党务工作者的电脑桌面全都是满屏文件4个小技巧帮你快速归类检索

党务工作者的电脑桌面全都是满屏文件？4个小技巧帮你快速归类检索党小建在很长一段时间内，自己的电脑桌面都铺排了满屏的文件，随时有“爆炸”的可能。不仅我是这样，其他很多见过的党务人员的电脑也有很大比例是这样。而且，似乎对工作越是投入越如此。对于桌面上全都是文件这种情况，有好处也有坏处，好处是能够在打开电脑的第一时间迅速进入工作状态；坏处是查找某个文件时那叫一个费劲呐，而且既然桌面如此，其它硬盘（包括移动硬盘和U盘）也基本上都差不多。那么，怎么才能实现具有党务工作特点的归类和检索呢？在端午节假期前的最后一个工作日，党小建送您4个小技巧——技巧1：善用桌面。有很多同学都觉得，桌面是在C盘的，电脑一旦崩溃要重做系统的话，那这些资料就会瞬间蒸发，损失就大了。对于这个顾虑，计算机专业出身的党小建认为完全没必要，现今电脑的硬件和操作系统的稳定性出现这种状况的概率是极低极低的，绝对比移动硬盘读不出来需要数据恢复的比例还要低很多很多。同时我们应该逆向考虑一个问题，那就是为什么那么多同学都喜欢把文件拷贝及生成到桌面上呢？这其中是包含着一定的合理性的。什么合理性呢？其实就是本文一开头说过的能够迅速进入工作状态，桌面上的文件会更加快速地提醒你还有哪些工作要做、应该马上行动起来。还有一个原因，就是我们的桌面（包括电脑桌面和办公桌桌面）如果太过整洁的话，是会降低工作效率的，原因此处不再多说了，总之是国外的专家研究过后的结果。好，既然如此，那么我们对待电脑桌面的态度应该是——①充分用起来；②适度整洁+适度纷乱；③绝不能出现挤不下的情况。有了这个态度，我们就可以采取“1个文件夹+短期文件”的形式来使用。也就是说，我们的电脑桌面上除了固有的图标之外，你可以建立一个文件夹，名字可以是《亟待解决》或《近期文件》；同时，结合本人工作实际，你可以自行决定把每周的工作资料继续直接铺排在桌面上，以便于随时看到随时处理；接着，每周最后一个工作日结束前（或你自行安排一个固定时间），你要把桌面上的文件“打扫”到你在桌面上建立的文件夹当中，而且该文件夹的视图不应该是“大图标”、“中图标”、“小图标”或“平铺”，而应该能显示出来具体时间，党小建常用的是“详细信息”；最后，每个月把该桌面文件夹中已关闭的工作资料剪切到其它硬盘的相应位置上去。技巧2：粗略分类。要想真正善用桌面，背后是要有一个文件存档系统来支撑的，怎么支撑呢？我们可以在D盘或其它盘建立一个存档体系。但是，此处要千万千万注意——绝对不能精准分类！什么是精准分类呢？党小建就曾经犯过这样的错误，比如按照政治建设、思想建设等几大建设设立一级文件夹，然后在里面进一步层层细分类目；或者按照学习教育、组织生活等常见的工作设立一级文件夹，然后再不断细分哪些是中心组学习、哪些是什么层面的培训或集中学习等等；或者按照下属党组织名称设立一级文件夹，然后在其中再进行业务分类……这么做的后果就是，虽然看上去很漂亮，但增加了归类的难度，因为有太多的文件可以同时放在多个细分的文件夹中而你只能选择一个。有了难度就需要思考和选择，这会耗费我们的脑力，对于工作量本就极大的党务人员来说，刚开始可能还好，但绝对坚持不下去。因此，粗分好查找的才是最好的。但是，粗分并不是乱分，还要遵循2条规律——①有明确边界的要分出来；②有明确业务特征的要分出来。比如所有的领导讲话应该放到同一个文件夹里，其内部或者按照领导的姓名细分一次，或者按照讲话的场合细分一次（如述职、开班、党课等），不建议文件夹层层嵌套。同时，所有文件夹的视图依旧建议按照“详细信息”排列，便于看到修改时间。再比如，如果你是党委层面组织部门的工作人员，那么，在党委层面开展的工作，也应该和基层党支部报送及备案的资料明确分开。技巧3：对标检查。如果我们的电脑里只有粗分类目的文件夹的话，其实是不够的。粗分类目的文件夹，应该包含我们全部的工作资料，桌面上的资料也要定期整理进来。在此基础上，我们还要另外找一个硬盘，专门用于给检查组、考核组来看，以及自己在变更工作岗位后拷贝给继任者。这一类的文件夹，不用包含全面的工作，而是要包含专项且明确的工作；也不用包含过程文件或参考文件，只需包含最终版文件即可。比如某次换届选举的上会文件、某年民主生活会的上报材料、某年党费管理的各类表单，等等。因为数量较之粗分文件夹内会少很多，所以此处倒是可以精准设置进一步的细分文件夹。这一类文件夹的归类场景，往往是在完成了某个专项工作之后进行。所以，它还有一个最大的好处，就是边整理边复盘相关工作，以更全面地发现工作中的疏漏。但要做到这一点，我们就不能在完成了该工作很久之后再去归类，而且完成了就马上做。甚至我们可以因此开一个内部短会，大家一起商量如何设置几级目录，以及现场拷贝最终版（因为有时候最终版可能在不同人的手里），每拷贝一个就回顾一下该工作过程中有没有不足，形成今后进一步优化的意见。技巧4：合理命名。这里所说的命名，指的是给具体的文件命名。在这个过程中，我们需要特别注意的是，一定要能够区别出过程文件和终版文件，以及一定要便于后续查找。你可能会觉得，过程文件删掉就好了，但其实不是这样，因为有些过程文件当时可能和终版存在较大差别，但难免之后在另一个工作场景中能用得到，所以还是要保留下来。你可能还会觉得，只要放到合适的文件夹里，文件起什么名字就都无所谓了，因此打开相应的文件夹就看到了。但是，既有可能在工作节奏比较紧张的时候，你没有耐心去逐级打开文件夹，而是在电脑里直接“Ctrl+F”来搜索关键字了。那么，怎么命名才能同时满足上述条件呢？党小建建议你直接采取《时间+全名+备注》的方式来命名，比如《2023.3.16张总在2023年度党支部书记培训班开班式上的讲话（实录整理）》——其中，时间最好写在最前面，因为这样一来文件会自动排序，比放在文件名的最后要更合理；其次，要用文件的全名而不能为了简便而缩减，特别是其中的关键词必须要有（如上述例子中的“张总”和“培训”）；最后，备注非常重要，一定要清晰，比如“实录整理”和“终版提交”就是不同的，而过程文件可以直接用1、2、3、4……来标注。