会议制度与流程

会议制度与流程一、目的：1.1规范公司会议的管理，提高会议效率与质量。1.2检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司各部门的沟通与合作。1.3提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。1.4集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。二、适用范围：适用于参加公司各种（早会、周会、月会、年会、临时等）会议的人员。三、制度要求3.1会议相关人员的要求3.1.1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，做好会前准备。3.1.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行简要的说明。3.1.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。3.1.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出总结性的结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。3.1.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。3.1.6公司行政部负责会议通知，会议要求的各种资料需在会议前准备好。3.1.7与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前两分钟到达开会地点，如有特殊原因临时不能与会者，应提前通知主持人。3.2议题准备会议召开前会议主持人须做好例会的准备，会议前和相关人员拟定会议议题（主题），通知与会人员等，不能毫无准备地召开例会，各岗位人员要围绕议题做好充分准备，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。3.3发言要点3.3.1与会人员汇报工作、讨论问题等，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3－5分钟。3.3.2不要总是围绕一个问题不放，这次例会要解决的问题拿住一些有代表性的问题来解决，一些特殊的问题可以会后单独处理，要是觉得有必要可以在以后的时间把解决问题的过程公布，对常规的一些问题的进行针对性的渗透。3.4会议记录3.4.1行政部需负责做会议内容记录，做好会议原始记录的日常归档、保管工作；会后整理《会议记录》，《会议记录》要标明会议召开的时间（格式为年/月/日/时/分）、地点、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等，会议记录应简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后2个工作日内整理完毕，以文件形式（含电子文档）存档备案。3.4.2各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义。3.4.3以专用会议记录本做好会议的原始记录，会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性，对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。3.4.4下列情况下，应整理会议纪要：公司各类临时行政会议；须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；主持人要求整理会议纪要的会议。3.4.5会议纪要的发放或传阅范围由副总经理以上领导确定。3.4.6会议内容的跟踪落实。会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。与会人员及各有关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作并及时向有关负责人汇报工作进展情况。3.5会议纪律3.5.1与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。会议发言应言简意赅，紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求。3.5.2与会人员要准时到会，没有特殊情况不得缺席周会，不得迟到、早退，中途不得随意离场。因工作需要主持人不能参加会议，要提前指定主持人；其他有必要参加的人员不能参加的，应当事先请假，并提前将与本次会议有关的报表、材料、计划等以书面形式交主持人。3.5.3与会者必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳，周会期间不得接听电话，所有与会人员应将随身携带的手机调至无声或振动状态；如事情紧急可向主持人请假，到会议室外面接听电话。3.5.4所有与会人员统一着正装，准备好笔和笔记本。3.5.5例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保守公司机密。会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。四、会议流程4.1早会流程（附表1）4.2周会流程（附表2）4.3月会流程（附表3）4.4周、月会发言内容格式参考（附表4）4.5年会与临时会等根据实际情况提前制定流程。五、处罚规定5.1迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。5.2早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。5.3缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。5.4无故缺席人员罚款20元，并给予通报批评；5.5无故迟到人员每迟到1分钟罚站5分钟，以此类推；5.6会议期间手机发出声音者罚站10分钟；5.7凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担；5.8各员工请在会前准备、组织好会议发言的相关内容，若出现没有准备的情况，给予20元罚款。5.9违反保密制度的人员将视严重程度给予相应的处分；5.10以上条款涉及的罚款将作为员工活动经费由公司行政部统一保管。附表1：早会流程时间每天早上8：15-8：30地点办公楼外广场、各经理室参会人员公司全体员工编号事项流程1站队按照顺序站好队2报数主持人：请各部门经理报一下到岗人数。部门经理：XX部门应到X（数）人，实到X（数）人，XX（名）请假，XX（名）出差。3问好主持人：亲爱的同事们，大家早上好（声音洪亮）全体：好！很好！非常好！(按照节奏拍掌)4仪容仪表检查主持人巡视一圈，检查包括：工号牌佩戴，妆容，工装等等5早操早操：抓钱舞。打开相应音乐，由指定人员带领全体跟随音乐节奏跳晨操6公告通知主持人宣读昨日纪律情况和通知公告。7创新环节主持人：分享简短故事、寓言（时间控制在2分钟）。9宣言口号主持人:感恩希星，感恩同事，快乐工作，全力以赴！（大声）。全体：同上（声音洪亮、激情有力）10场外结束会议主持：今天就到这里，各位同仁加油！明天的主持任务由xx担任！解散！11部门早会解散并回到各自部门会议地点进行。1、向部门经理汇报昨日工作完成情况。2、分享总结遇到的问题。3、今日工作计划。4、部门经理布置工作或分享。12结束部门经理：各自部门制定团队口号！（部门经理不在的由指定人员主持）附表2：周会流程时间每周一上午10：00-12:00地点多媒体会议室参会人员总经理、副总经理、总监、各部门经理、各班组长编号事项流程1会前准备主持人应在会前半小时布置会场，包括：环境、桌椅、标牌、会议记录表等，并督促参会人员按时参会。参会人员应在会前把事务安排好，准备开会。2签到参会人员在9点55之前完成签到，带上会议专用笔记本并在自己的座位上落座，准备开会。3会议开始会议在10点整准时开始，主持人组织各部门经理等轮流进行工作汇报。4物流部做总结物流总结上周发货、车辆、调度方面，并对本周预估发货做计划。5生产部做总结发言顺序依次为发酵组、粉碎组、包装组、装卸组、造粒组、机修组、生产部经理。6采购部做总结上周的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本周工作计划。7质检部做总结质检总结上周质量检查情况。8销售一部做总结上周的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本周工作计划。9销售二部做总结上周的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本周工作计划。10销售三部做总结上周的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本周工作计划。11财务部做总结公布数据报表，包括发货数量、回款额、欠款情况。12人力资源做总结公布人员招聘、人员变动、13行政部做总结公布制度执行情况、违反纪律情况14副总经理总结相关事项的总结、部门协调情况15总经理做总结本次会议的总结。16结束主持人宣布散会，总结会议记录并组织清扫会议室。附表3：月会流程时间每月1号的上午9:00-12:00注：如遇节假日的，则改为上班的第一天；如遇发货任务紧张时，可视情况调整时间。地点多媒体会议室参会人员公司全体员工编号事项流程1会前准备主持人应在会前半小时布置会场，包括：环境、桌椅、标牌、会议记录表等，并督促参会人员按时参会。参会人员应在会前把事务安排好，准备开会。2签到参会人员在8点55分之前完成签到，带上会议专用笔记本并在自己的座位上落座，准备开会。3会议开始会议在9点00分准时开始，主持人组织各部门经理等轮流进行工作汇报。4物流部做总结物流总结本月发货、车辆、调度方面，并对本月预估发货做计划。5生产部做总结发言顺序依次为发酵组、粉碎组、包装组、装卸组、造粒组、机修组、生产部经理。6采购部做总结上月的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本月工作计划。7质检部做总结质检总结上月质量检查情况。8销售一部做总结上月的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本月工作计划。9销售二部做总结上月的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本月工作计划。10销售三部做总结上月的计划完成情况、遇到的问题、解决的方法和本月工作计划。11财务部做总结公布数据报表，包括发货数量、回款额、欠款情况。12行政部做总结公布上月制度执行情况、违反纪律情况13人力资源做总结公布上月人员招聘、人员变动情况，对上月所有部门的绩效考核结果做详细报告。14副总经理总结上月相关事项的总结、部门协调情况15总经理做总结本次会议的总结。16结束主持人宣布散会，总结会议记录并组织清扫会议室。附表2周/月例会发言格式参考工部门：姓名：作总结上周/月工作的计划和完成情况：未完成的原因：解决的办法和期限：某项工作的专题说明及进度汇报工作计划本周/月工作的计划和完成期限：可能出现的困难和障碍：解决办法：其他需要上级批示的工作及期限：需要其他部门协调、配合的事宜：其他需要特别说明的事项六、考核6.1人力资源部负责本制度的考核，各部门协助考核工作。七、附则7.1本制度由人力资源部负责解释、修订、废止。7.2生效时间：自即日起开始执行。人力资源部2016年1月1日