食品安全管理体系之程序文件

1食品安全管理体系食品有限公司食品安全管理体系程序文件版次：A2版文件编码：ZCFW-B-2012受控状态：编制：日期：评审：日期：批准：日期：食品有限公司发布：2009/01/01实施：2009/01/2序号目录页码ZCFW/B-1.0ZCFW/B-2.0ZCFW/B-3.0ZCFW/B-4.0ZCFW/B-5.0ZCFW/B-6.0ZCFW/B-7.0ZCFW/B-8.0ZCFW/B-9.0ZCFW/B-10.0ZCFW/B-11.0ZCFW/B-12.0ZCFW/B-13.0ZCFW/B-14.0ZCFW/B-15.0ZCFW/B-16.0文件控制程序记录控制程序内部审核控制程序不合格产品控制程序纠正控制程序纠正措施控制程序产品标识和可追溯性控制程序产品撤回控制程序员工能力、意识和培训控制程序监视和测量控制程序沟通控制程序突发事件准备和响应控制程序管理评审控制程序更新控制程序确认、验证、验证结果评价与分析控制程序采购-供应商许可和绩效监控程序程序文件目录序号：ZCFW/B－0.0共１页第１页第０次换页3程序文件一、文件控制程序序号：ZCFW/B－1.0共4页第1页第1次换页1目的对食品安全管理体系所要求文件进行控制，确保文件控制要执行如下事宜:1.1文件在发布前要得到批准，以确保文件的充分性和适宜性。1.2对文件进行评审、必要时加以更新并再次批准。1.3确保文件的更新和现行修订状态得到识别。1.4在使用现场确保能获得相应文件的有效版本。1.5确保文件字迹清晰、易于标识和检索。1.6确保外来文件的识别、获取并控制其分发。1.7防止作废文件的非预期使用，若因何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。2适用范围2.1食品安全管理体系文件制定、审批、发放、管理、更新和处置活动的控制。2.2法律法规、外来技术文件的识别、获取和控制。3职责3.1品管部作为实施文件控制程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1制定文件编号、标识规则。3.1.2食品安全管理规范、程序文件的编写和控制。3.1.3法律法规的识别、获取和控制。3.1.4公司食品安全管理规范、外来文件的备案3．2公司食品安全管理体系的各部门作为实施文件控制程序的相关责任部门负责。3．2.1参与食品安全管理规范、程序文件的编写。3.2.2本部门食品安全管理规范文件的制定和控制。3.2.3归本部门使用的文件的保管。4．工作程序4.1文件的批准与发布4程序文件一、文件控制程序序号：ZCFW/B－1.0共4页第2页第1次换页4.1.1文件在发布前由授权人员对其适用性、完整性进行审批。4.1.1.1食品安全管理手册由品管部组织编写，食品安全小组组长审核，总经理批准。4.1.1.2程序文件由品管部组织编写，食品安全小组组长批准。4.1.1.3必备方案（PRP）、可操作必备方案（OPRP）与HACCP计划表由食品安全小组组织编写，食品安全小组组长批准。4.1.1.4其他食品安全管理体系文件由各部门自行制定，部门负责人批准。4.1.1.5法律法规的有效性由品管部负责审查。4.1.1.6外来技术文件的有效性由品管部负责审查。4.1.1.7所有文件都必须按照文件编号、标识规则的规定进行标识，并做到文字清晰，签署完整。4.2文件的控制4.2.1品管部负责制定公司的文件编号、标识规则，文件发放范围要确保所有的使用现场和对食品安全管理体系有效运行至关重要的操作点都能得到相应文件的有效版本。4.2.2文件的发放部门要做好发放记录，记录发放文件的编号、名称、数量、发放序号、接收部门及人员、发放时间、文件的版本号和回收情况。4.2.3文件的持有者负责文件的保管，不得复制、丢失，未经批准不得向公司外部泄露文件的内容。4.2.4作废或失效文件由控制部门及时从发放和使用场所撤出并填写《文件回收记录》。4.3文件和资料的评审与更新4.3.1公司结合食品安全管理体系策划、产品实现策划、内部审核和管理评审每年对文件进行一次评审，需做出更新时，由控制部门实施。文件更新须按4·1条款规定的权限由相关人员重新批准。4.3.2获得批准的更新由文件控制部门统一实施，根据更新的次数、页数和范围实施标记、换页；当标准换版或者日常评审中需要较大变动是对文件进行换版。5程序文件一、文件控制程序序号：ZCFW/B－1.0共4页第3页第1次换页4.3.3标识更新由文件的控制部门填写《文件更改记录》，记录文件更新的次数、页码、标记、日期和责任人。4.4外来文件的控制4.4.1适用法律法规由品管部通过:----当地政府;----行政管理部门;----新闻媒介;----网络检索、客户沟通;等多种渠道识别和获取。4.4.2获取的法律法规由品管部及时在公司外来文件清单上进行登录、确定发放范围并进行发放。4.4.3外来技术文件由品管部通过----标准制定部门----行业组织----顾客----其他相关方----市场等多种渠道识别和获取。4.5文件标记更改的修订状态通过标记和修改控制页进行说明。4.6文件和资料的编号规则如下:(l)食品安全管理手册:ZCFW/A-09：ZCFW―公司缩写；A―食品安全管理手册；09-启用年份。(2)食品安全管理体系程序文件:ZCFW/B－□□-09:ZCFW―公司缩写；B―程序文件；□□—顺序号；09-启用年份。(3)食品安全管理体系作业文件:ZCFW/C－XX－□□-09:6程序文件一、文件控制程序序号：ZCFW/B－1.0共4页第4页第1次换页ZCFW―公司缩写;C―作业文件；XX—部门代号；□□—顺序号；09-启用年份。(4)食品安全管理体系记录:ZCFW/D－XX－□□-09：ZCFW―公司缩写；D―质量记录；XX—部门代号；□□—顺序号；09-启用年份。(5)文件版次：、A版：本文件的第一个版本；A1版：第一个版本评审后第一次修订版次。(6)文件封面注明发布日期、生效日期。(7)：部门代号：01—总经理、02—品管部、03—业务部、04—生产部、05—采购部、06—综合部、07—机电部；5文件和记录5.1《文件清单》、5.2《外来文件清单》、5.3《文件发放记录》、5.4《文件回收记录》、5.5《文件销毁记录》、5.6《文件更改申请表》。7程序文件二、记录控制程序序号：ZCFW/B－2.0共2页第1页第0次换页1目的规范食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档、保管和处置，确保食品安全管理体系记录为产品符合规定要求和食品安全管理体系有效运行提供完整准确的证据。2适用范围公司食品安全管理体系记录格式设计、填写、收集、保管和处置活动的控制。3职责3.l品管部作为实施记录控制程序的主要责任部门，负责如下事宜:3.1.1编制公司食品安全管理体系记录清单。3.1.2监督检查公司食品安全管理体系记录的管理工作。3.2公司食品安全管理体系的各部门作为实施记录控制程序的相关责任部门，负责如下事宜:3.2.1设计本部门食品安全管理体系记录的格式。3.2.2本部门食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档和保管。4工作程序4.1品管部根据证明产品符合规定要求、食品安全管理体系有效运行的需要，确定需要加以控制的食品安全管理体系记录，编制公司食品安全管理体系记录清单。4.2食品安全管理体系记录明细表要说明食品安全管理体系记录的编号、名称、保管部门、保存期限。4.3各部门按照完整、准确地反映食品安全管理活动过程和结果的要求设计本部门食品安全管理体系记录的格式。4.4所有从事管理、执行、验证和评审工作的人员都要按要求的格式、使用统一的标识和编号，正确填写食品安全管理体系记录。4.5食品安全管理体系记录必须用钢笔或圆珠笔填写，字迹清晰、签署完整。因笔误造成的更改，更改处要由更改人的签字。更改后的记录要能辨认出笔误部分的内容。4.6食品安全管理体系记录必须完整、准确、真实地反映食品安全活动的过程和结果。4.7食品安全管理体系记录填写完毕，由各部门指定专人收集、按照便于检索和查阅的方式分类、妥善保管。8程序文件二、记录控制程序序号：ZCFW/B－2.0共2页第2页第0次换页4.8食品安全管理体系记录的保存期限要超过产品的食品安全责任期限和满足对食品安全活动进行追溯的需要。保管期内的记录必须存放于适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。4.9合同要求时，在商定期限内食品安全管理体系记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。4.10办公室每年结合内部审核对食品安全管理体系记录的填写、保管情况进行监督检查。4.11体系相关记录保存期限为三年，产品相关记录保存期限为2年；产品保质期超过18个月的生产记录按照超过保质期12个月存档。4.12超过保存期限的食品安全管理体系记录经品管部确认后由保管部门负责销毁。5文件和记录5.1《食品安全管理体系记录清单》；5.2《食品安全管理记录销毁记录》。9程序文件三、内部审核控制程序序号：ZCFW/B－3.0共3页第1页第0次换页1目的审核验证食品安全管理体系是否符合策划的结果，确定食品安全管理体系是否得到有效实施和保持，及对食品安全管理体系的持续改进。2适用范围适用于食品安全管理体系覆盖的所有过程和所有区域的内部审核。3职责3.1公司总经理批准内部审核计划和审核报告；3.2食品安全小组组长组织实施体系的验证与内审，审批纠正措施，监督各部门实行纠正措施。3.3审核组长指定人员负责编写内审计划、内审报告，整理、记录审核情况。3.4各部门配合内审工作的实施，纠正内审发现的不合格。4工作流程4.1内审策划：根据公司实际情况，每年进行两次的内部审核，并配合第三方审核的时间安排，在第三方审核前完成。内审采用集中审核的方式进行。当出现下列情况时，可以考虑追加临时内审：a公司组织架构发生重大变化b相关的法律、法规要求发生变化时c公司食品安全管理体系范围变更包括覆盖的要素和产品时d进行第二方、第三方审核前e市场需求发生变化f客户严重投诉时4.2内审准备4.2.1每次内审前，由食品安全小组副组长担任或任命审核组长，组建审核组。参加审核的内审员必须是熟悉本公司的生产经营情况，参加正式培训并取得资格的人员。4.2.2品管部编制内审计划，报审核组长复核，公司总经理批准后实施。审核计划应涉及以下内容：a审核目的、性质、范围和依据；b内部审核的工作安排；10c审核组人员名单；d审核时间、地点；e受审核部门及审核要点；f预定时间，持续时间，会议时间；g审核报告分发范围及日期；4.2.3批准后的审核计划，由品管部负责下发给受审核部门，受审核部门若对计划有异议，于内审前三天反馈给审核组长以便及时调整。4.2.4审核组收集并审阅受审部门的质量活动有关的程序文件、工作文件及以往审核报告编制《内审检查表》,经审核组长批准后备用于内审。4.2.5内审员应经培训考核合格后才能担任。内审员不允许审核自己的工作，以确保审核过程的客观性和公正性、独立性。4.3内审实施4.3.1首次会议首次会议由审核组长主持，向与会人员介绍审核目的、范围、依据、审核组成员、审核分组及审核日程等。与会人员为各受审部门负责人及内审组全体人员。4.3.2现场审核a内审组根据《内审检查表》、《内审计划》对自己负责的受审区域进行客观公正审核，控制审核进度，同时将审核情况记录于《内审检查表》中。b受审单位应协助内审员工作，提供必需的资料。c内审员在审核时，要保持公正而又客观的审核态度。d当天内审结束后，由审核组长组织召开内审组会议，了解当天内审情况，核查不合格项，处理当天审核过程中的异常情况，指导内审组第二天的审核工作。e一般情况，严禁偏离审核计划及审核检查表，对于审核过程中需要更改审核计划或审核检查表，必须征求审核组长的意见，由审核组长与受审部门进行协商双方接受后方可执行。4.3.3审核总结现场审核结束，审核组长组织召开内审小组会议，综合全面分析内审情况,编写《不符合项报告》，准备《内审报告》的编写。4.3.4末次会议程序文件三、内部审核控制程序序号：ZCFW/B－3.0共3页第2页第0次换页11a末次会议由审核组长主持，向与会人员重申审核目的、范围、依据等。b各内审员报