企业合规师手册之三入职阶段工作流程公司劳动人事人力资源管理

企业合规师手册之三：入职阶段工作流程（公司劳动人事、人力资源管理）入职阶段工作流程一、入职阶段人事管理的目的此阶段的最重要的工作就是签署入职阶段必要的文件，这是劳动人事管理过程当中非常重要的一环，在入职之初，在双方互相了解有限的情况下，签署文件这些文件就等于劳动人事管理过程保留了相关的证据，留下了管理痕迹，做好入职管理，就等于给劳动人事管理开了一个好头。二、入职阶段人事管理流程(一)劳动合同管理1、签订《劳动合同》1.1劳动合同签订的时间劳动合同法规定，用人单位应当在用工之日起30天内与劳动者签订劳动合同。法律风险提示：未按法律规定时间签订劳动合同的，要支付劳动者未签劳动合同时段的双倍工资，计算时长最长是11个月。如果满1年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。警惕劳动者故意不签劳动合同，在30日内，应当向劳动者书面发出限期签署劳动合同的通知，劳动者到期未签的，解除劳动关系。注意：未签劳动合同双倍工资时间算法，各地有差异，北京地区是反推法。1.2劳动合同的期限划分有三种：固定期限、无固定期限、以完成一定工作任务为期限的劳动合同。(1)固定期限定义：固定期限劳动合同是指用人单位与劳动者订立的有一定终止期限的劳动合同。劳动合同约定期限届满，双方当事人的劳动关系终止。如果双方同意，还可以续订劳动合同。劳动法第13条。(2)无固定期限A.定义无固定期限劳动合同是指用人单位与劳动者订立的，没有确定终止时间的劳动合同。也就是说，除非出现劳动者开始享受养老保险待遇、劳动者死亡或者用人单位破产、解散等法定终止事由，否则劳动合同不得终止。B.情形a)双方协商一致签订；b)劳动者在该单位连续工作满10年；c)用人单位初次实行劳动合同制度或者国有企业改制重新订立劳动合同时，劳动者在该用人单位连续工作满10年且距离法定退休年龄不足10年的；d)用人单位和劳动者连续订立两次固定期限劳动合同的，第三次就要签固定期限；e)视为签订无固定期限的情形：《劳动合同法》14条3款：用人单位自用工之日起满1年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同；(惩罚性条款)。C.以完成一定工作任务为期限的劳动合同是指签订合同时的工作任务完成了，双方就可以解除劳动关系的。此种劳动合同不常用。2、劳动合同起草的要点2.1劳动合同必须包含9个要素用人单位名称住址、住所和法定代表人或主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害；其他应当纳入劳动合同的事项。常见劳动合同条款如下：必备条款约定条款无效条款1用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人试用期条款欺诈、胁迫、乘人之危2劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码中止条款排权免责3劳动合同期限；保密、竞业限制条款违反法律、行政法规强制性规定4工作内容和工作地点；专项培训、特殊物质福利条款5工作时间和休息休假；离职交接条款6劳动报酬；法律责任及赔偿条款7社会保险；管辖条款8劳动保护、劳动条件和职业危害防护；送达条款9法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。释义条款2.2试用期约定(1)试用期期限法律规定，不能随意约定时长：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。(2)试用期的次数只能约定一次：同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。(3)试用期的限制以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。2.3关于工资表述(1)薪资构成为了便于进行绩效考核，建议工资区分固定工资和绩效工资，但劳动者工资不能低于本市最低工资标准。举例：可在工资条中拆分出(固定工资+岗位工资+绩效工资+保密费+各项福利)。(2)加班工资基数可以对加班工资计算基数予以约定，不得低于当地最低工资标准。2.4工作时间(1)标准工时每天工作不超过8小时，平均每周工作不超过44小时。(2)综合工时特殊工时工作制。实行综合计算工时工作制、不定时工作制的，须经劳动行政部门批准。在综合计算工时周期内，平均日工作时间和平均周工作时间不超过法定标准工作时间。2.5违约责任设置对于劳动者支付违约金的约定：限于劳动合同法规定的服务期、竞业限制。其它劳动者对怠于履行劳动合同义务的行为需要通过员工手册(公司规章制度)进行管理。3、劳动合同的保管谨防劳动合同丢失，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。4、《劳动合同》交付劳动者劳动合同用人单位盖章后，其中一份交付给劳动者，劳动者在《劳动合同签收单》表格签字。(二)签署《入职承诺书》、《试用期录用条件确认书》《入职承诺书》、《试用期录用条件确认书》是入职阶段一定要和劳动合同一并签署的文件，在上述入职文件当中，对于劳动者的披露信息责任以及用人单位的一些要求，都做了适度的列举，这在一定程度上规避了一些用人单位在入职、在职阶段辞退员工的一些风险。(三)发放《员工手册》入职人员在《员工手册》签收单签字，领取《员工手册》(可印刷，也可使用电子版，电子版《员工手册》应当以邮件形式发送给员工。)1、《员工手册》的制定应当履行民主程序(4步法)1.1初稿征询意见制定手册(初稿)时，应当征集全体员工的意见(建议采用群发邮件形式)。1.2修改定稿征集意见期满，可依据员工意见进行修改，最后手册定稿。1.3定稿公示将定稿公示(建议以群发邮件的形式公示)，必要时在公司公示栏张贴公示并进行公证。1.4手册送达员工对《员工手册》签收，应签署签收单。已经制定员工手册的用人单位，在新员工入职时，是无需再进行民主程序，只需明确告知其公司已经制定有员工手册(入职员工签署《员工手册签收单》)。2、《员工手册》的制度内容应当符合法律、法规的规定《劳动合同法》第38条第四款规定：用人单位规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同。依据第46条规定，此种情况，员工解除劳动合同后，单位还应当支付经济补偿。用人单位不得将规章制度作为管理劳动者、合法解除劳动者。3、《员工手册》的制度内容要有可执行性必须有行为列举，有罚则。没有罚则和承担后果的制度，是一个不具备法律意义的制度。4、《员工手册》的制度内容要有合理性尤其注意制度当中员工违纪行为与罚则是否相称。(四)签订《保密协议》、《竞业限制协议》1、保密与竞业限制的区分1.1两个法律概念保密义务是依据保密协议或劳动合同的约定不泄密。竞业限制是限制离职员工在同行业内继续就职，既不允许就职也不允许自己或关联人开设同业竞争公司开展业务。1.2费用支付保密义务，法律没有强制规定要支付保密费；竞业限制，法律规定必须支付补偿金。2、《保密协议》2.1签订对象建议掌握公司核心秘密的人员应当签订保密协议，比如技术核心岗，财务岗。2.2保密费的支付尽管法律对保密费没有强制规定，但是建议用人单位工资中应专门列出保密费项目。(1)实务建议第一种操作，公司原本有工龄工资的，可将工龄工资转换为保密费的形式发放，工龄增加的，保密费相应增加；第二种操作，将绩效工资中分出一部分作为保密费。(2)保密费发放的意义强化员工的保密意识。3、《竞业限制协议》3.1签订对象建议掌握公司核心技术、商业秘密的高级高级管理人员签订。3.2时间不超过2年。3.3竞业区域可以指定某城市、某一范围。3.4竞业限制需要支付员工费用有约定从约定，无约定或约定不明的，不低于其工资的30%。3.5实务中常见问题(1)入职的时候签订了《竞业限制协议》离职的时候，单位不需要该劳动者履行该协议了，怎么办？需要书面与劳动者再次约定，不履行该协议。(2)单位如果三个月未向劳动者支付竞业限制补偿金的，劳动者可以向人民法院提出解除该协议。(3)竞业限制协议开始履行后，单位认为该员工不需要履行竞业限制义务的，想解除的，要向员工支付三个月补偿金。4、保密协议与竞业限制可以捆绑执行。(五)签订《送达地址确认书》1、意义在员工入职一段时间以后填写《送达地址确认书》(建议入职一周内)。这个表格信息非常重要，里面涉及员工的电子账号以及地址的确认，凡是公司重要通知以及需要公示的文件都可以发送这个表格上的电子帐号以及地址；与员工相关的所有制度、通知，必须要发送到该确认书上的地址。2、送达注意事项2.1电子送达按照《送达地址确认书》当中的电子账号进行发送，尽量做到让员工在收到后，用电子账号回复。2.2邮寄送达按照《送达地址确认书》当中所载地址使用ems邮寄，邮寄后及时查询快递签收情况，将签收记录截图，必要时及时到邮局加盖邮局戳。2.3当面送达所有当面需要签收的文件，都要员工当面签字，准备一式两份，签完字，人事部门留档一份，员工自留一份。文件中有回执栏的，员工签好字后，复印一份连同回执栏部分人事部门留档，正文部分员工自留。另外，员工的紧急联系人也很重要，必须按要求填写，当员工发生重大的意外事故，需要联系紧急联系人。(以上送达方式任选)(六)签订《员工培训服务期协议》与员工约定培训服务期的，要签署《员工培训服务期协议》。(七)签订《背景调查授权书》员工入职前若有必要需要对员工进行入职调查，员工在职阶段若调整至重要岗位亦需要入职背景调查，故在入职阶段先获得授权以便管理，并规避用人单位因入职背景调查侵犯员工隐私的法律风险。(八)检查入职事项是否做完人事管理人员在员工入职后，依照《入职手续清单》逐项检查是否将有关入职事项做完。(九)其他用工性质员工的入职1、实习生需要实习生签订有学校主体的三方实习协议(可用学校提供的版本)，无法签订三方协议的，需要实习生提供学校的实习证明，与用人单位签订《实习协议》。2、退休返聘人员签订《职工劳务合同》。3、兼职人员签订《兼职协议》。4、劳务人员签订《劳务协议》，例如非全日制保洁、厨师等。5、外籍人员A.用人单位应当为外国人申请《外国人就业许可证》，聘用时外国人已经取得该证的，需要到发证机关办理就业证变更手续。B.签订《外国人劳务合同》或外国人《劳动合同》。6、劳务派遣(外包用工)6.1定义也叫人力派遣、人才租赁，劳务派遣不是用工形式的主流，是辅助用工形式，只能在临时性、辅助性或替代性的工作岗位上可以适用劳务派遣。但是现在很多企业为了简化管理程序，减少劳动争议，分担风险和责任，想自主灵活用工，又想规范用工，很多企业采用劳务派遣的形式。6.2特点A.劳务派遣需要支付劳务派遣费用，通常按人数计算。B.劳务派遣用工，应当与有劳务派遣资质的人力资源公司合作。C.签订书面的《劳务派遣协议》。6.3适用企业A.国有企业、机关单位：为了不占用编制，经常采用劳务派遣的形式，雇佣人员。比如司法系统书记员、劳动仲裁委仲裁员、立案庭导诉人员等。B.外企：为了降低用工成本，对于非管理岗的低职位的也采取劳务派遣用工。C.公司异地用工。6.4风险如果甲方(实际用人单位)不按劳动合同法规定的程序管理、辞退员工，一样要按法律规定补偿赔偿。三、企业合规师提供风险规避方案1、我们这样为客户提供解决方案由合规师审查入职文件的签署情况，并协助客户判断哪些员工应当签署《保密协议》、《竞业限制协议》。2、我们为客户提供配套的文件表单作用《入职阶段工作流程》对入职阶段劳动人事管理的重点进行说明的文件《员工登记表》对员工基本信息进行登记的文件《劳动合同》确定与员工劳动关系，约定员工与用人单位权利义务的文件《劳动合同》签收单确认员工已收悉《劳动合同》需签署的文件《入职承诺书》员工入职时对用人单位作出的声明，确认提交的材料真实，无违法情形等《试用期录用条件确认书》员工入职时，用人单位要求员工签署的文件，对试用期录用条件进行确认，以作为试用期不符合录用条件时解除劳动合同的标准《员工手册》员工确认收到并同意执行《员工手册》签署的文件《员工手册确认签收单》用人单位用于管理员工的制度汇编文件《保密协议》甲方与乙方之间约定保密义务，对保密