办公室5S管理方法及技巧（PPT62页)

5S办公室现场管理技巧高级文秘职业技能培训课程5S/6S“6S”：整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全“5S”：整理、清正、简化、标准化、自我约束一、5S的含义和做法（一）整理含义：将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除或放置在其它地方。它往往是5S的第一步。目的：腾出空间；防止误用。“整理”的做法/示例：将物品分为几类（如）：1)不再使用的；2)使用频率很低的；3)使用频率较低的；4)经常使用的。将第1类物品处理掉，第2、3类物品放置在储存处，第4类物品留置工作场所。（二）整顿含义：把留下来的必要用的物品定点定位放轩，并放轩整齐，必要时加以标识。它是提高效率的基础。目的：工作场所一目了然；消除找寻物品的时间；整整齐齐的工作环境。“整顿”的做法/示例：对可供放置的场所进行规划；将物品在上述场所摆放整齐；必要时还应标识。（三）清扫含义：将工作场所及工作用的设备清扫干净。保持工作场所干净、亮丽。目的：保持良好工作情绪；稳定品质。“清扫”的做法/示例：清扫从地面到墙板到天花板所有物品；机器工具彻底清理、润滑；杜绝污染源如水管漏水、噪音处理；破损的物品修理。（四）清洁含义：维持上面3S成果。目的：监督。“清洁”的做法/示例：检查表；红牌子作战。（五）素养含义：每位成员养成良好习惯，并遵守规则做事培养主动积极的精神。目的：培养好习惯，遵守规则的员工；营造良好的团队精神。二、5S的功能“素养”的做法/示例：应遵守出勤、作息时间；工作应保持良好的状态（如不可以随意谈天说笑,离开工作岗位、看小说、打瞌睡、吃零售等）；服装整齐，待好识别卡；待人接物诚恳有礼貌；爱护公物，用完归位；保持清洁；乐于助人。1、提升企业形象：整齐清洁的工作环境，使顾客有信心；由于口碑相传，会成为学习的对象。2、提升员工归属感：人人变得有素养；员工从身边小事变化上获得成就感；员工对自己的工作更愿易付出爱心与耐心。3、提升效率：物品摆放有序，不用花时间寻找；好的工作情绪。4、提升员工归属感：员工上下形成做事讲究的风气，品质自然有保障了；机器设备的故障减少。三、如何推行5S5、减少浪费：场所的浪费；设备、工具的浪费减少。成立推行组织，制订激励措施；制订实施规划，形成书面制度；展开宣传造势，进行教育培训；全面实施5S，实行区域责制度；组合检查，采用红牌子作战等方法进行督促。成立5S推行委员会。注意，这是成败的关键所在。任何一项需要大面积开展的工作，都需要有专人负责组织开展。而且，该“专人”必须是企业高级管理层的人员，对下要有权威性，对上要有较多机会与最高领导者沟通。应明确其对该项工作所负的责任。他应该“组阁”，即组成5S推行委员会，这个委员会由他直接领导，对他负责。上述这样一个组织是必不可缺的。1、组织组织制定各项5S规范，制定激励措施。规范是企业内部的“法律”。有了明确的书面规范，员工才知道哪些可以做，哪些不可以做，怎么做是符合的，怎么做是不符合的。所以，开展5S活动，首先要组织人力制定各项必要的5S规范——即“立法”。2、规划方法一：详细调查，内部拟订，召集讨论，修订出台。即由推行委员会成员深入各基层详细调查现场情况，拟订出初稿，再召集基层干部讨论是否可执行，经修订后发布。优点：周期快；缺点：具体执行人员参与少，可能会导致今后执行的障碍。优点：具体执行人员参与“立法”工作，有利于调动积极性；缺点：这样拟出来的规范可能会由于人员素质的差异而导致各项规范水平参差不齐。方法二：培训示例，分工拟订，收集讨论，修订出台。即首先对各基层干部培训5S相关知识，要求其结合本基层单位现场实际状况分工拟订本基层单位5S规范，再收集起来充分讨论，取长补短，经审核修订后发布。记住:不论采用哪种思路，“调查”和“讨论”这两项工作是至关重要的。规范出台后，应制定适当的激励措施。激励措施是推动工作的“发动机”。培训、宣传。培训的对象是全体基层干部及基层员工，主要内容是5S基本知识、各项5S规范。培训的方式可采用集中培训，也可逐级培训，即先培训基层干部，再由基层干部培训其所属员工。宣传是起造势作用，旨在营造一个氛围，使员工逐步习惯这个氛围。潜移默化，从意识上得以提升。3、宣传全面执行5S各项规范：公司最高管理者或5S推行委员会主任总动员；全公司上下正式全面执行5S各项规范；各办公室、各车间、各仓库、各检验室等场所均对照适用于本场所的5S规范严格执行；各级人员都透彻了解5S规范，并按照规范严格要求自身行为。4、执行这个阶段是推行5S的实质阶段。每个人的不良习惯能否得到改变，能否建立一个良好的5S工作风气，在这个阶段得以体现。推荐下述三种实施技巧：树立样板单位的办法分阶段或分片实施的办法落实5S文明区域责任制的办法组织检查。推行5S的阻力：规范本身不够完善；借口工作忙不执行规范；执行得不够彻底；应付式的执行；热潮过后又恢复原样；个人习惯难以改变……5、监督四、5S实施技巧1、检查表（检查表应依据所出台的5S书面规定编制，示例：）场所检查对象检查项目记录车间通道是否划线（整顿）有没有无用的物品堆放（整理）通道能否顺利通行（整顿）地面是否平整（清扫）地面是否干净（清扫）办公室办公现场办公现场有无无用物品；使用频率低的物品是否放置储存处；经常使用的物品是否摆放在办公现场；物品摆放是否有合理规划，容易寻找；物品摆放是否整齐；抽屉、柜筒、文件类物品是否做有标识；办公现场是否清洁；办公设施是否干净；2、牌子作战：在不良之所贴上醒目的红牌子以待该部门人员改进。各部门的目标就是尽量减少“红牌”的发生机会。五、5S规范示范（附5S活动标语）5S规范适用场所检查记录备注清理把永远不可能用到的物品清理掉把长期不用，但有潜在可用性的物品指定地方放置把经常使用的物品放在容易取到的地方5S规范适用场所检查记录备注整理应有仓库场地布置总体规划，并画出规划图物料、物品放置应有总体规划区域划分应有标识物料架应有标识不同物料应有适当的标识来区分物料放置应整齐、美观通道要空出、不杂乱应有车间场地布置总体规划，并画出规划图不同的生产线、工序应设牌标识工位摆放应整齐5S规范适用场所检查记录备注整理（续表）设备摆放应整齐工人工作台面应整齐文件、记录等物品放置应有规划物品放置应整齐、美观必要时应做一定标识档案柜应整齐，有必要的标识抽屉应整齐，不杂乱员工应有员工卡要设置文件布告栏5S规范适用场所检查记录备注清洁地面要清洁墙面要清洁物料架要清洁物料无积尘通风要好，保持干燥清爽的环境工人工作台面要清洁设备要清洁光线要充足办公桌面要清洁档案柜要清洁抽屉要清洁文件、记录不肮脏破烂5S规范适用场所检查记录备注维持坚持上班5S一分钟，下班5S一分钟定期有检查对不符合的情况及时纠正素养语言有礼貌举止讲文明着装要整洁工作主动、热情有强烈的时间观念（按时完成任务、开会不迟到等）注1：上表包含三种场所的5S规范示例——表示对仓库的规范要求；——表示对车间的规范要求；——表示对办公现场的规范要求。全空白---表示适用于所有场所。注2：本附表仅为通用示例，具体格式和内容应根据推行5S的场所实际情况决定，且应更加具体化、细节化。5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养5S就是一切改善活动的基础整理是基础中的基础5S是标准化的基础整理是物品放置方法的标准化整顿使“寻找”消失“打招呼”是教养的第一步整顿“不同意见”是5S的第一步5S不只是全员参与，更要全员实践机械的清扫就是点检借5S提高公司形象借5S提高公司信用整顿就是定位置、定品目、定数量常用的东西就放在机器的旁边将标准渗入作业中建立安全线的权威目视管理是改善的第一步守法、守纪是5S的出发点遵守标准是5S的前提整理是提高品质的基础5S是员工的护身符缩短作业准备时间是多品种的秘方清洁塑造明朗的工作场所清洁是干劲的源泉5S始於教养，终於教养5S是改善企业体质的良方六、将5S作为实施ISO9000的辅助方法既然推行5S管理有诸多优点，可否将其应用在实施ISO9000的企业中呢。将5S管理作为实施ISO9000的辅助方法，导入实施ISO9000的企业中，可以对ISO9000的实施起到较好的促进作用，是一种很值得推广的方式。其一，带动企业整体氛围。企业实施ISO9000，需要营造一种“人人积极参与，事事符合规则”的良好氛围。这往往也是ISO9000咨询工作的重点及难点。推行5S可以起到上述作用。这是因为，5S各要素所提出的要求都与员工的日常行为息息相关，相对来说比较容易获得共鸣，而且执行起来难度也不大，有利于调动员工的参与感及成就感，从而更容易带动企业的整体氛围。其二，体现效果，增强信心。大家知道，实施ISO9000的效果是长期性的，其效果得以体现需要有一定的潜伏期。而现场管理的效果是立竿见影的。在推行ISO9000的过程中导入5S，可以通过在短期内获得良好的现场管理效果来增强企业上下的信心。其三，落实5S精神是提升品质的必要途径。5S倡导从小事做起，做每件事情都要讲究，而产品质量正是与产品相关各项工作质量的总和，如果每位员工都养成做事讲究的习惯，产品质量自然没有不好的道理。反之，即使ISO9000的制度再好，没有好的做事风格作保障，产品质量也不一定能够得到很大提升。如何在实施ISO9000的企业中推行5S?确定推行组织这是成败的关键所在。任何一项需要大面积开展的工作，都需要有专人负责组织开展，推行5S也绝不例外。实施ISO9000的企业内通常会有一个类似于ISO9000领导小组的机构，没有特殊情况的话，给该机构赋予推行5S的职能比较恰当。制订激励措施激励措施是推动工作的发动机，实施ISO9000的企业往往会有相应的激励措施出台，可以在制订该措施时纳入有关5S的激励内容。制订适合本企业的5S指导性文件按照ISO9000的精神，文件是企业内部的“法律”，有了明确的书面文件，员工才知道哪些可以做，哪些不可以做。正如企业实施ISO9000一样，推行5S也要编制相应的文件，这些文件可列入ISO9000质量体系文件的第三层文件范畴中。培训、宣传培训的对象是全体员工，主要内容是5S基本知识，以及本企业的5S指导性文件。宣传是起潜移默化的作用，旨在从根本上提升员工的5S意识。本阶段可与实施ISO9000的文宣阶段结合起来进行。全面执行5S这是推行5S的实质性阶段。每位员工的不良习惯能否得到改变，能否在企业中建立一个良好的5S工作风气，在这个阶段得以体现。本阶段可与ISO9000质量体系运行阶段结合起来进行。监督检查这个阶段的目的是通过不断监督，使本企业的5S执行文件在每位员工心中打下“深刻的烙印”，并最终形成个人做事的习惯。本阶段可以与ISO9000质量体系中的内部质量审核活动结合起来进行。由上可见：在实施ISO9000的企业中推行5S管理，既可以充分利用ISO9000的原有资源及过程，又可以对ISO9000的实施起到良好的促进作用，是一项事半功倍的工作，值得我们去推广。七、高级领导办公区如何做5S？高级领导包括：老板、董事、总经理、高级主管等。做好高级领导办公区5S的重要性、必要性：（1）高级领导办公区是公司职场的一个重要组成部分；（2）做好高级领导办公区5S活动，有利于增强他们对5S的实质认识和直接感受，使他们真正下定决心，坚定不一的支持公司5S活动推行；（3）办公室或区域，经常有客户来访，是体现公司5S效用的窗口。把高级领导办公区当作是神圣、私人、保密的地区不敢或不便染指的想法是错误的。1、常整理：将私人物品与工作用品分开存放；明确不要品的归类。实施方法：设置衣帽架；设置私人物品存放储柜；由秘书或助理人员制定不要清单摆放在领导用的记事本首页或备忘录中，便于领导日常清理不要品；每周末秘书全面核实并协助整理，碎掉过时或不要资料。实施内容：2、