此处设置常用科目。凭证科目的设置二、控制科目设置如果您在核算客户的赊销欠款时，针对不同的客户（客户分类、地区分类）分别设置了不同的应收帐款科目和预收帐款科目，可以先在帐套参数中选择设置的依据（即选择是针对不同的客户设置，还是针对不同的客户分类设置，或者是不同的地区分类设置），然后在此处进行设置。三、产品销售科目设置如果针对不同的存货（存货分类）分别设置不同的销售收入科目、应交销项税科目和销售退回科目，则可以先在帐套参数中选择设置的依据（即选择是针对不同的存货设置，还是针对不同的存货分类设置），然后在此处设置。四、结算方式科目设置不仅可以设置常用的科目，还可以为每种结算方式设置一个默认的科目。提醒：科目所核算的币种必须与所输入的币种一致。科目必须是最明细科目。科目不能代有“客户”或“供应商”往来辅助核算。五、坏帐准备设置•销售收入百分比法•应收帐款余额百分比法提醒：本年度计提完坏帐准备后，各参数将不能修改，只能查询。在本年度使用本系统时，可以修改提取比率、区间、科目。在下一年度使用本系统时，可以修改提取比率、区间、科目。帐龄百分比法提醒：在初次执行此功能时，应先设置帐龄区间。本年度计提完坏帐准备后，各参数将不能修改，只能查询。在下一年度使用本系统时，您可以修改提取比率、区间、科目。帐龄区间的设置为了对应收帐款进行帐龄分析，应首先在此设置帐龄区间。提醒：最后一个区间不能修改和删除。录入期初余额当您初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当您进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，您可以进行期初余额的调整。单据处理单据处理是本系统处理的起点。在此，您可以录入销售业务中的各类发票，以及销售业务之外的应收单。根据您的业务模型的不同，单据处理的类型也不同：如果同时使用应收帐款系统和销售系统，则发票和代垫费用产生的应收单由销售系统录入，在本系统可以对这些单据进行查询、核销、制单等功能。此时，在本系统需要录入的单据仅限于应收单。如果没有使用销售系统，则各类发票和应收单均应在本系统录入。要诀：•应收单的实质是一张凭证，用于记录您销售业务之外所发生的各种其他应收业务。例如上例核算客户所欠的费用款项。•表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目应该为核算该客户欠款的一个科目。•表头科目必须带有客户往来辅助核算。•表头科目的方向即为您所选择的单据的方向。•如果总帐系统没有启用，则不必输入表体内容。•表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。•如果输入表体内容，则表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。单据结算在单据结算功能中，您可使用如下功能：录入收款单、付款单对发票及应收单进行核销形成预收款并核销预收款处理代付款进行代付款的处理有时，可能您收到一个单位的一笔款项，但他是为另外一个单位付的款。这时您有两种处理方式：1、将付款单位直接记录为另外一个单位。2、将付款单位仍然记录为该单位，但通过“代付”功能处理代付款业务。这种方式的好处是既可以保留该笔付款业务的原始信息，又可以处理同时代多个单位付款的情况。3、一张经过代付处理的结算单在进行核销时，界面中所列出的未结算单据全部是代付客户的，而不是付款单位的。4、如果有多个被代付客户，您可以在界面下端的“代付客户”栏目处用下拉框进行切换选择。注意这多个被代付的客户应一次进行核销，不能分多次处理。形成预收款如果您预收了一个客户的款项，当时还没有发生销售业务，则可以录入收款单，然后将该笔款项全部作为预收款。提醒：一张收款单全部形成预收款后，您在单据结算功能中将查看不到该张收款单，只能在单据查询（结算单查询）功能中进行查看。以后您可以在“预收冲应收”以及“核销”等操作中使用此笔预收款。坏帐准备如何计提坏帐准备1、销售收入百分比法2、应收帐款百分比法3、帐龄分析法如何处理坏帐发生要决:您可以点击〖全选〗图标，将所有单据全部作为坏帐。您可以点击〖全消〗图标，取消所做的选择。您可以点击界面中的任意一列的标题，例如“单据日期”，系统就会按照单据日期从大到小排序；如果您再次点击“单据日期”，系统就会按照单据日期从小到大排序。如何处理坏帐收回提醒：在您录入一笔坏帐收回的款项时，您应该注意不要把该客户的其他的收款业务与该笔坏帐收回业务录入到同一张收款单中。例如，7月4日XX客户付给了您一笔货款，同时还付了一笔以前的坏帐款项，这时，您应录入两张收款单，分别记录收到的货款和收到的坏帐款项。转账处理您可以在此进行预收款冲抵应收款、应收单据冲抵应付单据、应收款冲抵应收款的处理、红字单据冲抵兰字单据的处理。预收款冲抵应收款提醒：每一笔预收款的转帐金额不能大于其余额。每一笔应收款的转帐金额不能大于其余额。应收款的转帐金额合计应该等于预收款的转帐金额合计。应收款冲抵应付款提醒：每一笔应收款的转帐金额不能大于其余额。每一笔应付款的转帐金额不能大于其余额。应收款的转帐金额合计应该等于应付款的转帐金额合计。如果您的应付帐款系统采用的是总帐控制方式，则该功能不能执行红字单据冲抵正向单据您可以在此进行红字单据冲销正向单据的处理。系统为您提供两种处理方式：系统自动冲销和手工冲销。如果红字单据中有对应单据号，系统会自动执行红冲；如果单据发票中无对应单据号或红字单据所对应的单据已经转帐，您可以手工选择相互转帐的单据以冲减部分应收款。自动对冲提醒：可以点击〖产品〗图标，屏幕会在单据编号后增加一列产品名称。再次点击此按纽，取消产品显示。可以点击〖产品〗图标，屏幕会在单据编号后增加一列产品名称。再次点击此按纽，取消产品显示。手工对冲提醒:您可以点击〖产品〗图标，屏幕会在单据编号后增加一列产品名称。再次点击此按纽，取消产品显示。手工对冲时，必须点击产品明细按纽，按产品明细列示。对冲金额合计不能大于红票金额。制单为了快速地、成批地生成凭证，您可以使用制单功能进行批处理制单。提醒:制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于所选的单据的最大日期，但小于当前业务日期。如果您同时使用了总帐系统，您所输入的制单日期应该满足总帐制单日期要求：即大于同月同凭证类别的日期。一张原始单据制单后，将不能再次制单。如果您在退出凭证界面时，还有未生成的凭证，则系统会提示您是否放弃对这些凭证的操作。如果您选择是，则系统会取消本此对这些业务的制单操作。月末处理计算汇兑损益可以在此计算外币单据的汇兑损益并对其进行相应的处理。在使用本功能之前，应首先在系统选项中选择汇兑损益的处理方法。系统提供两种汇兑损益的处理方法，可以根据自己的需要作出选择。月末处理如果您已经确认本月的各项处理已经结束，您可以选择执行月末结帐功能。当您执行了月末结帐功能后，该月将不能再进行任何处理。提醒：如果您这个月的前一个月没有结帐，则本月不能结帐。您一次只能选择一个月进行结帐。本月的单据（发票和应收单）在结帐前应该全部审核。如果本月的结算单还有未核销的，不能结帐。如果是本年度最后一个期间结帐，建议您将本年度进行的所有核销、坏帐、转帐等处理全部制单。如果是本年度最后一个期间结帐，建议您本年度外币余额为0的单据的本币余额结转为0。恢复操作前状态如果对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等操作后，发现操作失误，可将其恢复到操作前的状态，以便您进行修改。如果与销售系统有接口，则发票在本系统不能恢复到未审核的状态，只能在销售系统中恢复。如果应收单据在审核后已经经过核销等处理，则不能恢复。如果应收单据日期在已经结帐的月份内，也不能被恢复。如果应收单据在审核