档案管理制度

档案管理制度第一条目的：对公司档案进行集中管理，便于收集、保存、利用档案。第二条范围：各类档案资料。第三条责任者：公司行政办公室、各职能部门档案管理者。第四条机构设置与人员配备一、档案工作实行统一领导、分级管理。公司成立综合档案室，配备一名高学历，并经档案管理培训的档案管理人员。公司档案工作由公司行政办公室负责，档案管理人员履行各项具体职责。二、各职能部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集整理和临时保管，由各职能部门负责人分管。第五条收集和归档范围及保管期限（见附件）第六条归档时间和要求一、党群行政类、经营管理类、生产技术类档案在次年3月底前移交公司档案室。二、基础建设类、产品、科学技术研究类等材料在项目完成后3个月内移交公司档案室。三、设备类则在开箱验收后由工程部（职能部门）收集，交付验收后一个月内，移交公司档案室。四、特种载体类做到随时收集归档。五、财务、EHS类实行部门立卷，定期移交到公司档案室。第七条档案的保管和利用一、公司应建立健全《档案员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》、《档案库房管理制度》、《档案查（借）阅利用制度》、《会计档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案的鉴定销毁制度》、《文件材料的归档制度》等档案管理制度。二、办公室与库房应该分开，并配备计算机，逐步采用现代化技术管理档案。三、档案库房应配备相应的设施，达到防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防潮、防高温、防有害生物“八防”要求，温度控制在14度至24度之间，相对湿度控制在45度至60度之间。四、企业内部人员对重要档案如营业执照、印章、组织机构代码证等的查阅或利用，查档人必须出具书面请示，报分管领导审批。五、档案管理的分类管理和责任人1、文书类档案1）各部门（车间）在办理完毕当年工作活动中，形成的具有保存价值的文件后，由公司的档案管理人员收集整理立卷，于次年3月底前归档。2）凡由上级下发各部门承办的文件及由公司名义形成的各部门工作文件等由公司行政办公室负责收集、整理、立卷、归档。3）文书档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由公司行政办公室和档案管理人员负责。2、经营管理类档案1）各部门对当年工作活动中形成的具有保存价值的经营管理工作文件材料，工作结束后，由经营部门收集齐全，整理立卷，于次年二季度前向公司档案室归档。2）凡是上级下发或公司自行形成的有关经营工作的文件等均由经营工作管理部门的档案员收集，整理立卷归档，其它部门不得自行保存。3）经营档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由经营工作管理部门负责人和档案管理人员负责。3、基础建设类档案1）基建工程竣工档案的编制，审核、交接验收工作，要在施工、设计合同（协议）中，做出明确规定，竣工图和竣工文件的验收，要作为工程验收的内容之一。2）基建档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由基建科负责人和档案管理人员负责。4、科学技术研究类档案1）本公司自己进行的或与其它单位联合进行科研项目的技术文件材料在阶段性工作结束后，都要整理存档。2）技术档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时由项目负责人、研发中心分管负责人和档案管理人员负责。5、财务类档案1）财务部门每年形成的财务档案，应当由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制财务档案保管清册。可暂由财务部保管一年后，移交到公司档案室。2）财务档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由财务部负责人和经办人负责。6、设备仪器类档案1）引进技术、设备项目在签订引进合同（协议）时要把档案资料的完整、准确内容列入，作出明确规定。2）设备材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由各中心、各事业部设备科负责人和档案管理人员负责。7、生产类档案1）生产类档案包括生产批记录、质量检测记录等文件。2）生产类档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由各事业部负责人和档案管理人员负责。8、研发中心类文件档案研发中心的文件每年3月底，必须将上一年的档案文件目录整理好送交至公司档案室。第八条本管理制度由行政办公室负责最终解释。附件：档案收集和归档范围及保管期限一、行政办公室序号收集和归档范围保管期限1与本企业单位有关的上级重要的来文、来函永久2本公司机构设立、合并、撤销、更改名称、启用印等文件材料永久3干部任免、晋升技术职称、奖惩的资料永久4公司长远规划、年度计划、工作思路、工作总结永久5公司制订的重要文件、规章制度的修改稿、定稿永久6公司的沿革、大事记及宣传本公司活动的剪报永久7介绍本公司的书籍、画册及其原稿永久8公司出版的手册定稿及底稿永久9各种重要的会议记要永久10企业涉外活动永久11上级领导人视察、参观等活动的书面材料、题词、录音、录像、照片。永久12各种一般的合同、协议短期13上级未批准本公司的各项请示短期14档案的申报、验收永久15推广企业品牌形成的有关资料长期16省、市对口业务主管机关印发的一般工作文件短期17省、市对口业务主管发的专业工作会议的参考性文件短期18市级业务主管机关发的专业工作会议的重要文件短期19市级业务主管机关印发的业务工作文件短期20上级党政机关颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件短期21上级、同级和非隶属机关颁发的非本公司主管业务、但须执行的有关人事、劳动工资、计划生育、财务开支、基建等方面的条例、规定、通知等文件短期22本公司编制的生产月计划、统计月报表和计划管理、统计分析活动形成的各种材料、产值台帐。长期23其它对企业生产经营有利用价值的资料长期24其它列入保密范围的相关资料长期25各种企业荣誉证书、奖牌、奖杯等永久26公司请示、批复的文件报告等永久二、人力资源部序号收集和归档范围保管期限1干部、职工花名册、劳动工资表永久2职工招聘、录用、调动、转正、调资、退休、病残、离职、考核等文件资料，劳动和保密合同长期3薪资改革有关资料永久4员工申报职称评定材料及结果永久5年度在职培训的计划、总结、个人培训资料长期6其它对企业生产经营有利用价值的资料长期7考勤表短期8其它列入保密范围的相关资料长期三、财务部序号收集和归档范围保管期限1会计凭证（原始、记账、汇总）15年2会计账册（日记总账、明细账、固定资产卡片、辅助账本）15年3日记账（现金和银行存款日记）25年4各种财务报表永久5预决算永久6财务分析永久7税务报表等相关材料短期8银行对账单5年9各种统计报表、企业综合性统计分析工作等长期10其它对企业生产经营有利用价值的资料长期11其它列入保密范围的相关资料长期四、信息网络管理序号收集和归档范围保管期限1设备使用说明书、装箱单、合格证等随机文件长期2设备安装任务书、验收记录长期3设备维修报告、记录长期4信息化项目内，包括项目的调研、设计、实施、竣工验收的全过程长期5网络申请资料长期6技术性合同长期五、资金（财务部）序号收集和归档范围保管期限1提供给各银行的报表、经营报告等成套资料原件、外送材料清单永久2各大银行客户来访接待信息永久3资金的贷款合同、资金管理永久4各类申请、批复4各银行各类信用等级证书长期5其它对企业生产经营有利用价值的资料长期6其它列入保密范围的相关资料长期六、（）序号收集和归档范围保管期限1同一工程项目内，包括工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。永久2工程设计的来往文书、会议记录（重要的）永久3设计任务书、委托书及报批文件永久4企业地址选择报告、批准书、地形图永久5扩建、改建工程初步设计、设计预、决算、施工图。永久6设计审查会议决定、记录、纪要等。永久7施工记录永久8工程竣工验收报告、批示、预决算、图纸、文件永久9工程设计的来往文书、会议记录（一般的）长期10零星基建工程的申请、批示、预决算、图纸、文件长期11工程设计的来往文书、会议记录（一般的）长期12零星基建工程的申请、批示、预决算、图纸、文件长期13招投标过程中产生的各类资料14其它对企业生产经营有利用价值的资料15其它列入保密范围的相关资料七、工程部序号收集和归档范围保管期限1设备使用说明书、装箱单、合格证等随机文件长期2设备安装任务书、工艺规程、验收记录、试车记录长期3设备计划购买申请书、协议书长期4设备维修报告、记录、检验材料等长期5招投标过程中产生的各类资料长期6设备台帐长期7其它对企业生产经营有利用价值的资料长期8其它列入保密范围的相关资料长期八、销售部序号收集和归档范围保管期限1各种合同纠纷处理结果等成套资料长期2其它对企业生产经营有利用价值的资料长期3其它列入保密范围的相关资料长期4各种销售合同、台帐等重要的长期5各种销售合同、台帐等一般的短期6市场分析、用户调查、广告宣传、售后服务工作等短期7客户及相关方面反馈信息长期8其它对企业生产经营有利用价值的资料长期9其它列入保密范围的相关资料长期10合同制备项目外商来访年统计目录、会议纪要、图片永久11合同制备项目外商客户档案永久12合同制备项目进展长期13外贸公司保密协议长期14各类会展、广告宣传等资料长期15其它列入保密范围的相关资料长期九、供应部序号收集和归档范围保管期限1采购计划短期2采购合同、台帐等重要的长期3采购合同、台帐等一般的短期4企业标准化管理工作（管理制度和操作规程）长期5其它对企业生产经营有利用价值的资料长期6其它列入保密范围的相关资料长期十、EHS部序号收集和归档范围保管期限1安全生产，工伤事故处理、职工安全教育等长期2公司安全事故的调查处理材料（重要事故）长期3安评资料、消防审核和验收资料、防雷防静电检测和其它长期4上级重要领导对公司提出意见的原件长期5环境保护检测与控制，污染治理等资料长期6各种环评报告及批复长期7环境管理体系认证、ESH认证的成套资料、证书长期8其它对企业生产经营有利用价值的资料长期9其它列入保密范围的相关资料长期10公司员工体检结果长期十一、质检部序号收集和归档范围保管期限1企业全面质量管理长期2产品质量检测长期3质量控制工作长期4质量体系认证长期5企业标准化管理工作长期6其它对企业生产经营有利用价值的资料长期7其它列入保密范围的相关资料长期十二、技术中心序号收集和归档范围保管期限1科研专题计划、方案及审批文件永久2产品设计任务书、说明书、试制计划、调研资料、试样记录、总结、报告、评审表、试制样品永久3产品理化测试报告永久4技术合作协议、合同永久5工艺文件、操作文件永久6注册商标、专利申报的成套资料永久7新产品、项目申报、鉴定、验收、批复等成套资料永久8各种申报先进等成套资料永久9科技成果管理、技术引进、技术革新和采用新技术永久10其它对企业生产经营有利用价值的资料长期11其它列入保密范围的相关资料长期十三、党总支序号收集和归档范围保管期限1党员代表大会或党组织其他有关会议记录永久2党组织计划、总结、统计报表、党员花名册永久3党组织的各种活动永久4党组织综合性工作及其他事务性工作永久5新党员吸收（转正）、接收通知书长期6组织建设、整党建党、党员和党员干部管理，党费管理等永久7党组织形成的其他一般的文件材料短期8其它对企业生产经营有利用价值的资料长期9党组织各种荣誉永久十四、工会序号收集和归档范围保管期限1职工代表大会，工会会议记录，职工民主管理永久2工会计划、总结、统计报表、工会会员花名册永久3工会组织的各种文化艺术、体育活动、劳动竞赛、劳保福利永久4工会形成的其他重要的文件材料永久5工会会员介绍信长期6工会形成的其他一般的文件材料短期7职工生活困难补助审批表短期8工会各种荣誉证书、奖杯、奖牌永久9其它对企业生产经营有利用价值的资料长期