ERP流程与操作说明

1ERP流程设计与说明第一部分ERP流程的目的简单地讲，现代企业的所有资源包括3大流：物流，资金流和信息流。ERP也就是对这3种资源进行全面集成管理的管理信息系统。概括地讲，ERP就是建立的信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面集成了企业的所有资源信息，并为企业提供决策，计划，控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP系统是一种管理理论和管理思想，不仅仅是信息系统。他利用企业的所有资源，包括内部资源与外部市场资源，为企业制造产品或提供服务创造最优的解决方案，最终达到企业的经营目标。计划是ERP的主线，它的管理重心是财务，在企业整个经营运作过程中贯穿了财务成本控制的概念。总之，ERP极大地扩展了业务管理的范围及深度，包括质量，设备，分销，运输，多工厂管理，数据采集接口等。ERP的管理范围涉及企业的所有供需过程，是对供应链的全面管理和企业运作的供需链结构，如下图所示：整个供应市场采购加工销售需求市场物流过程资金流过程物料流入信息流物料流出资金流出信息流资金流入2ERP流程设计与说明完整的ERP系统模块众多，模块间的关系错综复杂，从软件的角度看，流程体现了功能模块之间信息的传递，控制的转移。在现实世界中，流程体现了企业中各个部门间的协调运作。一个典型的ERP系统的流程总图如下：在图中，可以看到财务管理处在ERP的中心地位。生产，库存，销售，采购等模块互相协作，使得整个企业的运作处于一种高效和谐的状态。所以基本功能模块的构建是ERP流程得以实现的基础，流程的构建应该在关键功能模块具备的情况下才可以逐步实现。一般来讲，流程的实施是ERP实施中的难点，耗时较长，企业的管理需要经过一个重要的转变过程，这个过程通常需要企业一把手的主导才能得以顺利实现。典型的流程往往也需要经过相应的调整，裁剪，才能适应企业的实际需要。在具备了各个基本功能模块之后，我们可以考虑有选择，有调整的实施ERP的各个流程。下面逐一介绍ERP流程的通常做法。总账管理固定资产管理预算会记工资管理人力资源管理设备管理应付管理质量管理采购管理经营预测库存管理销售管理应收管理运输管理生产管理成本管理分销管理3ERP流程设计与说明第二部分ERP工作原理一、系统管理界面：基础的信息建档与编号产生、及数据产生1、部门信息：部门负责人基础信息录入。2、物料信息：物料信息与公司产品信息的新建与修改，保证每个物料或产品唯一物料编号与公司产品编号，并建有公司产品BOM结构。3、工艺工序：生产过程中在制品的每道产品工艺的工序录入。4、用户信息：客户信息的建档、查询，每位客户产生唯一客户编号。5、供应商信息：供应商基础信息的建档、查询，产生供应商编号。6、部门信息与班组信息：公司与部门的基础信息录入、班组基础信息的录入。7、权限管理：针对ERP系统各用户的权限添加、修改与删除。8、基础信息1：付款形成模式、运费形成价格等信息录入。9、基础信息2：包含ERP中其它基础信息的建档，包括唛头信息录入、资金控制建档、交货方式建档、付款方式建档、质量信息建档等等4ERP流程设计与说明二、原辅采购与仓库系统的工作原理2．1ERP系统原辅材料的采购、入库、报批、付款入账、应付出库的管理流程原理：采购流程控制图：(MRP:物料需求计划)MRP客户订单生产单手工请购单采购单询价单供应商合同件供应商／物料对照供应商采购单打印退货单仓库接收库存审核，入库单各种浏览报表送货单材料账入库批准入财务账5ERP流程设计与说明2.1.1控制程序1)各部门申购由书面网上申购。2)然后由仓储部汇总形成书面申购单（设计符合我公司情况的申购单）3)采购合同审批由主管副总审批，然后采购部电脑输入，财务部核对，最后确定电脑系统中合同成立。4)采购订单审批由主管副总审批，然后采购部电脑输入，仓储部核对，最后确定电脑系统订单成立。5)如有一些合同与采购订单合二为一的，需设计合同号、订单号在一张合同上显示；采用供方合同时，在合同上自己编上合同号和订单号。6)送货单、发票的控制要求a)采购人员要求用户送货单上应注明我公司订单号，如无订单号应注明合同号。送货单上名称规格必须和合同或订单完全一致；b)要求供应商一张订单可以由若干张送货单组成，不允许一张送货单上有二个订单或二个以上订单的货；c)一张发票可以由一张或若干张送货单（必须在同一订单下）组成并同时结算，不允许一张发票由若干张送货单和某张送货单的部分货款组成结算。d)一张送货单可以由一张或若干张发票同时结算，不允许一张送货单由若干张发票和某张发票部分金额同时结算；e)若干张发票同时结账时可以由若干张送货单（必须在同一订单下）组成，但不允许若干张发票同时结账时由若干张送货单组成外另有某送货单的部分货款组成。6ERP流程设计与说明7)采购人员直接采购回的商品，没有供应商的送货单的业务处理a)设计一张“采购人员自购原料进库通知单”；b)采购人员填写“采购人员自购原料进库通知单”通知仓储部进库；c)仓储部人员在“采购人员自购原料进库通知单”上签收；d)采购人员凭发票和“采购人员自购原料进库通知单”到财务部报支；e)“采购人员自购原料进库通知单”和发票关系的控制也按照上述第6条中的各条规定进行。8)采购物资发票到公司后由财务部建立入库界面，经仓储部确认并打印签字后送交财务部，财务确认后入库完毕。9)开展远程领料，设定可领料人、部门，设计功能较好的领料单界面。a)设计大领料单处理，并经电脑远程通知仓储部，仓储部做流水登记b)也可以个案一单处理10)入库单的设计要合理：合同号，库位，单位，代码11)要设计供应商的代码，以区别与销售12)出具财务需要的“出库资金表”和“库存资金表”13)输出a)库存表、库存资金表（已进库但未入库表、已入库表）b)当月进库表（已进库未入库、已入库）c）当月出库表14)入库单输出能标明财务账一致的分类名称。15)出库单输出能标明材料账一致的分类名称。7ERP流程设计与说明2．2ERP系统付款管理程序1）所有付款追踪订单，无订单不得支付货款、工程款及服务费等。2）常规付款流程如下：订单送货进库入库发票付款付款需追踪发票入库单送货单订单。3）同一订单可以由多张入库单，同一订单下的一张或多张入库单允许生成一张付款单，不同订单下入库单不允许生成同一张付款单，付款单追踪订单或类似订单支付。4）付款单一经确认打印出来即自动勾销相应的入库单。5）如果没有发票但需要付款即为预付款，付款单要打出则仅能出具预付款单。6）每次付款单打印出来时，自动显示预付款提示，并在追踪入库单付款时自动去除预付款。7）付款单上要注明预付款、单位、物料名称、物料代号、合同号、订单号、发票号、各物料单价、数量、其他费用、付款方式、付款支票记录等票据的号码。供应商往来账分二块组成一、（1）采购订单一（2）采购订单二二、（1）销售订单一（2）销售订单二8ERP流程设计与说明2．3ERP原辅材料系统购货发票、退票处理流程2.3.1购货发票入库流程ERP完成进库采购发票入库界面建立财务入账总经理批准报支采购仓库审核输出入库单，ERP完成入库财务材料账入库9ERP流程设计与说明2.3.2购货发票入账传递流程3.2.3购货发票退票传递流程3.2.4退票程序(一)购货发票处于未进库状态1)采购人员将所需退的发票退给供应商；供应商采购部经办人财务部材料账入库输入人财务部入账输入人财务入账输入人材料账入库输入人采购部经办人供应商10ERP流程设计与说明2)要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。。(二)购货发票处于已进库未建立入库界面状态A、发票采购经办人保管状态○1采购人员将所需退的发票退给供应商；○2要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。B、发票由财务材料账入库人保管状态○1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请；○2财务材料账入库人确认该发票处于未建立入库状态后退给采购经办人，办理相应签收手续；○3采购人员将所需退的发票退给供应商；○4要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。(三)购货发票处于入库界面已建立，仓库未审核输出入库单状态○1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请；11ERP流程设计与说明○2财务材料账入库人确认该发票处于已建立入库界面，未经仓库审核输出，ERP系统未完成入库后启动退票程序，使该发票下入库单状态退到进库状态；○3发票退给采购人员，办理相应签收手续；○4采购人员将所需退的发票退给供应商；○5要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理）(四)货发票处于仓库已审核入库单输出状态，财务材料账入库尚未完成状态○1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请；○2财务材料账入库人确认该发票处于仓库已审核入库单输出状态，ERP已完成入库后，启动退票程序，使该发票下入库状态退到进库状态，ERP系统输出红冲入库单，由仓库人员签字确认交付财务材料账入库人；○3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库或抽出相对应入库单附在一起不办理入库；○4发票退给采购人员，办理相应签收手续；○5采购人员将所需退的发票退给供应商；12ERP流程设计与说明○6要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理）(五)购货发票财务材料账入库已完成，尚未入财务账状态○1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请；○2财务材料账入库人确认该发票处于购货发票财务材料入库已完成，尚未入财务账状态后，启动退票程序，使该发票下入库状态退到进库状态，ERP系统输出红冲入库单，由仓库人员签字确认交付财务材料账入库人；○3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库；○4发票退给采购人员，办理相应签收手续；○5采购人员将所需退的发票退给供应商；○6要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理）(六)购货发票财务入账已完成○1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请；13ERP流程设计与说明○2财务材料账入库人确认该发票处于购货发票财务入账已完成状态后，启动退票程序，使该发票下入库状态退到进库状态，ERP系统输出相应红冲入库单，仓库人员签字确认交付财务材料账入库人；○3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库；○4财务材料账入库人将红冲入库单其中一联交付财务入账人；○5财务入账人凭红冲入库单红冲入账，并将需退发票抽出交付财务材料账入库人，并办理相应手续；○6发票退给采购人员，办理相应签收手续；○7采购人员将所需退的发票退给供应商；○8要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理）14ERP流程设计与说明2．4ERP原辅材料采购仓库估价入库系统2.4.1路径2.4.2集团公司总库存负数调整四方制桶仓库库存数1)四方集团仓库库存数=四方真空仓库库存数之和；真空炉业仓库库存数南京四方仓库库存数2)在月末结账之前先要对四方集团仓库库存数负数商品进行自动汇总、列表。3)对集团公司某一负数库存的商品进行四个公司本商品仓库库存数盘库，并根据盘库情况进行调拨和盘盈处理调整。估价入库单界面生成红冲估价入库单估价入库单生成确认生成财务材料账入库财务账入