公司档案管理制度实施细则

第1页共16页公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合管理部统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由综合管理部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司综合管理部管理，各部门不得分散保存。二、档案管理人员配置及其职责公司综合管理部指定并配备档案管理人员，其基本职责如下：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理制订的有关规定、办法、细则。2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。第2页共16页3、在统一领导、统一管理的原则下，根据管理要求对档案材料的进行积累、收集、立卷、归档工作。4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。5、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向公司分管档案领导反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受公司领导的监督、指导和检查。6、负责做好公司档案材料的收集整理工作并在本月底内，公司其它各部门档案资料全部移交至综合管理部关水林处，确保本公司档案的完整、真实和安全。7、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作。三、档案归档范围及档案接收与整理(一）公司档案归档范围主要有以下几个方面：1、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；2、公司内部及与其他单位往来发文；3、办公用品管理、采购、出车及维修记录等；日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；4、人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。第3页共16页5、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。6、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容7、客户考核评分、客户档案卡、客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录8、财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等9、日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。10、营销促销活动方案及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。以上各部门归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件，各部门将材籵归档整理好后全部移交到综合管理部档案室。（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限第4页共16页一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，公司内部及与其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等5年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等3年（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：第5页共16页综合管理部：ZH，生产部：SC，技术部：JS，质量部：ZL市场营销部：SHC，采购部：CG，财务部：CW，物资物流部：WZ。3、公司工程项目档案编号为：CQLY-日期4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：编制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份财务报表）其中201406为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案第6页共16页卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。各部门归档材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的，应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。涉及工程项目的归档材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。各部门不涉及工程项目的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及工程项目的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交档案室。根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房第7页共16页管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅利用（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门经理及档案主管人员签字审批后方可借阅。2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门经理、公司分管副总经理及总经理签字审批后方可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后第8页共16页需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在公司行政分管领导的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。八、档案保密（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。第9页共16页（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。九、公司员工奖惩及法律责任有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或10-100元不等的处罚，严重者将追究法律责任：（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；（二）未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；（四）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；（六）对档案进行涂改、伪造的；（七）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；（八）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；（九）对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；（十）对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩序的。第10页共16页对于各部门积极配合档案室工作的，由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参考公司相关管理规定。十、附则（一）本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。（二）本实施细则解释权归公司所有。第11页共16页卷内目录序号编号责任人文件名称日期页数备注第12页共16页重庆老院子酒业有限公司档案封面档案号保密等级档案名称整理人所属部门归档时间保管期限备注第13页共16页卷内备考表本案卷情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定变更等情况。整理人：检查人：整理日期：第14页共16页档案调阅单日期：姓名部门职务调阅申请填写所要调阅的档案及事由部门经理意见行政副总意见总经理意见备注第15页共16页档案调阅登记表日期姓名部门职务调阅原因调阅内容是否复制签字归还日期第16页共16页