控制与预算-PowerPointPresentatio

1第十章控制基础一、控制的重要性二、控制系统与控制类型三、控制的过程四、控制的基本原则五、控制中的阻力2结构框架控制控制概述控制工作过程控制工作类型控制工作原理控制技术方法控制的含义控制的特点控制的目的控制的重要性反馈控制现场控制前馈控制反映计划要求原理组织适宜性原理控制关键点原理控制趋势原理例外原理直接控制原理预算控制非预算控制确定标准衡量工作分析衡量结果采取管理行动3一、控制的重要性㈠控制的涵义美国数学家N.维纳于1948年在其著作《控制论——关于在动物和机器中控制和通讯的科学》一书中正式提出控制的概念。控制的一般含义指的是为实现组织目标，以计划为基本标准，由管理者对被管理者的行为、活动进行的检查、监督、调整等的管理活动。一个控制系统有三个不可缺少的基本要素：一是施控者，在管理活动中则是管理过程中的管理者；二是受控者，即管理活动中的被管理者；三是施控过程。控制过程是最为典型的权力实施过程。4控制的特点是一个信息反馈系统有前提条件有一定实施步骤是一个有组织的系统在纠正偏差时要有一定的投入和措施通过控制能使组织活动达到新高度5㈡控制的重要性1、控制的原因在现代组织管理中，控制是必不可少，由于以下几个方面的原因：⑴组织环境的不确定牲⑵组织活动的复杂性⑶管理失误的不可避免性62、控制的作用控制在管理中的作用有以下三点：⑴完成任务的重要保证计划在执行过程中并不能按部就班地进行，只有有效地实行控制，才能纠正偏差，切实保证计划的实现。⑵实现组织目标的重要手段计划是针对未来的，环境又在不断地变化，只有加强控制，才能确保计划符合环境的变化，最终保证组织目标的实现。⑶改进工作的有效手段控制实质是对活动的反馈作出反映。根据反映情况分析实际工作中出现的问题，可以使工作得到改进，提高工作效率。73、控制与其它职能的关系控制与其它管理职能之间存在着密切的关系。计划，组织、领导职能是控制的基础，控制是在这三者的基础上对具体组织活动的实施进行检查和调整，离开一定的计划、组织、领导，控制就无法正常进行。控制要以计划为依据，有计划、有组织地进行；反之，控制是计划、组织、领导有效进行的必要保证，离开了适当的控制，计划、组织、领导都可能流于形式，得不到实效。控制贯串于管理的各个方面，管理者通过他人完成任务，井负有最终的责任。控制职能无疑是十分重要的，但必须将其置于整个管理工作之中，不能过分强调它的独立作用。也就是说，控制本身不是目的，它仅仅是实现目标的手段之一。8二、控制系统和控制类型㈠控制系统在一个组织内，控制系统主要由以下几个要素构成：1、控制的目标体系任何控制活动都是有一定的目标取向的、无目的的控制是不存在的，要根据组织的目标体系和计划指标制定控制的目标体系。2、控制的主体组织中控制系统的主体是各级管理者及其所属的职能部门，控制主体控制水平的高低是控制系统发挥作用大小的决定性因素。3、控制的客体组织内控制系统的控制对象是整个组织的活动。94、控制的方法和手段控制的方法和手段系统主要包括控制的机构、控制的方法、控制的手段等几方面，这是进行控制所必不可少的，各个组织应视其不同的情境选用相应的控制方法和手段。10㈡控制类型1、控制按照其控制点的不同，可分为事前控制、即时控制、事后控制。⑴事前控制（事先控制）事前控制是指一个组织在一项活动正式开始之前所进行的管理上的努力，事前控制主要是对活动最终产出的确定和对资源投入的控制，其重点是防止组织所使用的资源在质和量上产生偏差。事前控制的基本目的是，保证某项活动有明确的绩效目标，保证各种资源要素的合理投放。⑵过程控制（现场控制、实时控制）即时控制是在某项活动或工作过程中进行的控制，即管理者在现场对正在进行的活动给予指导与监督，以保证活动按规定的政策、程序和方法进行。11⑶事后控制事后控制即发生在行动或任务终了之后的控制。事后控制的主要特征是，根据事先确定的控制标准对实际工作绩效进行比较、分析和评价。事后控制的最终目的是根据对实际工作绩效的评价，为未来的事前控制和过程控制打下基础。2、根据控制的性质可以把控制分为预防性控制和纠正性控制。⑴预防性控制预防性控制是为了避免产生错误和尽量减少今后的纠正活动，防止资金、时间和其他资源的浪费。⑵纠正性控制纠正性控制是当出现偏差时采取措施使行为或活动返回到原先确定的或所希望的水平。123、按照控制信息的性质可把控制分为反馈控制、现场控制、前馈控制。⑴前馈控制前馈控制就是观察那些作用于系统的各种可以测量的输入量和主要扰动量，分析它们对系统输出的影响关系，在它们还没有产生不利影响以前，采取预防措施。前馈控制的目的防止所使用的各种资源在质和量上产生偏差。13⑵现场控制主管人员通过深入现场亲自监督检查、指导和控制下属人员的活动。现场控制的特点纠正措施是作用在正在进行的计划执行过程。⑶反馈控制反馈控制是以系统输出的变化信息作为馈入信息，纠正偏差。反馈控制的目的防止已经发生或将出现的偏差继续发展或今后再度发生。14前馈控制、现场控制、反馈控制的三种区别制的主要区别•馈入信息不同前馈控制是以系统的输入信息为馈入信息反馈控制是以系统的输出信息为馈入信息现场控制是以系统计划执行信息为馈入信息•目的不同前馈控制是对系统的输入控制反馈控制是对系统的输出控制现场控制是对系统的作业控制15控制类型的划分输入过程输出前馈控制反馈控制现场控制164、按控制时所采用的控制方式分为集中控制、分层控制和分散控制。⑴集中控制集中控制就是在组织中建立一个控制中心，由它来对所有的信息进行集中统一的加工和处理，并由这一控制中心发出指令，操纵所有的管理活动。⑵分散控制分散控制是在组织中建立许多控制部门。它对信息存贮和处理能力的要求相对较低，易于实现；由于反馈环节少，故反应快、时滞短。控制效率高。应变能力强；由于采用分散分式，即使个别控制环节出现了失误或故障，也不会引起整个系统的瘫痪。17⑶分层控制分层控制是一种把集中控制和分散控制结合起来的控制方式。它有两个特点：一是各子系统都具有各自独立的控制能力和控制条件，从而有可能对于系统的管理实施独自的处理；二是整个管理系统分为若干层次，上一层次的控制机构对下一层次各子系统的活动，进行指导性、导向性的间接控制。在分层控制中，要特别注意防止缺乏间接控制、自觉不自觉地褴用直接控制，并多层次地向下重叠地实施直接控制的弊病。18三、控制的过程㈠控制的基本前提组织内任何形式的控制，都有一定的前提条件。这些前提条件是否充分，对控制过程能否顺利展开有很大的影响。1、要有一个科学的、切实可行的计划控制工作是以预先制定的目标和计划为依据的，组织在行动之前制定出一个科学的、符实际的行动计划，是控制工作能取得成效的前提。2、要有专司控制职能的组织机构控制工作主要是根据各种信息，纠正计划执行中出现的偏差，以确保组织目标的实现。19要做到这一点，就要有专司控制工作的组织祝构，建立、健全与控制工作有关的规章制度，明确由何部门、何人来负责何种控制工作，而不能由各部门自行监督，自行控制。3、控制要有反馈渠道控制工作中的一个重要步骤就是将计划执行后的信息反馈给管理者，以便管理者对预期目标与已达到的目标水平进行比较分析。这种信息反馈的速度、准确性如何，直接影响到控制指令的正确性和纠偏措施的准确性。信息反馈渠道的设计要抓住两点：确定与控制工作有关的人员在信息传递中的任务与责任；事先规定好信息的传递程序、收集方法和时间要求等事项。20㈡控制的基本过程控制工作的基本步骤：——拟定标准（Norm），标准是评定成效的尺度。——评定活动成效，找出偏差的原因。——分析衡量结果，如出现偏差则——采取纠正措施。211、确定控制标准确定控制标准，作为共同遵守的衡量尺度，作为比较的基础，是实施控制的必要条件。控制的目的，是为了保证计划的顺利进行和组织目标的实现，因此控制标准的制定必须以计划和组织目标为依据。控制标准可分为定量标准和定性标准两大类。定量标准便于度量和比较，是控制标准的主要表现形式。定量标准主要分为实物标准、价值标准和时间标准。实物标准如产量等，价值标准如成本、利润、销售收入等，时间标准如工时定额、工期等。22此外，生产率标准如如工时定额；消耗标准如单位产品成本；质量标准如产品等级、合格率；定性标准，主要是有关服务质量、组织形象等方面的，这些方面一般都难以定量化。如行为标准质量和行为等方面的衡量一般都是定性的。但实际工作中为了便于掌握这些方面的工作绩效，有时也都尽可能地采用一些可度量的方法。例如，产品等级、合格率、顾客满意度等指标就是质量的一种间接衡量23242、衡量实际业绩衡量实际业绩，即把实际工作情况与标准进行比较，找出实际业绩与控制标准之间的差异，并据此对实际工作做出评估。3、进行差异分析通过实际业绩与控制标准之间的比较，确定这两者之间有无差异。若无差异，或若偏差在允许的范围之内，则工作按原计划继续进行；若有较大差异，则要深入调查研究，分析偏差产生的原因，以便改进工作，并把问题消灭在萌芽状态。25差异分析首先要确定偏差的性质和类型，偏差的产主可能是在执行任务过程中由于工作失误而造成的，也可能是由于原有计划不周所导致的，必须对这两类不同性质的偏差做出准确的判断，以便采取相应的纠偏措施。偏差可分为正偏差和负偏差，正偏差是指实际业绩超过了计划要求，而负偏差是指实际业绩未达到计划要求。负偏差固然需要分析，正偏差也要进行原因分析。如果是由于环境变化导致的有益的正偏差，则要修改原有计划以适应变化了的环境。管理人员也要分析导致正偏差的原因，以便采取正确的措施。进行差异分析，必须持冷静客观的态度，以免影响分析的准确性。应抓住重点和关键，从主观和客观两方面作实事求是的分析。264、采取纠偏措施进行差异分析的目的是为了采取正确的纠偏措施，以保证计划的顺利进行和组织目标的实现。在深入分析产生差异的原因的基础上，管理者要根据不同的偏差、不同的原因，采取不同的措施。一般而言，控制措施可从以下几方面进行：⑴改进工作方法。达不到原定的控制标准，工作方法不当是主要原因之一。⑵改进组织和领导工作。控制职能与组织、领导职能是相互影响的。组织方面的问题主要是两种：一是计划制定好之后，组织实施方面的工作没有做好；二是控制工作本身的组织体系不完善，不能对已产生的偏差及时加以跟踪与分析。27在这两种情况下，都应改进组织工作，如调整组织机沟，调整责权利关系，改进分工协作关系等。偏差也可能是由于执行人员能力不足或积极性不高而导致的；那么就需要通过改进领导方式和提高领导艺术来纠正偏差。⑶调整或修正原有计划或标准。偏差较大，有可能是由于原有计划安排不当，也可能是由于内外环境的变化。不论是哪一种情况，都要对原有计划加以适当的调整。28控制工作的基本过程流程图计划标准组织活动过程产成品信息反馈输入输出29四、控制的基本原则1、重点原则事实证明，要想控制工作或活动的全过程几乎是不可能的，因此应抓住过程中的关键和重点进行局部的和重点的控制，这就是所谓的重点原则。重点原则要求：只能针对关键的项目，且仅当这些项目的偏差超过了一定限度足以影响目标的实现时才予以控制纠正。302、及时性原则实际情况千变万化，控制不仅要准确而且要及时，一旦丧失时机，即使提供再准确的信息也徒劳。当然及时不等于快速，及时是指当决策者需要时，控制系统能适时地提供必要的信息。及时性原则要求：⑴能迅速发现问题并及时采取控制措施。这一方面要求及时准确地提供控制所需信息，避免信息的迟滞，使控制失去应有的效果；另一方面要估计可能发生的变化，使采取的措施与已变化了的情况相适应，即纠偏措施的安排应有一定的预见性。⑵要尽可能地采用前馈控制方式或预防性控制措施，一旦发生偏差，就对以后的情况进行预测，使控制措施针对未来，较好地避免时滞问题。同时，组织环境越复杂、动