QMS认证审核案例

四川川润润滑设备有限公司QMS认证审核案例四川三峡认证有限公司高级审核员袁伦成一、案例发生的背景：认证领域：成套液压润滑设备（含液压缸等配套元件）、工业泵、水工机械（18.01.02，18.01.04，18.05.06），低压电器成套设备（19.03.00）等产品的设计和生产”所涉及的质量管理活动受审核方组织名称：四川川润股份有限公司场所：位于自贡大安区大安街30号机器公司（含位于成都市现代工业港北区港北6路85号的分厂）时间：1）2008年12月9日至12月12日2000版QMS的再认证审核2）2009年12月10日-11日的监督审核参加人员：再认证审核袁伦成高级审核员（组长19.03.00专业小类审核员）；马松平高级审核员（组员，18.01.02，18.01.04，18.05.06，19.03.00肖华昌实习审核员监督审核1）袁伦成高级审核员（组长19.03.00专业小类审核员）；2）方孟洋高级审核员（组员，18.01.02，18.01.04，18.05.06，19.03.00专业小类审核员）二、案例发生的主要过程1)“文件审查”过程2)审核策划和审核计划的编制过程3）与审核委托方和被审核方的沟通过程4）审核文件的准备过程5）审核实施过程，审核记录与审核报告的编写；6）与被审核方沟通的过程（一）、审核前的“文件审查”过程：形成了：1）2008年12月25日再认证审核前的《文件审查报告》（附件1）；2）2009年12月1日监督审核前的《文件审查报告》（附件2）；两个《文件审核报告》均是针对公司组织机构和产品结构的变化后形成的B.3和B.5版文件的文件符合性和适宜性审核。主要关注了被审核方的文件化质量体系中:1)对“外包过程”的识别和控制；2)对体系覆盖范围内的分子机构：成都分公司的法律地位；3）对组织体系策划和运行中的外来文件的识别提出了改进意见。文件审核的主要目的:通过文件审查了解了受审核方的组织规模、布局、活动场地、机构设置、生产流程、工艺路线，审核范围，保密要求等。为进一步确认企业的体系覆盖范围专业类别及删减条款和删减理由的正当性，为制定审核计划，估计工作量、确定审核人日及审核组成员配置、审核分工提供信息。（二）、审核策划和审核计划的编制过程在充分了解和理解被审核方产品和服务实现过程特点的基础上，策划了审核目的、确认审核范围、审核准则、审核组成员任务分配、审核部门（或过程要求）、审核时间（能确保审核的充分性和必要的审核深度）、审核过程和进度安排。对监督审核，考虑到被审核方体系覆盖范围内的产品范围已经搬迁到位于成都市现代工业港北区港北6路85号的分厂。本次确定仅对位于成都的活动场地进行监督审核。两次策划形成的审核计划如附件3和附件4.两份“审核计划”均考虑了审核员的专业小类能力和审核任务的相对均衡。计划中将最高管理层的审核安排在第一组的最后一天。其意在有利于审核活动已大部完成、基本掌握了被审核方体系运行的基本情况后，审核组能通过审核与被审核方领导层做坦诚沟通，并提出代有增值效益的改进意见和建议。（三）、与审核委托方和被审核方的沟通过程1）对经策划后编制形成的《审核计划》与委托方和被审核方沟通：a)将拟订的《审核计划》提交审核委托方---认证机构专业人员评审，管理人员审定、批准；b)在审核前7日将经批准的《审核计划》传递给被审核方，征求被审核方对审核目的、审核范围、审核准则、审核时间、审核组组成和审核日程安排，以及与审核相关的事宜的意见。获得意见后及时修订和沟通，直到双方意见统一为止。（四）、审核文件的准备过程。按审核准则和认证机构的规定，准备了以下审核文件和记录：需要准备的审核文件包括：1）文件审查意见；2）审核计划；3）审核记录：a)项目审核任务书、审核计划评审表及公正性声明b)首、末次会议记录；c)检查清单及现场记录表；d)审核报告e)不符合报告和观察项报告；f)纠正/纠正措施计划表；g)纠正措施有效性验证报告和提交认证决定汇报情况表；h)审核专业引导实施记录；i)审核员人员工作质量及行为规范评价表；j)不符合项纠正预防措施跟踪表；k)资料归档目录表（五）、审核实施过程、审核记录1、本案例中的再认证审核由叁名审核员按《审核计划》安排分两个小组，于2008年12月9日-12日对四川川润股份有限公司自贡本部和位于成都市现代工业港北区港北6路85号的分厂实施再认证审核。2、2009年12月10日—12月12日，由两名审核员对四川川润股份有限公司位于成都市现代工业港北区港北6路85号的四川川润液压设备分厂实施了现场监督审核。3、其中，因被审核方的质量管理体系覆盖的产品范围已搬迁至成都市现代工业港北区港北6路85号成都液压设备分厂，2009年实施的监督审核未对自贡本部实施。与审核计划范围的不一致已向认证派出机构汇报并与被审核方协调一致，在相关饿审核文件中作了说明。三、主要的审核发现与沟通过程审核均按计划实施。其中：---2008年的再认证审核现场抽样483个，发现2个一般不符合，开出2份一般不符合报告（附件5、附件6、附件7、附件8）和2个观察项。根据审核发现形成了《再认证审核报告》（附件9）；---2009年的监督审核现场抽样417项，通过审核留下了现场《审核记录》（附件10，11），对照审核准则要求发现了2个不符合事实，开具了2份一般《不符合报告》（附件12，13）。还提出了2个观察项（附件14）要求被审核方予以必要的关注。形成了《监督审核报告》（附件15）。5、我们的“审核实施记录”注意了以下要点：（1)严格依照审核策划的安排和计划要求实施；（2)注意充分反映本次审核的样本状况和抽样情况，并注意收集客观证据；（3)保证审核记录的完整、准确、简明、具有可重现性和可证实性；（4)对审核中发现的被审核方顾客有申、投诉情况的重点跟踪查询及可追溯性信息的记录。（5)确保审核记录能支持和证明本次审核发现，为审核报告提供客观证据。（6）注意了规避审核记录的简单化、客观证据不足，确保了审核记录的客观、公正、充分、有效性，可重现性和可证实性，能为认证决定提供足够信心。3、《审核报告》编写注意了以下问题：（1）严格按认证机构规定的格式要求编写；（2)包含了本次审核的完整的信息；（3）注意了在“评价意见”中采用数据和事实说话，评价力求了准确、适宜、充分、有根有据，与审核发现一致。并再一次与被审核方沟通，达成了一致意见，确认审核覆盖范围。（4）避免了《审核报告》的简单化、形式化、走过场和评价的模棱两可。注意了评价的客观性和公正性。充分肯定了组织体系运行的业绩和成效；客观反映了体系运行中存在的问题和需改进的方面。让受审核方通过审核真正受益，获得改进机会和方向。4、与被审核方沟通的过程（1）、本次审核被审核方保持了以往审核的惯例。公司总经理、副总经理、质量总监（兼管代）、各职能部门经理、主管、生产车间主任、内审员等35人参加首次、末次会议，与审核组现场沟通；（2）、公司总经理在首次会议上感谢审核组历年来对公司质量体系运行提出的改进意见，并期望本次审核提出更多的改进建议。审核实施过程中，分管副总经理、质量总监（兼管代）全程跟踪\陪同审核员审核，以了解本次审核发现的问题。充分体现出公司“领导重视”的原则。（3）、在对公司管理层的审核和末次会议之前，审核组按审核计划安排，在通过与被审核方领导层交谈收集管理层实施体系的客观证据的基础上，向管理层（总经理、副总经理、质量总监（兼管代）和质管部经理）通报了审核的目的、范围、准则、审核的其他基本情况和审核发现。包括不符合报告和观察项，口头希望改进的问题。（4）、对《不符合报告》的不符合事实，阐述了不符合原因，并请被审核方确认。（5）、通报并征求了审核结论意见。交流了对不符合项的纠正时限、观察项、口头不符合的改进要求。所有审核结论和改进意见得到被审核方认同，双方达成一致意见后，被审核方领导要求审核组在末次会议上详细讲解审核发现的问题，以使各部门加以重视和改进，并有效纠正。四、受审核组织主要的改进方法和成效1、针对再认证审核发现的不符合。公司在2009年1月6日提交了纠正预防措施证据；（见附件6和附件8）结合审核组在审核报告中提出的改进意见。公司对售后产品质量问题进行了跟踪和分析，采取了纠正措施。见附件16《板冷质量问题汇总分析》见附件17《哈威K系列柱塞泵售后问题总汇》2、针对2009年12月的监督审核发现的两个不符合项，公司于2009年12月12日即以管理评审方式对本次外部审核发现的2个不符合项，2个观察项和8个口头要求改进的意见进行了认真讨论和研究，落实了责任部门和责任人，12月16日，对不合格项涉及的标准要求组织了学习、培训，分析了不合格原因，提出了拟采取的纠正、纠正措施计划，要求在12月22日前完成纠正。相关责任部门（质量管理部和生产中心）在规定时间内完成了纠正和纠正措施，提交了相关证据。于12月25日经公司指定的验证人员验证后有效关闭不合格。（附不符合报告及纠正措施记录）3、针对观察项和口头不合格，公司制定了改进计划：（1）为提高内审员能力，制定了公司内审员培训计划。并于2010年3月15日-3月20日（在不影响正常、生产活动的情况下每天下午4点至晚上9点），选派25名员工参加三峡公司举办的（厂内）2008版内审员培训（取证），另有包括总经理、副总经理2名在内的30名领导和关键岗位人员参加培训，内部考核取证。培训期间，全部坚持学习。通过培训考核100%通过。其中成绩在90分以上的47人。这次培训提高了关键岗位人员对2008版标准的理解和实施能力。（2）针对设备维护和维修问题。公司调整了组织机构。2010年初，设置了“设备运行部’,充实了3名专职人员负责成都分公司设备的维护、维修工作。自贡本部保持专门的设备管理部门。4、公司体系运行的主要业绩（以下业绩是质量管理体系运行的结果）1）、公司管理层一直以来，重视和领导质量管理体系的运行，体系一直保持有效运行和持续改进。公司的体系在持续改进中日趋健全、完善，有效。汇总公司上一认证周期内的审核发现如下：2006年2月28日第一次复评初审的6个不合格项；5个观察项。6.3,7.4,7.5.1e）,7.5.2,7.6;观察项：7.5.1c）,6.3,7.5.1f）,7.4,7.6;2006年10月21日第一次监督的3个不合格7.3.2/7.3.5,8.2.4;2007年10月25日第二次监督审核无不合格项。3个观察项：7.4.1,7.5.1a)2008年12月12日再认证2项不合格7.3.1/7.3.2;8.2.3；2009年12月第一次监督2项不符合：7.4.1，7.5.1b);2项观察项:6.3,8.2.2所有的不符合均按要求及时认真改进并有效关闭。2006年至2009年审核发现的不符合分布如下：01234562006年2月第一次复评2009年12月不合格项观察项2）、公司保持了“诚信为本，脚踏实地，持续改进，追求完美”的质量方针和质量目标，并按要求分解、测量。均已基本实现。公司能开展顾客满意度测量，关注顾客需求，在我国润滑液压设备领域中排名居前，根据中国重型机械工业协会统计，2006－2007年连续两年润滑液压设备销售收入在全国同行业排名第二，中西部地区排名第一，配套出口销售收入全国排名第一。3）、公司已成为四川省高新技术企业，拥有6项国家专利，正在申请专利7项。公司是中国重型机械工业协会润滑分会的理事单位、中国可再生能源学会风能专业委员会会员单位。公司是四川省普通机械制造工业企业最大规模20强，公司在通过了ISO9001－2000质量体系认证后先后取得CE认证、船舶认证资格。公司拥有的“川润”商标被认定为“四川省著名商标”。4）、继2008年实现首次公开发行股票并上市融资2.4亿元后，公司又以非公开发行股票的形式实现融资2.6亿元。2009年12月21日，公司非公开发行股票获得中国证监会发审委无条件审核通过。2010年2月4日，公司非公开发行1250万股股票在深圳证券交易所上市。5）2009年，公司润滑液压业务继续实现高速