企业行政公文写作基本常识1

1企业行政公文写作基本常识第一部分：公文种类、格式、行文要求概述企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。（桂林电科所公文分为电科所文件、党委文件、纪委文件、部门/公司文件、专用文件等）。一、公文种类公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命令、指示、公告、通告、议案）（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。（二）通知适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级主管部门请求指示、批准。（六）批复适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（十一）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（十二）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。二、公文格式的基本要求：1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。6.公文应当双面印刷。7.公文应当左侧装订。三公文的通用格式版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。2版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。三、行文要求（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。（四）报告不得夹带请示事项。（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。四、草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后通知一、格式与内容按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。1、标题标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如《×××(发文单位名称)通知》；后者由事由和文种构成，如《关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知》。2、正文因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。(2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将……转批(转发》给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。(3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围3等。(4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。3、结尾签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。二、范例例1（会议通知）会议通知各部门领导：谨定于20××年××月××日上午9时30分在××召开××会议，请准时参加。随本通知送评议表一份，请认真填写并于开会前上交。××公司通报一、格式与内容1、标题有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题础瞅xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报》。有时也可以只写通报二字。2、主送单位一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。3、正文一般由四部分组成，(1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。(2)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。(3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。(4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。4、结尾写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。二、范例例2××公司关于对×××运输员处罚的通报各部门：4木公司运输员×××，自今年3月2—12日，利用发货职权，在××客运码头先后向7个提货的货主进行勒索，当货主不答应时，×××就采取不发货、不点数、不放行的手段进行刁难。经查实，×××共勒索钱物××元。由于该员工的违纪做法破坏了木公司的商业信誉，使货运工作受到一定的损失。为严肃纪律，整顿风纪，公司决定给予×××辞退的处分，给予其直接领导通报批评，并扣发三个月的奖金的处分。为了防止类似事件的发生，各部门要严肃行业纪律，堵塞漏洞，对违反纪律的员工应严肃处理。××公司××××年××月××日通告按通告内容的性质划分，通告有两种类型：法规性通告：其内容主要是社会各有关方面应遵守的带有法规性质的事项，有强制性和行政约束力，一旦公布，社会各有关方面应当切实遵守和执行。例如，《××省人民政府关于整治机动车超载违章的通告》就是一个法规性通告。告知性通告：这类通告主要用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。一、格式与内容通告的结构由标题、正文、生效标识组成。1、标题通告的标题与公告标题形式基本相同，有四种形式，可以根据实际情况选用一种，四种形式没有原则上的区别。(1)由发文机关、事由和文种组成。如《民航总局、公安部关于民航安全问题的通告》。(2)由发文机关和文种组成。如《中华人民共和国公安部通告》。(3)由事由和文种组成。如《关于维护校园秩序的通告》。(4)只用文种名称。如《通告》。通告与公告都是公布性的公文，不需要写主送单位。2、正文通告的正文一般由三个层次组成，即通告的依据或缘由、通告的事项和通告的结尾。第一部分写通告的依据或缘由，然后用“现通告如下”、“特通告如下”等过渡语导入下文。第二部分写通告的具体事项，为使通告的条理清晰，可采用分条列项的写法。第三部分是正文的结尾，可提出要求，或使用常用语“特此通告”等来作结。3、生效标识在正文的石下方写上发文机关的全称，加盖印章。有的通告在标题中己经写出发文机关的名称，可不再写。4、落款通告的落款，与标题有关系。标题有发布单位的，后面可无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，或写在落款的后面均可。三、范例例2庆典通告5为庆祝xx购物中心成立10周年，特于9月25日～10月10日在xx路总店举办“真情回报一—十年辉煌庆典晚会”，欢迎各界人士踊跃参与!联系电话：1234567联系人：王先生XX购物中心××××年××月××日报告一、格式与内容报告写作内容要真实、可靠，重点突出，耍如实反映情况，抓住主要矛盾，分清主次，大胆取舍，以便于上级机关清楚地了解情况，处理问题。报告的种类繁多，有工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、综合报告、专题报告等(市场分析报告及财务报告在下文中将进行专门阐述)。但不管是哪一类报告，其格式一般都包括标题、主送单位、正文、落款四部分。1、标题一般有两种写法：一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如《××市人民政府关于高新技术开发区资金使用情况的报告》；另一种标题由事由和文种组成，如《关于×××次列车在××站发生出轨事故的报告》。2、主送单位即接受报告的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，如xx省人民政府，应尽量用全称。3、正文这部分是报告的主体，其结构一般由开头(引据)、事项和结尾三部分组成。(1)开头。作为正文的导语，应承接标题中的事由，导出报告的目的，即为什么而报告，一般要用“现将有关情况报告如下”作为过渡句，起承上启下作用。这部分要求落笔扣题，简明扼要，直陈其旨。(2)事项。这是报告的具体内容部分，一般包括基本情况、主要经验、体会、存在的问题和下一步打算。在一份报告中，这几部分不一定全写，要看具体情况，有所侧重。(3)结尾。常用的是约定俗成的结语，如“特此报告”或“以上报告如有不妥之处请指正”等。4、落款一般写发文单位名称或负责人姓名、发文时间，最后加盖公章。三、范例关于请求出具同意我所购置小车意见的报告中国机械工业集团有限公司：随着市场经济的发展和我所产业规模不断扩大，各级领导和大客户到所视察、洽谈业务比较频繁，而所部只有两辆接待车辆，故急需添置一部小汽车。为解决这一问题，所里拟购置一部价值24.98万元的东风日产天籁小汽车（排气量2.5），以缓解经营接待用车紧张状态。按广西区小汽车定编办的有关规定，企业购置小汽车需经上级主管部门同意后方予以办理小车定编手续，故特向国机集团报告，恳望国机集团出具同意我所购置小汽车的意见，以便我所办理小车定编手续。联系人:×××电话:×××××××手机:××××××附件：广西壮族自治区小汽车定编申请审批表桂林电器科学研究所二00九年十月十四日6指示一、格式与内容指示在结构上，由标题、受文单位和正文三部分组成。1、标题包括三部分内容：(1)发布指示的机关；(2)指示的中心内容(概括