企业合规师手册之五离职阶段工作流程公司劳动人事人力资源管理

企业合规师手册之五：离职阶段工作流程（公司劳动人事、人力资源管理）离职阶段工作流程一、离职阶段人事管理的目的离职管理，是劳动人事管理最重要的环节，劳动人事管理水平的高低，直接体现在离职阶段的管理上，做好离职管理，劳动者与用人单位“好聚好散”，而离职管理做不好，就很容易引发劳动争议。离职管理主要实现的目的是，通过离职流程的控制，和表单的配合，对离职人员的离职申请、工作交接、离职结算、签署离职协议等环节进行有效的管理。帮助企业平稳过度员工离职的动荡期。二、离职阶段人事管理流程(一)离职前的通知1、用人单位提出辞退的1.1试用期辞退(1)提出时间法律无明确规定，原则上在试用期内，用人单位可以随时提出辞退，但建议提前3天通知，预留足够的送达时间。(2)辞退流程A.人事与拟解聘人员面谈；B.向拟解聘人员书面发出《试用期员工辞退通知书》；C.办理离职交接手续，填写《离职交接表》；D.离职结算，由人力资源以及公司财务人员，进行离职清算，由员工签字《离职结算单》；E.办结交接后，开具《离职证明》(如需要)。1.2其他情况的辞退提前30天通知。特殊情况不提前三十天通知的要支付一个月的待通知金。2、劳动者提出辞职的1)试用期：提前3天。2)其他情况辞职：提前30天通知。(二)四种常见离职形式公司内部流程1、合同期内员工提出辞职的1)员工离职应当提前30天向用人单位提出；2)如员工口头向公司提出辞职的，由人力资源部门先面谈；3)面谈时：要求员工自行书写《辞职信》，内容为参考辞职信模板，不书写其他内容；4)由人力资源部门填写《员工离职表》，并附《辞职信》向公司领导汇报；5)办理离职交接手续，填写《离职交接表》；6)离职结算，由人力资源以及公司财务人员，进行离职清算，由员工签字《离职结算单》；7)办结交接后，开具《离职证明》。2、双方协商一致解除1)签署《解除劳动关系协议书》；2)办理离职交接手续，填写《离职交接表》；3)办结交接后，开具《离职证明》；备注：协商一致解除是最优的离职方案。3、合同期内公司辞退的3.1过失性辞退《劳动合同法》第三十九条劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：(一)在试用期间被证明不符合录用条件的；(二)严重违反用人单位的规章制度的；(三)严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；(四)劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；(五)因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；(六)被依法追究刑事责任的。即劳动者有过错，用人单位依据《劳动合同法》第39条与劳动者解除劳动合同的。(1)过失性辞退的前提用人单位必须有劳动者过失的相应证据，用人单位有对劳动者存在过失的事实，有举证责任。用人单位可以以《员工手册》作为管理工具，运用《过失单》、《警告通知书》、《考勤确认表》等表单对员工的过失行为进行记录、存证。(2)过失性辞退流程A.发送《辞退通知书》(同时向工会发出《解除劳动合同通知函》，如有工会)；B.办理离职交接手续，填写《离职交接表》；C.薪资结算，员工签字《离职结算单》；D.开具《离职证明》。法律风险提示：过失性辞退，如果用人单位对劳动者的过失不能充分举证，将面临违法解除的风险，要支付劳动者双倍赔偿。3.2无过失性辞退《劳动合同法》第四十条有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：(一)劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；(二)劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；(三)劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。即劳动者没有过错，用人单位依据《劳动合同法》第40条与劳动者解除劳动合同的。(1)无过失性辞退的前提用人单位须自证有无过失性辞退的情形。(2)无过失性辞退流程A.发送《无过失性解除劳动关系通知书》(如有工会，同时向工会发出《解除劳动合同通知函》)；B.办理离职交接手续，填写《离职交接表》；C.薪资结算，员工签字《离职结算单》，无过失性辞退应当支付经济补偿金；D.开具《离职证明》。(3)无过失性辞退的不适用情形《劳动合同法》第四十二条劳动者有下列情形之一的，用人单位不得依照本法第四十条、第四十一条的规定解除劳动合同：(一)从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；(二)在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；(三)患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；(四)女职工在孕期、产期、哺乳期的；(五)在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；(六)法律、行政法规规定的其他情形。法律风险提示：无过失性辞退，用人单位必须自证存在无过失性辞退的情形，如自证不足，将面临违法解除的风险，要支付劳动者双倍赔偿。如违反《劳动合同法》第42条规定进行无过失性辞退，也需要支付劳动者双倍赔偿。3.3经济性裁员《劳动合同法》第四十一条有下列情形之一，需要裁减人员二十人以上或者裁减不足二十人但占企业职工总数百分之十以上的，用人单位提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工的意见后，裁减人员方案经向劳动行政部门报告，可以裁减人员：(一)依照企业破产法规定进行重整的；(二)生产经营发生严重困难的；(三)企业转产、重大技术革新或者经营方式调整，经变更劳动合同后，仍需裁减人员的；(四)其他因劳动合同订立时所依据的客观经济情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行的。经济性裁员应当向企业所在区域劳动部门提交裁员申请，如果得到劳动部门的批准，才适用经济性裁员的方式解除，并应当支付补偿金。4、合同到期不续签的4.1合同到期前置程序劳动合同到期前30天(北京地区，必须提前30天通知)，向员工发出《劳动合同到期通知书》。4.2发出通知的操作方法A.如果当面发出的，请员工在通知正文处签字，将回执部分交付员工；B.电子方式发送的，向员工在《地址送达确认书》中登记过的电子账号发送。4.3员工明确表示不续签的A.员工需将回执签字并交回或在电子账号回复，表示不续签；B.之后按离职程序进行。4.4公司表示不续签的A.合同到期提前30天向员工发出《终止劳动合同通知书》；B.之后按离职流程进行，单位不续签的，应当给予劳动者经济补偿。法律风险提示：合同到期后，用人单位没有提前30天通知的，需要支付待通知金(北京地区)。(三)离职员工的年休假所有离职员工，无论以何种方式离职，都应审查员工是否休完年休假，未修完年休假的，应当在离职前安排休完。法律风险提示离职员工未修完年假的，有可能导致离职后产生劳动仲裁，该离职员工可向用人单位索要“未休年假工资”(按日工资200%计算)。(四)竞业限制与保密义务1、竞业限制协议1)重要岗位的员工在入职时已经签署《竞业限制协议》的，离职时应当再次审查竞业限制的必要性，如评估后认为该员工无需实行竞业限制，应当在离职时，书面约定，该员工不再履行《竞业限制协议》；2)入职时未签订竞业限制协议，但离职时经过评估需要对其进行竞业限制的，双方签订《竞业限制协议书》；3)对于签署《竞业限制协议书》的员工，离职时应由合规师对该名员工进行离职谈话，谈话内容为告知竞业限制期间应当履行的义务以及注意事项，离职谈话应在告知对方的情况下录音或录像，录音录像应交付用人单位备份。2、保密义务其他重要岗位的，无需实行竞业限制的，也可由合规师进行离职谈话，强调离职后的保密义务，离职谈话应在告知对方的情况下，录音或录像，录音录像应交付用人单位备份。(五)特殊岗位离职处理1、财务岗位离职，必要情况下可聘请专业人员进行岗位离职审计；2、高级管理人员离职的，离岗前也可依据需要开展离职审计；3、为公司保密需要，对涉密岗位离职的，可安排脱密期，在脱密期内转岗。(六)用人单位需要支付经济补偿金情形汇总《劳动合同法》第四十六条有下列情形之一的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿：(一)劳动者依照本法第三十八条规定解除劳动合同的；(二)用人单位依照本法第三十六条规定向劳动者提出解除劳动合同并与劳动者协商一致解除劳动合同的；(三)用人单位依照本法第四十条规定解除劳动合同的；(四)用人单位依照本法第四十一条第一款规定解除劳动合同的；(五)除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的；(六)依照本法第四十四条第四项、第五项规定终止劳动合同的；(七)法律、行政法规规定的其他情形。具体情形分析：1、有劳动合同法第三十八条情形的,用人单位有违约、违法行为，劳动者可以随时解除劳动合同，并由用人单位支付经济补偿。具体情形如下：用人单位未依照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的；用人单位未及时足额支付劳动报酬的；用人单位未依法为劳动者缴纳社会保险费的；用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的；用人单位有劳动合同法第二十六条中欺诈、胁迫或者乘人之危等行为致使劳动合同无效或者部分无效的；法律、行政法规规定的其他情形；用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的；用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的。2、双方协商一致解除劳动合同,但是由用人单位主动提出解除的,用人单位支付经济补偿。3、用人单位依照劳动合同法第四十条规定解除劳动合同的(无过失性解除)。即在劳动者有一定不足前提下,用人单位没有过错,且作了一些补救措施,但劳动者仍不符合工作要求的情况下,允许用人单位解除劳动合同,但为平衡双方的权利义务,用人单位须支付经济补偿。用人单位可以在提前三十日通知或者额外支付一个月工资后,解除劳动合同。具体情形如下：劳动者患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作也不能从事由用人单位另行安排的工作的；劳动者不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的；劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经用人单位与劳动者协商,未能就变更劳动合同内容达成协议的。4、用人单位依照劳动合同法第四十一条第一款规定解除劳动合同的(经济性裁员的)。劳动合同法第四十一条规定的是经济性裁员。经济性裁员中,劳动者没有任何过错,用人单位为了企业的发展,解除一部分劳动者的劳动合同。为平衡双方的权利义务,经济性裁员中,用人单位应当支付经济补偿。本项经济补偿与劳动法的规定一致。5、依照劳动合同法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，合同到期，用人单位不续订的。6、依照本法第四十四条第四项、第五项规定终止劳动合同的。劳动合同法第四十四条第四项规定,用人单位被依法宣告破产的，劳动合同终止；劳动合同法第四十四条第五项规定,用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散的,劳动合同终止。企业破产法第一百一十三条规定,破产清偿顺序中第一项为破产人所欠职工的工资和医疗、伤残补助、抚恤费用,所欠的应当划入职工个人账户的基本养老保险、基本医疗保险费用,以及法律、行政法规规定应当支付给职工的补偿金。用人单位因为有违法行为而被吊销营业执照、责令关闭、撤销时,劳动者是无辜的,其权益应该受到保护。劳动合同终止时,用人单位应该支付经济补偿。7、其他。兜底条款。三、企业合规师提供风险规避方案1、我们这样为客户提供解决方案由合规师监督离职程序，重要岗位人员离职，由合规师进行离职谈话。2、我们为客户提供的配套文件表单作用《离职阶段工作流程》对离职阶段劳动人事管理的重点进行说明的文件《离职工作交接单》员工离职时对工作交接情况做登记的文件《离职结算单》员工离职时就员工与用人单位间的金钱给予义务的结算文件《过失性辞退通知书》过失性解除劳动合同情形向员工发送的通知文件《解除劳动合同通知工会函》用人单位解除与员工的劳动合同时向工会作出的通知文件《员工离职表》就员工离职情况用人单位的内部