办公室常用设备使用配套教材

第二章办公常用设备使用现代办公区别于传统办公方式有两个明显特征：一是利用先进的科学技术；二是使用现代化的办公设备。人们在享受着新的科学技术和现代办公设备带给我们的方便、快捷的同时，也对办公从业人员提出了新的办公技能的要求，以适应办公技术与手段的变化。要求办公人员更新传统观念，积极学习和使用现代办公技术和设备，借此来提高办公效率。第一节打印机使用一、打印机的分类与性能指标（一）打印机的分类常用的打印机按工作方式分类，有针式、喷墨和激光三种。针式打印机：针式打印机是依靠打印针击打色带在打印介质上形成色点的组合来实现规定字符和图像的。现在的针式打印机普遍是24针打印机。所谓针数是指打印头内的打印针的排列和数量。针数越多，打印的质量就越好。图2.1票据针式打印机喷墨打印机：喷墨打印机是打印头上的喷口将墨滴按特定的方式喷到打印介质上形成文字或图像。现在主流的喷墨打印机主要分为热汽泡式和压电式。按照打印幅面分，可分为A6、A4、A3、大幅面等级别。图2.2A6幅面打印机图2.3A4幅面打印机图2.4A3幅面打印机图2.5大幅面打印机按照使用用途分为普通喷墨打印机、数码照片打印机、便携式喷墨打印机、喷绘机等。图2.6普通喷墨打印机图2.7数码照片打印机图2.8便携式喷墨打印机图2.9喷绘机从用户角度来说，对打印机最关心的指标是：打印机价格、打印质量、分辨率、色彩、打印速度、耗材费用、噪音、维修费用等。针式、喷墨和激光打印机的对比表价格打印质量分辨率打印速度噪音实现彩色维修费用针式较高低低低大难低喷墨低较高高较快较小易较低激光高高较高快小较难高（二）主要技术指标分辨率不仅与显示打印幅面的尺寸有关，还要受打印点距和打印尺寸等因素的影响，打印尺寸相同，点距越小，分辨率越高。目前，一般喷墨打印机的分辨率均在600dpi×600dpi以上。打印分辨率一般包括纵向和横向两个方向，它的具体数值大小决定了打印效果的好坏。喷墨打印机在纵向和横向两个方向上的输出分辨率相差很大，一做情况下所说的喷墨打印机分辨率就是指横向喷墨表现力。1.最高分辨率2.墨盒类型墨盒类型指的是产品墨盒配置的基本情况，主要有采用的颜色的数量，墨盒的容量和是否采用独立的墨盒。墨盒的颜色数量越多，色彩的还原性也就越好，尤其是在一些黑白作品的打印上灰度平衡的表现力接近了完美。但是墨盒颜色的增加，产品的价格自然也会增加。3.打印速度打印速度是指打印机每分钟打印输出的纸张页数，目前所有打印机厂商为用户所提供的标识速度都以打印速度作为标准衡量单位。4.喷头配置喷墨打印机的打印核心部件是打印头。打印头上有许多极其微小的小孔，称为喷头或喷嘴，打印时墨水由喷头中高速喷射而出，从而在打印介质上成像。而喷头的数量直接决定着打印的效果和速度。喷头的数量多，除可以获得更高的打印分辨率之外，对于打印对象的一些细节之处的表现也能够更加充分，同时喷头数量越多，打印机单位时间内的喷墨量就越大，打印速度也就越快。5.最大打印幅面最大打印幅面是指打印机可打印输出的最大面积。目前，喷墨打印机的打印幅面主要有A4、B5等幅面。打印机的打印幅面越大，打印的范围就越大。6.介质类型介质类型即喷墨打印机可以打印处理的纸张类型。可以分为普通打印纸、高光喷墨打印纸、光面相片纸、光泽打印纸、信纸等。但近几年随着小型彩色喷墨打印机和数码相机进入家庭与小型办公场所，彩色喷量打印纸也随之诞生。二、打印机组装与使用打印机的接口有SCSI接口、EPP接口、USB3种。一般使用的是EPP和USB两种。USB接口又称为通用串行接口，其特点是即插即用，支持热插拔（即无须重新启动计算机即可使用所连接的设备），如图2.10所示。图2.10打印机与计算机连接图（一）选择“开始”|“控制面板”命令，打开“控制面板”经典窗口，双击“设备和打印机”图标，打开“设备和打印机”窗口。或者选择“开始”|“设备和打印机”命令。（二）在“设备和打印机”窗口左侧任务栏里选择“添加打印机”项，打开如图2.13所示的向导窗口，此页面可以添加本地打印机或添加网络打印机。图2.13安装打印机向导窗口（三）例如选择“添加本地打印机”后，会进入到选择打印机端口类型界面，选择本地打印机端口类型后点击“下一步”，如图2.14。（四）选择打印机的“厂商”和“打印机类型”进行驱动加载，例如“EPSONAL-2600打印机”，选择完成后点击“下一步”，如图2.15。注：如果Windows7系统在列表中没有您打印机的类型，可以“从磁盘安装”添加打印机驱动，或点击“WindowsUpdate”，然后等待Windows联网检查其他驱动程序。图2.14选择打印机端口图2.15选择“厂商”和“打印机类型”（五）系统会显示出您所选择的打印机名称，如图2.16，确认无误后，点击“下一步”进行驱动安装。（六）显示“正在安装打印机”，如图2.17图2.16打印机名称图2.17正在安装打印机（七）如打印机驱动加载完成后，系统会出现是否共享打印机的界面，您可以选择“不共享这台打印机”或“共享此打印机以便网络中的其它用户可以找到并使用它”。如果选择共享此打印机，需要设置共享打印机名称，如图2.18.（八）点击“下一步”，添加打印机完成，设备处会显示所添加的打印机。您可以通过“打印测试页”检测设备是否可以正常使用。图2.18打印机共享设置三、打印机故障简单判断处理（一）打印机输出字迹偏淡、露出白轨；连续打印时出现部分标点、笔画丢失现象。（二）打印机出现进纸多页、不同部位卡纸、输出纸张折叠或进纸动作时好时坏（三）打印机接收到打印信号后，打印机不进纸，故障灯亮或者打印机无任何反应。（四）墨盒内墨粉过少，打印图文变浅淡，出现局部残缺。第二节静电复印机的使用复印设备已经成为现代办公不可缺少的一种设备。它们是机电一体化产品，是集机、电、光和化学等多种学科技术成果的综合体，是科学研究以及国民经济各部门提高工作效率的一种实用的设备，其使用范围十分广泛。目前复印设备中使用最广泛的是静电复印机，如图2.19所示。图2.19复印机一、静电复印机的种类与主要性能指标从目前的市场与工作原理来划分，静电复印机主要可以分为模拟复印机和数码复印机。（一）模拟复印机模拟复印机的生产和应用的时间已经比较长了，其工作原理简单来说就是通过曝光、扫描将原稿通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、分离、定影等步骤来完成复印过程。（二）数码复印机数码复印机实质上是扫描仪和激光打印机的组合体，首先通过CCD传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像信号输人到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生由点组成的静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤来完成复印过程。与模拟复印机相比，数码复印机的优点主要有以下几点:1.数码复印机只需对原稿进行一次性扫描，存入复印机存储器中，即可随时复印所需的多页份数。2.数码复印机就具有图像和文字分离识别功能，在处理图像与文字混合的文稿时，复印机能以不同的处理方式进行复印。3.在复印量很大时，特别是每份页码很多时，复印件很容易实现电子分页，并且一次复印后的分页数量远大于模拟复印机加分页器所能达到的份数。4.数码复印机是采用数码处理，能提供更为强大的图像编辑功能。5.采用先进的环保系统设计，使数码复印机无废粉、低臭氧、自动关机节能，减少废纸的产生。6.扩充方便。（二）主要技术指标1.预热时间2.首张复印时间3.复印速度4.连续复印5.复印比例6.最大原稿尺寸与最大复印尺寸7.感光材料8.供纸方式9.复印介质二、静电复印机的安装与使用（一）安装环境用户选购复印机后，首先应当选择一个能使机器正常工作的环境。不良的使用条件将对机器的复印质量和寿命产生很大影响。安装机器的场地一般应满足下列要求。1.安放条件2.环境温度与湿度3.通风4.电源和接地要求（二）操作过程1.机器预热复印机复印并不是简单打开就能直接复印，在复印前应该有一个让复印机预热的过程，因此我们应该先把复印机电源开关。2.放置原稿预热好后应该查看一下操作面板上的各项显示是否正常。一切就绪后，放置原稿。注意原稿不要有复印钉，涂改液应该干透，原稿的字迹要清晰等。3.设定复印倍率一般复印机都带有复印缩放倍率的功能。使用时可根据原稿件的尺寸与所需复印件的尺寸，来选择合适的复印倍率。4.调节复印浓度复印机都带有浓度调节键，使用时可根据原稿件的纸张、字迹的色调深浅来选择复印浓度。5.设定复印份数试印后，査看复印件的质量，被认可后，就可用“数字键输入所需复印的份数。默认为1份。三、复印机常见故障排除（一）按下复印键机器不工作故障原因与排除方法：1.复印键微动开关工作不正常。调整和更换按钮微动开关；2.主电动机故障，检查风机如工作，说明主电机故障，如风机不转，说明电源不通。调整和调换主电机；3.控制线路中的继电器发生故障。检查、修复和更换继电器。印刷打印网_印刷资讯（二）扫描开始光源不亮故障原因与排除方法：1.导线接触不良。检修导线；2.灯管两端接触不良。清洁两端接头；3.灯管烧坏。更换灯管；4.保险丝（熔断器）烧坏；更换保险丝。（三）复印机卡纸卡纸在复印机的故障中占80%以上,频繁地出现卡纸故障会导致纸张、墨粉和其他消耗材料的严重浪费,影响复印工作的效率和复印机的使用寿命,加快设备部件的过早损坏。1.定期保养2.选用最近的纸盒3.选好复印纸4.抖纸5.防潮、防静电6.清洁7.消边（四）多张进纸故障原因：1.纸张毛边粘连。反复搓动纸张、重装；2.纸张与纸盒的磨擦力太小。增加纸盒两侧磨擦力3.纸盒压纸脚角度不好。调整纸盒压纸角度。4.复印机复印出的复印件全黑排除方法：1.曝光灯管损坏。2.曝光灯控制电路故障3.光学系统故障。（五）复印件图像时有时无原因在于充电或转印电极到高压变压器的连线或高压变压器本身损坏。排除方法：检查时可打开机器后盖，拆下电极插座。按下复印开始键后，用电极插座的金属部分碰触机器金属架，如发现放电灯火现象，证明此电极是好的。如没有放电打火，则高压变压器输出端不良，需要更换。两个电极插座均有放电打火现象，说明高压变压器无问题，而是插座与电极的连接不良，或是电极本身有漏电、接触不良的现象，应进行修复。（六）复印后复印件颜色淡，对比度不够故障原因与排除方法：1．感光鼓表面充电电位过低，造成曝光后表面电位差太小，即静电潜像的反差小。调整充电电位或调整充电电极丝与感光鼓的距离。2．复印机工作的环境湿度过大，纸张含水率过大造成。3．由于复印纸的理化指标没有达到要求，如纸张厚度、光洁度和密度等原因造成。4．机电方面的原因有：转印电极丝太脏，粘有墨粉、灰尘、纸屑，影响转印电压；转印电极丝距离感光鼓表面（纸张）太远，转印电流太小，不能使纸背面带有足够的转印电荷，影响转印效果。清洁转印电极丝或调整转印电极丝与感光鼓的距离。5．显影器中墨粉不足，无法充分显影造成显影对比度不够。（七）成像模糊故障原因与排除方法：1．镜头和反光镜污染。清洁镜头和反光镜；2．镜头和反光镜位置错动。调整镜头和反光镜的位置。第三节传真机的使用传真机是现代图像通信设备的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一技术手段。所谓传真通信是把记录在纸上的文字、图表、相片等静止的图像变换成电信号，经传输线路传递到远处，在接收方获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式。一、传真机的基本工作原理传真机的基本工作原理可以归纳为五个环节：发送扫描、光电变换、传真信号的调制解调、记录变换、接收扫描。二、传真机的种类与性能指标（一）传真机的分类1.文件传真机2.相片传真机3.报纸传真机4.气象传真机5.信函传真机6.彩色传真机（二）主要技术指标1.扫描方式扫描方式可分为CCD扫措(电荷耦合扫描)和CIS扫描(接触式图像扫描)。采用CCD扫描方式的灰度级一般为16～64级，而采用CIS扫描方式的灰度级一般为8～32级。当对含有图像的稿件进行复印或发送时，CCD扫描方式优于CIS扫描方式，得到的图像更加清晰，层次更加丰富