53-【行业案例】-贸易公司财务管理制度

贸易公司财务管理制度及办法目录第一章现金管理制度..................................................1第二章银行存款管理制度..............................................3第三章印章管理制度..................................................4第四章公司费用、款项支付审批程序....................................6第五章发票管理制度..................................................11第六章应收账款管理制度..............................................14第七章预付账款管理制度..............................................17第八章存货管理制度..................................................20第九章固定资产管理办法..............................................23现金管理制度为了加强对现金收支业务的监督，保证资金安全，根据国务院颁布的《现金管理暂行条例》，结合公司的具体业务情况，特制定本制度。本制度适应于系统内各公司及员工。各公司的资金支付及调配统一由资金管理中心管理。一、现金收支的总体规定1•现金收支必须坚持收有凭、付有据，杜绝由于现金收支不清、手续不全的一切漏洞；2•除出纳或财务部授权的人员外，任何单位和个人都不得代表公司接收现金或与其他单位办理结算业务。3.现金收支要做到日清月结，不跨期不跨月处理现金账务。4•出纳人员不得擅自将公司现金借给个人或其他单位，不得谎报用途套取现金，不得利用银行账户代其他单位或个人存及或支取现金；不得将单位收入的现金以个人名义存入银行；5•出纳因特殊原因不能及时履行职责时，必须由财务部经理指定专人代其办理有关现金业务，出纳不得私自委托。二、现金收取的规定1.出纳人员在收取现金时，应审核单据的内容，款项当面点清；出纳人员收取现金，应认真鉴别钞票的真假，误收假币或发生短款，由出纳人员承担一切损失;1.因业务需要在公司外部收取大量现金的，应及时向公司财务经理汇报并妥善处理，任何人不得随意将款项带回自己家中，否则发生损失由责任人承担。2.现金收取后，出纳员应在收款凭证上加盖“现金收讫章”，并签名或盖出纳人员私章。3.公司每天的现金收入，超出库存限额金额以上的部分，应及时送存银行，不得挪用、挤占和公款私存。三、现金的支付1.出纳人员应严格按照上述现金的使用范围来办理现金支付业务，因特殊情况确需超范围或大额支付现金的，需本公司财务经理及总经理批准。2.出纳人员支付现金，需审核相应原始凭证的合法性、合规性、真实性与正确性，对未完成本公司规定的审批程序的业务，应拒绝办理。3.出纳人员支付现金，需由现金收款人在相应的单据上签名确认，款项支付后应在相应的报销凭证上加盖“现金付讫”章，并签名或盖出纳人员私章。四、现金的保管1.本公司申请的库存现金限额为三天至五天的日常零星开支所需的现金，超额部分应及时存入银行。2•出纳人员对于限额内的现金于当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜，不得将现金带离单位。3.本公司出纳员应按笔登记现金收支业务，并做到日清月结，下班前全面盘点库存现金，发现长、短款时应及时报告。五、其他1.本公司财务经理或指定的会计主管对收银员、出纳的现金收、付款业务负有监督责任，应定期或应不定期对出纳的现金进行抽查盘点（不少于两次）。2.出纳员因休假等原因需要代班的，双方需对所代办理的业务单据进行复核，款项进行清点并签名确认，以便分清责任。银行存款管理制度1.本公司严格按照中国人民银行公布的《银行账户管理办法》的规定，只开立一个基本存款户，并根据管理需要开立一般存款账户。银行账户的开立应由财务门提出申请并报公司总经理、贸易公司总裁批准。2.本公司银行账户的使用需符合《银行账户管理办法》的相关规定，不得办理与本公司无关的款项收支业务，即不得出租和出借银行账户。3.本公司对外部单位的业务结算，一般应通过银行进行。二、银行收款业务1..出纳人员应及时从开户行取回转账或电汇业务的收款回单，并依此登记银行存款日记账。2.出纳人员应将银行收款的进账回单与相应的业务原始凭证核对粘贴在一起，交会计人员作进行账务处理。三、银行付款业务1.出纳员办理银行付款业务，需审核相应的原始凭证，对未完成本公司规定的审批程序的业务，应拒绝办理。2..对外结算业务不能开具现金支票，提取备用金按本公司规定的程序操作。3.出纳员应及时掌握存款账户余额信息。四、其他与银行有关的业务管理1.实行“资金日报表”管理:出纳员每天须填制“资金日报表”，当天的报表,于次日上班后向财务经理、总裁报送。2.“网银”管理：系统内各公司银行网银，均由资金管理部负责管理。负责所有银行的收、付、转业务的办理。“网银”支付业务：付款提交人与付款授权人不得为同一人。3•银行存款余额调节表管理：每月月末结账后，财务出纳员须针对财务账面的银行存款余额与银行对账单的差异作“银行存款余额调节表”。并妥善留存“银行存款余额调节表”。财务负责人应不定期的检查“银行存款余额调节表”。4•银行授信管理办法：融资部门负责办理银行授信业务，包括：组织各相关部门编写材料、报送银行需要的资料、报送财务报表等。6.出纳员应对所经办的银行收、付款业务逐笔登记，并与银行存款对账单逐笔勾对，对于未达账项应按月编制银行存款余额调节表，未达账项的挂账时间不得超过三个月，年末结账前应保证银行存款余额与银行对账余额一致。7.本公司财务经理或经授权的会计主管对出纳的银行结算业务负有监督责任，每月对其银行余额调节表的内容进行核对，需特别关注未达账项的内容。8.出纳员因工作疏忽开具空头支票而导致罚款的，应承担一定的责任。印章管理制度一、印章的制作、废止和保管1•公司业务流程所涉及的印章由公司指定统一制作，相关人员严禁私自制作印章。2•经相关管理人员授权后由行政部负责制作涉及业务流程方面的印章，具体分为财务专用章、人名章。3•公司合同专用章由各公司指定专人进行保管、使用；财务专用章由财务部指定专人进行保管、使用，人名章由章上所刻的人员自己保管或由本人授权他人保存。未经授权的人员一律不得接触、使用印章，同一人员不得保管使用同一单位两枚（含两枚）以上印章。4•各印章的保管人员一律不得将印章转借他人，否则所造成的后果由印章保管人员负责。5•印章保管人若管理不慎使印章遗失、被盗或损毁，需立即上报行政部，由行政部登记后按法律程序申明作废并制作新的印章。二、印章的使用6•使用印章时，使用人必须填写“印章使用申请单”，说明使用印章的理由、起止时间、印章的种类、材质及申请人等。7•“印章使用申请单”经有关领导审批后，连同需用印盖章的文件一同交由印章保管人盖章。8•印章保管人要仔细审核“印章使用申请单”的事项和相关管理人员的批示，若认为不符合相关规定，可拒绝盖章。9•经授权的印章代理人员使用完印章后，要将盖章依据与“印章使用申请单”交由印章管理人进行审核，并由各盖章人员保存，每月月底汇总后交予指定部门存档。10.销售部与购货方订立销售合同所盖合同专用章，必须由印章保管员根据经审核审批后的表单并与销售合同核对一致后才能盖章，若乱用合同专用章造成公司损失的，要追究相关责任人的责任。11.公司财务方面的印章原则上不允许带出，确需带出公司使用时，必须在“印章使用申请单”上说明事由，经公司总裁批准后方可带出。12.出纳要将财务的有关印鉴簿交给银行，当印章变动时要及时与银行联系，更新印鉴簿。13.印章保管人应及时填写“印章领用登记簿”，说明印章使用事由、使用对象、盖章时间等，并由申请人签字确认14.印章保管人员离职或调动时，必须将所保管的印章及相关文件交接，否则不允许离职或调动。15.公司中任何涉及财务印章的使用事项均需按本办法规定的程序执行，严禁擅自使用印章。公司费用、款项支付审批程序一、有关资金支付审批权限本公司有关支出均经审批后进行，实行“费用审批、资金支付一支笔”原则，即任何资金的支付必须经过贸易公司总裁审批，付款时必须经过财务经理、集团财务总监审批。为保证日常业务的正常运转，上述审批人员如因工作或其他原因未能办理审批事项的，可授权委托公司有关管理人员代为审批；如遇突发事件未能及时现场签批的，可先以手机发信息形式批准，凭手机信息进入下一审批程序，并在事后补签。借款后再填单报销或取回发票冲账的业务审批，按上述审批授权及下列审批程序进行。二、资金支付审批注意事项1•费用报销的控制原则：分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销相应的业务真实性进行审查；财务审核会计对业务票据的合规性、金额计算的准确性进行复核；总裁对所报销费用经办业务的合理性及事先审批情况进行把握并进行总体审批；集团财务总监对款项的支付方式及时间进行审批。2•款项支付均需填写相应的单据（以下合称“支付单据”）办理业务如由需要先借支款项，需由经办人员填写“借款审批单”；办理费用报销，需由经办人员填写“费用报销单”；办理采购货款支付，需由经办人员填写“付款申请审批单”；并按规定贴粘相应的票据、合同等作为附件，并按相应的流程进行审批。3.“借款审批单”应列明：借款的性质、借款的用途、借款的预计金额、款项支付预计时间等内容，先报部门负责人、总裁审核批准后，再报财务部审核会计及财务总监审核，最终由出纳根据款项支付的类别支付现金或填写支票。4•经办人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并在“费用报销单”经办人处签署自已的名字，交共同参与的人员复查，并由其在证明人一栏上签名；经办人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，按本公司“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如交通费、差旅费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理；“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额应保证金额的大、小写填写一致，否则无效。5.“采购货款支付审批单”应列明收款单位开户行及账号、业务内容、金额,预付款货时应附上相应的采购合同；正常货款结算时应附上相应的采购发票及材料物资验收单据。三、资金支付审批基本流程第一步:经办人应将填写完整、附件齐全的支付单据先交本部门负责人进行审批，部门负责人重点对款项发生事项的真实性、预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门负责人审查无异议后，应在“######单”或借款单部门负责人一栏签名。第二步：经办人将经审批后的支付单据送交财务部门进行审核，审核会计对所附的原始发票和单据进行合法性审查；对支付款项与合同条款进行核对；对款项的历史支付记录进行复核，对费用金额及办理程序的完整性与公司的规定进行复核；对金额计算的正确性进行复核。对于不符合规定要求的报销单据，财务部门有权退回并要求报销人重新整理；对于前欠款未结清的借款人，如无特殊原因原则上暂停支付新的借款；对于超过公司标准的费用报销财务人员可直接核减；对于未按规定完成前期审批的业务，财务人员可拒绝受理。对支付单据审核无误后，审核会计注明相应的审核内容后签名确认。第三步：经办人将取得本部门负责人审批后的支付单据按授权审批权限送交主管副总及总经理进行审批，对业务报销的合理性及事前特许事项进行确认。第四步：经办人将经会计审核后的支付单据按审批权限交财务经理、集团财务总监审批，集团财务总监根据资金计划对款项的支付方式及结算时间进行签批。第五步：经办人将完成审批程序的支付单据交出纳办理支付手续。出纳应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。审核无误后在“费用报销单”出纳一栏处签名，并按财务经理批准的结算方式及结算时间安排资