企业数字档案室建设探索与实践

企业数字档案室建设探索与实践2023/X/XX企业数字档案室作为企业档案管理系统中的重要工作内容，是实现企业档案管理现代化的关键一环。为保障企业数字档案室建设的顺利进行，应创造数字化加工的良好环境，同时满足纸质及磁性载体档案的保管需求，确保企业档案数字化加工工作安全、稳定、可靠地运行。一、企业数字档案室建设思考（一）理论结合实际，科学实践企业数字档案室建设企业数字档案室建设作为一项综合性工程，需结合企业实际情况，科学实践。其建设过程所面临的问题将是持续不断的，需加强企业数字档案室的建设规划，做好顶层设计，逐步适应国家建设思路，将企业数字档案室建设纳入企业信息化业务建设中，细化步骤，做好制度规范建设、基础设施建设、系统建设的每一步，有计划地推进企业数字档案建设实施，以满足企业实际运行的管理需求。（二）完整组织体系，筑牢企业档案建设安全保障企业数字档案室作为企业正常运转产生的各类文件材料的归口，其建设离不开企业各部门的协作，需明确各方职责，建设完整的组织体系，以档案和信息化部门为主，各业务部门为辅，确定领导职责，以安全保密工作为前提，实施库房安全、系统安全、传输安全、利用安全、人员安全保障要求，注重人员培训，综合企业档案管理人才队伍，明确建设开支、预算，确保档案经费充足，切实做好企业数字档案室建设人、财、物的保障工作。（三）借助系统平台，有机整合企业档案数据资源企业数字档案管理系统作为企业档案数据资源的基础库，实现了传统载体档案数字化、增量档案电子化，在保证企业档案数据完整准确的前提下，建设档案资源总库，在丰富企业档案数据内容的同时进一步进行资源开发，提供基于档案内容的数据分析服务，开发档案大数据分析应用系统，利用已有的企业档案数据设立词库，规范分类，有效地整合企业数字资源，建设专题档案库，运用大数据分析技术实现企业档案数据的可视化展示，为企业决策提供支持，转变服务理念，提高档案利用效果，逐步实现企业档案信息资源的智能化服务。（四）加快职能转变，创新开展企业档案数字化工作无论从国家档案行业，还是从企业内部需求来看，促使企业档案管理转型升级势在必行。目前国家各行各业都在进行信息化的变革，作为各行业末端的档案管理工作，如果再不进行转型升级，很快就将面临无纸归档、无处存放的局面，如已实行的电子发票、设计的三维模型、编写的软件代码、现场工艺的电子传输等，都在促使企业档案管理工作要进行转型升级，企业档案管理部门应转变为企业的数据资产管理部门，从思维到技术手段都应全面创新，以此应对大数据时代的到来。二、企业数字档案室重点建设内容企业数字档案室建设作为一项综合性工程，包含制度规范、基础设施、数字档案系统建设、安全保密、人才配备等内容，其中制度、基础设施、数字档案系统建设作为企业重点建设内容，涉及企业信息、保密、财务等管理部门，需要档案管理部门科学规范，分步实施，协同完成各项工作。企业数字档案室建设框架如图1所示。（一）制度规范根据xx年国家档案局颁布的《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求，开展企业数字档案室建设应加强制度建设，制定企业数字档案室管理办法，明确职责，编制建设方案。还需制定电子档案管理规定，不断规范电子档案移交与接收工作。同时还需增补纸质档案数字化技术规范、档案管理系统操作指南等内容，不断完善企业数字档案室建设制度管理要求。（二）基础设施建设基于传统企业档案室工作内容，新增了办公室用于企业数字档案管理，办公室内分为三个区域：纸质数字化加工区域、影音翻录区域、光盘检测区域，并配备了数字化加工设备，主要包括OCR设备、书刊扫描仪、打印机，音视频数据采集、转换、处理等硬件设备，以满足档案数字化工作的需要，实现传统纸质载体的数字转换工作。还扩增了数字化档案库房，主要放置智能光盘柜及防磁柜等设备，用于磁性载体档案的管理。（三）企业数字档案管理系统建设企业数字档案管理系统建设作为现代企业档案管理发展的需求，其覆盖企业数字资源全生命周期，包含系统设置维护、业务应用、信息服务、系统集成等模块，是集收集、整理、保存、利用、统计、系统管理等功能为一体的企业数字档案资源平台。1.系统设置维护系统设置维护功能为系统管理员使用，包含档案功能显示、服务器参数设置、工作流、角色权限设置、日志管理、系统安全。可根据档案管理人员工作需求进行功能界面显示的设置，从而通过系统中相关模块引用定义的数据来构成系统基础。也可以根据职务、岗位及某个人来设置访问权限，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作，保障企业数字档案管理系统的安全。2.业务应用业务应用作为档案基础业务平台，为档案管理人员使用功能，包含档案著录、查询、统计、批量挂接、条码管理、档案报表管理、图纸输出、多媒体管理、库房管理、全宗管理等。各项功能齐全，均可灵活设置，满足档案工作的需求。以报表管理为例，企业档案管理工作中需要输出大量的报表，打印管理模块可以完成企业档案管理工作中所需的固定报表的打印输出，还可以打印出符合国家档案标准的各种美观的报表，同时还可以根据工作需要新建档案模板类型，并根据档案类型建立对应的报表。3.信息服务信息服务平台为利用人员使用，包含二级单位管理、档案移交、档案检索、档案借阅、“四性”检测等。利用人员可以在系统内进行移交，也可以直接在系统中对电子档案及实物档案进行检索借阅等操作。以借阅流程为例，首先由利用人员提出申请流程，可以申请在线浏览、下载或打印，填写申请单提交档案管理人员，档案管理人员根据利用人员权限办理相关手续，对于保密级别较高的利用人员则需经相关领导审批同意，档案管理人员根据审批意见提供涉密载体文档的利用，并根据时间要求进行催还，而后由利用人员进行利用效果的反馈。企业档案借阅利用流程如图3所示。4.系统集成本企业系统集成包含与OA、TC、CAPP、门户管理系统、知识管理系统等接口集成，档案管理系统与0A系统、TC系统和CAPP系统集成后，可以进行实时归档和定期归档，通过与门户管理系统集成，实现在门户管理平台的单点登录，统一身份验证、消息推送、待办提醒等，企业知识管理系统则是实现档案信息的检索。各项系统集成后归档移交时，业务系统中要移交资料的著录信息可带入企业数字档案管理系统，减少重复著录，既可以提高企业档案管理效率，也可以减少企业档案管理人员在档案整理工作上耗费的时间和精力，创新开展其他业务工作。三、企业数字档案室运行情况在企业各部门的大力支持下，笔者所在企业数字档案室正处于初步运行使用状态，为传统载体档案的数字化转换工作提供了良好的环境，新增设备已安装投入使用，企业数字档案管理系统也已部署运行，各项功能运行效果良好。企业数字档案室的实施建设对企业档案管理人员而言既是机遇又是挑战。企业数字档案室的建立，大大缩短了企业档案整理的周期，降低了企业档案管理人员的劳动强度。同时对相关管理人员的业务知识和技术又提出了更高层次的要求。目前，企业档案管理人员正努力适应新设备，熟悉新系统，着力提高企业档案数字化率。通过参与企业数字档案管理系统开发阶段的工作，档案管理人员沟通解决问题，在增加了信息知识储备的同时也深感知识技能的不足，仍需不断学习新知识、新技能，做到与时俱进。企业数字档案管理系统基本功能的实现、室藏档案数字化，都将服务于企业档案数据资源的开发利用，其作为企业数字档案室建设的最终要求，将进一步提升企业档案服务能力，促进企业档案管理工作的转变，企业档案管理人员实现从基础管理人员到信息技术人员的转型，以推动企业档案管理工作提质增效与创新发展，使企业档案逐步成为企业持续健康发展的有力支撑。企业档案信息的整合性、专业性、分类化是企业档案的优势，企业数字档案室的建成将改变目前企业档案的利用模式，将以往的被动查找转变为主动提供，分析研究企业档案信息资源的内容，实现企业档案资源的再开发，便于企业员工利用档案，使企业档案成为活的信息源，促进企业信息化的全面提升，为企业的快速发展提供动力。