公司协同办公系统管理办法

-1-公司协同办公系统管理办法（试行）为确保公司协同办公系统安全、畅通、高效运行，充分发挥协同办公系统的作用，提高工作效率，节约办公成本，规范办公管理，结合公司实际，特制定本试行办法。第一章总则第一条我司协同办公系统为集团公司协同办公子系统，主要内容包括集团公司门户信息、协同办公、文件处理、文档管理、公共信息、公告通知、会议通知、档案管理、流程管理、邮箱、电子传真、日程计划、系统设置等功能，旨在实现信息、文件无纸化传输、信息及时共享和交流，规范内部运作管理流程，提高办公效率。第二条协同办公系统以事件为中心，从拟稿、审核、提交、办理、至办结归档，均需进入相对应的流程，按流程规定运转，运转过程中系统将对每一步操作自动留痕，对处理工作进行跟踪，并对工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并作为公司各类考核的依据之一。第三条协同办公系统根据不同用户组设定了相对应的权限，各用户只能在权限范围内进行操作。第四条我司各部室、分公司、子公司、作业区均须按要求使用协同办公系统，均为协同办公系统使用部门。原则上各-2-使用部门均有两个用户，即部门主要负责人用户和部门公共用户，部门主要负责人用户由部门负责人自行操作使用，部门公共用户由部门员工共同使用。各使用部门和使用人员，须按本管理办法及协同办公操作手册规定进行规范使用。第五条我司协同办公系统自正式上线已有一段时间，此期间实行了办公业务双轨运行，即纸质文件、外网邮箱和协同办公系统同时使用。从本试行办法下发生效之日起，各用户均需使用协同办公系统，各类信息、文件、通知等传输一律不再使用外网邮箱，除部分涉密及重要文件或对外往来文件、传真文件以外，一律不准纸质文件流转。第二章系统运行人员及职责管理第六条办公室负责协同办公系统的应用推广、运行管理、监督考核，并负责系统的日常维护及技术服务工作，同时负责与昆钢信息中心协调联系，处理vpn、协同办公用户新增、变更等事项，及时处理系统运行过程中的问题。第七条各使用部门除主管领导自行使用和管理自己协同办公系统以外，应指定管理员，负责对本部门公用协同办公系统的日常管理、和简单维护，及时查阅协同办公系统中待办事项、邮件、通知、公告、会议通知等，并及时进行处理或告知其他员工处理。各部门应积极利用协同办公系统开展工作，并提出进一步完善系统的意见和建议。-3-第三章系统管理第八条协同办公系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，原则上账号和密码不得告诉其他人员，尤其是带有资金审批权限或其他特别权限的人员和部门负责人。如因由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。如在使用过程中使用人员不慎将账号或密码遗忘，应及时向办公室申请，由办公室向昆钢信息中心申请密码重置。第九条各用户应熟练掌握协同办公系统的操作方法，在使用协同办公系统处理办公业务时，应遵守以下规定：一、自本试行管理办法正式生效后，所有通过协同办公系统发布的信息、公告通知、会议通知、邮件及其它协同事项，均不再用外网、短信等其它方式提醒或通知。各用户应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。若因不登录协同办公系统或不使用协同办公系统造成工作延误或漏办，责任由本人或部门负责人承担。二、各用户应保证通过协同办公系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责，所发起的办公、业务事项如有时间限定，必须规定完成期限。三、各用户应保证协同办公系统处理办公业务的响应时间。文件及协同处理流程流转至各用户时，除已有明确时间规定的，原则上各用户应当在2个工作日内予以回复，如不能回复的，-4-应当向办公室说明原因。如有出差、请假等特殊原因不能使用协同办公系统时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。四、各使用人员每天上班后应及时打开电脑登录协同办公系统进行办公，每天上班过程中，应保证每隔2—3个小时登陆一次系统，以便及时处理待办事项及接受新的邮件，中途若长时间离开办公室以及下班后，应退出协同办公系统。五、经常出差的领导及员工，如有需要应请办公室在其手机或笔记本电脑上安装vpn连接，以便能及时处理协同办公系统事项。第十条凡是在协同办公系统上运行的各类办公事项及业务流程，均不得以纸质文件传递办公（除部分涉密及重要文件或对外往来文件、传真文件等或遇有特殊情况以外），否则受理部门可拒绝办理。第十一条各用户不得在协同办公系统上发布与工作无关的信息，各用户对本用户在协同办公系统中的所有活动负有全权责任。第四章业务管理第十二条协同办公系统根据用户的不同，对各用户组做了不同的权限设置，各用户只能在规定的权限范围内进行操作和使用。第十三条协同办公系统常用的业务有：收文管理、发文-5-管理、档案管理、公告管理、会议管理、新闻图片发布、邮件管理等，其中收文和发文均有向对应的流程，各用户收发文或发起协同时须选定正确的流程，按照流程运转。一般情况下，各用户在需要发行政文件（需套红头的文件）时才需要使用发文管理和发文流程，在日常工作中除了办公室处理行政来文时需要使用收文管理和行政收文流程以外，通常各用户在发起协同时一般使用的是收文管理中的内部流程。公司领导和办公室拥有档案管理、公告管理、会议管理、新闻图片发布的权限，其余用户只有查阅的权限（对于流程完结归档的档案而言，其余用户只有查阅经办过的文件的权限），而没有发布、修改或者删除的权限。第十四条因权限设置问题，各用户需要在协同办公系统中发布公告、通知、会议通知、公司新闻图片等信息时，可向办公室提出申请，由办公审核后统一发布。第五章安全保密管理第十五条我司协同办公系统均使用外网通过vpn连接，为确保集团公司协同办公系统及数据库的安全，每台使用vpn连接进入协同办公系统的电脑必须安装杀毒软件和防火墙。第十六条在使用时严格按规定进行操作，正常情况下，通过vpn连接进入内网后外网自动断开，严禁为了方便擅自更改vpn设置，使外网和内网同时可用。-6-第十七条各使用人员应严格执行有关操作规定，不得侦测、盗用他人帐号和密码，不得嗅探网络配置、服务器配置等信息。第十八条协同办公系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。通过协同办公系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需另行打印。第六章监督考核第十九条办公室为我司协同办公系统运行监督考核部门。协同办公系统能自动对各项工作进行跟踪、记录，对各用户的工作事项、登录、信息阅读、处理周期、处理件数、延误情况等进行痕迹记录，办公室根据情况对各用户进行监督，并将各用户使用情况纳入公司考核范围内。第二十条对长期未登录使用协同办公系统、不按要求进行规范使用；使用流程不准确、错误操作，对工作造成不良影响；不及时查阅、处理协同办公系统事项，影响流程传输及其它工作正常开展的使用部门和使用人员，均视情节轻重对使用部门、使用人员及部门负责人进行考核。第七章附则第二十一条本管理办法为试行办法，随着我司协同办公-7-系统的使用，本办法将逐步完善，最终发布正式管理办法。第二十二条本管理办法自下发之日起执行。第二十三条本管理办法由办公室负责解释。