办公环境5S管理

湖南深思电工营销中心•5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。•1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅为了确保作业空间和安全。后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、修养，从而使应用空间及适用范围进一步拓展。•到了1986年，日本的5S的著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击的作用，并由此掀起了5S的热潮。(一)5S的沿革•日本式企业将5S运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，第二次世界大战后，产品品质得以迅速地提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。随着世界经济的发展，5S已经成为工厂管理的一股新潮流。(二)5S的发展（三）5S的内含整理整顿清扫清洁素养安全学习节约（三）5S的内含①整理★将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的；★把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；★不必要的东西要尽快处理掉。目的：★腾出空间，空间活用★防止误用、误送★塑造清爽的工作场所（三）5S的内含②整顿★对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。★明确数量，并进行有效地标识。目的：★工作场所一目了然★整整齐齐的工作环境★消除找寻物品的时间★消除过多的积压物品（三）5S的内含③清扫★将工作场所清扫干净。★保持工作场所干净、亮丽的环境。目的：★消除脏污，保持职场内干干净净、明明亮亮★稳定品质（三）5S的内含④清洁★维护并改善整理、整顿、清扫的状态。（三）5S的内含⑤素养★将整理、整顿、清扫、清洁养成习惯化，并严格遵守公司的各项规章制度。（一）是公司规范化管理的需要；（二）是美化工作环境的需要(营造良好的办公环境和心情的需要)；（三）是提高工作效率的需要；（四）是培养全体员工规范化意识和习惯的需要；（五）是提高团队执行力的需要；（六）是提升企业形象的需要；（七）是安全管理的需要。整顿整理（一）文件资料管理不规范，历年资料未进行整理和处理；（二）表格工具的使用比较混乱，不易识别哪一个是最新版本；（三）个人办公区域物资零乱，未进行分类管理和整理；（四）公共场所整理不规范或保持不好；（五）员工规范化意识较淡薄，对5S管理认识不深入，没有形成整理、整顿的习惯。第一步：整理、整顿1.全体人员迅速盘点自己所辖区域的文件、资料、表格工具，坚决清理掉2012年以前的文件、资料和无效的文件资料，其余文件由部门经理把关确定处理方式。涉及公司机密事项的文件应采取撕烧、碎的方式进行销毁。（一）文件、档案的整理2.根据个人岗位职责、工作特点建立分类的文件夹列表，并按统一标准粘贴标签，存放和归档。涉密文件夹应锁于资料柜。（一）文件、档案的整理3.对个人电脑内文件进行同步清理，删除重复、无效的文件，建立年份文档案。电脑桌面不存放重要文件，可建立临时文件夹，存放临时文件，临时文件夹应指向非系统盘。（一）文件、档案的整理1.清理个人办公、生活和私人其它用品，坚决丢弃无关物资。（二）个人办公区域（办公室）的整理2.对个人办公区域、电脑进行清扫和清洁。（二）个人办公区域（办公室）的整理3.按要求分类放置整理相关物品，并张贴标签。（二）个人办公区域（办公室）的整理1.办公桌可放物资：电脑显示器、电话、鼠标、个人水杯、文件架、笔筒。具体要求电话机：办公桌左侧边缘20cm；具体要求20cm水杯：放于电话机右侧20cm处，有杯盖的水杯需盖上杯盖。具体要求20cm水杯需盖上杯盖。显示器显示器正对办公桌中部与U形转角底部中心垂直；具体要求U型转角底部中心垂直具体要求鼠标鼠标置于桌面右侧中部；桌面右侧中部文件架放置于桌面右侧，文件架右边距桌面右边10cm距离，文件架内只允许放置文件夹。具体要求10cm2.抽屉最上方抽屉放置办公用品，如钉书机、回形针、透明胶、钥匙、固体胶、计算器、尺子，剪子等要求放置整齐有序。具体要求中间抽屉：放置个人工作笔记本,个人费用报销单据，重要待办文件和资料等，要求放置整齐有序。具体要求最下方抽屉：放置个人生活物资，如卫生纸、包、饭盒、雨伞等，要求放置整齐有序，不得放湿、脏、易燃、易爆等危险腐蚀物品。具体要求小办公室整理原则同公共个人办公区，键盘置于办公桌右半部，边缘离桌边10CM，电话置于办公桌中部，左侧紧贴中线，文件架靠左和边缘平齐，桌面无其他杂物。小办公室整理要求10CM紧贴中线1.接待室放置接待椅两把、茶几一张、烟灰缸一个、进门左侧放置报夹，报夹上的报纸应分类按日期排放，每月进行一次装钉。（三）公共办公区域的整理具体要求2.茶水间放置饮水机两台、纸篓一个，水池保持清洁，右侧门框内放置热水壶，开水瓶。具体要求3.文印室放置电脑、打印机、复印机、传真机各一台，电脑显示器放于外侧办公桌左边，主机放于外侧桌左侧下方，复印机放于外侧办公桌右侧，打印机放于内侧办公桌右侧，传真机放于内侧办公桌左侧，文件柜用于放置打印纸、水杯、茶叶、资料架、空白表格。具体要求4.会议室放置会议桌一张、椅子、投影仪、音响、演讲台、白板，椅子和盆景放置整齐。白板放于进门左手边靠墙。具体要求第二步：检查评比检查时间：每周五下午5：20开始检查方式：营销人事部统筹，各部门共同参与监督（一）集中检查检查时间：周一至周五（二）日常检查每周一早会公布情况，表彰优秀，对需改进的人员和部门进行提醒检查方式：日常检查由行政专员进行５Ｓ整理的核心在于素养！