精益办公管理

实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity1SP事業部-----办公的精益思想介绍实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity2行政(自我工作管理)能力１．时间管理与排定２．目标与标准设定３．计划与安排工作沟通(与人沟通协调)能力４．倾听与组织讯息５．给予明确的讯息６．获得正确的讯息督导(建立工作团队)能力７．训练教导与授权８．评估部属与绩效９．行为规范认知(思考清晰缜密)能力１０．问题确认与解决１１．决断与风险衡量１２．清晰思考与分析“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity31、何谓工作效率•工作效率？•简单是说，就是在一小时内可以做多少事情。效率=总量÷时间总量=效率×时间时间=总量÷效率•以上这些都可以表示产出的工作效率•比喻5000个字，要在2小时内打完，工作效率就是2500个/小时。实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity42、怎样提高效率提高效率就=无缝链接，整体作战。围绕大目标给自己和下属分解小目标，而且通过可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好管理环境的系统方法。管理者分解任务要计划性的安排，要排计划，关注产能。时刻了解你的直接下属正在做什么每天开早会布置工作，开晚会确认进展。做事靠系统，而不是靠感觉。----林伟贤实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity5用时间进行管理，尽量标准化工作例行工作效率提高也是增加创造性工作的时间。办公室工作可标准化比例较高可达60%。对关键的重复性较高工作建立标准时间管理，进而提高效率尽量标准化流程和事务作业，让事务有规律。不要会走捷径的“聪明”人2、怎样提高效率实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity6标准工时工作结果的唯一量化标准，例如，600字原创性文本计算为一标准工时，标准工时仅与工作结果挂钩，与实际工作时间、个人能力、知识结构、工作经验、工作速度等影响工作结果的个人差别量不相关。本办法中，标准工时有时称为工时细分标准为达到对复杂工作进行标准统计所采取的方法，将各类工作按照“职能类、项目、子项目、工作”四级标准将不同的复杂工作细化为相同的基础工作内容，进行标准相同的认定、统计职能类针对不同服务对象区分的工作类型，职能类暂定为“行内服务”“客户服务”“中心工作”“基础研究”四大类工作类型依据中心职能、工作方法将工作暂定为以下13类：计划、资料收集、调研及访谈、学习研究、分析计算推理、文稿便携、讨论、修改、客户沟通、辅助实施、培训、会议、交通差旅辅助工作为完成项目目标所必须的、但工作结果无法在项目成果中直接体现的工作类型。在以上工作类型中，计划、资料收集、调研、学习研究、会议、差旅等六项任务属于辅助工作过程工作为完成项目目标所必需的、工作结果能够在项目成果中直接体现的工作类型。在以上工作类型中，分析计算推演、文稿编写、讨论修改、客户沟通、付诸实施、培训六项任务属于过程工作工作量认定术语表任务项工作分级描述相应工时分配计划A类：大型项目计划书，不低于5000字B类：小型项目计划书，不低于2000字C类：项目计划表A类：12工时B类：4工时C类：0.3工时资料收集A类：新接触行业或课题且工作成果需要大量资料支持B类：新接触行业或课题，工作成果需要了解一定数量资料C类：较早以前接触过该行业，工作成果需要资料支撑D类：工作成果不需要多少资料支撑A类：200TB类：100TC类：50TD类：25T调研访谈研讨A类：涉及范围广或深度实施，工作成果需要大量实践数据及经验支撑B类：涉及范围一般或实施深度一般，工作成果需要一定实践数据及经验C类：涉及范围小或无需实施深度，工作成果需要少量实践A类：200TB类：100TC类：50TD类：25T………工时分配标准办公室时间哪些工作认定为必须工作？这些工作标准完成时间是多少实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity7最多2小时法则□从事知识性工作的人能够最大限度集中精力的时间一般是2个小时。□给大家休息的时间和借口（茶点等）。泰勒—科学管理—员工休息的必要性3、办公基本法则实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity8明确目标法则每件任务包含质量、成本和交付期限三个方面。5P法则业务安排的优先原则。1.了解需求的优先2.节约时间的优先3.满足交期的优先4.见缝插针的优先5.价值较高的优先3、办公基本法则实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity9杂事优先法则杂事是工作的致命病毒日常琐事杂物（电话、邮件、会议、准备等）占工作时间比例40%以上。杂物是扰乱顺序的泥潭。所以，优先处理各种杂事，即“三十分钟保卫战”。在每个工作单元（2小时）的时间间隙里，利索地处理可预见的杂事，每天上下午各拿出半小时集中处理杂事。在工作中不能被动地等待杂事上门，而要对杂事有充分的预见性。杂事的来源一般有六个源头，上级、下级、客户、总部、其他部门。3、办公基本法则实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity10“流”原则□分工要仔细思考，按照相似性原则，按照每个人特点，流水化生产。□不要随意安排工作，尽量集中统一，打断工作就是中断流程。□减少繁文缛节，让大家集中注意力工作3、办公基本法则实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity11现场活性化原则□布置温馨的办公室，轻松的心态，快乐环境—员工少生病，有士气。□鼓励的话，加油的话，积极的态度，杜绝发泄的批评。□与员工们一同快乐的班后活动。3、办公基本法则实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity12●改善工作接受/安排方法1、此项工作是什么？真实目的是什么？◇此项工作发生的背景是什么？◇任务的限定条件和可供资源有哪些？2、此项任务期望的结果或者目标是什么？◇关于结果标准的优秀线和及格线是多少？不能只见树木不见深林宏观着眼，微观着手4、工作技巧和方法工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity13●改善工作接受/安排方法3、争取到工作完成最佳期限◇过于匆忙，常常误事；过于拖沓，难以成事。◇留有工作的宽放，以备不测；◇随身携带工作日程计划4、马上业务分解，写入日程表◇工作日程表中是否超出负荷或日程冲突。“再确认”的习惯4、工作技巧和方法工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity14●改善工作接受/安排方法安排工作，要做好日程管理□每人必须有周、日工作计划；把以小时为单位分配时间。□每人随身携带日程表□用日程表作为计划，来带动白领的工作，日程表才是大脑！□养成习惯，检查日程表4、工作技巧和方法工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity15●注重工作分解和分工□安排的工作要监督下属列入自己日程表。□确认下属不超负荷，超负荷要表示感谢。□自己的工作和安排的工作要随时检查，刨根问底。□考虑所有人的负荷，不能鞭打快牛，快牛会变慢的。□给新员工担当，培养下属，常会出人意料。□要事要么不分解；要么把自己设计进流程中。4、工作技巧和方法工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity165、事务管理的工具PAC业务发生业务改善表要素别本月任务本周矩阵任务分解表本周日程人生计划实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity17本月任务表可以将“本月任务表”作为“工作接收表”来使用。原则上是在接收工作的时候就立刻填写，也可以每月一次（通常在月初）进行整理，安排好本月和下个月的任务。5、事务管理的工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity18任务期间：年月日至年月日序号业务的内容目的接受日提出方/委托方重要度(1-5)紧急度(1-5)预定完成日最终完成日部/科月任务表30分钟练习---本月任务表１、此表安排任务的具体时间段，可填写如：08年4月21日~08年4月27日2、本月应处理的业务、应安排的工作请按序列出；任务和项目要标识出来5、事务管理的工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity19练习：6月份的工作任务与项目的列举（现在一直到毕业）实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity20任务的分配计划实际计划实际计划实际计划实际计划实际8:009:0010:0011:00个人周工作日程表2011年第周日至日日期时间星期一月日星期二月日星期三月日星期四月日星期五月日AM实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity21顺序一定要完成的工作重要程度紧急程度完成情况备注12345顺序紧急任务/临时任务重要程度紧急程度完成情况备注123顺序有时间就完成的工作重要程度紧急程度完成情况备注12顺序一定要完成的工作重要程度紧急程度完成情况备注123日清工作表（2011-02-28星期一）日清工作表（2011-03-01星期二）任务的分配实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity2230分钟练习---本月任务表将接收到的复杂的工作，进行Taskbreakdown，尽量的将工作做到预先构想，这样会使工作开展非常顺利。＜准备用品＞・笔记用具・原稿用紙项目分解表5、事务管理的工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity23项目分解方法：HENIRO对一件业务进行分解有六个视角，即“HENIRO”。从以下六个角度进行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表●H：听取(hear)，是否需要听取别人的意见●E：调查(examine)，是否需要做调查、研究工作●N：交涉(negotiate)，是否有需要事先与他人交涉的事项●I：告知(inform)，是否有需要事先对他人告知的事项●R：拜托(request)，是否有需要事先请求他人做的事项●O：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事项5、事务管理的工具实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity24目标的明确化各个任务的罗列[HENIRO]视点的深一步考虑任务中需要的协助／包含依赖业务30分钟练习---任务分解表实事求是注重成效！InternaluseonlyCopyrightbelongstoTianJinuniversity25练