制造企业动态JIT订单管理辅助系统

--1制造企业动态JIT订单管理辅助系统YPS品牌创立于1991年，YPS集团正式组建于1993年，该集团是在中国市场经济中成长起来的一家专业化经营的台资企业。目前该集团资产30亿。YPS集团以原青岛YPS健身器材有限公司为核心，青岛YPS钢塑制品有限公司、青岛YPS钢管制品有限公司、青岛YPS健康发展有限公司、青岛YPS大健康股份有限公司等企业共同组建而成的集科、工、贸为一体的综合性集团公司。集团以体育产业为支柱，实行多元化经营，是我国出口量最大、规格最全、品种最多的健身及运动器材集团。公司专业生产包括各种室内健身器材、保健器材、运动器材，以及钢管制品、钢塑制品等。为配合国家体育总局所倡导的全民健身工程深入开展，引领大众健身时尚，YPS还特地开发研制了集大众健身、科学指导、趣味娱乐于一身的健身路径产品。YPS健身路径在同行业中首家通过国家体育用品检测中心产品质量检验，已被中央140多个部委级机关单位使用，并为30多个省级体育局、众多市级体育局及现代化高档社区和高级住宅小区所采用，是1999年国家体育总局健身路径重点推荐产品，2000年、2001年国家体育总局健身路径唯一采购产品和2002年~2004年集中采购产品。2001年YPS集团被荣誉授予中国奥委会标志特许企业称号，YPS健身路径、家用电动跑步机也被荣誉授予中国奥委会标志特许产品称号。2005年YPS集团又获得“十运会独家供应商”称号，YPS健身器被指定为“十运会专用产品”。YPS健身器作为中国健身器材行业首家名牌质量跟踪产品，连续多年荣膺中国体育用品博览会健身器材类金奖，并成为中国保护消费者基金会--2推荐“消费者信得过”产品。1998年YPS集团获英国雅斯利公司、瑞士SGS公司ISO9002国际权威质量认证。2001年又通过了ISO9001：2000标准国际质量管理体系认证。进入2004年，YPS集团又率先在国内通过瑞士通用集团（SGS）ISO14000职业健康安全体系及OHSA18000环境体系权威认证,并于2004年荣获“中国驰名商标”称号，于2005年荣获“中国名牌”称号。青岛YPS健康发展有限公司是YPS集团下属全资子公司，全面负责集团健身器产品在国内市场的销售。在全国三十个地区设有分公司办事处工100多个业务销售点，所以对于仓库库存情况、各地即时销售情况、各经销商回款情况等方面信息的获取要求快速有效，信息化上马以前，YPS总部会计的账本摞起来有两个人高，仅为各地记账需要独立安排岗位，严重浪费人力资源，但仍然做不到信息反馈及时准确，时有误差与错误出现，严重影响了公司的销售评估、预测、营销等工作的推进。公司管理者认识到传统的产销售管理运作模式已在竞争中处于极其不利的地位，如何捕捉更多的销售机会？怎样有效跟踪客户以提升成交率？如何使产品的销售状态更直观？怎样更有效地及时回收资金？……一大堆问题摆在公司的面前，虽然这些问题还没有危及到英派斯在行业的实力与地位，但YPS集团的高层领导非常重视，他们一致认为防患于未然最好的方法是打破传统的运作模式，引入信息化管理。为此专门成立信息化考察小组，积极寻求优秀解决方案。健身器的生产流程与一般快速消费品制造相比迥然不同，健身器属于耐用消费品，难以进行统一批量生产。顾客首先在销售处根据自己喜好选定系列、材质、样式、色彩等，签订合同后，接下来销售点需要将顾客所订的包含各种复杂信息的全套订单传送到公司，公司再传给工厂，工厂根据订单先--3进行生产拆单，然后进行健身器的非标准部件生产、标准部件生产、成套生产、电器配套、成品组装检验等，这一系列流程完成后交给公司入库，再通过物流到达全国各销售点，之后还需要安装人员为顾客上门安装验收，这才算完成整个销售的全部过程。尤其公司生产的路径产品是给国家体育局的定制产品，需求时间短，中标后要在很多的时间组织生产、运输、安装，时间紧，任务急，好多安装地点都在交通不方便的地区，所以对物流的要求相对复杂。通过近二十多年的发展，企业规模化扩张的过程中遇到了瓶颈，这种瓶颈在行业品牌扩张过程中不是个别现象。主要问题如下：1.健身器包含类别繁多，报价复杂,且若顾客选用非标准配置更加麻烦。2.订单传输滞后，往往采用传真的方式，工厂不能对订单信息进行实时高效统计、查询和管理，难以支撑来自各地不同的并发信息需求。3销售处与总部之间结算，通常依靠人工对订单进行核算，加上一些促销和其他支持活动，工作效率不高且容易出错。4.拆单完全依靠人工处理，是生产错件、漏件以及堵单的重要原因。5.在管理方面，包括仓库原材料、半成品库存、成品库存、生产一线员工，成品与半成品的包装完全人工处理等，若缺乏有效的管理，也是错件漏件问题的高发点。6.产品出厂时，由于顾客订单种类多，并且包装外部大多依靠人工标识处理，缺乏有效技术验证手段，因此因包装和物流导致货物错发、漏发率往往--4占到整个客诉的16%左右。YPS集团作为制造型企业主要业务来自国外的订单式生产，为国外企业进行贴牌生产，占到集团生产能力的80%。订单式生产的好处是客户先预付订金，生产前置期长，产品生产型号确定，生产数量大，批次单一，属于单品种大批量单批次的生产，不需要换装模具，生产相对简单。而国内销售的健身器占到集团生产能力的20%，订单前置期短，产品型号多，数量少，属于多品种多批次小数量的生产，需要经常换装模具，调整生产线，更重要的是，由于是内部结算，往往销售后再给工厂付钱，所以工厂更愿意接国外的订单，不愿意接国内订单，只有在满足国外订单后，生产能力剩余的条件下才调整生产线，换装模具进行生产，所以往往导致生产的周期过长。这样导致国内的销售公司下订单后老是不能快速的得到产品，因此会影响自己的销售，所以他们就提前要货，把货拿到自己的销售地点去库存，因为是内部结算，所以不用现金支付货款，结果就是渠道里的产品库存非常巨大，一台健身器基本价格是2-10万元，型号上百个，每个销售公司存一台，渠道的库存就有几千万，如果将来销售部出去，只有退回公司或者折价卖掉，造成非常多的损失。主要业务流程图如下：--5--6为进一步扩大产能，提升品牌和服务，公司斥巨资在青岛新建的十万平方米工业园即将投入使用。根据企业发展要求，企业实施了ERP信息管理系统，对公司的业务、财务进行了闭环一体化管理，尤其是采用了JIT订单的辅助管理系统后，在财务对业务的监督与支持方面有了很大的飞跃。在信息化建设设计和实施过程中，需要根据企业的管理水平、人员整体素质、物流配送能力、渠道构架、财务资源等硬件状况综合考虑如下关键性因素。1.总体规划，以互联网络为依托，在软件定制需求之初，将现在的问题和今后可能存在的需求统一考虑并制定计划，’盲人摸象’式的信息化建设容易导致失败。2.自主建立涵盖符合自身企业产品特点、设计标准、生产工艺、流程，借助相应的技术手段，制定产品规范，设置价格体系，形成企业独有的数据库。3.建立B/S构架的电子商务平台，经销商专卖店可以通过浏览器直接进行订单传送、信息反馈、综合查询，财务结算等。4.采用短信网关，为顾客提供售前、售中和售后的相关服务，进行满意度调查等，提升品牌的服务水平--7订单处理系统前景方案书版本1.0--8修订历史记录日期版本说明作者2007-08-281.0第一版方案书段沛佑2007-08-301.01段沛佑郏声勇--9目录1.简介101.1目的101.2项目背景101.3参考资料122.系统目标123.业务流程图124.解决方案154.1整体架构154.2系统安全164.3性能参数174.4运行环境184.5支持软件185.项目进程195.1项目过程195.2项目主导性和参与度196.计划进度197.费用计算21--10系统前景方案书简介本系统方案书，是该项目开始的起点，通过方案书对的立项背景，组织结构，系统功能与特点，项目开发与实施等几个方面的阐述，使项目参与的各方对英派斯订单处理系统有一个整体的了解。目的本文档在立项前对英派斯订单处理系统项目的系统功能，架构，开发，实施，费用进行整体概述。目标读者英派斯公司主管领导和相关业务人员，信息系统维护人员。项目背景因英派斯公司业务发展的需要，对物流系统进行整合，涉及业务订单处理流程，通过前面的讨论我们发现订单处理在信息传递和响应层面和现有的业务状况不是特别符合，重点在订单的审核和订单状态的跟踪上，信息系统需要做进一步提升。现有订单处理系统是采用用友U8的进销存模块，U8为通用产品，在具体业务流程上没有问题，但在流程的处理上，与英派斯的实际业务状态存在差异，无法高效的满足业务要求。需要结合U8系统，完成二次开发，调整部分流程操作。订单跟踪无法满足要求，订单跟踪没有一个很好的平台，分权限让所有需要了解定单执行情况的人员很方便的获取想要的信息，完成后续工作。订单执行时获取的信息有限，而且信息录入的滞后造成部分信息不准确，影响了操作人员应用信息系统去追查订单执行情况的信心。--11需要解决的问题在各分公司提交订单后由物流部做订单的审核，现有的审核基本停留在一个动作，实际的效果不强，控制性不强（对于价格的控制，对于额度的控制），而且有可能造成订单处理速度的降低。物流部经理，日常一个重要的工作是结合库存和订单信息，手工以EXCEL方式完成路径发货计划，这样的工作占据的这一角色的大量时间，这必将减弱其协调，管理的职责，对于路径发货计划这样的计划表，是需要由计算机系统来提供的，由相关部门，人员查询，分析，同时这一计划具有很高的时效性要求，在订单和库存的任何改变需要及时调整计划，这完全靠人工手动完成是不合适的。缺少一个具有良好权限划分的订单执行，跟踪平台，使公司领导，销售，物流管理部，和各地分公司有一个统一的订单的执行查询的平台，通过这一平台明确订单的状况和货物的分配，对订单执行过程中相关问题及时提醒。以一个标准一个信息流使公司的订单及物流处理更具规范，可控和沟通。减少因为信息不畅，不准确而形成的资源内耗。通过前期的调研我们发现ERP系统的库存和实际的库存情况存在差异，这种差异有可能是因为录单的及时性，还有其他原因造成的，但这样的库存差异对于信息化是一个致命的问题，会造成ERP系统的不可信任问题，使之难以发挥效应。希望结合综合管理部，以这个平台帮他们做库存分析，综合考虑一些管理的问题，进一步提升时点的系统与实际库存的帐实相符率。促进ERP系统的改善。--12参考资料系统目标1.结合U8系统，调整订单审核流程，使订单审核的角色分布更趋向合理，系统需要预先对订单做检查，检查通过的订单不需要人员审核，检查通不过的订单需要制定一个流程，提交相关人员审核，审核信息需要及时反馈给订单各相关操作人员。2.定单的检查项目和条件可以定义，如价格的审核可以根据英派斯公司价格策略能在系统中实现，同时可以允许人为调整，可以建立针对客户和产品的价格方案，由相关部门来维护这个方案，同时以价格方案来控制订单审核。其他的检查要求，如供应商额度等，这些检查要求可以根据英派斯公司后期的要求继续增加。3.形成自动的动态路径计划管理，为相关人员和部门提供数据支持。减轻工作量。4.结合现有提报的库存量与ERP系统的库存量形成对比分析，辅助相关部门提升库存准确性。5.订单的执行情况查询，提供一个平台，各订单相关人员可通过这个平台来查询订单的执行情况，同时这个平台要挂入公司的OA系统。要求做好订单执行情况的采集和分析，信息采集可以用U8系统中自动提取，也可以手工录入，或其他相关系统提取。订单列表简洁，以颜色标识不同状态，拥有所有项目的查询条件，同时点击可以查看订单的所有详细信息，（订单内容，执行等信息）业务流程图--13--14功能清单功能编号功能名称功能说明F01客户折扣管理针对不同的客户和货品的不同类别设置折扣率，这一折扣率可以随时调整F02客户额度管理设置这一客户的应收款额超过这一额，正常情况下系统不接受定单，除非特批处理。F03订单检查审核在ERP系统中完成订单制作后，系统自动根据设定的折扣和额度管理要求，对订单进行审核，通过审核后自动进度