高校学籍档案管理问题的思考论文

高校学籍档案管理问题的思考论文摘要：高校的学籍档案是学生档案的重要一部分，对大学生具有重要意义，其中，记录了学生在高校生活经历。然而，当前，我国的学籍档案管理存在很多问题，应当采取有效的措施加以解决。主要对高校学籍档案管理问题进行思考，并且提出合理的措施加以改进以及完善。引言学籍档案是学生入学到离开学校的具有参考价值的重要资料，学籍档案包括学生的健康记录表、毕业登记表、体育合格表等，并且记载了学生在高校的学科方面表现以及实践活动表现等，是学校对学生实行管理的重要手段。不仅如此，学籍档案也是毕业生向用人单位推荐自己的重要资料。因此，应当加强对学籍档案管理，针对当前学校学籍档案管理中存在的问题，应当采取必要的措施加以解决。1学籍档案管理中存在的问题目前，我国的大学的学籍档案管理存在比较多的问题，首先，档案管理缺乏规范性，以及系统性的管理。目前，我国高校的学籍档案管理工作没有切实可行的规章制度，从而导致相关人员在工作中不够用心以及管理缺乏严谨性。其次，档案的内容贫乏空洞。难以全面以及真实反映出学生的综合素质。学籍档案是学生的重要资料，应当将学生的情况全面以及真实反映出来，然而，当前学籍档案基本上千篇1律，没有真实反映出学生的特点。再次，档案缺乏完整性，当前的学籍档案缺乏完整性，填写学生档案的时候，用圆珠笔或者铅笔填写，从而导致字迹模糊，难以辨识。不仅如此，在填写过程中敷衍了事，很多重要事件没有填写。最后，缺乏后续管理工作，并且妥善保管以及开发。比如，由于保管力度不够，导致学生的档案丢失等问题。此外，档案管理部门对学籍档案缺乏深刻认识，往往只是收集以及整理档案，并没有深入了解档案管理的意义，没有促使学籍档案在教学管理以及学生就业上发挥重要作用。2学籍档案管理水平不高的原因2．1领导缺乏重视领导对学籍档案管理具有重要意义，由于领导缺乏重视，导致管理缺乏规范性。目前，我国的学校缺少专门学籍档案管理的部门以及专项固定经费，此外，学校领导对学籍档案缺乏必要重视，从而导致学籍档案管理工作困难重重。档案的作用本身具有隐性、潜在性以及滞后性的特点，这也是领导对学籍档案管理缺乏高度重视的原因。换句话说，学籍档案管理的效益是长期以及潜在的，从而导致领导对此缺乏重视，进而导致当前的学籍管理水平较低。2．2管理人员素质低以及管理模式落后当前，学籍档案管理的人员素质偏低。管理人员呈现老龄化的特点，其中，管理人员的专业水平低是当前档案管理水平不高的重要的原因。此外，学籍档案管理信息量大、管理任务重，难以构建全面完整的学籍档案。此外，工作人员缺乏工作积极性，严重阻碍了当前的学籍档案管理向前发展。此外，管理模式以及观念等比较落后，随着当前的学生认识以及高校扩张，传统管理模式无法跟上时代发展步伐。3学籍档案管理的主要特点以及作用3．1学籍档案管理特点第一，学籍档案管理具有区别性，由于学籍档案管理属于人事管理重要组成部分，学校对在校期间的学生进行统一管理以及考核，并且将考核信息等制作成为具有参考价值以及保存意义的文件，这是和传统人事档案的区别之处。第二，周期性，学籍档案需要在大学保存4年之久，并且对学生的在校表现等加以记录，比如，每一年的体育成绩、各科考试成绩等。第三，广泛性，学籍档案不但包含学生的各科成绩，而且反映出学生在校期间的重要表现以及学习态度，是对学生的全面介绍，因此，具有广泛性的特点。第四，分散性，一方面是信息来源比较分散，学籍的档案材料分散于学校不同的部门。比如毕业材料在教务处，党组织材料在党委组织部门，录取名册以及奖惩材料在学生处等；另一方面是时间比较分散。学籍材料形成需要大量时间，从新生入学到学生毕业需要几年时间进行管理，材料也十分分散，如果不仔细管理很容易丢失。第五，保密性，由于学籍档案的内容包括学生姓名、生日、地址、社会关系、照片等，这些内容都属于学生们的个人隐私，应当进行妥善的保管，并且防止泄密，从而避免被不法分子所利用。相关档案管理人员应当强化保密意识以及改善保密方式，确保学籍档案的安全性。3．2学籍档案管理的作用学籍档案管理的作用主要包括以下几点：首先，学籍档案和学生有着十分密切的关系，通过学籍档案，可以对学生进行引导以及激励，从而对学生实现思想政治教育。其次，学籍是学生进入社会的重要文件，学生在校期间的表现都记录在学籍档案之中，通过学籍档案，方面对学生进行管理，从而保障学校的学习风气。第三，为学生就业服务，通常来讲，用人单位衡量学生素质以及能力的标准之一是学籍档案，因此，优质以及完整的学籍档案方便用人单位尽可能了解毕业生的个性以及特长。此外，学籍档案管理可以作为学校评价自身办学水平的重要参考资料。通常来讲，培养优秀的高素质人才并且促使学生快速毕业，是评价一个学校办学水准高低的重要指标。学籍档案，可以真实反映出学校的生源、专业冷热程度、毕业方向以及毕业生特点等。通过学籍管理，可以反映学校教学水平以及教学质量。对学籍档案进行管控，可以优化学校的课程以及专业设置，从而促使人才得到有效培养以及整合学校的教育资源。4强化当前高校学籍管理的措施4．1领导高度重视学籍档案工作是高校管理工作重要部分，并且直接反映高校的管理水平，因此，应当对学籍档案管理引起高度重视。档案管理工作具有保密性以及政策性的'特点，因此，档案管理人员需要学习相关政策以及认识到档案在教学中的作用，从而增强学籍档案管理意识。首先，应当对档案管理人员进行专业技能培训工作，促使其深入了解档案管理的意识，从而在思想层面上认识档案管理的重要性。学校领导应当强化队伍建设，优化工作人员队伍。其次，应当加大对资金的投入力度，学籍档案不仅任务量大而且时间延续较长，这就要求场地大以及设备完善，学校方面应当加大资金投入力度，从而保障档案工作顺利完成。最后，优化管理团队，应当构建档案管理的相关不能，并且部门明确职责，保障学籍档案工作顺利开展。此外，学校的领导应当改变工作方式，并且把学籍管理工作作为重点任务。在开学的时候，由校领导出面，宣传学籍档案的重要性。不仅如此，学校应当开发档案的信息资源价值，整理学籍档案的潜在性信息，实施对人才的个性化培养。4．2规范档案管理制度学籍档案管理工作需要科学、完整以及规范的制度加以保障。其中，学籍管理应当制定技术标准、基础标准以及程序标准等，从而保障相关管理人员在收集、归档整理。管理传递以及核对检查过程中建立相应的制度，并且明确各个员工的具体职责，促使学籍档案的管理工作更为科学以及规范。各个部门之间明确自身责任以及义务，并且相互合作，改变档案管理各自为政局面。此外，做好学籍保存工作，对于学生的学籍信息，不应当随意进行更改。4．3加强人员培训以及队伍建设学籍管理工作由于具有比较强的服务性、政策性等，随着管理工作的不断完善，应当强化对相关档案管理人员培训。首先，在思想上，应当要求档案管理人员的作风正派，对于不正当要求应当予以回避以及对违法乱纪现象应当进行严肃的批评。其次，在业务上，由于学籍管理具有比较强的业务性，因此，相关工作人员应当熟悉工作流程，完善自身的业务水平，促使管理工作走向成熟化、高效化以及规范化。最后，在服务上，应当提升学籍管理的服务性。做到不摆架子以及服务热情，对学生的要求应当做到尽量满足。此外，在法律上，应当严格保密学籍档案信息，由于档案关系到学生隐私，相关管理人员不能私自泄漏学籍档案信息以及保障学籍档案的真实性以及可靠性。4．4建立学籍档案网络系统随着计算机的不断发展，应用先进的信息技术，建立规范以及完善的网络系统，对于提高学籍档案管理效率以及质量具有重要的意义，构建网络学籍管理系统，主要包括基本信息模块、成绩模块、信息管理模块等内容。此外，可以通过教育部以及招生部门的系统导入相关资料，简化工程流程以及节约人力成本，并且提升工作的效率。此外，学籍管理系统可以在网络上实现共享，从而方便学校以及学生查询相关学籍资料。5结语高校的学籍管理具有十分重要的作用，相关人员应当对学籍管理引起高度重视并且进行深入研究。针对当前学籍档案管理水平不高的问题，应当积极寻找问题出现的原因，比如，缺乏领导高度重视以及管理人员素质不高等，应当采取有效的措施加以完善，高度重视学籍管理、规范档案管理制度、加强人员培训以及队伍建设、建立学籍档案网络系统等。