丰田管理与A3资料制作

丰田A3资料制作一汽丰田(长春)发动机有限公司总务(人事)部姜连志2007年1月请大家体会下面的例子三种表达形式的差异对A3资料的感性认识……第一步从2009年1月1日起先在义务教育学校实施；第二步配合医药卫生体制改革，特别是实行基本药物制度，从2009年10月1日起，在疾病预防控制、健康教育、妇幼保健、精神卫生、应急救治、采供血、卫生监督等专业公共卫生机构和乡镇卫生院、城市社区卫生服务机构等基层医疗卫生事业单位实施；第三步从2010年1月1日起，在其他事业单位实施。事业单位实施绩效工资的同时，对离退休人员发放生活补贴。……国务院：明年起事业单位全部实施绩效工资人民网-人民日报叙述式表达□2009年1月1日起，在义务教育学校实施□2009年10月1日起，配合医药卫生体制改革，在疾病预防控制等专业公共卫生机构和乡镇卫生院等基层医疗卫生事业单位实施□2010年1月1日起，在其他事业单位实施□对离退休人员发放生活补贴（标题式表达）2009/1/12009/10/12010/1/1第1步第2步第3步疾病预防控制、健康教育、妇幼保健、精神卫生、应急救治、采供血、卫生监督等专业公共卫生机构和乡镇卫生院、城市社区卫生服务机构等（事业单位实施绩效工资的同时向离退休人员发生活补贴）（图形表达）国务院：明年起事业单位全部实施绩效工资义务教育学校基层医疗卫生事业单位其他事业单位分三步走撰写文字数字制作文字数字照片图形表格文采优点：准确+快速+易于理解叙述式表达标题式表达图形表达文章提纲资料=叙述式+标题式+图形匠心资料实例•例1:专二培训阶段性报告•例2:FTCE创意功夫2006年总结与2007年计划•例3：2008年业务工作报告•例4：北京学习的报告•例5：帰任最終報告•例6：一汽后备人才研修计划（变更版）080702•例7：勤务日报200612•例8：艾瑞2010年出差计划6月7日•例9：缸盖OP10定位销孔位置度超差问题的解决报告丰田A3资料制作1.什么是丰田的A3资料2.为什么要制作简洁易懂的资料3.如何制作A3资料A3资料制作——课程内容1、什么是TOYOTA的A3资料按照问题解决的步骤进行思考，将事实和思考的内容准确地传达，实现信息共享的一种工具。A3资料制作——1.什么是TOYOTA的A3资料——概念A3资料——丰田管理交流的语言——问题解决方法（TBP)的工具表达思想最有效地方法是什么？1、什么是TOYOTA的A3资料A3资料的特征①、将问题解决的8个步骤的重点内容归纳在1张纸上②、通过视觉表达，使内容一目了然③、A3资料是要别人看懂，不是为了好看并非只在形式上满足A3要求即可A3资料——1.什么是TOYOTA的A3资料——特征基本状况（问题）、目标（数据）、原因分析（推测、判断）、对策（想法）、实现的结果（事实和数据）、评价、标准化等数据、图表、文字并用什么样？重点内容形式意义（对资料使用者而言）■能够尽快理解■能够供每一位相关人员理解■即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。■即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）■自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。2、为什么要“制作简洁易懂的资料”A3资料——2.为什么是要制作简洁易懂的资料3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step1.明确资料目的Step2.撰写资料纲要Step3.确定版面设计Step4.撰写资料内容Step5.检查校对资料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果整体样式A3资料——3.制作A3资料的步骤——印象Step1.明确资料目的（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”提纲的制作重点3、制作A3资料的步骤STEP1明确资料目的A3资料——3.制作A3资料步骤——STEP1明确资料目的公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联络商谈决裁＊＊裁决：决定是否批准提案丰田的沟通练习案例分析“改善创意提案的工作”（5分钟）小A在某公司的人事部负责推进“改善创意制度”。有一天，小A接到组长B先生的批示要求他拿出本年度推进改善创意制度工作的计划。组长说：“在这次的部内组长会议上，我决定就改善创意提案的本年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们部去年的业绩，尽管‘事务部门整体目标’达成了，但却没有完成‘本部门目标’。在这次会议上，我想再次向大家说明改善创意制度的主旨，让大家充分认识到‘现阶段主要问题是什么’。另外，我还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得大家的支持，就拜托你准备资料了。“A3资料——3.制作A3资料步骤——STEP1明确资料目的练习案例分析“参考解答”“面向谁”：对象A3资料——3.制作A3资料步骤——STEP1明确资料目的练习本部门内部组长“如何使用”：传达方式谁)组长B先生如何使用）在部门内组长会议上进行发表“何种用途”：用途相关联络（谋求援助）“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）明确问题、把握现状、制定对策标题）“改善创意”提案本年度计划（案）资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有所改变。首先思考清楚“目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息从以下角度出发，明确目的“面向谁”“如何使用”“用途如何”此3点然后才是内容本身总结A3资料——3.制作A3资料步骤——STEP1明确资料目的总结提纲的制作3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step1.明确资料目的Step2.撰写资料纲要Step3.确定版面设计Step4.撰写资料内容Step5.检查校对资料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP2撰写资料纲要STEP2撰写资料纲要Step2.撰写资料纲要（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体3、制作A3资料的步骤STEP2撰写资料纲要纲要主体・・・・・每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑・整体的长度以口头表述３０秒到１分钟为佳纲要补充内容简洁地整理出３个左右的理由或数据，以从逻辑上支持各步骤所给出的信息各个步骤所传达信息的理由和补充数据A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP2撰写资料纲要资料不可能一次制作成功思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性首先考虑每个文本框的主题信息，检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性制作纲要的要点在于：◗掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）◗语言是否简明易懂◗各项主题的串联是否合乎逻辑此3点小结A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP2撰写资料纲要总结Step4.撰写资料内容资料的撰写Step3.确定版面设计3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step1.明确资料目的Step2.撰写资料纲要Step5.检查校对资料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP3确定版面设计STEP3确定版面设计Step3.确定版面设计（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题标题顺着思路展开！3、制作A3资料的步骤A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP3确定版面设计STEP3确定版面设计※根据思路设计版面，重要的是：要强调的要点·步骤应该占据相对多的空间。将纲要和数据分别展示将须强调的重点放在中间位置纲要数据数据数据须强调的重点由结论展开去纲要数据数据结论参考：各种版面设计A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP3确定版面设计参考1.明确问题☆理想状态－现状＝「问题」☆抓住问题2.现状分析☆现地现物3.目标设定☆具体的目标（定量的・定性的）4.要因解析☆5Whys：反复问为什么、追究「真因」5.对策立案☆制定可行性计划☆「报告・联络・相谈」文本框标题举例A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP3确定版面设计举例标题以上一般应当从左到右、从上到下、或按照顺时针方向排列好各个文本框根据思路设计版面，重要的是：要强调的要点·步骤应该占据相对多的空间。版面整洁的关键是留出适当的余白，将上下左右对齐并调整好距离。小结：学到的技巧A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP3确定版面设计总结Step4.撰写资料内容Step4.撰写资料内容3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step1.明确资料目的Step2.撰写资料纲要Step3.确定版面设计Step5.检查校对资料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题（1）最后检查整体的效果A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP4撰写资料内容STEP4撰写资料内容（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然标题行文要求“简明扼要”“具体”“主动语态”使用图表，强化视觉效果用粗体、加大字号修饰须强调的文本框或文字文体和书写格式要统一，各文本框的上下左右要对齐3、制作A3资料的步骤A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP4撰写资料内容参考：高效的资料制作工具①柱状图……用于比较绝对值大小②曲线图……用于显示时间上的变化③圆形图……用于比较整体的比例（构成比）④柱状图……用于显示不同项目的构成比⑤巴莱多图……用于指示重点⑥散布图……用于显示多个数据的相关关系3、制作A3资料的步骤A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP4撰写资料内容图表示例改善创意提案件数车身2班1510186051015202511组12组21组22组件ｅｘ．3、制作A3资料的步骤A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP4撰写资料内容图表示例①柱状图（表示实绩）目标○○年度不合格发生次数统计及%050100150200250123456789101112月件0.000.010.010.020.020.030.03累计%3、制作A3资料的步骤A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP4撰写资料内容图表示例②折线图（表示累计数、百分比等）各部件生产业绩A44%B25%C22%D9%3、制作A3资料的步骤A3资料制作——3.制作A3资料的步骤——STEP4撰写资料内容图表示例③饼图（相互间比较）※由正上方起按比例从大到小依次排列（按顺时针方向）修理工时　不同设备、不同环节比例404535302040152510551010550%20%40%60%80%