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第十四章采购与付款循环的审计第一部分本章考情分析1.本章属于次重点章节。本章内容一般不会单独命题,往往与其他循环或知识点综合命题,考点主要集中在采购与付款循环的内部控制、控制测试,固定资产的实质性程序、应付账款的实质性程序等方面。本章内容在近三年试卷中没有直接涉及,预计2012年本章内容考试分值在5分左右。第十四章采购与付款循环的审计2.本章基本内容框架第十四章采购与付款循环的审计采购与付款循环的特点采购与付款循环的内部控制和控制测试采购与付款交易的实质性程序采购交易的内部控制付款交易的内部控制固定资产的内部控制采购与付款循环的审计采购与付款交易的实质性程序应付账款的实质性程序固定资产的实质性程序第二部分本章精讲第一节采购与付款循环的特点一、不同行业类型的采购和费用支出(了解表14-1)二、涉及的主要凭证与会计记录典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证与会计记录有以下几种:(一)请购单(二)订购单(三)验收单(四)卖方发票第十四章采购与付款循环的审计(五)付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制,载明已收到的商品、资产或接受的劳务、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。第一节采购与付款循环的特点(六)转账凭证(七)付款凭证(八)应付账款明细账(九)库存现金日记账和银行存款日记账第一节采购与付款循环的特点(十)供应商对账单供应商对账单是由供应商按月编制的,标明期初余额、本期购买、本期支付给供应商的款项和期末余额的凭证。供应商对账单是供应商对有关交易的陈述,如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素,其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。第一节采购与付款循环的特点三、涉及的主要业务活动(业务流程层面控制活动)(一)请购商品和劳务2.仓库或资产使用部门3.请购单4.措施:①企业对正常经营所需物资的购买均作一般授权,对资本支出和租赁合同,企业则通常要求作特别授权。②每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。第一节采购与付款循环的特点5.请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一,也是采购交易轨迹的起点。第一节采购与付款循环的特点(二)编制订购单2.采购部门3.订购单(连续编号)。4.订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等,预先予以顺序编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商,副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。5.与采购交易的“完整性”认定有关。第一节采购与付款循环的特点(三)验收商品2.已授权验收部门(独立)3.验收单4.措施:验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符,如商品的品名、摘要、数量、到货时间等,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。第一节采购与付款循环的特点5.验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单,则与采购交易的“完整性”认定有关。第一节采购与付款循环的特点(四)储存已验收的商品2.仓库3.入库单(连续编号)4.存放商品的仓储区应相对独立,限制无关人员接近。5.与商品的“存在”认定有关。第一节采购与付款循环的特点(五)编制付款凭单2.应付凭单部门3.付款凭单。第一节采购与付款循环的特点4.控制:确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性;确定供应商发票计算的正确性;编制有预先顺序编号的付款凭单,并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等);独立检查付款凭单计算的正确性;在付款凭单上填人应借记的资产或费用账户名称;由被授权人员在凭单上签字,以示批准照此凭单要求付款。5.与“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有关。第一节采购与付款循环的特点(六)确认与记录负债2.财务部3.应付凭单登记簿或应付账款明细账4.措施:应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订购单上的有关资料核对,如有可能,还应与验收单上的资料进行比较;第一节采购与付款循环的特点应付账款确认与记录的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产;在手工系统下,应将已批准的未付款凭单送达会计部门,据以编制有关记账凭证和登记有关账簿;会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性;通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期,监督入账的及时性。第一节采购与付款循环的特点(七)付款2.财务部、通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。3.支票、付款凭单4.措施:企业有多种款项结算方式,以支票结算方式为例,编制和签署支票的有关控制包括:独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性;应由被授权的财务部门的人员负责签署支票;被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单,并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容一致;第一节采购与付款循环的特点支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销,以免重复付款;支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票;支票应预先顺序编号,保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性;应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。第一节采购与付款循环的特点(八)记录现金、银行存款支出以记录银行存款支出为例,有关控制包括:1.会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性,以及与支票汇总记录的一致性。2.通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期,独立检查入账的及时性。3.独立编制银行存款余额调节表。第一节采购与付款循环的特点一、采购交易的内部控制(一)内部控制目标、内部控制与审计测试的关系(掌握)表14-2列示了采购交易的内部控制目标、关键内部控制和审计测试的关系。表14-2采购交易的控制目标、关键内部控制和测试一览表第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务,并符合采购方的最大利益(存在)请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全,并附在付款凭单后。采购经适当级别批准。注销凭证以防止重复使用。对卖方发票、验收单、订购单和请购单作内部核查查验付款凭单后是否附有完整的相关单据。检查批准采购的标记。检查注销凭证的标记。检查内部核查的标记复核采购明细账、总账及应付账款明细账,注意是否有大额或不正常的金额。检查卖方发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性。追查存货的采购至存货永续盘存记录。检查取得的固定资产(逆查)第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序已发生的采购交易均已记录(完整性)订购单均经事先连续编号并已登记入账。验收单均经事先连续编号并已登记入账。应付凭单均经事先连续编号并已登记入账检查订购单连续编号的完整性。检查验收单连续编号的完整性。检查应付凭单连续编号的完整性从验收单追查至采购明细账。从卖方发票追查至采购明细账(顺查)所记录的采购交易估价正确(准确性、计价和分摊)对计算准确性进行内部核查。采购价格和折扣的批准检查内部核查的标记。检查批准采购价格和折扣的标记将采购明细账中记录的交易同卖方发票、验收单和其他证明文件比较。复算包括折扣和运费在内的卖方发票填写金额的准确性第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序采购交易的分类正确(分类)采用适当的会计科目表。分类的内部核查检查工作手册和会计科目表。检查有关凭证上内部核查的标记参照卖方发票,比较会计科目表上的分类采购交易按正确的日期记录(截止)要求收到商品或接受劳务后及时记录采购交易。内部核查检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在。检查内部核查的标记将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中,并正确汇总(准确性、计价和分摊)应付账款明细账内容的内部核查检查内部核查的标记通过加计采购明细账,追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否正确,用以测试过账和汇总的正确性(与账有关,与凭证无关)第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(二)采购交易的内部控制1.适当的职责分离。采购与付款交易不相容岗位至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。2.内部核查程序。3.对表14-2有关内容的说明。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(1)所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务。恰当的控制可以防止那些主要使管理层和员工而非被审计单位本身受益的交易,作为被审计单位的费用支出或资产人账。在有些情况下,不正确的交易是显而易见的。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试例如,员工未经批准就购置个人用品,或通过在付款凭单登记簿上虚记一笔采购而侵吞公款。但在另外一些情况下,交易的正确与否却很难评判,如支付被审计单位管理人员在俱乐部的个人会费、支付管理人员及其家属的度假费用等。如果发觉被审计单位对这些不正当的、站不住脚的交易的控制不充分,注册会计师在审计中就需对与这些交易有关的单据进行广泛、深入的检查。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(2)已发生的采购交易均已记录。(3)所记录的采购交易估价正确。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试二、付款交易的内部控制以下与付款交易相关的内部控制内容是通常应当共同遵循的1.企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等有关货币资金内部会计控制的规定办理采购付款交易。2.企业财会部门在办理付款交易时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试3.企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。4.企业应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项需经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试5.企业应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定,及时收回退货款。6.企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付款项等往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试三、固定资产的内部控制(一)固定资产的预算制度预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。通常,大中型企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算;小规模企业即使没有正规的预算,对固定资产的购建也要事先加以计划。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(二)授权批准制度完善的授权批准制度包括:企业的资本性预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效;所有固定资产的取得和处置均需经企业管理层书面认可。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(三)账簿记录制度除固定资产总账外,被审计单位还需设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡,按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(四)职责分工制度对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等,均应明确划分责任,由专门部门和专人负责。(五)资本性支出和收益性支出的区分制度企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。通常需明确资本性支出的范围和最低金额,凡不属于资本性支出的范围、金额低于下限的任何支出,均应列作费用并抵减当期收益。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试(六)固定资产的处置制度固定资产的处置,包括投资转出、报废、出售等,均要有一定的申请报批程序(七)固定资产的定期盘点制度对固定资产的定期盘点,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