西雅图工作英语

《西雅图工作英语》一共由20章组成，每章里面又分成不同的节，但是每一节都是由五部分组成：Introduction,Dialogue,Words&Phrases,Sentences和Tips。从五个方面为学习者全面补充英语维他命，下面我们节选了第六章（工作技巧）的第三节的完整内容，帮助大家了解一下本教材的内容结构，但是排版和字体和教材不同。第三节报告撰写ReportWritingIntroduction刚开始工作的时候，Cindy很少考虑汇报，只是一门心思做好具体工作。觉得花时间在写报告上太费时间了，没什么用。WhenCindybeganherjob,sherarelypayattentiontoreporting,andinsteadjustfocusoncompletingthejobathand.Shefounditisawasteoftimeanduselesstospendtimeonwritingreports.但越到后来她越发现其实做汇报文件很重要。如果能用成绩说服老板，将来再争取资源、批准项目什么的也容易得多。Butlateron,however,shefoundreportwritingtobeaveryimportantfacetofherwork.Ifsheisabletoconvincehersupervisorsofherachievements,itwillbeeasiertogetmoreresourcesandtogetherprojectsapprovedfasterinthefuture.DialogueHanson:Cindy，你上次的演讲表现得不错。Hanson:Cindy,youdidagoodjobinthelastpresentation.Cindy:谢谢您的夸奖。Cindy:Thankyou.Hanson:但是你的活动总结报告做得还不够好。Hanson:Butyourpost-eventreportwasnotgoodenough.你要知道在外企里，光做好工作是不够的，沟通也是很重要的。Youknowinforeigncompanies,itisnotenoughtodoagreatjob.Communicationisalsoimportant.当你向领导、同事们介绍你的工作计划或成绩的时候，要让别人认可，你的报告质量也会起到很关键的作用。Whenyoupresentyourworkplanandperformancereporttoyoursupervisorsandcolleagues,thequalityofyourreportisthekeyfactortogaintheiracceptance.Cindy:您觉得我有哪些地方可以改善啊？Cindy:HowdoyouthinkIshouldgoaboutimprovingmyreport?Hanson:首先你的报告文字太多，密密麻麻。Hanson:First,yourreportistooverbose.只要在直观的形式中多用些图表和原始数据，在同样的时间里人们会更有效地接受这些信息。Peoplecangettheirmessageacrossmoreeffectivelyandinthesameamountoftimebysimplyusingmorechartsandrawdatapresentedinvisuallyappealingforms.有一门课叫“怎么用图表说话?”Thereisalessoncalled,“Howtosayitinthecharts.”就是介绍在配有相关图表的基础上如何做一份清晰简明的报告，你完全可以自学一下。Ittellsyouhowtomakeaclearandconcisereportbasedonreferencingcharts.Youcanlearnitallbyyourself.Cindy:好的，我试试吧。不过我发现在PPT里画图表和图片实在很麻烦。Cindy:OK,Iwilltry,butIfoundittroublesometodrawchartsandpicturesinPPT.我花了很多时间在研究这个上面，真正做工作的时间反而少了。IttakesmesomuchtimetostudyitthatIhavelesstimetodomyactualjob.当然这些直观的图片让别人看的时间倒是节省不少。Yetthesevisualpicturesdosaveotherstime.Hanson:别担心，那只是开始。Hanson:NoworriesCindy,you’reonlyjustbeginning!总有个熟能生巧的过程，况且，我没说你不可以加班啊！Practicemakesperfect,andyouknowthatI’veneversaidyoucan’tworkovertime!Cindy:呵呵，好的！Cindy:Haha,OK！Hanson:你看这些市场数据，完全可以用Excel做出来，转换成图表形式，贴在PPT里。Hanson:YoucancreateandedityourmarketingdatainExcel,andthensimplycopythefinishedchartsdirectlyintoPPT.市场平均的增长率和我们产品的增长率一对比，结果一目了然啊。Hereyoucanclearlyseethedifferencebetweentheaveragegrowthratesofthemarketandofourproduct.Cindy:确实是这样，那您再给我讲讲做PPT的关键步骤吧！Cindy:Indeed.CouldyoutellmeagainthekeystepsthatgointocreatinganeffectivePPT?Hanson:首先，逻辑是最重要的。Hanson:First,logicisthekeyfactor.在每一页幻灯片里要有明确的目标、计划和结论；Thereshouldbeacleargoal,planandconclusionineachPPT.然后才是策略、执行活动、预算分配、人员组成、流程及结果等等这些主要的部分。Thentherearethetacticalaspects,implementationactivities,budgetallocation,staffing,processes,andresults,etc.缺一不可。Allofthesearenecessary.第二呢，就是刚才提到的用图表说话。Second,justlikewhatIsaid,“Sayitincharts.”每一页都要用图表或数据来支持你的结论。Everypageshoulduseachartordatatosupportyourconclusion.如果是活动汇报呢，你要展示活动现场的照片。Ifitisanactivityreview,youshouldshowthepicturestakenattheeventsite.这样显得生动活泼。Thiswillmakeyourreportlivelier.另外需要注意的是，那些动画倒不是必须的，颜色也不用太花哨。Onaseparatenote,flashisnotnecessaryandneedn’tbecolorful.有时候过分使用动画，反而会喧宾夺主。Sometimesoverkillwithflashjustamountstoabigdistraction.Cindy:谢谢老板，我会把下一份报告做得更好的。Cindy:Thankyouboss,Iwillmakethenextreportbetterthanthelast.Hanson:这个很重要，是专业性的体现。Hanson:Yourreportsareimportantandserveasproofofyourprofessionalism.当然我也不是说你要成为没用的、只会做文档的员工，这样反而变成不专业了。OfcourseI’mnotsayingthatyouwillbecomeauselessdocumentproducer.Thiswouldbeborderlineunprofessional!WordsandPhrasesastableperiodcanbeseen有一个稳定的过程appendices附录area区域表barchart.柱形图breakline虚线bubble气泡图charts图表column柱状表conclusions结论curvegraph线形图cylinder柱体图dotline点线doughnut圈状表executivesummary摘要feasibilityreports可行性研究报告findings调查结果flash动画编辑程序flowcharts流程图gainthepercentageof在…中占…introduction/termsofreference导言investigativereports事件调查报告keymessages重要信息line线形表line-timescale线形时标图line-trend线形趋势图mountto达到顶峰piechart饼图prediction预见progressreports进展报告radar雷达表recommendations建议sayitincharts用图表说话scatter点状表solidline实心的线stackedcolumn分层柱状图surveyreports意见调查报告SWOTTable竞争态势比较表timetable时间表title标题weeklyreports周报告increase/rise/ascend/surge/goup/climb/mount/levelup上升decrease/fall/drop/descend/decline/reduce/lessen/leveldown下降stable/steady/remain/maintain/keep/bethesameas/similarto稳定的fluctuate/fluctuation/riseandfalls/upanddown波动occupy/takeup/accountfor/gain占bycontract/onthecontrary/likewise/comparedwith相比thehighest/thetop/thesummit/thepeak/themost最高点less/least/rockbottom最低点mean/average平均tendency/trend/inclination趋势Sentences定期的管理报告应该简单描述公司相关数据和相应发展。Regularmanagementreportsmustindicatetherelevantdataandprogressofacompany.为了改善现状，来自公司内部的报告与来自公司外部的报告同等重要。Inordertoimproveasituation,reportsfromwithinacompanyareasimportantasthosefromtheoutside.要知道报告要写给谁看，为什么要写这份报告。Itisimportanttoconsiderwhoyouarewritingthereportfor,andwhy.回顾一下计划，必要的话做一些增减。Reviewtheplan,addingordeletingpointsifnecessary.找一个简单的结构方式，然后整理一下你的主要观点。这样就能一个一个地建立起你报告的章节了。Lookforasimplestructure,andorderthekeyideas.Thesewilleachmakeupachapterofyourreport.一份报告应该包括分析，判断，结论和建议。Areportmay