综合办公室的精细化管理细则

办公室精细化管理细则2目录1、文件管理制度………………………………………32、文书管理制度………………………………………53、档案管理制度………………………………………64、办公用品管理制度…………………………………85、会议管理制度……………………………………106、日常事务管理制度………………………………117、用章管理制度……………………………………138、车辆管理制度……………………………………159、附则………………………………………………183文件管理制度第一条管理要点1、文件管理的范围包括：上级下发文件、单位各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。2、制度类文件按照单位文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、单位收到各类文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。3、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表予以存档。4、其他各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。5、办公室各类收文应按时间、内容、部门、名称等进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。4第三条文件管理流程1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印→传发→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件批阅→文件整理→文件存档3、借阅流程：提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档5文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证单位内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、申请、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关单位的重大事项文书资料。3、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条制度规范1、根据单位实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、按时间、内容等合理排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。3、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理；如有需销毁的，须上级审批同意，方可销毁。第三条文书管理流程起草文书→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退6档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业；及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围：单位各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据各类资料性质、用途等进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件等。2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是单位职工个人信息、单位图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。5、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。76、如各部门或职工个人需借阅相关档案资料，办公室人员应及时做好相应的记录。第三条流程设计根据文件、文书目录整理→排序→编制编目→存档。8办公用品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条制度规范1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序：各科室将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。3、办公室应对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、出入库时间等，做到账物相符。94、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。5、任何人不得私自挪用办公用品。6、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第三条管理流程设计填写《办公用品申购单》→审批→采购→入库登记→发放。10会议管理制度第一条管理要点1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、根据单位实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精、精而细，讲究高效原则。4、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。第二条制度规范1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料整理并归档。5、会议记录为单位的机要档案，保管人员不得擅自外泄；如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。第三条会议管理流程准备所需资料→通知参加人做好会议记录会后→会议记录归档整理。11日常事务管理制度1、接待管理第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护单位的良好形象，对接待工作做具体的要求。第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。第四条接待流程：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。2、报刊收发整理第一条办公室管理人员按照单位实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理报纸，内部刊物可随意阅览。第三条任何人不得随意将单位内部刊物挪为他用。第四条报纸每月处理一次。3、后勤管理第一条为了认真贯彻单位的各种制度，充分发挥和调12动职工的积极性和主动性，根据实际严格制度。第二条后勤管理主要为考勤登记汇总管理工作。第三条办公室人员每周对考勤表收集一次，并打印最新考勤登记表，月末根据签到情况进行总的考勤汇总。第四条合理安排周末、节假日值班工作。第五条考勤流程：打印签到登记表→如实审核→汇总登记→报表。4、文化宣传管理第一条负责单位内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责单位外部的宣传维护工作。第二条根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。第四条收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档。5、其他事务第一条各类标语、宣传制作、收发传真等其他事务。第二条负责单位文书的打印复印工作。第三条协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。第四条领导交办的其他临时性工作。13用章管理制度第一条管理要点1、单位公章、合同章等印章：由办公室指派专人负责管理。2、单位财务专用章、法人代表名章：由专人负责管理。第二条印章使用范围1、单位各类合同。2、单位各类报表。3、文件材料。4、证明材料。5、其它需要使用印章的文书。第三条制度规范1、公章、合同章使用：用章申请人应详细填写《印章使用记录表》注明使用时间、使用人、具体内容、批准人等。2、合同、协议：合同、协议等经会签后，由有相应负责人的签字，经由站长审批后可以使用印章。3、报表：包括财务报表、社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。需经相应副站长审核，站长批准后可以使用印章。4、文件材料、证明材料及其它文书：经相关负责领导审核、站长审批后方可使用印章。5、一般文书：如本单位人员外出联系业务的介绍性文14件、证明信、职工收入证明等，经相关领导审核，站长同意后，可以使用公章。6、其它：上述内容未涉及到的文件，需要用章时应视具体情况，请示领导后方可使用印章。第四条特殊情况处理如工作紧急，审批人又不在单位，印章管理人员需通过电话等方式亲自与审批人联系，得到批准后，可以使用印章，并及时登记用章管理。第五条印章借出1、原则上单位各类印章不得带出使用。2、由于业务需要，为了提高工作效率，以下事由可以将印章借出：银行所需印鉴时；其它必须带印章的工作。3、印章借出规定：因工作需要携带公章外出时，必须有两人同行，并同时办理印章借用手续。印章借出时间不得超过8小时，返回后，应及时归还印章。15车辆管理制度第一条管理要点1、单位公务车的证照及稽核等事务统由办公室负责管理，并定期指派专人负责维修、检验、清洁等。2、用车须于事前向办公室申请调派，车辆派出要遵循对于同一方向、同一时间段的派车尽量合用、减少派车次数和车辆使用成本的原则。3、对于不按规定办理申请的，不得派车。第二条制度规范1、使用人必须具有驾照。2、公务车不得借予非本单位人员使用。3、所有公务车辆一律不得私用。4、驾驶人须严守交通规则。5、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。6、使用者应将车辆停放于指定位置、停车场或适当、合法位置。任意放置车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由使用者赔偿损失。第三条车辆保养管理161、驾驶人员要爱护车辆，精心保养，使车辆保持良好状况。如需维修，由驾驶人员提出维修申请，要货比三家，选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在指定的维修点更换汽车零配件，并做到提前电话汇报，且将换下的废弃零配件保存，由单位统一回收，统一处理。在支付维修费用的同时，应要求维修点必须开具增值税发票，并提供相对应的零配件明细单。特殊原因也必须事后补报，以备单位备案核查。2、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理。第四条违规与事故处理1.在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担。(1)无照驾驶。(2)未经许可将车借予他人使用。2.违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。3.各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与办公室联络协助处理。如属小事故，可自行处理后再向办公室报告。第五条车辆用油管理办公室建立车辆的用油台账，不定期核算，抽查，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，办公室人员做好油卡记录，油卡由办公室管理登记。单位车辆一律凭卡指定加17油站加油。1、所有车辆加油前需仔细填写《车辆加油登记表》，并由相关领导签字确认。2、办公室负责对单位车辆的用油进行监督，控制，财务辅助配合监控管理。3、车辆使用者应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。4、单位所有车辆统一油卡加油，如油卡损坏，不能正常加油时，办公室人员应及时处理。5、驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，及时交予财务部门统一管理。18附则第一条本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条本办法由单位法人核准后实施，修改时亦同。